Bilans en envoi par EDI

Introduction

Bien que la production des biens et la prestation des services fournis par les TPE participent davantage à la croissance des différents secteurs d’activité de l’économie française, leur organisation et leur fonctionnement se résument presque toujours à leur taille. En règle générale, les TPE emploient 1 à 9 salariés en dehors des stagiaires et des employés non-salariés tels que les membres de famille et les gérants. Mais les statistiques montrent une prépondérance de TPE mono-salariées par rapport aux autres catégories. Au 31 décembre 2013, près de 35% d’entre-elles emploient un seul salarié, 20% en emploient 2, 30% en emploient 3 à 5 et 15% seulement comptent 6 à 9 salariés. Cette constatation confirme, d’une part, les propos des chercheurs qui disent que les TPE sont des structures « édifiées autour d’une personne qui concentre sur elle seule un métier et toute une pluralité de fonctions », et justifie, d’autre part, l’externalisation des travaux comptables vers les cabinets. A cet égard, l’étude de marché de la profession comptable, réalisée en 2012, clarifie que 51 % des entreprises mono-salariées, 39% des TPE de moins de 5 employés et 60% des TPE de 6 à 9 salariés confient la tenue régulière de la comptabilité, comprenant établissement des comptes et déclarations fiscales, à un cabinet comptable.

A première vue, l’établissement des comptes annuels d’une petite entité constitue une activité à forte valeur ajoutée par le cabinet du fait que cela ne représente pas de grande difficulté et qu’il en détient déjà de solides expériences. Mais à bien considérer les faits, un certain nombre de difficultés apparait et peut constituer un obstacle au bon déroulement de la procédure. Des problèmes liés à la maîtrise du délai, à l’archivage des pièces comptables, à l’attitude des clients et à la conjoncture économique sont devenus de plus en plus fréquents chez un cabinet comptable proposant des prestations en travaux comptables pour les TPE. D’un côté, si les cabinets se montrent incapables à traiter ces problèmes, leur image risque d’être altérée par le non respect de leurs engagements envers les clients et d’un autre côté, cela peut porter préjudice aux entreprises, soit à l’égard de l’administration fiscale, soit à l’égard du Tribunal de commerce. Alors, il serait judicieux de porter attention à ces problèmes en se demandant « comment détecter et résoudre les disfonctionnements qui surgissent au cours de l’établissement des bilans et de leur envoi en EDI pour les TPE ? ». La question renvoie, d’une manière ou d’une autre, à l’analyse de la maitrise de la procédure d’établissement des bilans et de leur envoi en EDI.

Ce travail essaie donc de couvrir une partie des activités du cabinet consistant à la production des documents comptables des clients TPE et à leur envoi par le biais du réseau EDI. Il s’appuie sur une enquête menée auprès de quelques petites entreprises prévoyant l’administration de questionnaires relatifs à la connaissance du processus et de l’organisation comptable ainsi qu’à l’appréhension des normes imposées par l’EDI.

Pour atteindre cet objectif, une approche relative à une recherche appliquée est choisie. Elle comporte deux volets successifs dont un cadre théorique et une partie empirique. Une partie théorique est nécessaire pour se rappeler des caractéristiques légales d’une TPE, des traits caractérisant les demandes de travaux comptables adressées aux cabinets comptables et des normes imposées par l’envoi des documents informatisés. Mais compte tenu de l’aspect opérationnel du sujet, une partie empirique est aussi décisive dans la mesure où elle révèle la réalité sur les difficultés que doivent surmonter les cabinets tout au long des procédures de production des documents comptables et leur envoi par voie électronique. Le traitement des informations recueillies au titre de cette partie empirique sert à valider les hypothèses formulées autour de l’organisation comptable à réviser, du matériel technique à utiliser, des attitudes des intervenants à changer et de la conjoncture économique à maitriser.

Le plan soutenant cette approche comporte deux parties. Dans la première partie, les développements proposés convergent vers les aspects légaux, réglementaires et organisationnels des petites entreprises, des demandes en travaux comptables et de la procédure EDI. Dans la seconde partie, les résultats de l’enquête sur terrain conduiront à la validation des hypothèses formulées et à la proposition de recommandations professionnelles et personnelles qui témoigneront la finalité même de ce travail.

 

Plan du travail

INTRODUCTION   

Présentation du cabinet

 

Partie 1 : Cadre théorique de l’étude : les caractéristiques des TPE, des demandes de travaux comptables et de la procédure EDI

 

1. Étude de la relation entre les TPE et les cabinets de comptables
2. Les caractéristiques juridiques des TPE
3. Les fonctions externalisées par les TPE
4. Les services proposés par les cabinets comptables
5. L’organisation d’un cabinet comptable
6. Les sources possibles de dysfonctionnements
7. Caractérisation des demandes de services comptables dans les cabinets
8. La rationalité limitée dans la connaissance de la réglementation
9. Le comportement économique « maximisateur » des clients
10. La recherche d’efficience dans le traitement et l’envoi des documents
11. L’EDI dans les cabinets comptables
12. La définition et la place de l’EDI dans les cabinets comptables
13. Les enjeux opérationnels de L’EDI

 

Partie 2 : Étude empirique sur les disfonctionnements caractérisant les activités de production de bilans et l’envoi par EDI des clients TPE au sein d’un cabinet comptable

 

1/ La méthodologie de l’enquête

1. Présentation de la méthodologie
2. Hypothèses de recherche
3. Présentation des entités enquêtées
4. Les modalités de collecte d’informations

2/ Analyse des résultats et vérification des hypothèses de recherche

1.                       Présentation globale des résultats
2. Affinement des résultats selon les hypothèses
3. Validation des hypothèses

3/ Recommandations professionnelles et personnelles

1.                      Concernant l’organisation
2. Concernant le matériel technique
3. Concernant la relation avec les intervenants
4. Concernant la relation avec les tiers

 

CONCLUSION

BIBLIOGRAPHIE

 

Partie 1 : Cadre théorique de l’étude : les caractéristiques des TPE, des demandes de travaux comptables et de la procédure EDI

La création d’entreprise, notamment celle d’une TPE, est la manifestation concrète de l’esprit d’entrepreneur consistant, selon Cantillon, à mettre en commun divers facteurs de production en vue de vendre sur le marché des biens et des services en contrepartie d’un prix. Rostow affirme que cette propension à entreprendre constitue l’agent principal du dynamisme et du développement économique d’un pays. Pourtant, l’assomption de risques encombre la réalisation optimale du profit que l’entrepreneur espère gagner avant le lancement du projet. Pour une TPE, les risques demeurent attachés à sa taille, à son organisation, à ses fonctions et à son mode de prise de décision. La prise de connaissance de ses caractéristiques est alors déterminante afin de faciliter la détection de ces risques. Après cela, il est utile de se focaliser sur la description de la nouvelle procédure de minimisation des risques liés aux fonctions et à l’organisation d’une TPE qui est l’externalisation des travaux comptables. C’est une pratique qui devient de plus en plus accélérée depuis que les cabinets comptables ont commencé à développer ce segment de marché. Malgré cela, certaines difficultés liées à la prestation comptable livrée aux TPE restent toujours en suspens. Cela renvoie inévitablement à revoir les caractéristiques de la demande des travaux comptables confiés par les clients TPE à un cabinet et à l’optimisation de la performance d’une telle mission par le recours à la technologie pour l’envoi des documents comptables. La maitrise de la procédure EDI sera donc abordée et développée dans l’objectif d’éclairer les responsables d’un cabinet comptable afin qu’ils puissent valoriser les enjeux et mieux gérer les dysfonctionnements.

 

1. Étude de la relation entre les TPE et les cabinets comptables

Les TPE font appel à l’accompagnement et au conseil des cabinets comptables pour de nombreux services, livrés en interne ou par externalisation. Ce sont les caractéristiques de chaque TPE qui déterminent de quelle façon les cabinets répondront aux demandes des dirigeants. A force d’évaluer les points faibles et les points forts des TPE et d’anticiper leur besoin, les cabinets sauront davantage quels services et fonctions nécessitent une collaboration. L’impact d’un tel choix se répercute sur l’organisation des cabinets. Afin de clarifier l’engrenage de cette relation entre les TPE et les cabinets comptables, la présente section tente de décrire successivement, à travers les quatre sous-sections qu’elle comprend, les caractéristiques des très petites entreprises, les fonctions externalisées, les services proposés par les cabinets et enfin, l’organisation d’un cabinet d’expertise comptable.

1. Les caractéristiques juridiques des TPE

Conformément à la définition couramment utilisée dans les statistiques, les TPE font référence à des unités légales de production employant moins de 9 salariés. Cette approche par la taille regroupe de nombreuses entités très hétérogènes incluant les auto-entrepreneurs, les micro-entreprises, les Start-ups, les sociétés civiles immobilières, etc.

La loi sur la modernisation de l’économie introduit d’autres critères de définition des TPE, basés sur leurs aspects économique et financier. A ce propos, le niveau du chiffre d’affaires limité à 2 millions d’euros et la non-appartenance à un groupe de sociétés dépeignent désormais les caractéristiques des TPE. Autrement dit, les notions de performance économique, de part de marché et d’autonomie délimitent le contour des TPE[1].

Dimension statistique des TPE en France

Après la mise en vigueur de la loi sur la modernisation de l’économie en 2009, les TPE stimulent la création d’entreprise en France. Le régime d’auto-entreprise prend une part considérable sur ce phénomène. Partant de 331 000 unités en 2008, les auto-entrepreneurs ramènent ce niveau à 580 000 unités en 2009 et à 622 000 unités en 2010. Mais en 2011, une baisse d’immatriculation des auto-entrepreneurs casse la tendance et le niveau s’établit à 550 000 entités entre 2012 et 2013[2]. En appui à ces propos, le tableau suivant décrit les caractéristiques des TPE en 2012, selon un rapport de l’INSEE. Il explique la prépondérance des micro-entreprises et des auto-entrepreneurs dans l’ensemble des TPE et la formation de la valeur ajoutée suite à leurs activités.

Tableau 1. Caractéristiques des TPE en France en 2012 (en milliers)

            Source : INSEE, Ésane (Fare)

Les activités des TPE se répartissent de manière disparate dans les différents secteurs. En 2014, l’INSEE informe que 72% d’entre elles mènent leurs affaires dans le commerce, la construction, les services aux entreprises et les services aux particuliers. Parmi les activités les plus répandues figurent le commerce en détail, le BTP, la réparation automobile et les services à la personne.

Cette dispersion des TPE se traduit d’une manière générale par un phénomène de proximité vis-à-vis des consommateurs. C’est la raison qui explique la livraison des services sur des segments de marché spécialisés tels que le tourisme local et la répartition dans de nombreuses branches économiques. À ce titre, le commerce en détail et les services d’hébergement et de restauration dominent la répartition sectorielle des TPE. Viennent ensuite les services aux entreprises et les services aux particuliers. Par contre, les TPE industrielles sont plus rares en raison des exigences techniques incombant à leur création. Une configuration plus détaillée de cette répartition fait l’objet des schémas proposés dans la suite de ce travail.

Schéma 1 : Poids et répartition des TPE par secteur d’activité (2012)

            Source : INSEE, Ésane (Fare)

Les TPE contribuent à la formation de la richesse nationale

En 2012, l’étude de l’INSEE confirme que la valeur ajoutée réalisée par l’ensemble des TPE (168 400 millions d’euros) constitue près de 9% du produit intérieur brut. En considérant leur taille et le niveau de leur chiffre d’affaires individuel, cette part est largement considérable, et non seulement sur le produit intérieur brut mais aussi sur l’emploi. Les TPE françaises regroupent près de 20% de l’emploi salarié. Fin 2013, plus d’un million d’entres-elles emploient 3 millions de salariés dans le secteur concurrentiel[3]. D’après le tableau ci-après, ces emplois se concentrent plus dans les prestations de services et les travaux de construction.

Tableau 2 : Répartition des salariés des TPE par secteur d’activités (fin 2012)

 

Source : INSEE, DADS, 2012

Ces analyses statistiques font émerger quelques constatations déterminantes pour la présente étude.

• Les TPE se délimitent à leur taille (0 à 9 salariés). Elles peuvent donc ne pas disposer de toutes les fonctions ou des services nécessaires à la gestion interne optimale et efficace qu’une entreprise doit avoir. Dans le cas où certaines d’entres elles en disposent, les coûts de structure et de fonctionnement de l’ensemble de leurs fonctions et services pèsent sur la rentabilité économique. Par contre, leur chiffre d’affaires est limité techniquement par une part de marché restreinte et juridiquement par un seuil de 2 millions d’euros.
• La création des TPE dessine le dynamisme des nombreux secteurs d’activités économiques. Elle évolue d’année en année avec l’essor technologique, la diversification des activités économiques et l’évolution de la demande des consommateurs. Il en découle une contribution de 9% au PIB et à la réduction du taux de chômage. Dans ce sens, les TPE alimentent la caisse de l’Etat, servent les consommateurs et nourrissent leurs salariés. Ce concours est à préserver coûte que coûte.
• Les TPE livrent des biens et services aux consommateurs les plus individualisés et les plus isolés. C’est un engagement coûteux qui demande une attention très fine aux exigences des clients. Ainsi, se concentrer davantage sur les avantages concurrentiels et l’apprentissage du métier est un défi que doit lancer chaque entité. Elle aura à se tourner vers l’adoption d’une solution stratégique et opérationnelle plus adaptée à sa performance tout en laissant les fonctions génériques aux autres professionnels dans le cadre d’une externalisation ou d’une sous-traitance.

A force de se focaliser sur ces raisons, l’option d’une externalisation d’une partie des fonctions dont dispose une TPE parait inévitable. En réalité, de nombreux prestataires externes se lancent déjà sur ce marché d’externalisation. Les cabinets comptables figurent parmi les leaders dans ce domaine. Pourtant, une prise de connaissance des fonctions externalisées s’impose afin d’écarter toute sorte d’erreur et de raffermir la capacité d’anticipation et de fidélisation des TPE clientes.

1. Les fonctions externalisées par les TPE

L’externalisation des fonctions d’entreprise implique deux raisons : il y a une manifestation d’un besoin d’externalisation de la part des TPE en raison de leur taille ou d’autres contraintes, il y a aussi une manifestation de confiance envers les cabinets comptables (ou autres prestataires).

Les raisons conduisant les TPE au recours à l’intervention des experts-comptables

Pour affiner l’analyse de la première raison liée à la manifestation d’un besoin de la part des TPE, le résultat de l’enquête menée par le CSO (Conseil Supérieur de l’Ordre) en 2014, représenté par le schéma suivant, essaie d’apporter plus d’informations sur les raisons qui pourraient pousser les entreprises à recourir à l’intervention d’un expert-comptable ou d’un cabinet d’expertise comptable.

Schéma 2 : Répartition des réponses sur les raisons qui pourraient pousser les PME/TPE à faire appel à un cabinet comptable

 

Dans ces effectifs, 44 réponses tournent autour de la valeur ajoutée que pourrait apporter l’expert-comptable à la gestion de l’entreprise. Cela explique que les dirigeants sont bien informés sur les compétences et la polyvalence des experts dans tous les domaines de la gestion de l’entreprise. C’est une valorisation globale des missions d’expertise comptable. En outre, la deuxième raison dominante dans l’esprit des entreprises, évoquée par 41 répondants, se rapporte à la contrainte temporelle. Ces répondants appartiennent certainement à la catégorie des micro-entreprises et auto-entrepreneurs qui ne disposent ni de temps ni d’organigramme nécessaire à l’exécution de toutes les fonctions d’entreprise. Par ailleurs, les autres raisons évoquées dans le schéma se rattachent à la diminution des risques induits par la non-maitrise des procédures administratives et des négociations.

Le recours à un expert-comptable, selon la deuxième raison évoquée ci-dessus, est né de la confiance accordée aux cabinets comptables. La même enquête révèle, dans une rubrique consacrée à l’image des experts-comptables, les facteurs de préférence conduisant les dirigeants à recourir à leur service.

Schéma 3 : Répartition des réponses sur la perception des cabinets comptables

A première vue, les résultats de l’enquête sur la perception des cabinets comptables sont frappants. Les répondants se divisent en deux groupes. Le premier groupe témoigne que les experts-comptables ont des spécificités bien adaptées aux problématiques fiscales (79 réponses) et sociales (86 réponses) qu’il faut dénouer. Le deuxième groupe affirme, en outre, qu’ils disposent d’une connaissance générale sur la gestion de l’entreprise y compris la comptabilité, les ressources humaines, le cadre légal et règlementaire des activités, etc. Mais à bien considérer les 91 répondants de la dernière ligne du schéma, la plupart des entreprises se montrent unanimes sur la confiance exprimée envers les cabinets comptables. Ce sont la reconnaissance de leur parcours académique et des succès qu’ils ont déjà apportés à de nombreuses entreprises et associations qui bâtissent cette confiance.

Inventaire des fonctions, activités ou services externalisés par les TPE

Les fonctions pour lesquelles les TPE réclament l’intervention des prestataires de service externes, qu’ils soient des experts-comptables ou non, peuvent être regroupées en deux catégories :

• Les fonctions (activités) externalisées à la charge des cabinets comptables et qui constituent une part de marché réelle pour eux sont :
  • Assistance à la gestion de l’entreprise par les outils comptables et la gestion analytique
  • Démarche de création d’entreprise et d’élaboration du business plan
  • Démarches juridiques, fiscales, administratives, etc.
  • Dénouer les complexités administratives liées à la fiscalité, à la comptabilité, à la paie, etc.
  • Elaboration et attestation des comptes annuels
  • Modification structurelle des services vente, achats, etc.
  • Négociation en vue d’obtenir les financements
• Les fonctions (activités) externalisées à la charge de catégories de prestataires autres que les experts-comptables mais qui présentent un marché potentiel pour les cabinets sont :
  • Assistance et recherche d’informations sur le plan juridique, fiscal et social
  • Conseil en matière de développement durable
  • Conseil en matière de gestion de patrimoine
  • Aide au recrutement
  • Facturation
  • Gestion des contentieux et recouvrements clients
  • Marketing et communication
  • Opérations d’exportation
  • Relances clients
  • Négociation avec les fournisseurs
  • Négociation de crédit avec le banquier

L’inventaire de ces activités implique trois solutions pour les dirigeants TPE. Ils font exclusivement appel aux experts-comptables pour traiter les volets pour lesquels ils disposent d’une habilitation et d’une compétence confirmée. En outre, ils songent à une synergie collaborative entre les experts-comptables et les autres professionnels afin de traiter les questions à caractère mixte (juridique et comptable). Enfin, ils départagent les tâches des prestataires professionnels suivant leur domaine respectif dans le cas où le problème nécessite une spécialisation (juridique ou comptable).

Parmi les prestataires extérieurs, les cabinets comptables possèdent un segment de marché important. En analysant les services qu’ils mettent à la disposition des dirigeants de TPE, ce sont eux qui accaparent une part importante du marché de l’externalisation.

1. Les services proposés par les cabinets comptables

L’intervention des experts-comptables est un processus fortement encadré par la loi et les règlements de la profession. En général, les services livrés dans le cadre de cette intervention se regroupent en missions, qui se départagent ensuite en activités. Sans prétendre à l’exhaustivité, les services standards proposés par les cabinets comptables, répondant aux attentes des entreprises, comprennent les items suivants :

Tableau 3 : Répartition des missions, services et activités d’un cabinet comptable[4]

Missions	Services et activités
Missions relatives à l’organisation	Service de conseil en organisation générale d’une entreprise –          Assistance dans la conception d’une politique d’entreprise –          Etablissement de l’organigramme, des structures et des fonctions d’entreprise –          Modification de l’organisation, des structures et des fonctions : décentralisation, regroupement, implantation et décentralisation Service de conseil en organisation administrative –          Coordination de la liaison interne entre les services et les fonctions, détermination du circuit des documents et des informations –          Automatisation des opérations avec choix des matériels –          Mise en place du système d’information informatisé Service de conseil en organisation commerciale –          Guider la définition de la politique commerciale –          Etude des prix –          Etablir et exporter les statistiques des activités commerciales
Missions comptables	Service d’accompagnement à l’établissement des comptes annuels –          Mettre en place le plan comptable adapté aux besoins d’une entreprise –          Tenir et surveiller la comptabilité –          Contrôler les services comptables –          Mettre en place la comptabilité analytique –          Etablir les documents comptables –          Concevoir les outils de suivi des prévisionnels –          Etablir le tableau de financement Service de révision et de rectification des informations comptables –          Réviser les comptes –          Réviser le contrôle interne –          Attestation légale des comptes –          Etudier et analyser les apports Services d’expertise –          Mener une expertise amiable –          Procéder à un arbitrage –          Evaluer les entreprises –          Mener une expertise en gestion
Missions juridiques et fiscales	Services liés au respect du droit des sociétés –          Contribuer au choix du statut juridique d’une entreprise –          Mener les opérations rattachées à la constitution jusqu’à la liquidation –          Tenir le secrétariat d’une entreprise Services liés au respect du droit des entreprises individuelles –          Assister à la gestion du patrimoine –          Gérer et surveiller la prévoyance sociale du chef d’entreprise –          Mener les opérations liées à la transmission Services liés au respect du droit fiscal –          Etudier, analyser et consulter les problématiques fiscales d’une entreprise –          Participer à l’établissement des déclarations fiscales (impôts directs, TVA, douanes, etc.) –          Assister le dirigeant lors des vérifications et contrôles
Missions de conseil en gestion	Services rattachés au conseil général d’une entreprise –          Etablir et faire un suivi des prévisionnels –          Analyser les coûts, les marges et la rentabilité –          Etudier la rentabilité d’un projet d’investissement –          Etablir les comptes rendus de la performance : TB, contrôle budgétaire –          Donner des conseils sur l’optimisation du profit –          Etablir les outils d’information sur les ratios de gestion –          Assistance et proposition de solutions dans les situations difficiles Services de gestion financière –          Analyser la gestion financière de l’entreprise et la rentabilité des capitaux investis –          Etablir et analyser les ratios de la gestion financière –          Etudier les modes de financement des activités de l’entreprise –          Constituer les dossiers relatifs au financement, à la subvention, au droit de réduction et d’exonération, etc. Services relatifs au maintien de la relation avec les établissements bancaires et financiers –          Assister à la constitution du dossier de création ou d’implantation –          Analyser et apporter des recommandations sur la structure financière de l’entreprise –          Etablir le plan de trésorerie –          Concevoir le plan de financement à court et à moyen terme –          Choisir les modes de financement et constituer les dossiers nécessaires –          Dresser le tableau des emplois et des ressources du business plan –          Exploiter les outils d’analyse basés sur le bilan
Missions sociales	Services rattachés au respect du droit de travail –          Donner des conseils sur le respect de la législation et de la règlementation du travail –          Mener une consultation des problèmes liés au droit du travail –          Etudier et rédiger le contrat de travail –          Résoudre les problèmes de licenciement –          Conseiller les dirigeants sur l’application de la réglementation portant sur la participation du travailleur à l’expansion –          Octroyer des programmes de formation professionnelle continue Services de conseil sur l’application de la prévoyance sociale –          Consulter et résoudre les problématiques liées à la sécurité sociale et à la prévoyance sociale –          Organiser et suivre l’établissement des bulletins de paie et la comptabilisation des salaires –          Participer à la procédure de déclaration des droits sociaux –          Assister les dirigeants lors des vérifications et des réclamations provenant des administrations sociales Services liés à l’établissement et au contrôle du bilan social
Missions informatiques	Services de conseil à l’organisation du service comptable –          Proposer un mode de saisie des informations –          Choisir les supports de saisie adéquats Services de conseil à la mise en place d’un système informatisé de gestion des opérations –          Mener une étude d’opportunité –          Etablir un cahier de charge de consultation –          Dépouiller les offres de service des prestataires –          Assister à la constitution de l’équipe informatique Services de révision de la comptabilité sur ordinateur

 

Les services présentés dans ce tableau englobent la plupart des prestations livrées par les cabinets comptables. Par contre, la configuration de la disposition de ces services dépend étroitement de la taille, de la raison d’être, de l’étendue du marché et de la spécialisation de chaque cabinet. Ces critères influencent aussi l’organisation interne d’un cabinet.

1. L’organisation d’un cabinet comptable

Selon les études menées par l’Observatoire des Métiers d’Expertise comptable, de Commissariat aux Comptes et d’Audit, l’organisation interne d’un cabinet comptable se définit autour des activités internes suivantes :

• Saisie et numérisation des documents internes
• Production et révision des missions
• Relation avec la clientèle
• Conseil
• Audit
• Management
• Fonctions supports

L’organigramme interne du cabinet dépend non seulement de la disposition des différents services en son sein mais aussi de sa taille. Par exemple, les cabinets appartenant à un grand réseau disciplinaire disposent d’un organigramme similaire à un groupe de sociétés. Par contre, un cabinet de petite taille tourne avec seulement un bureau pour les experts, un bureau pour le comptable et un assistant. Afin de démontrer cette disparité dans l’organisation interne des cabinets comptables, le schéma suivant propose une illustration synthétique d’un organigramme standard.

Schéma 4 : Organisation interne d’un cabinet comptable en fonction de sa taille[5]

 

1. Les sources possibles de dysfonctionnement dans la relation entre cabinet et TPE

La relation entre les cabinets comptables et leurs clients TPE est sujette à un certain nombre d’aléas ou de dysfonctionnements. Sans prétendre à l’exhaustivité, il y a au moins quatre types de sources à discerner dans l’étude de cette relation de prestation de services :

• problème au niveau de l’organisation des documents et du délai d’exécution des travaux
• problème lié à la disposition du matériel technique adéquat
• problème lié à l’habitude et au comportement des clients envers les cabinets
• problème lié à l’attitude des intervenants autres que les clients (collaborateurs, partenaires)

Afin de se disposer d’une approche pragmatique permettant de cerner ou de dénouer ces problèmes, les sections suivantes proposent quelques aspects psychologiques et économiques qui faciliteront le traitement des données collectées après une étude sur terrain présentée dans la deuxième partie. L’objectif est d’aborder les questions importantes décrivant les comportements des clients et des intervenants à l’externalisation des travaux comptables vers un cabinet.

2. Caractérisation des demandes de services comptables dans les cabinets

A force d’observer constamment les comportements des dirigeants TPE dans la formalisation de leur demande de service, des éléments de la théorie économique comportementale se confirment et se distinguent. Parmi ces éléments théoriques figurent la notion de rationalité limitée, de maximisation et d’efficience.

1. La rationalité limitée dans la connaissance de la règlementation

Les dirigeants font appel à une assistance extérieure parce qu’ils n’arrivent pas à saisir toutes les facettes de la réglementation qui régit la vie de leur entreprise.

De la constitution jusqu’à la liquidation, à la transmission ou à la cession, l’entreprise fonctionne dans l’application et le respect de lois et de textes. Ceux-ci garantissent la reconnaissance légale de son activité et des revenus qui en découlent, maintiennent sa relation avec les parties prenantes et définissent ses obligations envers les administrations publiques. En général, le cadre légal et règlementaire met les entreprises sur un même piédestal et orchestre le traitement des administrations publiques de façon homogène à leur égard. Mais en particulier, certaines particularités ont été admises pour les TPE. Cela leur confère une double tâche. D’un côté, les dirigeants de TPE sont obligés d’apprendre les bases légales et réglementaires édictées par le droit commun et d’un autre, les dispositions particulières comportant des traitements de faveur aux entreprises de petite taille ne doivent pas être laissées de coté.

Comme les TPE emploient généralement moins de 9 salariés, dont la plupart sont des techniciens, l’accumulation des connaissances nécessaires et actualisées concernant toutes les facettes de la réglementation de l’entreprise demeure difficile et infaisable. Cela aura certainement un impact sur la conception des stratégies et les décisions des dirigeants. Comme l’a mentionné H. A. Simon dans sa théorie sur la rationalité limitée, les agents économiques évitent d’établir des programmes alternatifs afin de choisir les meilleures décisions au regard des objectifs à atteindre. Autrement dit, l’étendue du raisonnement des décideurs se limite seulement à ce qu’ils ont appris par habitude et dans le passé. Les options sont limitées à la hauteur de la connaissance acquise, par exemple en matière de régime fiscal d’une TPE. Le choix entre l’imposition à l’IS et celle à l’IR a des répercussions sur le résultat. Mais sans avoir accumulé des connaissances détaillées sur les modalités d’application de ces deux types d’impôt, les dirigeants prennent une décision hasardeuse et non raisonnée.

En partant sur la base de ces hypothèses, les demandes de service à un cabinet comptable permettent donc aux dirigeants de contourner la rationalité limitée, notamment en ce qui touche le cadre légal et réglementaire. Le résultat de l’enquête menée par le CSO en 2012 portant sur la relation entre TPE/PME et les cabinets comptables confirme ce propos. Dans la rubrique sur la motivation au recours à un expert-comptable pour la comptabilité, 49 répondants disent que le respect de la loi et de la réglementation sont leur source de motivation[6]. En outre, 18 réponses valident l’existence d’un besoin d’assistance dans la conduite des déclarations fiscales, qui est aussi une autre apparence de la méconnaissance du règlement et de la procédure fiscale. Le détail de ce résultat est présenté dans le schéma suivant.

Schéma 5 : Résultat sur les sources de motivation au recours à un expert-comptable pour les travaux comptables dans les TPE/PME

 

1. Le comportement économique « maximisateur » des clients TPE

En partant sur une analyse des coûts-avantages, il n’est pas difficile d’affirmer que les dirigeants de TPE font appel aux services des cabinets comptables en vue de minimiser les coûts et de maximiser la performance opérationnelle.

Dans la plupart des cas, les TPE ne disposent pas d’un service comptable autonome. Une personne de l’entreprise ou un membre de la famille du dirigeant ou un comptable s’occupe à elle seule de la tenue de la comptabilité et des travaux d’établissement des comptes annuels. En apparence, l’utilisation de matériels informatiques adéquats et de logiciels comptables puissants facilite la tâche de la personne qui tient la comptabilité. Par contre, les tâches d’un comptable présentent une arborescence très étendue. Elles comprennent les travaux comptables proprement dits, les démarches liées à la fiscalité (déclaration, etc.), les obligations nées du respect du droit social des travailleurs, les problématiques portant sur la gestion des ressources humaines (congé, retraite, embauche, etc.) et le règlement des litiges commerciaux avec les tiers. Afin de rationaliser ces tâches et d’assurer la performance de chaque processus, l’externalisation est une solution inévitable. Elle évite à l’entreprise de monter une équipe comptable au complet et lui permet de s’assurer que les compétences des cabinets comptables suffisent largement pour réaliser une performance du processus comptable.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

En prenant une vue focalisée sur la comparaison des coûts, le recours aux services d’un cabinet est plus économique que la constitution d’une équipe comptable à part entière au sein d’une petite entreprise.

Dans le scénario de la constitution de l’équipe comptable à part entière, l’entreprise sera confrontée à des dilemmes comme suit :

• Si le dirigeant décide de reconstruire son personnel, certaines personnes clés doivent être affectées aux tâches comptables. Ce qui implique que leur poste initial est partiellement délaissé. Donc, il y aura une baisse de productivité.
• Si le dirigeant procède à une embauche, il y a des coûts supplémentaires qui viennent grever les charges: coût de recrutement, coût d’apprentissage et d’adaptation, salaire, droits sociaux, etc. Si le salaire est à un niveau relativement bas, il y aura une démotivation ; sinon, l’entreprise doit supporter un salaire de niveau élevé. Cela implique une baisse de rentabilité.
• La constitution d’une équipe entraine des coûts supplémentaires à supporter par les activités de l’entreprise : coûts de formation, coûts de matériels et de logiciels informatiques, salaire et intéressement, etc. Or, une petite entreprise n’a qu’une part limitée de marché et un chiffre d’affaires relativement bas.

Ces hypothèses confirment, d’une certaine manière, la difficulté à laquelle un dirigeant de TPE doit s’attendre, dans le cas où il déciderait de constituer une équipe comptable à part entière. En général, c’est une procédure qui demande du temps, de l’investissement et des charges fixes. Mais en profondeur, elle entrainera une baisse de productivité et de rentabilité parce que d’un côté, les investissements sur un service administratif n’engendrent pas de revenus concrets et d’un autre côté, les personnes clés qui ont assuré le développement du métier de l’entreprise sont débordées par d’autres tâches pour lesquelles elles peuvent ne pas disposer des compétences nécessaires.

En revanche, le choix d’un cabinet d’expertise comptable rend la tâche du dirigeant plus facile. Il offre plusieurs avantages en matière de coûts :

• Les honoraires sont souples en fonction de l’intensité de la mission
• La tarification présente une option : temps passé ou forfait
• Avec le système de packaging, aucun frais significatif supplémentaire n’est à payer
• La concurrence entre les cabinets joue en faveur de la baisse des tarifs

En comparant l’idée de la performance opérationnelle et celle de la minimisation des coûts, il est judicieux de trancher sur le comportement économique du dirigeant de TPE qui cherche à réaliser une économie en faisant externaliser ses services comptables.

 

1. La recherche d’efficience dans le traitement et l’envoi des documents

Les opérations comptables confiées à un cabinet comptable permettent à un dirigeant d’atteindre un objectif d’efficience basé sur le coût et le délai.

Avant d’envisager une solution d’externalisation des travaux comptables, les dirigeants prudents effectuent d’abord une comparaison entre le coût et le délai d’exécution de toutes les tâches à accomplir.

Considérons les scénarios suivants :

Scénario A : le dirigeant décide d’internaliser les tâches comptables (traitement et envoi)

Scénario B : le dirigeant décide de les externaliser (traitement et envoi)

Le dirigeant choisit l’externalisation parce que Coût B est inférieur à Coût A et Délai B est inférieur à Délai A.

Il réalise, dans ce sens, une économie de coût C’= Coût A – Coût B. Autrement dit, l’entreprise peut financer d’autres opérations que l’exécution des travaux comptables avec un niveau de coût A. Cette économie signifie l’efficience selon la définition extraite du lexique de l’économie qui s’énonce comme suit : « un procédé est plus efficient qu’un autre s’il exige moins de moyen que ce dernier[7](…). La solution efficiente est celle qui utilise le moins de moyen, ou tout simplement la moins couteuse ». L’externalisation est donc plus efficiente que l’internalisation parce que son implémentation exige moins de coût à l’entreprise comparée à celle de l’internalisation.

 

 

 

 

 

 

 

En plus de l’efficience basée sur le coût, l’externalisation engendre aussi une efficience en matière de délai et de performance opérationnelle.

D’après les mêmes scénarios présentés ci-dessus, le délai d’exécution de l’internalisation des travaux comptables demande du temps pour le dirigeant. Il doit avant tout définir les tâches et constituer une équipe. Or, les membres de l’équipe peuvent ne pas être directement opérationnels après leur assignation au service comptable. Le temps d’adaptation et d’apprentissage peut s’avérer plus long et coûteux. Décuplé par le temps nécessaire de l’exécution de toutes les procédures comptables, le délai total restera long et incertain.

Par contre, si le dirigeant décide d’externaliser ces travaux à un cabinet comptable, ce dernier a la capacité de déterminer avec une marge très courte le délai qu’il lui faut afin de mener à terme toutes les diligences. Dans ce sens, l’économie de délai s’obtient par le calcul suivant : D’= Délai A – Délai B. Cette économie justifie l’efficience basée sur le délai. L’entreprise a choisi une solution (l’externalisation) qui demande moins de temps que l’internalisation tout en bénéficiant d’une efficacité opérationnelle due à la qualité d’expertise du cabinet. Elle peut utiliser l’économie de temps pour se concentrer davantage sur le développement de son cœur de métier en vue de renforcer son avantage concurrentiel.

 

 

 

 

 

L’analyse de ces deux derniers schémas renvoie à la confirmation de l’objectif de cette section portant sur les caractéristiques de la demande de service des TPE. En résumé, la réalisation de l’efficience implique que les deux autres éléments de la performance aient déjà été atteints, autrement dit l’efficacité et l’économie. Les dirigeants cherchent de l’efficacité quand ils s’adressent aux experts-comptables afin de contourner la limite de la rationalité. Ensuite, ils réalisent des économies lorsqu’après comparaison des coûts, leur choix penche vers l’adoption d’une solution d’externalisation au détriment de la constitution d’une équipe comptable à part entière. Et enfin, l’efficience est atteinte après la constatation que cette solution est la moins coûteuse et la plus rapide sans pour autant détériorer les qualités de service. Mais une autre approche tend vers l’analyse d’un facteur clé du succès dans les cabinets comptables. Il s’agit de l’utilisation des nouvelles technologies d’information et de télécommunication et de l’appropriation de la nouvelle téléprocédure de transmission des données d’entreprises par voie numérique.

3. L’EDI dans les cabinets comptables

L’avènement de l’internet et du numérique a des répercussions considérables sur le mode de production des cabinets comptables. Il « constitue également un bouleversement dont les incidences sont multiples. L’exercice quotidien de la profession est et sera de plus en plus impacté avec la généralisation des télétransmissions, les services en ligne, l’externalisation à l’étranger, etc. »[8]. L’arrivée de l’EDI ou Echange de données informatisé n’a fait que renforcer cet impact et amène les cabinets à devoir combiner numérisation et télétransmission. Il est donc judicieux de réfléchir sur ce concept à travers les sous-sections développées tout au long de cette section.

1. La définition et la place de l’EDI dans les cabinets comptables

• Définition de l’EDI

L’EDI est une étape plus avancée de la dématérialisation du travail dans les cabinets comptables.

La dématérialisation est l’ensemble des processus de transformation des supports de travail matériels en supports informatiques[9]. L’objectif, communément appelé « zéro papier », est d’arriver à numériser les supports de travail et d’éliminer l’utilisation du papier. De cette manière, les données sont faciles à traiter, à modifier et à transmettre à travers un réseau numérique dont l’EDI en constitue une plateforme bien connue.

L’Echange de Données Informatisé ou EDI est un processus d’échange entre deux ou plusieurs ordinateurs, de documents commerciaux, financiers ou comptables dans un format électronique standard, entre l’entreprise, ses parties prenantes et les administrations publiques[10]. Pour un cabinet comptable, l’EDI peut servir à l’optimisation des échanges des documents avec les clients (TEP, PME, ETI, GE, Associations), les parties prenantes (collaborateurs, partenaires, etc.) et les administrations publiques (Banque de France, Administration fiscale, etc.).

Par ailleurs, l’utilisation du processus EDI exige la connaissance et le respect des formats de données numériques faisant l’objet des transmissions. La raison est de réduire les erreurs inutiles qui pourraient surgir au moment de la transmission à cause d’une différence de format. En France, plusieurs formats ont déjà été établis et acceptés dans les entreprises, tels que : ANSI, EDIFACT, TRADACOMS, XML. L’utilisation de ces formats facilite la reconnaissance, la lecture et la compréhension des informations par les ordinateurs en communication.

• La place de l’EDI dans la gestion des activités des cabinets comptables

L’Autorité de la concurrence impose l’utilisation de la téléprocédure EDI aux professionnels comptables incluant les cabinets et les AGC. Dans sa décision n°13-D-06 du 28 février 2013, paragraphe 29, « les professionnels de l’expertise comptable, dument mandatés par leurs clients, sont tenus de télétransmettre les déclarations de résultats, les annexes et les autres documents accompagnant, d’une part, et les attestations fournies, d’autre part, à la DGIFP ». Cette procédure de déclaration doit être accompagnée de la présentation de l’attestation de l’expert-comptable informant sur la date de la signature de la lettre de mission et le montant du résultat imposable[11].

La téléprocédure se trouve donc au cœur de la gestion des activités d’un cabinet comptable. Les experts-comptables en font usage pour effectuer la déclaration de la TVA, de l’IS, de la taxe sur le salaire, de la CVAE et de l’envoi des liasses fiscales. Si au départ, la téléprocédure était réservée seulement à une poignée d’entreprises, actuellement, elle est devenue obligatoire à toutes les entreprises soumises à l’IS et à l’IR. En plus de la déclaration fiscale, la téléprocédure EDI offre aussi une possibilité de téléreglement de la TVA, de l’IS et de la taxe sur le salaire par le même mécanisme.

1. Les enjeux de l’EDI

• Enjeux économiques :

L’implémentation de la dématérialisation et l’utilisation de la téléprocédure diminuent les coûts des procédures liées à la fiscalité et à la comptabilité. Le cabinet a la possibilité de réduire plus de la moitié du coût engendré par l’usage du papier. Ceci a été confirmé par le résultat de l’étude menée par l’Union Européenne qui atteste que grâce à l’économie de temps de 10 minutes pour le traitement d’une facture électronique, une entreprise arrivera à économiser 120 euros par facture par an. A force d’en imputer toutes les autres opérations, sources d’économie, le cabinet bénéficie d’un montant nettement élevé en utilisant cette procédure.

• Enjeux opérationnels : rapidité, fiabilité, efficacité

Le cabinet comptable diminue le temps de traitement des dossiers après que la dématérialisation soit effective et que la procédure EDI soit opérationnelle. Avec cette rapidité, les traitements des dossiers, qui, avec la procédure papier, peuvent atteindre une durée de 5 jours, sont finalisés en moins d’une heure. La dématérialisation réduit aussi et considérablement les erreurs de données. Le système informatisé aide les utilisateurs à la vérification des erreurs et des omissions lors des saisies des données et des traitements par calculs. Ce qui n’est pas le cas avec la procédure papier dans laquelle les erreurs sont estimées à 5% au maximum. La téléprocédure est donc rapide et fiable.

Par ailleurs, l’automatisation des tâches augmente la productivité du personnel et le transfert de cette productivité au profit du cabinet dans son ensemble. Chaque opérateur dispose de plus de temps pour se concentrer sur les métiers les plus fructueux pour le cabinet, tout en assurant que ceux-ci seront menés avec un niveau d’efficacité garanti. Dans cet ordre d’idées, il y a une forte possibilité que le cabinet économise jusqu’à 50% de ses ressources humaines sans détériorer le niveau de performance opérationnelle. Sont aussi à espérer la diminution de la répétition des tâches, celle de la rupture de stock et celle de la fréquence des factures annulées.

• Enjeux stratégiques :

La réalisation des objectifs d’efficacité, de rapidité et de fiabilité induit une meilleure visibilité du temps réel de transaction pour le cabinet. Elle facilite la planification de chaque mission qui va être effectuée d’une façon de plus en plus rapide et ponctuelle au cours des années. De cette manière, il sera possible d’avoir une attitude plus souple et une meilleure réactivité vis-à-vis du marché et des clients du cabinet. Ce dernier aura la capacité d’améliorer le taux de transformation des contrats en adoptant une approche par la demande et en laissant l’approche par l’offre. Sur ce point de vue marketing, améliorer les offres et concevoir de nouveaux services deviennent plus aisés. Cela permet ainsi d’optimiser les techniques de fidélisation des clients et d’agir sur le positionnement sur le marché.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

En partant sur la base de ce schéma, l’utilisation de la téléprocédure occasionne des avantages multiples dont le plus marquant est l’efficacité opérationnelle. L’existence d’un effet d’entrainement dû à l’interdépendance de la performance du cabinet et de la valeur ajoutée des clients TPE conduit à la constatation que cette efficacité opérationnelle impacte aussi sur la gestion de l’activité de ces derniers. Cela résume l’étude de la relation existant entre ces deux parties, maintenue par la demande et l’offre d’externalisation des travaux comptables. Comme il a été mentionné dans la première section, les TPE sont limitées dans leur taille et ne peuvent pas disposer d’une organisation apte à exécuter toutes les opérations et procédures liées à la comptabilité et à l’envoi des documents comptables aux autorités de correspondance. En outre, la plupart d’entres-elles n’ont pas le moyen de s’équiper de matériels techniques nécessaires à cette procédure de numérisation et de transmission. Dans ce sens, les dirigeants, guidés par leur comportement « maximisateur » en recherche constante d’efficience, vont faire appel à l’expertise des cabinets qu’ils jugent compétents pour assumer une telle tâche. De leur côté, les cabinets leur proposent des offres abordables, ponctuelles et adaptées à leur besoin. Avec l’avènement de la dématérialisation et de la téléprocédure, la qualité et la ponctualité de l’exécution des missions confiées au cabinet comptable avancent vers une maitrise bien accélérée. Pourtant, les dysfonctionnements surgissent toujours. C’est pour une telle raison que la deuxième partie de ce travail se consacrera à l’étude des aléas qui pourraient compromettre le marché de l’externalisation et à la proposition des recommandations avec lesquelles les nouvelles stratégies des TPE doivent être rebâties.

 

Partie 2 : Étude empirique sur les disfonctionnements caractérisant les activités de production de bilans et l’envoi par EDI des clients TPE au sein d’un cabinet comptable

L’esprit scientifique avec lequel ce travail est conçu impose la collecte et le traitement des données sur terrain après avoir mis en avant les cadres théoriques et conceptuels qui contournent la relation d’affaire entre une TPE et un cabinet comptable. Par cette approche, la présente partie expose, à travers les trois sections qu’elle contient, la démarche empirique utilisée pour détecter les dysfonctionnements existants dans la gestion de l’externalisation comptable d’une TPE et pour pouvoir formuler des recommandations avec lesquelles les cabinets pourraient améliorer leurs prestations.

 

1. La méthodologie de l’enquête
2. Présentation de la méthodologie

Dans ce travail, le domaine d’analyse de la relation d’affaire entre les TPE et les cabinets comptables couvre plusieurs volets dont la taille, l’organisation de la fonction comptable, l’externalisation des travaux comptables, les caractéristiques comportementales des TPE et la disposition matérielle nécessaire à l’édition et à l’envoi des bilans et liasses fiscales par la téléprocédure. En effet, une recherche d’informations quantitative peut ne pas arriver à procurer les informations nécessaires à l’appréhension de ces différentes caractéristiques. C’est l’une des raisons qui nous amènent à réaliser une enquête qualitative de type semi-directif auprès des dirigeants et des responsables des cabinets comptables. Les thèmes de cette enquête ont été répartis entre les rubriques présentées dans la liste ci-dessous :

I/Sur la fonction comptable du client

• Taille, organisation, connaissance de la réglementation comptable, connaissance de la réglementation fiscale TPE, appréhension des nouveautés sur la fiscalité TPE, etc.

II/Sur le traitement des travaux comptables des clients

• Stade de la procédure comptable au moment où un client remet des travaux au cabinet : à refaire en entier, à moitié, nécessite encore des modifications, etc.
• Catégorie de commande : bilan, edi, ou bilan + edi
• Type de commandes : bilans, bilans + compte de résultat, comptes complets, optimisation, optimisation fiscale, etc.
• Temps de traitement d’une commande : combien de temps pour chaque type de commande
• Prix de prestation par type de commande si possible

III/Sur le matériel technique

• Le cabinet dispose-t-il un matériel complet de traitement d’informations ou pas : ordinateur, machine à calculer, imprimante, papier, etc.
• Le cabinet dispose-t-il d’un matériel nécessaire à l’envoi EDI : réseau, internet, etc.
• Sur les logiciels de traitement et d’envoi
• Sur les documents techniques nécessaires : format des documents, etc.
• Sur l’état du matériel du fisc si possible

IV/Sur la psychologie des intervenants

• Sur leur motivation à faire appel à un cabinet : fonction comptable non existante, comptable insuffisamment compétent, etc.
• Sur l’appréhension des impératifs légaux sur les documents comptables
• Sur leur sympathie, expression, disponibilité pour la communication, etc.
• Sur les préalables à l’externalisation des travaux comptables (archivage des documents comptables, etc.) 
• Sur les responsabilités des deux parties dans le contrat de prestation
• Sur la limite des interventions des cabinets comptables

 

Pour atteindre l’objectif de l’enquête, nous avons formulé des hypothèses à la base des résultats de l’étude de marché réalisée par le Conseil Supérieur de l’Ordre des Experts-Comptables en 2012. Ce document, intitulé « Le marché de la profession comptable », expose en détail la quasi-totalité des facettes décrivant la relation entre les cabinets comptables et les TPE/PME[12]. En effet, il constitue une base significative à notre travail en dehors des hypothèses issues des constatations sur la qualité de la relation entre les deux parties pendant les stages.

1. Hypothèses de recherche

Dans un souci de cohérence entre les questions posées et les résultats collectés, les hypothèses de recherche seront présentées en juxtaposition aux résultats des interviews dans la seconde section de la présente partie.

Comme il s’agit d’une enquête qualitative, la validation des hypothèses se fera par justification. Les propos des enquêtés seront repris à cet effet.

1. Présentation des individus enquêtés

L’échantillon comporte deux (2) entreprises TPE et deux (2) cabinets comptables.

TPE 1 : Une entreprise sous-traitante en bâtiment composée du dirigeant lui-même et de 3 salariés et dont le dernier chiffre d’affaires s’établit à 900 000 euros. Elle est représentée par son dirigeant Mr ILIEV Aleksandar,

TPE 2 : Une entreprise œuvrant dans le conditionnement en sachet et la distribution des fruits et légumes auprès des clients grandes surfaces, gérée par le dirigeant lui-même, un autre salarié et quelques travailleurs intérimaires et dont le dernier chiffre d’affaires s’établit à 180 000 euros. Elle est représentée par son gérant Mr Bojan.

 

Cabinet 1 : GAMMA Conseil, rattaché au cabinet CULTURE DE GESTION, représenté par son responsable Mme Gabriela Parvanova,

Cabinet 2 : CULTURE DE GESTION, représenté par son fondateur, l’expert-comptable Mr Didier LLEBRAS.

 

1. Les modalités de collecte d’informations

A partir d’une documentation approfondie sur les caractéristiques de la comptabilité des TPE, un questionnaire contenant les rubriques indiquées dans la sous-section a) a été conçu pour être introduit auprès des individus enquêtés sous forme d’entretien direct. Nous avons utilisé des questions ouvertes mais orientées vers les rubriques établies pour assurer la qualité et l’étendue des réponses. C’est à partir des informations livrées par ces individus que nous avons construit la section 2 de la présente partie.

 

2. Analyse des résultats et vérification des hypothèses de recherche

Les différents développements avancés ci-après résument les résultats de l’enquête ainsi que leur correspondance avec les hypothèses de l’étude. Ils sont regroupés en rubriques conformément à la structure du questionnaire.

 

La fonction comptable dans les clients TPE

H1 : Les TPE sont des entreprises à taille réduite

Les micro-entreprises et les auto-entrepreneurs ont une part importante dans le panorama des TPE françaises. Dans la catégorie des auto-entrepreneurs, le gérant accomplit toutes les opérations réalisées au sein de l’entreprise, accompagné occasionnellement d’un assistant salarié et/ou d’un intérimaire. En outre, les micro-entreprises emploient, en plus du dirigeant, 2 à 5 salariés.

L’entreprise dirigée par Mr ILIEV Aleksandar emploie 3 salariés à temps plein en plus du dirigeant. Son chiffre d’affaires (900 000 euros) respecte le seuil juridique imposé par la règlementation.

L’entreprise gérée par Mr Bojan compte un seul salarié à temps plein en plus du gérant. Il fait souvent appel aux intérimaires lorsque les commandes sont nombreuses. Son dernier chiffre d’affaires est en dessous du seuil imposé par la réglementation (180 000 euros).

H2 : Les TPE ne disposent que rarement d’une fonction comptable

Les très petites entreprises sont souvent contraintes à externaliser leurs travaux comptables à cause de l’inexistence d’une fonction comptable en leur sein. La cause est liée à la taille de l’entreprise et à sa raison d’être de répondre à une demande très spécifique pour un segment très précis de marché. L’important est de se concentrer sur le cœur du métier que le fondateur a développé afin de combler cette demande. En effet, la totalité des travaux comptables est confiée aux cabinets comptables.

« J’externalise ma comptabilité auprès d’un cabinet d’expertise comptable. Le cabinet fait toute ma comptabilité, de la déclaration et du paiement des obligations en matière de tva et de charges sociales, y compris l’Edition de mes bulletins de salaires, à l’Edition et l’envoi de la liasse fiscale et sociale. Je ne fais que les devis et les factures de ventes, j’utilise le logiciel sage en Cloud pour cela. Moi, j’apporte en général en fin d’exercice tous les documents en ma possession au comptable : factures d’achat, tickets de caisse, factures de vente, relevés bancaires, etc. » (Mr ILIEV Aleksandar).

H3 : Les dirigeants et gérants des TPE ont très peu de connaissance sur la réglementation comptable

La connaissance de la réglementation comptable demeure très limitée pour les dirigeants de TPE, même celle qui concerne leur secteur d’activité. Par conséquent, les dirigeants de TPE s’appuient littéralement sur le conseil et l’assistance des experts-comptables dans la conduite des travaux comptables et l’édition des comptes annuels. En plus, ils affirment que le recrutement d’un comptable au sein de l’entreprise coûte beaucoup d’argent et encombre la structure.

« Je connais quelques éléments de base que j’ai appris par expérience, cela fait plus de 3 ans que je suis dirigeant d’entreprise. Mais je n’ai pas de connaissances approfondies telles que celles d’un comptable ; c’est pour cela que j’ai externalisé toute la fonction comptable de mon entreprise, et aussi parce qu’engager un comptable dans mon entreprise serait trop cher et inutile car c’est une petite structure qui ne nécessite pas un comptable à plein temps. De plus, je parle difficilement le français et ne le comprends pas toujours, donc faire appel à des experts était vital pour ma société. » (Mr Bojan).

Les dirigeants de TPE ne connaissent pas tellement de choses sur la fiscalité des TPE et son évolution

Déjà la fiscalité des entreprises selon le droit commun est complexe. Mais celle des TPE l’est encore plus. Des mesures incitatives qui changent presque annuellement avec la loi des finances la rendent indescriptible aux dirigeants de TPE. De ce fait, il est difficile pour un entrepreneur ou un dirigeant d’une microentreprise d’accumuler des connaissances nécessaires concernant cette discipline. Par ailleurs, ils estiment que c’est un travail destiné particulièrement aux cabinets comptables à qui les travaux comptables ont été confiés. Ils affirment ne pas avoir le temps pour s’en charger.

« Je ne m’y connais pas du tout en matière de nouveautés en fiscalité, je n’ai pas le temps de m’en occuper, c’est ma comptable dans le cabinet qui s’en occupe. » (Mr ILIEV Aleksandar)

 

H4 : La contrainte organisationnelle, le coût d’installation et de fonctionnement, l’utilité à plein temps, la confiance aux cabinets et l’optimisation fiscale assurée sont autant de facteurs qui motivent les dirigeants de TPE à recourir à l’expertise des cabinets comptables

L’effectif très réduit ne permet pas aux dirigeants de TPE d’organiser une fonction comptable dans leur entreprise. D’ailleurs, ils jugent inutile d’en concevoir une à cause de la fréquence de leur activité et du coût élevé que cela leur implique. C’est pourquoi ils font appel à l’externalisation pour les tâches comptables.

En outre, la notoriété des cabinets d’expertise comptable en général les a séduits. Grâce à cette image, ils font entièrement confiance à leur expertise dans le domaine de la comptabilité et de la fiscalité. Ils se permettent d’avoir une garantie assurée sur la qualité des travaux livrés tout en espérant une optimisation fiscale.

« La fonction comptable n’existe pas dans mon entreprise, en créer une me semble inutile et cher pour la taille de mon entreprise. Puis, je pensais que faire appel à un cabinet comptable serait la garantie d’un travail bien fait par des experts et de plus, je pourrais bénéficier de conseils et d’une optimisation fiscale et surtout avoir un comptable bulgare qui pourrait mieux m’expliquer tout. » (Mr Bojan).

H5 : Les dirigeants de TPE respectent les obligations comptables et cherchent davantage de solutions d’optimisation fiscale de la part de leur expert-comptable

En dépit de leur connaissance limitée concernant les dispositifs fiscaux adaptés aux TPE, les dirigeants se montrent très prudents quant au respect de la régularité comptable et fiscale. Ils affirment qu’ils respectent le délai de dépôt des documents comptables afin de se conformer à la loi et d’éviter les retards qui sont sources de préjudices financiers à leur égard.

De surcroît, ils demandent à ce que leur expert-comptable donne des conseils sur les solutions permettant de minimiser les charges fiscales et même celles qui offrent une optimisation. Leur niveau de revenu très modéré limite leur marge de manœuvre. Si les charges fiscales sont élevées, le bénéfice sera faible. Sur ce point, l’éclairage de l’expert-comptable est judicieux.

« Ne pas rendre les documents en retard et avoir à payer une amende, d’avoir des pénalités voir un contrôle fiscale. Et enfin de la somme à débourser au titre de l’IS et de la TVA. Car avec 180 000 Euros de CA, c’est très dur de payer toutes les charges et il reste un peu de bénéfice à distribuer. Mais je suis relativement tranquille puisque c’est le comptable du cabinet qui s’en occupe. Je lui demande souvent de faire tout son possible en toute légalité, de baisser l’IS et la TVA ; c’est de l’optimisation fiscale je crois. Ainsi que les charges sociales, je sais qu’il y a des dispositifs pour les réduire comme le crédit d’impôt compétitivité entreprise ou la réduction Fillon. Sinon, je ne m’en sors pas. Je vends chers mes produits et je n’ai qu’un client. » (Mr Bojan).

H6 : La disponibilité et l’attitude relationnelle des comptables du cabinet conviennent au mieux aux attentes des dirigeants de TPE

Les comptables sont dans la plupart du temps occupés mais toujours disponibles à l’appel de leur client TPE. Les dirigeants confirment qu’ils peuvent les rencontrer au moment voulu quelque soit leur occupation.

Malgré la différence au niveau de la connaissance en matière de comptabilité et de fiscalité, les dirigeants affirment que les comptables ont un sens aigu de la communication et de la relation d’affaires. Ils répondent efficacement et clairement aux clients quand il y a une question et font le maximum pour que les informations soient compréhensibles.

« En général, ma comptable est très occupée, comme moi, mais lorsque je l’appelle, elle répond ou me rappelle rapidement. Je peux la rencontrer relativement rapidement. C’est assez compréhensible lorsqu’elle m’explique des choses, de plus, elle parle bulgare et je suis d’origine bulgare, ce qui ajoute un plus indéniable. De façon générale, la communication ne pose pas de problèmes. » (Mr ILIEV Aleksandar)

H7 : Les dirigeants sont bien informés sur les préalables à l’externalisation des travaux comptables sans pour autant être très sérieux dans leur exécution

Les comptables du cabinet donnent des instructions aux dirigeants concernant les préalables à l’externalisation. Ils leur demandent de ranger et de classer les documents, surtout les factures, afin de faciliter leur comptabilisation. Pourtant, les dirigeants sont trop occupés avec leur tâche et ne se montrent pas assez prudents à exécuter les instructions données. Cela a des répercussions sur l’intensité du travail du comptable.

« Normalement, le comptable me demande juste de ranger et de classer au maximum les documents tels que les factures d’achat, les tickets de caisses, les factures de vente, les relevés bancaires etc. de l’année. Mais bon, dans la pratique, il est vrai que je ne le fais pas car j’ai du travail et que je n’y connais rien. J’ai très peu de temps, je suis très occupé donc souvent, je lui rapporte les documents en vrac ; parfois, certains tickets ou factures manquent. Mais il accepte quand même mes documents, après, c’est vrai c’est plus long car il faut que je retrouve les factures ou relevés qui manquent. » (Mr Bojan)

 

Le traitement des travaux comptables des clients

H8 : Le respect des préalables à l’externalisation des travaux comptables varie d’un client à un autre

Pour chaque client, les travaux qu’il apporte au cabinet se trouvent à un stade différent de la procédure de comptabilisation. Une grande part d’entres eux est trop occupée même pour effectuer les classements des documents nécessaires à l’établissement des comptes avant de venir au cabinet. Ce dernier consacre beaucoup de temps pour les ordonner et les classer. Les comptables font les préalables à la place du client. En outre, il y a ceux qui ont déjà pris la peine de bien ranger les documents conformément aux instructions de leur cabinet. Dans ce cas, les comptables enchainent tout de suite la vérification et la comptabilisation. Un troisième groupe de clients qui connait la comptabilité et dispose d’un logiciel intégré se distingue des autres. Ils font les saisies des informations comptables chez eux avant de les apporter au comptable du cabinet. Ce dernier effectue seulement un transfert par ordinateur pour disposer des données numériques et enchaine facilement le contrôle et la comptabilisation.

« En général, les clients viennent, la majorité, avec des sacs remplis de tout ce qu’ils ont, donc, on doit trier, vérifier qu’il ne manque rien et si c’est le cas, il faut relancer le client pour qu’il retrouve les documents manquants. Ce qui prend du temps. On leur dit pourtant de nous rapporter des documents classés et triés mais soit certains sont trop occupés, soit ils travaillent sur des chantiers, soit ils préfèrent nous laisser faire. Il y en a certains qui viennent avec des documents très bien rangés, cela nous facilite la tâche. Il y en a d’autres qui ont un logiciel ciel, en général, de comptabilité, ils s’y connaissent et donc font leur saisie chez eux, sur leur propres logiciels et ensuite, nous pouvons intégrer leur saisie dans le logiciel du cabinet, ce qui est un gain de temps énorme pour nous. Tout dépend du caractère de la personne, de ses compétences en comptabilité, du temps disponible qu’il ou elle a. » (Mme Parvanova).

 

H9 : Les cabinets reçoivent une demande de service très variée couvrant les démarches à la création d’entreprise, l’édification des comptes annuels jusqu’à la dissolution

La plupart des clients TPE remettent au cabinet comptable l’établissement de leur compte complet. Il appartient ensuite au comptable du cabinet d’exécuter cette tâche parallèlement avec les déclarations fiscales et sociales. Par ailleurs, un certain nombre de clients leur demande des conseils sur les procédures de création ou de dissolution d’entreprise. Cela leur implique nécessairement des travaux comptables et des conseils en gestion. En outre, il y a pas mal de clients qui viennent les consulter pour dénouer les questions d’optimisation fiscale. Mais il y a aussi un certain nombre d’entre eux qui demande des interventions liées à la comptabilité analytique. Les cabinets s’occupent aussi de l’envoi des bilans et des liasses fiscales en EDI.

« Le plus souvent, c’est comptes complets avec tout le social et nous nous occupons des déclarations de TVA, RSI, etc. Nous avons beaucoup de demandes d’aide à la création d’entreprise ou à leur dissolution et beaucoup de demandes d’optimisation fiscale. Les clients ont beaucoup de mal à ouvrir un compte bancaire lors de la création de l’entreprise, nous essayons au maximum de leur apporter notre aide. Nous envoyons systématiquement en EDI tous les bilans et comptes de résultat faits car nos logiciels sage et koala sont liés à l’administration fiscale. On appuie sur un bouton et tout est envoyé. Après, les formats des liasses fiscales changent chaque année, il faut s’y adapter. » (Mme Parvanova).

 

H10 : Le délai de traitement d’une commande client varie en fonction du volume d’activité de ce dernier :

Le volume de travail confié aux comptables du cabinet varie en fonction de chaque client. Pour une même mission, celle d’une entreprise réalisant un chiffre d’affaires plus bas n’a pas le même délai de traitement que celle qui a un chiffre d’affaires élevé. Donc, le délai est fonction de l’intensité des travaux.

« Le temps est en fonction du volume. Là, le temps n’est pas sur la mission, le temps va être calculé par rapport au volume du client. Je parle d’un client en prestation de service en achat revente, c’est différent d’un client qui va avoir un chiffre d’affaires de 50 000 euros ou de 200 000 euros : on va être sur un temps multiplié par quatre à peu près donc, il y a un lien direct entre le temps de traitement de la mission et le volume d’activité du client. Quand au temps passé sur chaque mission, là, on n’a pas d’éléments assez probants sur chaque partie. » (Mr LEBRAS).

 

Le matériel technique à la disposition des cabinets comptables

H11 : Les cabinets ont beaucoup investi pour se disposer de matériels informatiques et bureautiques nécessaires à l’externalisation des travaux comptables

La gestion des affaires des cabinets comptables est en phase avec l’évolution technologique. A ce propos, ils mettent à leur disposition des matériels bureautiques et informatiques adéquats et utiles au traitement des travaux comptables que les clients leur ont confiés. En outre, ils mettent en place un réseau local permettant de relier tous les ordinateurs afin de faciliter la disponibilité, l’archivage et le transfert des dossiers électroniques d’un poste de travail à un autre. En plus, chaque cabinet s’efforce d’utiliser des logiciels puissants et en réseau afin d’optimiser le temps de travail.

« Nous avons un réseau interne grâce à Sage et nous travaillons sur Koala A5, l’internet est haut débit, nous sommes chez Bouygues. » (Mme Parvanova)

«(…) au niveau du cabinet, on a trois serveurs : un serveur comptable, un serveur d’accès à distance et un serveur d’archivage. (…) on est doté de la suite logiciel SAGE KOALA qui nous permet de tenir la comptabilité qui fait la gestion du cabinet, qui permet d’avoir une gestion électronique des documents et de se connecter à distance. Tous les collaborateurs ont un ordinateur portable même si 80 % des travaux se font au bureau, ça permet quand même d’aller chez le client, de se connecter à distance et de faire n’importe quand, à toute heure, la saisie et tout le reste. Cela fait des années que j’interdis les machines à calculer pour que tout le monde utilise Excel qui est beaucoup plus simple et plus facile. » (Mr LEBRAS)

 

H12 : L’envoi des fichiers en EDI confronte à un problème de coût avec le portail jedeclare.com

En général, les comptables des cabinets utilisent le logiciel Sage Koala 5 pour envoyer les fichiers en EDI. Pourtant, un coût supplémentaire leur est demandé lorsque les fichiers passent par le portail jedeclare.com. Avec un coût de 1 à 2 euros par fichier, les cabinets sont obligés d’exiger un frais supplémentaire aux clients pour couvrir ces envois remontant à plusieurs dizaines d’euros, compte tenu du nombre de déclarations et d’envois à faire par mois et par an.

« Nous avons donc le logiciel sage koala qui nous permet tous les envois en EDI, qui est aujourd’hui moins opérationnel sur la réception des EDI et passe par le portail de l’ordre : jedclare.com, de façon indirecte. C’est-à-dire on envoie sur l’interface sage mais cela passe par jedeclare.com. Ce qui pose un problème aujourd’hui puisque ce portail est un portail payant, c’est-à-dire que chaque envoi ou réception est facturé entre 1 et 2 euros par fichier (…). » (Mr LEBRAS)

 

H13 : La télétransmission EDI rencontre régulièrement des dysfonctionnements techniques dont les cabinets sont rarement tenus responsables

Il y a un certain nombre de problèmes qui compromettent l’envoi normal des fichiers en EDI. Les cabinets essaient toujours de les corriger afin d’éviter à leurs clients des préjudices financiers et d’optimiser le délai d’exécution des missions.

Les sources de dysfonctionnement sont multiples mais deux d’entres elles se répètent fréquemment. Les entreprises clientes oublient souvent d’actualiser et de valider leur fiche d’entreprise au regard de l’administration fiscale. Cela entraine une erreur de paramétrage qui occasionne à son tour une annulation de l’envoi des fichiers. En outre, l’envoi via un système simple[13] EDI requiert une vérification par mail ou par téléphone auprès de l’administration fiscale. A force de se répéter, ces problèmes ralentissent considérablement le délai d’exécution des envois dans les cabinets comptables.

 

« Le problème est multiple, enfin, les causes sont multiples, on peut avoir un fichier qui passe le contrôle du logiciel, quand on l’envoie, il est valable, envoyé mais rejeté soit par la partie contrôle du portail, soit par celle de l’administration fiscale. C’est une chose qui existe de moins en moins, on va avoir comme problématique le paramétrage tant du côté de l’administration, c’est-à-dire qu’aujourd’hui, pour pouvoir faire un envoi EDI qui soit accepté, il faut que la fiche de l’entreprise ait bien été paramétrée auprès des impôts. C’est souvent une source de dysfonctionnement car ce n’est pas bien paramétré. Si on prend le cas de la fiche de la TVA ou de la liasse fiscale, on a une entreprise qui est en régime simplifié et qui franchit le seuil et on a une liasse au régime normal. On envoie la liasse normale, elle sera refusée car l’administration n’a pas connaissance de l’évolution de l’activité et a toujours la case cochée ‘simplifié’ et n’accepte pas un régime normal. Au niveau de la TVA, on peut avoir les mêmes problématiques.» (Mr LEBRAS)

 

H14 : L’évolution des formats des documents exigés par l’administration fiscale encombre davantage l’envoi des fichiers en EDI

L’administration fiscale apporte chaque année des modifications sur la disposition du formulaire de la liasse fiscale. Cette actualisation va de pair avec la mise à jour du logiciel d’envoi EDI. Le format en vigueur est actuellement le DSN.

Les cabinets comptables suivent de près cette évolution dans l’intérêt de rendre leur mission plus performante et plus optimisatrice. Pourtant, ils rencontrent un certain décalage avec la fréquence des demandes des TPE. Ces dernières n’ont pas régulièrement d’activités à rythme constante alors que l’administration fiscale propose une transmission mensuelle du bilan. En plus de cela, le problème des pièces manquantes vient entraver l’établissement des comptes et leur envoi en EDI.

« Tous les ans, les liasses fiscales évoluent avec de nouveaux imprimés et on est actuellement dans une simplification administrative. Ce qui veut dire qu’on a tendance à réduire le nombre de pages et de lignes. Dans les liasses fiscales de 2014, la colonne de l’année précédente n’apparait plus mais ce n’est pas pour autant que dans le logiciel (…) on a besoin de cette information. La déclaration 2005 qui était sur 3 pages est maintenant sur 2 pages, donc tous les ans, les formulaires évoluent mais de toute façon, ce qui est le cas aujourd’hui, on a une mise à jour annuelle pour l’envoi en EDI et on va aller vers des logiciels qui auront des MAJ beaucoup plus régulières sur ces types de formats puisqu’on aura des obligations vraisemblablement à terme d’envoi plus régulier. Ce qui est le cas avec la mise en place de la DSN, la DSN c’est l’envoi tous les mois de l’équivalent en informations d’une DNSE, l’administration fiscale aimerait que l’on fasse pareil avec la comptabilité, c’est-à-dire que le 20 du mois suivant, on transmette et clôture la comptabilité de toutes les entreprises et cela ne serait plus sur un bilan annuel mais une transmission mensuelle. Ce qui, pour une TPE, est complètement impossible (…) car il y a pas beaucoup d’activités (…) et puis quand il manque des pièces ou quoi que ce soit, on a un problème avec l’administration (…), ça va être la catastrophe. On demande souvent les documents tous les 3 mois mais il y a souvent des clients qui déposent tout chez leur comptable une fois par an. » (Mr LEBRAS) 

 

La psychologie des clients et des intervenants

H15 : Les clients s’abstiennent à exécuter les préalables et laissent tous les travaux aux cabinets

Avant d’externaliser complètement l’établissement des comptes, les déclarations fiscales et l’envoi par télétransmission, les experts-comptables demandent à ce que les clients procèdent au classement et au triage des documents comptables et fiscaux. Cela rendra la vérification plus facile et l’établissement des comptes plus aisé. Par contre, les clients se déclarent trop occupés à leur travail et ne sont pas disponibles pour cette tâche. Au moment où ils doivent aller au cabinet, ils rapportent des documents bruts et se permettent de confier le tout à ce dernier parce qu’il est payé pour cela.

« Que les documents soient au complet et archivés/rangés dans un ordre, mais dans la réalité, c’est complètement différent. Rares sont ceux qui respectent tout ça. Souvent, il manque des documents ou ce n’est pas rangé, cela nous rallonge le temps de travail. » (Mme Parvanova)

 

H16 : Les clients cherchent à tout prix à amoindrir les charges fiscales même à l’encontre de la loi

Les charges fiscales varient en fonction de l’intensité des activités et du niveau de revenu réalisé. Elles peuvent être très élevées à certaines périodes mais les clients n’arrivent pas à saisir cette logique. Ils cherchent à les diminuer coûte que coûte. Ils peuvent aller jusqu’à inciter les comptables du cabinet à entraver la loi à leur profit.

« Ne pas s’immiscer dans la gestion de l’entreprise. On peut donner des conseils mais pas agir en lieu et place du gérant. Et on ne peut aller à l’encontre de la loi bien sûr, même si le client nous le demande. » (Mme Parvanova)

 

H17 : Les clients négligent complètement les impératifs légaux des documents comptables

En réalité, les clients méprisent totalement la valeur juridique des documents comptables et la délicatesse de la procédure d’établissement des comptes et de leur envoi en EDI. Ils jugent que c’est l’affaire de l’expert-comptable de veiller à cela. Mais dans certaines circonstances où ce délaissement occasionnerait des préjudices de la part des administrations, les clients accusent le cabinet de ne pas tenir son engagement.

« Ils s’en foutent, cet impératif, c’est l’expert-comptable qui se débrouille (…), cette partie là les intéresse très peu. Si cela crée de nouvelles contraintes, ils vont être attentifs lorsqu’on leur explique puisque ces envois EDI se font suivant une certaine plage de temps et sont obligatoires, ce qui oblige le client à respecter des délais et l’oblige, en termes d’organisation, à en avoir une. Mais sur l’appréhension des délais, ils s’en fichent. »

« Ce problème de responsabilité est une source de litiges assez régulière, c’est le client qui donne relativement tard les documents à l’expert-comptable, voire incomplets et qui, quand on ne peut pas fournir les documents à l’administration en temps et en heure, remet la responsabilité sur le cabinet alors qu’on est au minimum en tort partagé. » (Mr LEBRAS)

 

 

3. Recommandations professionnelles et personnelles
4. Concernant l’organisation et la fonction comptable

Dysfonctionnements observés :

• Les TPE ont de la difficulté à monter un service comptable en raison de son coût et de l’effectif que cela implique
• Les clients TPE sont trop occupés pour ranger et classer efficacement les documents comptables et fiscaux utiles aux comptables du cabinet
• Les dirigeants ont très peu de connaissances ou n’en ont aucune en comptabilité et en fiscalité d’entreprise, notamment en celles qui concernent spécialement les TPE
• Les nouveautés sur l’évolution des mesures fiscales applicables aux TPE sont totalement méconnues des dirigeants

Recommandations à promouvoir par les cabinets

• Informer leur client sur le résumé des procédures comptables et fiscales adaptées à une TPE à l’aide d’une brochure ou d’une feuille d’informations
• Préciser, dans cette information, les tâches que le dirigeant doit accomplir et à quel stade il peut faire appel au comptable d’un cabinet
• Etablir une fiche d’instruction sur les méthodes de classement et de rangement des documents comptables et fiscaux nécessaires à l’établissement des comptes, à la déclaration fiscale et à la téléprocédure
• Déterminer une méthode simple de rangement et de classification journalière des documents comptables (codage des documents, vérification de leur contenu, rangement dans des classeurs colorés et datés, etc.)
• Réaliser un support simple et court (vidéo, fiche, audio, texte) permettant au dirigeant d’avoir un minimum de connaissances en matière de comptabilité en fonction de son niveau et le tenir informé de l’évolution de la fiscalité (brochure)
• Etablir un support contenant le résumé et la chronologie des différents timings à respecter dans un processus comptable et fiscal

 

1. Concernant le matériel technique

Dysfonctionnements observés :

• Il y a un décalage entre la fréquence du changement des formats EDI et celle de la disposition des formulaires de déclaration, la régularité de la demande de l’établissement et l’envoi EDI ainsi que les déclarations fiscales
• Les logiciels ont besoin de mise à jour en fonction du changement des formats des données et des formulaires tant pour les cabinets que pour les quelques TPE qui en disposent
• La télétransmission rencontre souvent des problèmes de paramétrage et de validation de la fiche d’entreprise au sein de l’administration fiscale qui bloque l’envoi des bilans et des liasses fiscales en EDI
• L’envoi implique des coûts supplémentaires à partir de la date où le portail jedeclare.com est devenu une interface payante.

Recommandations à mettre en œuvre par les comptables du cabinet

• Procéder à la mise à jour des applications comptables et du télétransmetteur conformément à l’évolution des formats des données et tenir les clients informés de cette mise à jour pour qu’ils s’y lancent à leur tour.
• Vérifier l’actualisation de la fiche d’entreprise en fonction de son historique économique et fiscale et de sa validation au sein de l’administration fiscale avant d’envoyer les liasses, bilans et déclarations
• Etablir un chronogramme des nouvelles dispositions portant sur la simplification administrative et technique relative à l’EDI et à la téléprocédure en mentionnant leur date de mise en vigueur, les exigences techniques, etc. afin qu’elles puissent servir à la planification des travaux comptables des clients
• Concevoir un budget simple et détaillé expliquant les coûts nécessaires à la téléprocédure et en informer les clients avant la détermination du budget de chaque mission et la détermination des honoraires définitifs
• Dresser un timing de l’envoi en EDI, cartographier les causes des erreurs d’envoi, calculer un temps minimum et un temps maximum des envois, déterminer le taux d’erreur, etc. pour des raisons statistiques, auxquels le cabinet pourra se référer lors d’une nouvelle mission et déterminer la performance d’une mission à une autre

 

1. Concernant la psychologie des intervenants et des clients

Vices comportementales observées

• Les clients dirigeants négligent l’importance de leur contribution à l’exécution des tâches quotidiennes préalables à l’externalisation, tout en espérant qu’elles font partie de la mission des experts-comptables
• Les clients mettent en jeu la responsabilité pénale et disciplinaire des experts-comptables en les poussant à outrager les dispositions légales régissant leur comportement professionnel pour des raisons de minimisation des charges fiscales
• Les clients déconsidèrent la valeur juridique des documents utilisés dans les relations d’affaires et accusent à tort les cabinets de leur porter préjudice dans certaines circonstances où l’administration fiscale pénalise les retards et les erreurs

Recommandations du cabinet

• Sensibiliser les clients sur l’importance économique et juridique de leur activité, de l’établissement des comptes, de la téléprocédure, de la contribution fiscale et des préjudices qui les attendent en cas de manquement aux règles
• Aviser les clients sur le champ d’intervention des experts-comptables et du cabinet et sur les volets qui relèvent de la responsabilité des dirigeants
• Communiquer aux clients les dommages collatéraux occasionnés par leur inattention : préjudice moral, civil, pénal et disciplinaire

Astuces proposées aux comptables du cabinet pour mener à bien la sensibilisation des clients qui ont des comportements déraisonnables :

• Faire appel à l’expertise d’un professionnel en science sociale (psychologue d’entreprise)
• Ou établir une démarche similaire à une recherche en science sociale comprenant les étapes suivantes
• Collecter des informations sur les comportements des clients pendant un certain temps, les trier et les typer
• Cartographier ces comportements et envisager des solutions pour chaque profil édifié
• Proposer des solutions en insistant sur la base économique de la relation entre les cabinets et les clients[14] (les clients se laissent emporter dans l’enjeu économique de la relation de prestation et donc, c’est avec une approche avantages/inconvenants qu’il faut résoudre les conflits, autrement dit, à chaque comportement, identifier les avantages économiques et les préjudices financiers possibles)
• Etablir un suivi par client ou par groupe de clients et établir un cadre « standard » de résolution de conflits à la disposition du cabinet

D’après l’enquête sur les dysfonctionnements qui peuvent surgir tout au long d’une relation entre un cabinet et un dirigeant de TPE, il existe au moins trois groupes de problèmes à considérer. L’on note les problèmes liés à l’organisation comptable d’un cabinet qui persistent à cause de la taille réduite des TPE mais qui ont pour solution l’externalisation des travaux comptables, quelque soit le stade de la procédure d’établissement des comptes. Ensuite, il y a les problèmes liés au volet technique de l’envoi en EDI et à la télédeclaration, mais qui peuvent être résolus par l’actualisation de la fiche d’entreprise et la validation de celle-ci auprès de l’administration fiscale pour éviter les éventuelles erreurs de réception par voie électronique. Enfin, les conflits liés aux comportements aberrants des clients et intervenants qui repoussent toute forme de collaboration et qui ont pour solution la sensibilisation des dirigeants sur l’enjeu et la sanction pécuniaire de leur attitude par une approche psychologique. La mise en œuvre des recommandations formulées à la base de ces constats constitue un élément en plus qui peut renforcer la confiance entre les deux parties et transformer l’approche collaborative en une approche participative.

 

Conclusion

Ce travail a été bâti sur l’intérêt d’étudier la qualité de la relation entre les cabinets comptables et leurs clients TPE, d’en détecter les dysfonctionnements qui la détériorent et d’en formuler des recommandations en vue d’une amélioration continue. Afin de valoriser cet intérêt, une démarche similaire à une recherche appliquée a été choisie. Elle comporte deux grandes parties dont la première propose des développements qui mettent en lumière le cadre conceptuel et proposent quelques éléments théoriques permettant de bien encadrer le sujet et d’éclairer une piste pour la formulation des solutions. Dans la deuxième partie, les développements sont basés sur une méthodologie de recherche d’informations qualitatives matérialisées par une enquête auprès des dirigeants de TPE et des professionnels travaillant dans les cabinets comptables, en vue de formaliser et de valider les hypothèses de l’étude tournant vers la caractéristique de l’organisation comptable des TPE, le fonctionnement de la téléprocédure et la typologie des comportements aberrants des clients et intervenants. En se basant sur cette structure, il a été rapporté dans la première partie que les TPE sont des entités légales à taille réduite, qui emploient entre 0 à 9 salariés (en dehors du dirigeant ou du gérant) et qui réalisent un chiffre d’affaires de moins de 2 millions d’euros en une année. Elles forment une partie non négligeable du panorama des entreprises françaises par l’effervescence de la création des microentreprises et des autoentrepreneurs. Sur le volet organisation et fonctionnement, la plupart d’entres elles ont du mal à constituer un service comptable pour une raison de coût, d’utilité et de rythme instable d’activités. L’externalisation des travaux comptables est l’une des options que les clients TPE ont dû choisir. Du côté des cabinets comptables, ils proposent une large gamme de services de prestations liés à l’organisation, à la gestion, à la comptabilité et à la fiscalité. Ces services sont destinés à accompagner les TPE dans leur création et leur comptabilisation. Mais à plus forte raison, la complexité et la délicatesse des travaux comptables font que les clients TPE confient généralement l’ensemble des tâches relatives à l’établissement des comptes, à la déclaration fiscale, à la gestion sociale et à l’envoi des documents par télétransmission à un cabinet comptable. C’est en fonction de ces demandes de services et en fonction de leur taille que les cabinets comptables s’organisent. Mais il a été développé dans la seconde section de la première partie que les comportements économiques des clients les poussent à adopter une organisation plus souple mais performante. Une organisation orientée vers les clients est un plus pour combler les attentes des clients TPE. Ces derniers n’ont pas une connaissance suffisante en matière de règlementation (comptable, fiscale, sociale) mais ils cherchent malgré cela un service avec lequel ils bénéficieront d’un profit maximum et s’acquitteront d’un minimum de charges. Pour cela, les cabinets doivent leur offrir un service complet, exécuté suivant un timing bien maitrisé et accompagné d’un conseil pratique leur permettant de profiter d’une réduction des charges et d’une optimisation fiscale. Un des composants des travaux comptables pour lesquels les cabinets ont presque le monopole est l’envoi en EDI. La troisième section de la première partie a abordé les aspects utiles concernant cette procédure. Elle repose sur des enjeux économiques et stratégiques importants pour les deux parties parce qu’une performance opérationnelle des cabinets dans l’envoi des bilans en EDI a une répercussion positive sur la performance opérationnelle des clients TPE. Pourtant, des dysfonctionnements existent et méritent une analyse approfondie. La deuxième partie s’est occupée de l’étude de ces dysfonctionnements par la conception et l’administration d’une recherche d’informations qualitatives auprès des dirigeants de TPE et des responsables des cabinets comptables, décrits dans la présentation des individus enquêtés de la première section. Les résultats de cette enquête révèlent des informations qui ont permis de répondre aux hypothèses concernant la qualité de l’organisation comptable des TPE, l’externalisation des travaux comptables, l’envoi des bilans en EDI et l’attitude des clients envers les comptables du cabinet. Apres cette phase, des recommandations ont été formulées afin d’éclairer les approches des experts-comptables dans la résolution des dysfonctionnements incombant à leur relation avec les dirigeants. Dans la dernière partie de ces recommandations se distingue la sensibilisation des dirigeants sur l’importance et l’enjeu de la collaboration. L’objectif est de corriger progressivement les comportements aberrants qu’ils manifestent. La synthèse de ces deux parties permet de confirmer que la détection et la résolution des dysfonctionnements au sein d’une relation d’externalisation entre les cabinets et les clients TPE nécessitent une collecte d’informations sur les problèmes et la formulation de solutions basées sur le volet organisationnel, technique et psychologique. Les cabinets sont les auteurs des recommandations et ils doivent à tout prix les mettre en pratique en considérant les contraintes temporelles et économiques des TPE.

 

 

Bibliographie

Ouvrages académiques et professionnels

• Philippe Barre, Isabelle Porcel, « Évolution et prospective de la profession comptable française», 12 pages
• Cour des comptes, « Les relations de l’administration fiscale avec les particuliers et les entreprises», Rapport public thématique: Évaluation d’une politique publique, février 2012, 208 pages
• Ordre des Experts-Comptables (OEC), « Marché de la profession comptable», Collection Pratique Professionnelle : Réflexions d’Expert, septembre 2012, 151 pages
• Observatoire des Métiers de l’Expertise Comptable du Commissariat au Comptes et de l’Audit, « L’organisation  du cabinet d’expertise comptable », http://www.e-c-f.fr/doc/organisations_strategies.pdf
• Eillerot Jonathan, « Les enjeux des TIC dans un cabinet d’expertise comptable français de taille intermédiaire », Rapport de stage DSG, session 2012, 70 pages

Manuels

• Ahmed Silem, J.M. Albertini, Lexique d’économie, Edition DALLOZ, 7^ème édition, 2002, 681 pages

Articles sur internet

• Dématérialisation et EDI,  http://www.l-expert-comptable.com/creation-d-entreprise/l-entreprise-au-quotidien/dematerialisation-et-edi.html
• De la saisie à l’arrêter des comptes quelques pistes pour gagner du temps, http://www.compta-online.com/de-la-saisie-arrete-des-comptes-quelques-pistes-pour-gagner-du-temps-a585

 Site internet

• com

[1] INSEE, Les entreprises en France, édition 2014, page 88

[2] INSEE, Les entreprises en France, édition 2014, page 92

[3] DARES, L’emploi dans les très petites entreprises fin 2013, DARES Analyses, N°099, décembre 2014, page 1

[4] Extrait des services fournis par le cabinet Beal sur le site cabinetbeal.fr

[5] OMECA, Etude sur les cabinets comptables, page 31

[6] Page 35

[7] 278

[8] Philippe BARRE, Isabelle PRCEOL, Evolution et prospective de la profession comptable française, page 11

[9] http://www.l-expert-comptable.com/creation-d-entreprise/l-entreprise-au-quotidien/dematerialisation-et-edi.html

[10] http://www.edipourtous/ce-qu-est-l-edi

[11] Décision no13-D-06 du 28 février 2013 de l’Autorité de la Concurrence relative à des pratiques mises en œuvre dans le marché de la télétransmission de données fiscales et comptables sous format EDI à l’administration fiscale, page 8

[12] Les enquêtes menées en vue de la conception de ce document couvrent 600 entreprises TPE et PME et 200 associations et fondations de moins de 250 salariés.

[13] Le système d’envoi aller-retour est actuellement en phase de construction et n’est pas encore opérationnel

[14] Il est préférable d’utiliser des verbatims pour tenir informer et sensibiliser les clients pour une raison de simplicité, de clarté et de rapidité d’assimilation vu qu’ils sont toujours trop occupés à leur travail. Ils n’ont ni le temps ni la capacité d’assimiler un exposé psychologique et moral