De l’intérêt de la création du livret d’accueil pour MSA Services

 

Remerciements

 

 

Introduction

L’intégration des nouveaux salariés au sein d’une nouvelle entreprise n’est pas toujours chose facile. Même dans les entreprises ayant une bonne politique d’intégration, on peut trouver jusqu’à 10% de salariés insatisfaits de leur période d’intégration. Cette intégration est d’autant plus critique qu’un salarié mal intégré peut représenter une menace pour l’image de l’entreprise, des coûts supplémentaires en ressources humaines, voire une fuite d’informations plus ou moins sensibles.

Beaucoup d’outils ont été développés pour éviter ce problème, certaines entreprises ont mis en place le livret d’accueil. Le livret d’accueil est un document qui regroupe tous les renseignements pratiques permettant aux nouveaux salariés de s’intégrer plus facilement et de prendre ses marques dans l’entreprise. On peut y trouver des renseignements aussi différents que ceux concernant les ressources informatiques à disposition, ou les endroits permettant de se restaurer.

Il est aussi un moyen de facilitation aux nouveaux entrants pour s’adapter à leur environnement. Constituant le reflet de l’entreprise et l’image que pourraient se procurer les nouveaux salariés lors de  leurs premiers pas au sein de l’entreprise, ce livret d’accueil mettra en exergue non seulement l’identité principale de l’entreprise, ses principales activités, les plus importants règlements à appliquer par chaque employé, l’énumération des procédures existantes ainsi que les directives censés faciliter aux nouveaux salariés leur intégration, l’organigramme ainsi que les différents contacts. En outre, ce livret mentionnera également les principales bases de son contrat de travail.

 

Nous allons donc développer dans le présent mémoire l’utilité de mise en place du livret d’accueil au sein de MSA services, en étudiant notamment en quoi exactement le livret d’accueil peut-il être un bon outil pour l’intégration des nouveaux salariés. Après une présentation de la société, nous répondrons à la raison de la mise en  place ce projet  et enfin, nous verrons quelles sont les méthodes et les démarches pour sa réalisation et sa mise en œuvre.

 

Première partie : MSA Services 

• Généralités

MSA services est une société coopérative à capital variable, une société anonyme à conseil d’administration et de capital social de 456 00 Euros, elle fut créée en juin 1994.

Elle situe sa mission dans le champ de l’économie sociale, dont elle déclare partager les valeurs et appliquer les principes, en vue de favoriser l’égalité d’accès de tous aux services quels que soient les territoires de vie, en inscrivant son action dans le prolongement de la politique d’action sanitaire et sociale de la Mutualité Sociale Agricole.

A ce titre, elle agit notamment en tant qu’organisme fédérateur du Réseau MSA Services chargé de porter la politique générale de développement de l’offre de services sur les territoires, impulsée par la MSA.

 

• Activités

Les trois principales activités de MSA services sont:

 

Premièrement, d’impulser et de coordonner la politique générale de développement de l’offre de services sur les territoires, en étant un lieu de mutualisation des acquis et des expériences et d’échanges entre les membres sur des questions touchant aux questions communes liées au développement de cette offre de services (politique de GRH, de communication, lobbying, partenariats,…).

Deuxièmement, de mettre en œuvre et de coordonner des actions d’information, de formation, de sensibilisation, de promotion, de communication, d’études, de conseil et d’audit au profit de ses membres.

Et finalement, d’assurer des services administratifs et techniques à destination de ses membres (comptabilité, communication, juridique, marketing….).

 

Plus généralement, la société peut également assurer toutes prestations d’ingénierie, de conseil dans les domaines social, sanitaire et familial.

 

Elle peut en outre effectuer toutes activités annexes, connexes ou complémentaires, se rattachant directement ou indirectement à l’objet social ainsi défini, ainsi que toutes opérations civiles, commerciales industrielles, mobilières, immobilières, de crédit, utiles directement ou indirectement à cette réalisation, et susceptibles d’intéresser les sociétaires et/ou les adhérents.

 

 

• Organisation

 

Comme illustré par le schéma ci-dessous, l’organisation au sein de la MSA services est un peu complexe vu la largeur de son champ d’application qui s’étend sur tout le territoire français. Globalement, elle est divisée en deux parties distinctes : la première est composée par les Equipes transverses et la deuxième par les  Equipes réseaux.

 

 

D’un côté, les fonctions des équipes transverses généralement axées sur l’administration et de la comptabilité. Elles sont subdivisées en quatre services distinctes  à savoir le pôle comptabilité, le service communication et marketing, les services Ressources humaines et Juridique et enfin le service formation.

 

De l’autre côté, les équipes réseaux sont très diversifiées voire multidisciplinaire puisqu’elles composées par plusieurs sociétaires : la téléassistance avec Présence Verte, la gérontologie avec MARPA, l’insertion par l’emploi avec Laser emploi, le handicap avec Sodilel, le tourisme social avec AVMA et l’immobilier social avec SCI Mutualité

 

Toute cette équipe est chapoté par une directrice générale en la personne de Madame Marie-Ange Biteau.

 

• La communication interne de MSA services

 

La communication interne de MSA Services est très complexe et très vaste.

Le personnel ne pourra plus s’égarer, puisque grâce aux différents moyens de communication interne, il s’adaptera facilement aux recherches,  aux courriers, aux relations ainsi qu’aux suivis de traitement des ressources humaines. Comme moyens de communications internes nous pouvons citer : les badges, les courriers, les parapheurs, les tickets et billets internes, le standard et les téléphones, les fiches et notifications d’absences, les imprimés.

 

Les badges : Pour répondre aux questions organisationnelles, dès l’introduction dans l’entreprise au niveau de l’accueil,  le port des badges est obligatoire à l’entrée. C’est un moyen permettant aux employés  d’identifier les nouveaux venus ainsi que les visiteurs et ceci afin évidemment d’optimiser au mieux le point de vue sécuritaire.

 

Les courriers : pour une société bien organisée, l’existence d’un bureau de courrier est importante. Avant d’être réparti à chaque adresse, afin d’éviter des courriers indésirables et dans une mesure de sécurité toujours, les courriers seront triés selon leurs urgences, leurs importances et selon leurs destinations, pour une meilleure traçabilité.

 

Les parapheurs : Pareillement au traitement du courrier, les parapheurs seront aussi traités et même centralisés afin d’avoir un meilleure suivi et une meilleure localisation de leurs circuits.

 

Les tickets et les billets internes : Afin d’éviter toute intrusion et afin d’assurer un meilleur suivi des coûts, des tickets ou des billets seront attribués aux salariés pour tout accès au service de restauration, de collation ou de parking.

 

Le standard et les téléphones : Toute communication téléphonique interne ou externe devra passer idéalement par un standard. Le standardiste gèrera les appels facilement en orientant les appels vers chaque demande.

 

Les fiches et notifications d’absences : En réponse aux questions touchant les ressources humaines, tout mouvement du personnel sera facile à contrôler par la consultation des fiches remplies avant toute absence de chaque salarié. Il est aussi facile pour les intra nautes de se faire signaler par des notifications d’absences. Ainsi  le planning général qui est document tenu à jour par chaque collaborateur et permet de retracer la disponibilité de chacun. Toutes les absences (congés payés, RTT, récupérations horaires variables, maladie, réunions internes ou missions externes, formation, etc.…) doivent être mentionnées. La gestion des absences que ce soit absences tout court ou absences pour missions doit être consultable dans l’outil de suivi.

 

Les imprimés : Méthode quasimment en voie de disparition dans les grandes sociétés pour motif  évident de réduction de « paperasserie » et d’amélioration de l’informatisation de tous les imprimés.

Mais ces imprimés jouent tout de même un rôle important dans la communication interne. Les procédures, les règlements, les absences, les communiqués, les notes de services, les brochures sur l’entreprise….serviront ,grâce à l’archivage, à des consultations en cas d’utilité ultérieure.

 

En complément de ces moyens de communication interne, les nouveaux salariés n’ont pas été pris en compte. Pour un gain de temps et  une meilleure facilitation d’accès pour chaque nouvelle recrue, de même pour les personnes importantes pouvant avoir accès à circuler facilement à l’intérieur de l’entreprise, un autre outil de communication interne devrait être proposé et réalisé.

 

C’est la raison pour laquelle il est nécessaire de mettre en place un outil qui peut guider les salariés, les clients et les sociétaires de l’entreprise.

Cet outil c’est le « Livret d’Accueil ».

 

Deuxième partie : Le livret d’accueil

1 Présentation du projet

1.1 L’objet du projet

Comme son nom l’indique, le livret d’accueil est un fascicule destiné aux nouveaux arrivants de votre entreprise. Il leur est remis dès le premier jour et doit leur fournir des indications utiles et pratiques sur la vie de l’entreprise.

C’est un outil des relations publiques permettant au personnel de connaître ses droits et devoirs et de mieux s’intégrer dans l’entreprise et aussi guide de premier secours du nouvel arrivant : il doit donc lui permettre de s’orienter dans les locaux (plans), se dépêtrer au quotidien des tâches basiques (coursiers, intendance…). Ce document peut également être un guide de référence que l’on conserve (procédures et circuits administratifs).

La mise en place du projet Livret d’accueil permet à la MSA services de réduire le temps d’adaptation des nouveaux salariés (embauchés, intérimaires, stagiaires, les sous-traitants…) dans l’entreprise car moins le nouvel embauché perd du temps, moins il en fait perdre aux autres, et plus il est rassuré.

 

En plus de la connaissance du contexte, de la culture et  des modes de communication dans la société, des derniers chiffres clés, de la dernière organisation, d’organigramme; ce nouveau outil donne aux nouveaux arrivants des informations utiles concernant la politique gestion des ressources humaines dans la société, de la paye au développement des compétences, à la progression verticale ou horizontale, de la cantine, du parking, du procédure pour les notes de frais. Si on résume en un mot, qu’ils sachent où ils arrivent et comment est organisée la maison.

 

Sa présentation permet aussi  de développer l’image de marque de la société vis-à-vis des clients.

 

Le contenu du livret seront en partie les incontournables de l’entreprise :

 

• l’historique
• la situation géographique
• la fabrication
• les risques
• la sécurité
• la vie sociale : horaires, conditions de travail
• la qualité, les exigences clients

 

Le livret d’accueil est le premier document officiel remis à un salarié lors de son embauche dans l’entreprise. Il matérialise son intégration au sein d’une équipe. Mais si c’est un outil «sympathique» dans l’esprit des collaborateurs et des services de communication, cet outil est avant tout un outil de management. En effet, l’objectif non écrit d’un tel outil est de rendre opérationnel, donc productif, le plus vite possible et dans les meilleures conditions le nouvel embauché. Et pour ce faire, il est essentiel de le rendre autonome et surtout de lui donner les «clés» de fonctionnement de l’organisation. Le livret d’accueil peut se présenter sous forme écrite ou sous forme de vidéo.

 

En plus de cet acte convivial, le livret permet de communiquer les renseignements les plus utiles pour s’intégrer dans l’entreprise, savoir où s’adresser en cas de besoin, apprendre quelques règles essentielles.

1.2 Le contexte du projet

Etant donné l’envergure de la société MSA, il est  difficile pour un nouveau salarié de se faire identifier de suite auprès du personnel de l’entreprise, bureau par bureau et Direction par Direction. Dans ce contexte particulier, il apparaît dès lors crucial, aussi bien pour le nouveau salarié que pour le staff déjà en place dans l’entreprise, que la nouvelle recrue s’y retrouve le plus rapidement possible dans les objectifs qui lui sont assignés dans son nouvel environnement.

La question de la familiarisation rapide du nouveau salarié apparaît alors  En effet, sans une certaine aisance aussi bien relationnelle qu’environnementale dans son nouveau milieu, le salarié sera rapidement découragé et développera inévitablement une impression de non appartenance au nouvel environnement.

Dans ces conditions, seule la création d’un livret d’accueil demeure la solution adéquate pour solver le problème. Loin d’être une référence immuable, le livret devra par ailleurs être mis à jour régulièrement au fur et à mesure que les contextes institutionnels et organisationnels au sein de l’entreprise évolueront.

1.3 Le cadre du travail

Après la première impression visuelle de l’espace de travail, le livret d’accueil devrait refléter immédiatement au nouveau salarié le cadre de travail dans lequel il tracera son avenir. A la lecture de ce livret, il ne devra pas conclure que ce cadre de travail ressemble à une maison de force où l’envie de s’évader dominera son esprit.

Les premiers points dominants d’un bon cadre de travail sont :

• L’atmosphère ambiante entre collègues : est il facile de s’intégrer dans une nouvelle équipe ? , les réponses aux questions posées sur l’adaptation au nouveau poste sont ils satisfaisants ou plutôt orientent elles vers l’idée de ne plus revenir sur les mêmes personnes ?
• L’espace de travail : le travailleur doit il se confiner dans une petite parcelle qu’on lui attribuera, ou se sent il à l’aise grâce à son aptitude à se mouvoir, sa facilité d’accès aux outils de travail tels que informatiques, mobiliers, fournitures et téléphoniques ? Peut-il circuler librement dans son espace de travail ?
• La luminosité et la climatisation : Grâce à un espace bien aéré et clair, le salarié se sent il plus motivé d’occuper son espace de travail ?
• La facilité d’accès aux salles de réunions : Dans la nécessité, si un groupe de salariés désirent se réunir en vue d’améliorer leurs méthodes de travail ou de se réunir en vue de nouveaux projets, l’accès à une salle de réunion ne devrait pas être un souci pour les travailleurs. Avec une bonne organisation sur la gestion des salles de réunion, les accès à ces salles devraient être un atout dans la réalisation des objectifs de l’entreprise.

Aussi bien dans les commentaires internes des salariés que vis à vis des relations extérieures, les ouï-dire des salariés sur l’ambiance dans le cadre de travail jouent déjà un rôle important dans la transmission de l’image de la société. Que le livret d’accueil ne soit pas rédigé en tant que  devoir et obligation mais qu’il soit aussi le miroir du cadre de travail du salarié.

2 Etude de la situation actuelle et proposition de mises en œuvre du livret d’accueil ainsi que des différentes propositions de support.

Nous vivons actuellement à l’ère de l’information et de l’informatisation. Nous ne sommes plus dans l’ancienne époque où un nouvelle recrue arrivait et était, à son détriment « promené » dans toutes les salles. Grâce à l’informatique il suffit d’avoir une alerte de message sur son écran pour savoir qu’il y a une  nouvelle information à lire. De même grâce à l’information, nous pouvons lire les nouvelles dans le journal de l’entreprise qui est déposé chaque matin ou chaque début de semaine sur le bureau de chaque salarié.

Aussi  rappelons que parmi l’un des  objectifs de MSA  de mettre en œuvre et de coordonner  des actions d’information, de formation, de sensibilisation, de promotion, de communication, d’études, de conseil et d’audit au profit de ses membres, ainsi nous pouvons nous permettre de confirmer que la mise en œuvre du livret d’accueil est justifié par ses objectifs même. Car toutes ces actions citées ne pourront être exécuté sans  avoir défilé le contenu du livret d’accueil pour une meilleure orientation des finalités.

Il existe actuellement au sein de l’entreprise un guide administratif pouvant être mis à disposition du nouveau salarié qui comporte une partie des fonctionnalités usuelles de l’entreprise. Le nouveau salarié peut utiliser ce guide pour mieux se familiariser avec le personnel, et pour mieux connaitre les procédures applicables dans l’entreprise tant pour ses documentations que  pour ses moyens de communication.

Afin de mettre ce livret d’accueil à disposition de chaque salarié au fur et à mesure de sa mise à jour, plusieurs modes de présentation sont possibles : le papier, mais aussi et surtout le numérique(données informatisées)

 

2.1 Présentation et diagnostic du support actuel

Le support actuel existant chez MSA est le Guide Administratif qui contient en partie les moyens de communication existants ainsi que les orientations communiquées par les ressources humaines.

A noter que les modes de présentation utilisés pour ce guide sont :

1/ Le  papier qui contient actuellement :

• La liste Alphabétique des salariés de MSA Services ainsi que des contacts téléphoniques
• Les principes de gestions de l’accueil, du courrier des parapheurs, du personnel
• Des extraits et rappels de procédures sur l’utilisation du téléphone, les achats,
• L’exemplaire du statut de MSA à jour,
• Des modèles et types de documents retirables ou consultables au niveau du secrétariat tels que :

 

• Dans ce répertoire se trouve tous les documents nécessaires aux secrétariats tels que :
• Procédure pour les réunions CA-AG
• Procédure pour réunion téléphonique
• Procédure pour les déplacements – Modèle fiche de déplacement
• Procédure pour badges invités – Modèle fiche badge invité
• Procédure pour notes de frais – Modèle note de frais
• Modèle fiche parapheur
• Modèle bulletin de participation réunion
• Modèle fiche interne déjeuner de travail

 

2/ et le logiciel informatique nommé ICINET sur lequel on peut consulter les fonctions et services de chaque salarié.

Par rapport aux utilités du livret d’accueil, précisés dans l’introduction nous pouvons constater les faits suivants :

1. La nouvelle recrue ne peut se situer car aucun paragraphe ne lui est dédié
2. Aucune facilité d’intégration du nouveau salarié de MSA n’est sentie
3. Le nouveau salarié ne pourra se situer avec ce guide
4. Le reflet du cadre de travail dans lequel il va vivre quotidiennement n’est ressenti nulle part
5. La part des Ressources Humaines tels que les avantages offerts au nouveau salarié n’est pas mentionnée dans le guide administratif : formation interne, orientation des contacts dans l’entreprise en cas de questions spécialisées ( ex : problèmes de manipulation informatique, problèmes de traitement  de logiciels propres à l’entreprise, problèmes de formalités administratives…)

Suite à ce bref diagnostic, après prise de connaissance des manques constatés dans les sous titres de ce guide, afin d’améliorer le contenu du livret d’accueil et de mieux rassurer le nouveau salarié, il serait préférable de faire part des points forts et des points faibles de la mise en œuvre du livret d’accueil.

Ce livret devant servir de « catalyseur » d’aisance si l’on peut dire du nouveau salarié.

2.1.1  Points forts

Il est vraiment difficile de commenter d’après ce support actuel qui est le guide administratif ses points forts, sachant que beaucoup d’information ne sont pas consultables dans ce guide. Il est préférable, afin d’apporter une amélioration de la présentation du support actuel, d’énumérer ces points forts:

–  Le guide administratif est un manuel d’aide pour sa première prise de fonction

– Le fonctionnement de l’entreprise est en partie suivi grâce à ce guide administratif

–  L’exactitude des titres des sociétaires est bien respecter dans les cas de courriers administratifs et transmission d’informations en ayant à sa portée les bases de données des membres CA et AG ainsi que  celles des Groupes de travail sociétaires et de MSA SERVICES

– Le guide consultable est à jour à chaque moment de consultation

–  Grâce à l’annexe, le salarié pourra s’orienter par l’intermédiaire des modèles de formulaires, gagner du temps en suivant le guide des procédures, connaitre la liste des procédures existantes et non existantes dans la société.

–  2.1.2 Points faibles

De même que pour les points faibles nous pouvons constater les remarques suivantes :

• Le support  actuel ne projette pas le reflet de l’entreprise et l’image que pourraient se procurer les nouveaux salariés lors de  leurs premiers pas.
• Ce guide ne laisse pas  apparaitre les plus importants règlements à appliquer par chaque employé, les notes de services en cours
• les notes d’intérim en cas d’absence d’un Responsable devraient être consultable dans ce guide suite à une alimentation et une mise à jour effectuées par la DRH.
• Il ne permet pas au nouveau salarié d’anticiper sa productivité dans les meilleurs délais et ne    lui permet pas non plus  d’être plus autonome dans le démarrage de ses fonctions.
• Nous pouvons constater que ce guide n’est pas du tout un moyen de facilitation aux nouveaux entrants de s’adapter à leur nouvel environnement.
• Dans ce guide administratif nous ne pouvons pas lire les informations utiles sur le contrat de travail du salarié, tel que ses conditions de travail.
• Le nouveau salarié est dans l’ignorance des différentes sortes de logiciels de travail utilisés dans l’entreprise dans les traitements administratifs (des logiciels de traitement de courriers, des logiciels de suivi des matériels, des logiciels d’inventaires des mobiliers et matériels de l’entreprise, et même des logiciels de DRH pour mieux connaitre la personne du travailleur…)

 

• 2 Description des contraintes

Par l’existence de ce guide administratif au sein de MSA, nous ne pouvons l’améliorer qu’en prenant en considération les problèmes constatées dans d’autres  entreprises, problèmes qui sont communs pour toutes. Les objectifs de l’entreprise sont en jeux dans l’alimentation d’un livret d’accueil.

Et pourtant nous savons qu’en vue de la mise en œuvre de ce livret d’accueil au sein de MSA, des obstacles ainsi que des contraintes pourraient soit entrainer des manques de transmission d’informations, soit des barrières et limite d’accès pour le nouveau salarié dans les consultations de documents. Quoique, il est vraiment important que les informations publiées dans ce livret doivent être fiables et véritables.

Un cas de contrainte possible est le blocage financier et logistique : puisque, qui dit nouveau support ou innovation, dit dépenses et coûts. Des frais sont à engagés pour la fourniture des matériels (papiers, ressources humaines, création du support informatique tel que le logiciel) nécessaires à l’élaboration de ce livret d’accueil.

Autre cas, les dirigeants pourraient douter des fuites d’informations sur le fonctionnement de l’entreprise, ainsi que des divulgations des fichiers ou dossiers confidentiels (même les procédures et règlements internes peuvent être considérés comme des patrimoines propres de l’entreprise). Et que la vie de l’entreprise même risque d’être populaire par faute de ce livret, d’où une forte risque de refus de l’un des Dirigeants sur l’accord favorable de sa publication interne.

Une autre contrainte possible pourrait aussi rassurer que dès sa mise à disposition du personnel, la sécurisation interne des données inclus dans ce livret n’est plus en jeu.

Certains membres du personnel, risquent, au moment de la lecture de ce livret d’accueil, de créer un doute au niveau des ressources humaines de se faire évaluer de la taille de ses activités. L’entreprise pourrait estimer son salaire par rapport aux valeurs ajoutées que le salarié lui apporterait.

Mais malgré l’existence de ces contraintes, tout est possible pour éviter le pire. Rien ne reste sans solution. Il  appartient aux concepteurs et à chaque responsable concernée de vérifier sa part de diffusion dans ce livret d’accueil afin d’éviter toutes contraintes possibles.

2.3 Les formes d’utilisations envisagées

Le livret d’accueil peut être utilisé dans l’entreprise pour plusieurs finalités pour chaque utilisateur. Ainsi plusieurs formes d’utilisation sont envisageables au niveau de MSA :

Livret : Par simple action suite à l’alimentation sur fichier par le concepteur et sur aide des principaux acteurs, le livret d’accueil est ensuite imprimé pour être mis à disposition de tout le personnel et surtout en attente de nouveaux salariés. Plus précisément le livret d’accueil est version  papier, contenant toutes les informations, les modèles d’imprimés, les notes et procédures existantes, reliés en un livre.

Mais  cette méthode encombrante et volumineuse est plutôt classée révolue. Car à notre ère, toute innovation, est basée sur l’informatique. C’est pourquoi, le fichier est la base de toute création de documents.

Fichier partagé : Conçu et créé sous fichier, il appartient à une personne spécialisée, telle que l’informaticien de classé le document sous fichier partagé. Ce afin de pouvoir le mettre à disposition de tout lecteur utilisateur du document. Il est plus facile au nouveau salarié de se familiariser sur l’entreprise par une simple consultation de ce livret dans un espace précis sur son ordinateur. Seulement par sécurité, il est possible que chaque entrant dans la lecture du livret a un mot de passe avec les capacités utiles de lecture, de modification et même de suppression d’une partie du fichier.

Logiciel : Encore plus évoluée est la technologie actuelle. La sécurisation et le traitement sont plus efficaces en concevant le livret sous forme de logiciel (Programme) prêt à être installé. Le nouveau salarié se retrouvera plus à l’aise en manipulant le logiciel. Son accès est plus facile,  et le rajout de nouvelles données lui est pratique sur un simple clic. Le logiciel sera aussi personnalisable pour l’entreprise car c’est une  propriété qui porte un nom possiblement exploitable sous licence.

Forme ludique : Et plus économique que toutes les formes proposées, le livret peut être présenté sous un support pratique qui est le CD-ROM. Ce qui permet déjà dans un premier temps, un gain d’espace disque pour chaque utilisateur, et dans un deuxième temps le classement du livret est plus confidentiel juste par un moyen de sauvegarde.

 

2.4  La sécurité des documents

Bien que présenté dans ce livret d’accueil en totalité ou partiellement, la sécurisation des documents de l’entreprise affichés dans ce livret est assuré en priorité par le personnel lui-même par la non divulgation des secrets de l’entreprise à tout autre personne extérieure. Pour tout document présenté et utilisé sur un support papier, la sécurité totale de ces documents, malgré l’engagement du personnel, n’est que partiel.

En se basant sur les contenus de ces documents, surtout à des utilités financières, la négligence sur la protection des documents joints au livret d’accueil peut entraîner une perte de chiffre d’affaires de l’entreprise. Et par manque de sécurité la mauvaise dans l’exploitation de ces documents pourrait nuire à l’image et porter atteinte à  son image.

Avant toute mise à disposition du public interne des documents nécessaires à joindre au livret d’accueil, il est vraiment indispensable qu’un membre du personnel MSA désigné s’occupe uniquement de leur contrôle tant de leur finalité que de leur utilisation. Car il est vraiment probable que des risques de vol, de perte et, d’où d’erreur causés par : des codes volés, des libertés d’accès excessifs, des virus informatiques, des négligences de responsables, et même des  malveillances des salariés utilisateurs, peuvent subvenir à tout moment.

En vue de mieux sécuriser les documents contenus dans le livret d’accueil, la solution est soit :

• le document à consulter n’est que référencié et disponible à l’extérieur du livret sur demande officielle auprès du détenteur ou auprès du responsable de  la bibliothèque de l’entreprise.
• Le livret lui-même est présenté et consultable sur support informatique, ainsi l’accès à son fichier n’est possible que sur entrée d’un mot de passe grâce à sa protection par la propre initiative de l’utilisateur.
• Si préventif qu’il soit, la fuite des documents confidentiels de l’entreprise est inéluctable. Il est tout de même préférable et conseillé à l’entreprise de se fier à la protection de ces documents par l’utilisation de logiciels spéciaux.

Cette dernière solution est plus efficace à presque sa totalité, sauf divulgation propre d’un responsable. L’informatisation de ce type de classement de fichier est le seul moyen de sécuriser les documents de l’entreprise.

 

 

Troisième partie : Réalisation et mise en œuvre du projet

La  réalisation de ce projet demande de  la disponibilité, de l’efficacité et du respect de du timing de livraison. Aussi, afin de permettre la livraison de ce projet au temps et moment voulu, il est impératif que tout le matériel nécessaire (informatiques, bureautiques, téléphoniques, roulants, …) soit mis à la disposition de l’équipe concernée durant toute la période estimée pour la réalisation et la mise en œuvre de ce projet.

Les responsables concernées en priorités de la mise en œuvre de ce projet sont :

– Le responsable de Qualité pour la partie mode de présentation ainsi que les formes d’utilisations envisagées

– Le responsable de l’Organisation pour la préparation des principaux titres  du livret d’accueil

– Et le responsable des Ressources Humaines pour  veiller à la véracité des informations diffusées concernant les postes, fonctions et titres  des salariés concernés.

Ces responsables désigneront chacun un salarié de leur service pour assurer les recueils des informations nécessaires pour la conception du livret d’accueil. En vue de la réalisation de ce livret, un délai sera déterminé pour leur permettre la collecte des données nécessaires et utiles. De même que la date de livraison de ce projet doit être fixée.

Avant  d’entamer la collecte des informations et données utiles pour la conception de ce livret, tout le personnel de MSA devrait être informé par avis de la Direction Générale sur les missions attribués aux personnes désignées ainsi que sur les objectifs des missions.

Toute information obtenue devra être analysé par les responsables directs concernés avant insertion dans le projet de  livret. Une version provisoire du livret d’accueil sera mise à disposition des grands responsables pour vérification, contrôle et correction. Par la suite avant finalisation et validation de publication du livret, plusieurs réunions sont nécessaires afin de permettre aux grands responsables d’apporter changement, de rajouter des informations, de supprimer des données inutiles, et de compléter les rubriques encore vides, si possible dans l’unanimité.

 

 

 

 

 

 

 

3.1  Le planning de réalisation

Suite aux processus de mise en œuvre du projet, le planning de réalisation sera déterminé en fonction des étapes à faire.

Public

	Recueil d’informations et Collecte des données

 

 

 

 

Equipe du projet

 

 

 

 

 

 

Responsables

 

 

 

 

 

 

 

 

Responsables

 

 

 

 

Direction Générales

3.2 Les modalités de mise en service

Le choix de la présentation et multiple mais de préférence un petit format, de façon à ce que ce document soit passe-partout. A4 au maximum, A5 de préférence.

On peut passer par une imprimerie traditionnelle ou bien souhaiter le concevoir en interne.

S’il s’agit d’un simple guide de premier secours, il ne faut pas dépasser une dizaine de pages. Par contre, s’il s’agit plus d’un guide de procédures, nous pouvons sans crainte augmenter le volume de pages. Quoi qu’il en soit, optons pour des phrases courtes si nous souhaitons être lue ! Privilégions les énumérations qui facilitent la lecture.

Le ton de l’écriture doit également être adapté à la culture de votre entreprise : s’il est de coutume de se tutoyer au sein de la société, alors employons également le tutoiement dans votre livret d’accueil, de manière à plonger immédiatement le nouvel arrivant dans l’ambiance de la maison.

3.3  La documentation

Ci-après donc la proposition de livret d’accueil pour la MSA Services :

Après le mot de bienvenue, le document sera divisé en quatre parties.

Dans la  première partie, c’est la présentation de la société qui sera divisé en trois sous parties à savoir les fondamentaux en premier lieu c’est-à-dire l’historique, la mission et/ou métiers, les valeurs, les clients, les axes fondamentaux de l’entreprises et enfin l’organigramme. Les réseaux en second lieu (AVMA, Laser Emploi, Marpa, Présence Verte, Sodilel, SCI Mutualia, et les réseaux transverses) et l’implantation et organisation en troisième lieu à savoir les mercuriales, l’implantation en France et la MSA

Concernant la deuxième partie, c’est le parcours professionnel c’est-à-dire primo, les étapes de votre parcours professionnel (entretiens d’appréciation et de développement, formation, mobilité). Secundo, la rémunération et tertio le temps de travail (groupe, forfait, congé et absences diverses, déplacements). Et finalement les diverses informations RH tel que la convention sur le net ou la médecine du travail et l’assistante sociale.

Pour la troisième partie, c’est les communications que ce soit interne (intranet, le clam, l’affichage officiel et les annonces personnelles) ou externe (la charte graphique, les réseaux).

La quatrième partie informera le quotidien de l’entreprise, les services à la disposition c’est-à-dire l’administration générale : les horaires, le badge, pointeuse et Gestor, le règlement intérieur, la sécurité, la liste téléphonique de l’entreprise, les photocopieurs (gestion des pannes, cartouches…), les fournitures, le service billetterie, la réservation de taxi, le courrier, colis, coursiers et la reprographie de la CCMSA. Ensuite, les informations utiles pour les réunions : réservation de salles de réunion ou de réunion téléphonique interne ou externe, le matériel de prêt pour déplacement ou réunion, la réservation des repas ou de prestation hôtelière. Il y aussi les mercuriales en pratique c’est à  dire : l’accès et horaires pour les salariés, les parkings privatifs, l’accueil des visiteurs et la    restauration et pauses, coins fumeurs. Et enfin les procédures pour les déplacements professionnels et les notes de frais.

3.4  Les actions de communication

Fin prêt, le livret d’accueil doit être mis à disposition des cibles prévues, soit en priorité les nouveaux salariés, puis suivront les salariés, les Sociétaires, et si utile est, les clients de MSA.

Les actions de communication sont prévues comme suit :

• En termes de règlements et de procédures, des notes devront être diffusées par les Responsables des Ressources Humaines informant le personnel de l’existence du Livret d’Accueil, disponible et applicable à partir d’une certaine date. Il est possible que des propositions de formations soient incluses dans ces notes

 

• Le personnel aura des séances de formations pour leur permettre de s’habituer à la compréhension et à la manipulation du livret. Ces séances pourront s’effectuer soit par groupe selon un emploi du temps communiqué, soit par Division.

 

• Il est possible que pour une meilleure ambiance, les séances de formations pourraient se faire à l’extérieure de l’entreprise, dans des lieux qui mettront les cibles plus à l’aise, sous forme de Team-Building.

 

• Pour un gain de temps et pour une plus grande convivialité, toutes les cibles pourront être regroupées dans un lieu plus vaste en organisant une conférence. Avec la possibilité que , même les clients et les Sociétaires y participeront.

Après ces différentes possibilités d’actions de communication, sûrement que ces séances ne suffiront pas pour les personnes concernées de se familiariser à la nouvelle conception qu’est le Livret d’accueil.

Il est essentiel de tester leur degré de compréhension. La mode courante actuelle est le recueil des avis des gens par l’intermédiaire d’un forum, évidemment sur le livret d’accueil.

Pendant une certaine période, on peut aussi proposer la mise à disposition des intéressés, d’une personne compétente (ayant participée à la mise en œuvre du livret d’accueil) en guise de conseiller ; Ce conseiller sera chargé de répondre à toutes les questions posées concernant les rubriques incomprises du livret d’accueil.

Ainsi, les actions de communications entreprises, il est nécessaire de mesurer le degré de compréhension des consultants de ce livret d’accueil. Si l’utilité de ce livret d’accueil n’est pas primordiale surtout pour les nouveaux salariés, sa modification ou son amélioration est à effectuer le plus tôt possible, Sinon le plus grand risque est que ce livret se fasse oublié.

Pour mieux s’assurer de l’estimation de ce degré  de compréhension, il serait préférable de préparer des outils d’évaluation. A partir de ces outils d’évaluation, chaque cible du livret d’accueil ou un échantillon de ces cibles nous prouvera que l’utilisation du livret lui est très utile, peu utile ou même inutile.

 

4. Outils d’évaluation de ce nouveau support

L’évaluation de ce nouveau projet consiste à analyser les degrés d’assimilations et de compréhension de l’utilisateur du livret. Plusieurs outils sont possibles pour effectuer cette évaluation. Nombreux sont les outils d’évaluation applicables pour toutes sortes d’analyses. Mais ici, les outils d’évaluation possibles pour ce projet sont énumérés ci après :

Le plus courant des outils utilisés est le système de « Enquête par questionnaires » :

L’enquête par questionnaire est le moyen très pratique pour recueillir des informations sur la compréhension, d’un individu ciblé, de l’assimilation de l’utilisation du livret d’accueil. Les questions posées dans cet outil sont claires et demandent des réponses précises. La disposition des questionnaires doivent en même temps faciliter l’analyse de l’enquêteur. L’enquête par questionnaire a l’apparence d’un jeu pour le candidat ciblé. Et le plus proposé est le système de questionnaires numériques qui ne fera que faciliter l’évaluation de l’enquêteur.

L’entretien individuel qui est aussi pratique que l’enquête par questionnaire :

L’enquêteur dispose des questionnaires à poser lors de l’entretien. Il est tenu d’introduire son enquête en exposant brièvement à  la personne interrogée le but de l’entretien. Lors de son entretien l’enquêteur pourrait déjà évaluer le résultat de son enquête. Il peut faire un bref rapport sur le degré d’assimilation de la personne interrogée de l’utilisation du livret d’accueil.

Et un dernier outil d’évaluation plus animé proposé est le « Focus groupe » :

Le Focus groupe étant un système de recueil d’informations à partir d’un groupe de personne. Il permet au groupe de s’échanger des idées et de débattre leur avis. Il est plus facile pour l’enquêteur d’évaluer les motivations du groupe sur le sujet de l’enquête. De nouvelles recommandations, des projets d’amélioration du projet pourraient aider l’enquêteur d’évaluer le résultat de la mise en œuvre du livret d’accueil. En profitant sa séance de focus groupe, l’enquêteur pourrait proposer une courte étude de cas qui lui permettra de collecter les avis écrits de chaque cible, lui permettant de plus amples réflexions sur les mesures à prendre après l’enquête.

Ainsi après mise en œuvre, l’évaluation de chaque utilisateur du livret d’accueil pour être notée suite à l’application de l’un des outils cités ci-dessous. Les résultats de cet évaluation obligeront l’enquêteur de faire un rapport négatif ou positif su l’avenir du livret d’accueil. Il est possible que le livret n’aura pas subir des modifications avant que MSA n’ait changé d’objectifs. Mais il est fort probable que les cibles de l’enquête eux même soient les acteurs principaux dans les améliorations soit de son contenu, soit de sa présentation.

 

 

 

 

 

Conclusion

Le livret d’accueil est un manuel qui évitera non seulement à l’entreprise de se retrouver avec des doublons de taches mais il permettra également à tout le personnel ainsi qu’aux hauts responsables de prendre conscience du volume de travail que pourrait supporter un salarié. Le livret d’accueil, qui doit être consultable à tout momen tdoit laisser apparaitre une impression de transparence tant au niveau des équipes réseaux qu’au niveau des équipes transverses.

Avec les atouts qu’il pourrait nous procurer posons-nous des questions : Qui ne serait pas assoiffé de nouvelle technologie ? Qui ne serait pas prêt pour apporter dans la société sa part de changement ?

Afin de contribuer à tout ce changement, au sein de MSA, la priorité, était d’apporter une modification du système d’accueil en parlant des nouveaux salariés. Après étude des points forts et des points faibles de l’utilisation du support actuel de MSA qui n’est autre que le guide administratif, il a été proposé l’élaboration d’un livret d’accueil.

Pour toute évaluation de la mise en œuvre de ce nouveau support de communication interne, positive ou négative, les regards se retourneront vers le  Responsable de Qualité de l’entreprise.

En résumé, pour être efficace dans l’action surtout dans le monde où nous vivons actuellement, le livret d’accueil est un outil efficace tant au niveau des ressources humaines qu’au niveau du service communication pour améliorer l’image de marque de la société. Le livret d’accueil mérite ainsi, plus que toute autre chose, d’être mis en valeur par la société.

 

Sources et ressources documentaires (bibliographie, webographie, articles de presse, cours…)

• Intégrer la prévention des risques professionnels au moment de la formation au poste

www.carsat-bfc.fr/prevention/page-educnat.html

 

• Préparer l’accueil du nouveau salarié                                                           formapap.com/cap_tutorat/cap_integration.html
• Comment concevoir un livret d’accueil

www.archive.lien-social.com/.html  dossiers2002/603a610/607-2

 

 

 

 

Sommaire paginé des annexes

 

Première partie :                       Présentation de la société

1. Historique de l’entreprise
2. L’organigramme.
3. Les réseaux (AVMA, Laser Emploi, Marpa, Présence Verte, Sodilel, SCI Mutualia, et les réseaux transverses) et l’implantation de l’organisation
4. Les mercuriales, l’implantation en France et la MSA

Deuxième partie :                    Parcours professionnel

1. Les étapes parcours :
2. entretiens d’appréciation et de développement, formation, mobilité).
3. La rémunération
4. Le temps de travail (groupe, forfait, congé et absences diverses, déplacements).
5. Les diverses informations RH (la convention sur le net ou la médecine du travail et l’assistante sociale)

Pour la troisième partie :     Communications internes ou externe

1. Intranet
2. le clam
3. l’affichage officiel et les annonces personnelles
4. la charte graphique
5. les réseaux).

La quatrième :                       Le quotidien de l’entreprise et les services mis à disosition

1. les horaires
2. le badge, pointeuse et Gestor
3. le règlement intérieur, et la sécurité
4. Le répertoire téléphonique de l’entreprise
5. les matériels
6. le service billetterie et ticketing
7. le service courrier et la reprographie de la CCMSA
8. les affaires générales :
   • réservation de salles de réunion

 

 

 

 

1.             Annexes     ANNEXES LIVRET ACCUEIL

 

Procédure pour les réunions CA-AG

Procédure pour réunion téléphonique

Procédure pour les déplacements – Modèle fiche de déplacement

Procédure pour badges invités – Modèle fiche badge invité

Procédure pour notes de frais – Modèle note de frais

Modèle fiche parapheur

Modèle bulletin de participation réunion

Modèle fiche interne déjeuner de travail