Appréciation du contrôle interne lié aux aspects juridico-sociaux de l’entreprise

1.2. Appréciation du contrôle interne lié aux aspects juridico-sociaux de l’entreprise

Après l’identification des risques liés à l’activité, l’auditeur doit évaluer les risques liés au système de contrôle interne et pertinents pour l’audit. Cette étape consiste à :

évaluer les procédures de contrôle interne mises en place par une entreprise pour mitiger les risques d’anomalies significatives.
évaluer les risques d’anomalies significatives dans le bilan et dans le compte de résultat.
formuler des procédures additionnelles qui permettent de mitiger les risques identifiés.

1.2.1 Objectifs et points d’attention à contrôler

L’entreprise de portage salarial est généralement de petite taille avec un nombre de salariés inférieurs à cinq. Cette petite taille s’explique par le fait que ces entreprises constituent en quelque sorte des intermédiaires entre le salarié porté qui réalise les services et l’entreprise cliente. L’entreprise ne fabrique et ne livre aucun produit, elle ne dispose donc pas d’usines/d’ateliers, de matériels de production. Elle occupe un local peu spacieux et cette activité ne nécessite que quelques mobiliers, matériels de bureau et matériels informatiques. Malgré sa petite taille, le contrôle interne existe toujours dans une entreprise même si ses procédures de contrôle interne ne sont pas formalisées par écrit. En effet, un dirigeant qui veut voir son entreprise prospérer, va contrôler si des factures ont été émises, que les paiements y afférents ont été bien reçus.

Un environnement de contrôle peut également exister de manière forte au sein d’une entreprise de portage salariale : il concerne par exemple l’engagement de la direction envers des valeurs comme l’intégrité, la transparence; l’attitude et le comportement du chef d’entreprise envers les dysfonctionnements/anomalies constatées (est-ce qu’il réagit face à une anomalie ? est-ce qu’il prend des mesures correctives ? est-ce qu’il s’assure que cette anomalie ne survienne plus ? est-ce qu’il prend des mesures drastiques contre les fautes professionnelles graves ? ex : renvoi du personnel).

L’objectif de l’auditeur dans cette phase est de déceler ce que fait l’entreprise de portage salarial pour traiter les risques d’anomalies significatives, de vérifier la mise en œuvre effective du contrôle interne : existe-t-il vraiment et est-ce que l’entreprise l’applique vraiment ?

Pour apprécier le contrôle interne, de l’entreprise de portage salarial, l’auditeur :

effectue des entretiens avec le chef d’entreprise et les salariés de l’entreprise de portage salarial concerné par les aspects juridico-sociaux (la personne responsable de recevoir les demandes des portés, la présence en charge de rédiger les contrats, etc….)

examine les documents existants tels que les manuels de procédures, les directives ou notes émises par le chef d’entreprise (ex : check-list à considérer par le personnel en charge d’accueillir/traiter les demandes des portés etc…)

1.2.2. Questionnaire sur le contrôle interne

Pour prendre connaissance de l’environnement de contrôle de l’entreprise de portage salarial pour connaître ce que l’entreprise fait pour traiter les risques d’anomalies, deux questionnaires ont été développés pour faciliter la collecte des informations par l’auditeur:

un questionnaire de prise de connaissance de l’entreprise de portage salarial.
un questionnaire de connaissance du contrôle interne.

Présentation et intérêt du questionnaire de prise de connaissance de l’entreprise

La prise de connaissance de l’entreprise est une démarche essentielle à réaliser par l’auditeur. Elle permet à l’auditeur d’initier et d’accepter une mission qui sera par la suite traduite dans la lettre de mission. La connaissance de l’entreprise est ainsi nécessaire en début de mission et tout au long des travaux d’audit.

Cette étape permet en effet de comprendre l’entreprise, son environnement et son fonctionnement afin de mieux planifier et programmer la mission, d’apprécier les risques inhérents liés au contrôle et à la non détection. Un questionnaire est proposé dans l’annexe 1 pour faciliter cette démarche de prise de connaissance d’une entité.

Des interviews réalisées auprès de plusieurs entreprises de portage salarial ont permis de mettre en exergue les processus souvent rencontrés dans ce secteur :

le potentiel « salarié porté » a trouvé un marché et contacte l’entreprise de portage salarial pour s’informer sur son intérêt à être son porteur et pour s’informer sur les conditions de l’entreprise. Les questions généralement posées par le potentiel salarié porté s’articulent autour des points ci-après :

– frais de commission pris par l’entreprise de portage salarial,

– types de contrat fourni : CDI intermittent, ou autre,

– méthode de travail (mode de circularisation de l’information,…),

– modalités de paiement,

– condition d’admission d’un porté (cv qualification technique, secteur d’activité, nombre d’années d’expérience)

Il peut contacter l’entreprise pour un marché ponctuel donc pour une période bien définie. Certains portés bénéficient de marché de longue durée ou de plusieurs marchés en provenance de plusieurs entreprises clientes.

L’entreprise de portage salarial répond aux demandes d’informations émises par le potentiel salarié porté. Elle procède par la suite à la vérification des éléments fournis par le salarié porté (vérification des compétences et des expériences professionnelles du potentiel porté, vérification des références du porté) et à l’examen des conditions demandées par le porté (salaire mensuel, mode de paiement, degré d’autonomie de travail demandé, frais de commission…).

L’entreprise de portage salarial et le potentiel salarié porté négocient par la suite les termes de la convention de portage et les modalités de travail entre eux. Cette négociation peut se faire par email ou par entretien face à face. Les parties examinent les points ci-après :

la durée de la convention,
les frais de gestion et ses éléments considérés dans le calcul des frais de gestion,
les modalités de versement du salaire,
les modalités de prise en charge des frais de mission et des frais de déplacement,
la possibilité d’avance de salaire et les frais y afférents,
l’assurance responsabilité civile professionnelle,
la caisse de retraite et de prévoyance.

L’entreprise portage salarial se met également en contact avec l’entreprise cliente pour définir les termes du contrat de prestation conclu entre ces deux parties. La négociation se fait par email ou par entretien face à face également. Les points ci-après sont examinés :

le contenu de la prestation, les objectifs recherchés par le client, la nature des livrables à fournir et tout autre élément pouvant clarifier la mission, le cahier de charges si applicable,
les moyens à mettre en œuvre,
les responsabilités juridiques relatives à la mission
le calendrier de réalisation,
le coût de la prestation HT et TTC,
le nombre d’homme/jour prévu pour réaliser la mission,
les modalités de paiement,
l’acompte payable à la commande,
la prise en charge des frais,
les conditions de propriété et de confidentialité.

L’entreprise de portage salarial conclut et signe le contrat de prestation avec l’entreprise cliente, puis conclut et signe également la convention de portage avec le salarié porté.

La description de ce processus permet de comprendre que la relation tripartite entre l’entreprise porteur, le salarié porté ainsi que le client se situe au cœur des activités d’une entreprise de portage salarial, et qu’elle est fortement soumise aux risques juridico-sociaux mentionnés dans la partie 1.1.

Cette description permet de dégager les risques ci-après :

la non existence de preuve attestant que le marché a été trouvé par le salarié porté,
le dépassement de la durée légale prévue pour un contrat de portage salarial,
la non-conformité des éléments du contrat de travail entre l’entreprise de portage salarial et le salarié porté selon la réglementation en vigueur,
la non-conformité des éléments du contrat de prestation entre l’entreprise de portage salarial et le client selon la réglementation en vigueur

Présentation et intérêt du questionnaire de prise de connaissance du contrôle interne de l’entreprise

La prise de connaissance du contrôle interne de l’entreprise a pour objectif de s’assurer que l’entité a mis en place des procédures de contrôle interne qui permettent de respecter la réglementation en vigueur et de veiller à la conformité des contrats liant la relation tripartite.

La prise de connaissance du contrôle interne lié aux aspects juridico-sociaux permet de vérifier qu’il existe des procédures de contrôle permettant d’assurer la formalisation des contrats, l’inscription des mentions obligatoires dans ces documents légaux et l’existence d’un processus validé pour le choix du contrat.

Le questionnaire de connaissance du contrôle interne aborde plusieurs questions visant à comprendre ce que fait l’entreprise pour éviter les risques de litiges avec les salariés portés et les entreprises clientes ; les risques de requalification de contrat en CDI, ainsi que les risques de délit de marchandage

risques de litiges avec les salariés portés et les entreprises clientes

L’auditeur s’intéresse ainsi aux procédures formelles ou non appliquées dans l’entreprise pour s’assurer que la nature, les objectifs de la mission/les modalités de travail, que les modalités de paiement entre l’entreprise de portage/salarié porté, l’entreprise de portage/entreprise cliente/salarié porté soient bien claires et précises.

L’auditeur contrôle ainsi si l’entreprise :

contrôle les éléments fournis par le salarié porté,
vérifie la compétence et les expériences du salarié porté,
dispose d’une assurance garantie professionnelle pour l’ensemble des missions qu’elle héberge,

risques de requalification du contrat en CDI

L’auditeur s’intéresse au contenu des conventions de portage entre l’entreprise de portage salarial et le salarié porté en prenant en considération les dispositions de l’accord du 24 Juin 2010 et des dispositions constatées récemment en jurisprudence telles que mentionnées dans la section 1.

L’auditeur cherche à savoir si l’entreprise :

dispose et utilise un check-list des éléments à inclure de manière obligatoire dans un contrat de prestation,
utilise un format prédéterminé de contrat de prestation et de contrat de travail,
dispose de procédure d’acceptation des contrats, (contrôle, approbation),
utilise une séquence numérique des contrats,

risques de délit de marchandage

L’auditeur s’intéresse à la procédure utilisée par l’entreprise pour s’assurer que les prestations/missions ont été identifiées/amenées par les clients et que l’entreprise n’effectue pas une mise à disposition du personnel.

risques de non-conformité aux nouvelles réglementations

Le portage salarial ayant été récemment encadrée et étant donné que plusieurs cas de jurisprudence ont répondu à certains vides juridiques et sont contradictoires par rapport avec disposition de l’accord, l’auditeur vérifie également si l’entreprise dispose d’une veille juridique et sociale pour s’assurer que celle-ci connaisse les nouvelles réglementations et puissent s’y conformer rapidement.

Un questionnaire de contrôle interne de l’entreprise de portage salarial a été élaboré afin d’aider l’auditeur à détecter ce que l’entreprise fait pour prévenir les risques ou pour traiter les anomalies. Les questions afférentes aux aspects juridico-sociaux sont joints dans la partie A de l’annexe 2.

L’exploitation des résultats obtenus des deux précédents questionnaires permet à l’auditeur de disposer d’une connaissance suffisante du contrôle interne. La seule connaissance du contrôle interne par l’auditeur et les seuls interviews effectués auprès du personnel n’étant pas satisfaisants, ce dernier doit également vérifier si :

les procédures de contrôle interne identifiées sont réellement et systématiquement appliquées par l’entreprise.
les procédures en question permettent d’éviter les risques, de les identifier à temps et de les traiter.

La matrice de conception de contrôle interne relative aux aspects socio-juridiques ci-dessous peut être utilisée pour vérifier si tous les risques identifiés par l’auditeur sont pris en compte par les procédures de contrôle interne existantes dans l’entreprise. La matrice a pour objectif de confronter les procédures de contrôle interne utilisées et les facteurs de risques.

Le cas ci-après illustre l’exemple d’une entreprise de portage salarial A qui emploie 5 personnes dont le chef d’entreprise, deux chargés de clientèle et un secrétaire administratif et comptable. L’entreprise gère une soixantaine de portés.

Tableau 1 : Matrice de contrôle interne – aspects juridico-sociaux

	Type de contrôle: P= prévenir; D= détecter	L’entreprise de portage ne documente pas l’origine de ses missions	Les contrats de prestation avec les clients ne contiennent pas toutes les mentions obligatoires	Les contrats de travail avec les salariés portés ne contiennent pas toutes les mentions obligatoires	La durée de contrat de portage d’un salarié ne dépasse pas le seuil légal	L’entreprise ne dispose pas d’une veille juridique et sociale	La mission n’a pas été définie clairement et dans les détails	L’entreprise ne vérifie pas les compétences Des portés et leurs références	L’entreprise n’a pas souscrit d’assurance civile professionnelle	Contrôle testé (oui/non)
Assertions
Procédures
1	L’agent commercial traite les demandes des potentiels portés (demandes reçues par email, par courrier, par téléphone ou par skype). L’origine des demandes ne figure pas dans les dossiers des portés.
2	L’agent commercial vérifie les CV , contacte les anciens employeurs et les références des salariés portés							P
3	L’agent commercial remplit le check-list d’évaluation des demandes de portage, vérifie la durée des contrats du porté et discute des éléments à disposition avec le chef d’entreprise en vue d’acceptation de la demande				P			P
4	L’agent commercial, le chef d’entreprise, le salarié porté et le client discutent des termes de la mission et des éléments à intégrer dans le contrat		P				P
5	L’agent commercial, le chef d’entreprise, le salarié porté discutent des termes du contrat de prestation de travail			P
6	L’agent commercial établit le contrat de prestation et le contrat de travail en utilisant des formats de contrats préétablis avec des numéros séquentiels		P	P	P		P
7	Le chef d’entreprise vérifie les contrats en cochant un check-list contenant les mentions obligatoires des contrats, le valide et le signe		D	D
8	L’entreprise est membre du SNEPS et le chef d’information reçoit des informations à jour sur le portage salarial					P
9	L’entreprise souscrit une garantie civile professionnelle								P

Les procédures de contrôle atténuent-elles les facteurs de risque?
Y= risque atténué, S= atténué en partie, N= existence de faiblesse		N	Y	Y	Y	Y	Y	Y	Y
Significative

Faiblesse identifiée
1	Non documentation des origines des missions

La matrice permet à la fois de :

documenter les procédures de contrôle interne de l’entreprise de portage,
traiter chaque facteur de risque juridico-social de l’entreprise,
alerter l’auditeur sur les facteurs de risques non traités et de ressortir ainsi les points faibles du contrôle interne de l’entreprise de portage.

Pour le cas de l’entreprise considérée, la principale faiblesse de l’entreprise réside dans le fait qu’elle ne documente pas les demandes initiales des consultants pour être portés. Cette documentation est cependant essentielle en cas de litiges pour prouver que l’entreprise ne prête pas sa main d’œuvre de manière illicite et que l’entreprise ne s’expose pas à un risque de marchandage.

Section 2. Procédures d’audit possibles en réponse aux risques juridico-sociaux évalués

2.1. Réponses aux risques juridico-sociaux

Pour s’assurer que les procédures de contrôle interne existent réellement, l’auditeur peut réaliser des tests de conformité. Ces tests ont pour objectif de confirmer si les procédures de contrôle interne identifiées dans la section précédente existent réellement. Pour ce faire, l’auditeur réalise les tests ci-après :

rapprochement de la liste des conventions de portage et de leurs avenants avec la liste des contrats de prestation. Ce test a pour objectif de confirmer que :

des contrats de prestation ont bien été conclus entre l’entreprise de portage et l’entreprise cliente, et que des conventions de portage ont été signées entre l’entreprise de portage et le salarié porté.
toute mission hébergée par l’entreprise de portage salarial a fait l’objet de contrat de prestation et de convention de portage (ou d’avenant).

vérification de l’existence de rapports d’évaluation des dossiers des salariés portés qui ont abouti à l’acceptation de leur portage par l’entreprise. Ces rapports contiennent également les justifications pour lesquelles une demande d’un salarié porté a été rejetée.

vérification si des check-lists ont été dûment remplis par les agents de l’entreprise de portage salarial et rattachés au dossier avant de procéder aux signatures des conventions de portage et des contrats de prestation. L’auditeur vérifie par ailleurs l’existence des documents attestant de la réalisation des points mentionnés dans le check-list tels que le CV du salarié porté, les lettres ou les emails de référence de ses clients, le rapport d’évaluation du CV du salarié porté, la lettre attestant de la solvabilité d’une entreprise cliente,…)

vérification de l’existence d’une assurance garantie professionnelle contractée par l’entreprise. Il s’agit d’une assurance garantissant la responsabilité civile professionnelle pour les dommages que le salarié porté pourrait causer chez le client pendant la réalisation de sa mission.

vérification de l’existence d’une garantie financière auprès d’un établissement habilité pour garantir le règlement des rémunérations dues au salarié porté, ainsi que le paiement des cotisations sociales en cas de défaillance de l’entreprise porteur.

vérification de l’existence de demandes de portage émanant des salariés portés dans le système d’information de l’entreprise ou dans chaque dossier des salariés portés.

rapprochement de la liste des conventions de portage en cours avec la liste des rapports d’activités reçus.

L’auditeur doit également procéder à des tests de substance pour vérifier que les procédures existantes permettent réellement de prévenir les facteurs de risque identifiés. Ci-dessous des exemples de test réalisables :

vérification du contenu du check-list utilisé par les agents de l’entreprise de portage salarial pour évaluer les dossiers des salariés portés. L’auditeur vérifie si le check-list inclut tous les points essentiels à prendre en considération pour réduire les risques.

Tableau 2. Exemple de check-list d’évaluation des demandes de portage

Nom du potentiel salarié porté : ………………………..

Adresse : ………………………………………………..

Email :

Tel :

CHECK-LIST SUR L’EVALUATION DES DEMANDES DE PORTAGE

Nom du chargé clientèle : …………………………………………..

Date de la demande : ……………………………………

Demande écrite du porté: ¨

CV mis à jour et évalué: ¨

Rapport d’évaluation du porté : ¨

Vérification des références du porté : ¨ PJ : ……………………………………

……………………………………

Dates entretien avec le salarié porté : ………………………………………………….

(négociation des modalités de la convention)

Dates entretien avec l’entreprise cliente : ……………………………………………..

(objectifs et livrables de la mission,

(autres modalités)

Vérification de la solvabilité

de l’entreprise cliente ¨

Durée de la convention mère : …………………………….

(si des missions du salarié porté ont déjà été hébergées par l’entreprise

Approbation ou refus du contrat : ………………………….

Autres commentaires :

……………………………………………………………………………………………

Visa de l’agent commercial

vérification du format prédéterminé des conventions de portage et des contrats de prestation. L’auditeur s’assure que la convention de portage inclut les éléments minimum prévus par l’accord du 24 Juin 2010 relatif à l’activité de portage salarial et le circulaire n°2013-15 du 18 Juillet 2013 ainsi que les éléments soulevés en jurisprudence. L’entreprise de portage salarial effectue généralement de légers changements dans les contenus des conventions de portage et des contrats de prestation pour tenir compte des spécificités de chaque porté et des missions de l’entreprise cliente. L’existence de format prédéterminé présente l’avantage de rappeler aux chargés de clientèle qui rédigent les contrats les éléments essentiels à ne pas oublier.

vérification de la pertinence des éléments compris dans l’état récapitulatif mensuel (ou périodique) qui sert de tableau de bord pour le chef d’entreprise de portage salarial.

A l’issu de ces tests de conformité et de substance, l’auditeur identifie les points faibles et formule des recommandations adéquates pour la direction générale.

2.2. Contrôle des comptes

2.2.1. Analyse des provisions pour risques : exhaustivité et évaluation

Dans le cadre de son audit, l’auditeur vérifie si l’entreprise portage a comptabilisé une provision pour risques de litige en lien avec les risques juridiques, que ce soit pour les risques de litiges avec les clients ou avec les salariés portés (exhaustivité) et vérifie également la méthode d’estimation comptable utilisée par l’entreprise (évaluation).

L’auditeur demande au responsable de la comptabilité et au chef d’entreprise dans quel contexte ils décident de comptabiliser une provision et comment ils déterminent les montants provisionnés.

Commentaires et recommandations

L’entreprise de portage salarial s’expose principalement aux risques de requalification de ses contrats avec ses salariés portés en CDI, au risque de délit de marchandage ou de prêt illicite de main d’œuvre et à des risques de litiges avec ses clients ou avec ses salariés portés. Elle s’expose également à des risques juridiques significatifs étant donné du récent encadrement légal de l’activité de portage salarial et des contradictions existantes entre la réglementation en vigueur et les dispositions prises en jurisprudence.

L’entreprise de portage salarial est généralement de petite taille et n’emploie que quelques employés. Bien qu’elle ne dispose pas de procédures formelles écrites, cela n’implique pas que l’entreprise n’ait pas de contrôle interne. L’auditeur doit identifier les procédures généralement appliquées dans l’entreprise en interviewant les différents intervenants impliqués dans les aspects juridico-sociaux. Il doit vérifier l’existence de procédures mises en place par l’entreprise de portage salarial pour respecter la réglementation et pour se conformer aux obligations relatives aux contrats régissant la relation tripartite.

Les réponses aux risques identifiés à évaluer par l’auditeur s’articulent généralement autour de tests de procédure visant à vérifier l’existence et de la pertinence du contenu des conventions de portage et des contrats de prestation ; de la couverture de l’ensemble des missions par une assurance garantie professionnelle ainsi que de l’existence d’une veille juridique au sein de l’entreprise.

chapitre 2. audit du cycle personnel dans une entreprise de portage salarial

Ce second chapitre concerne les démarches à considérer par l’auditeur pour réaliser un audit du cycle personnel dans une entreprise de portage salarial. Le personnel de ce type d’entreprise est composé d’un côté des salariés propres à l’entreprise (chef d’entreprise, agents commerciaux, …) et des salariés portés d’un autre côté.

Section 1. Evaluation des risques liés au cycle personnel dans une entreprise de portage salarial

Les risques liés au cycle personnel sont préalablement identifiés sans prendre en compte le contrôle interne susceptible d’atténuer ces risques, et sont évalués en deuxième phase. Une fois que les risques sont identifiés et évalués, l’auditeur analyse comment le contrôle interne de l’entreprise de portage salarial arrive à répondre aux risques significatifs du cycle personnel.

Identification des risques liés au personnel

Les risques en lien avec la réglementation du droit du travail

L’utilisation des notes de frais – tolérance 30%

Les frais professionnels représentent les frais payés par le salarié porté dans le cadre de son activité. Ils sont déduits de la base de calcul des cotisations sociales dans la limite de 30% du salaire brut versé. Ils sont par ailleurs exclus du calcul des frais de gestion de l’entreprise de portage salarial dans certaines entreprises de portage salarial. Les frais professionnels incluent les frais de mission et les frais de fonctionnement.

les frais de mission sont directement liés à l’exécution de la mission auprès d’une entreprise cliente. Ils incluent les frais de déplacement, les frais d’hébergement, les frais de restauration ainsi que les frais d’impression des documents fournis au client, etc… Ces frais doivent faire l’objet de notes de frais et de fourniture de pièces justificatives par le salarié porté, ils sont facturés par l’entreprise de portage salarial et remboursés au salarié porté selon la réglementation fiscale et sociale en vigueur.

Le remboursement des notes de frais se fait après réception des pièces justificatives originales et paiement de ces frais par l’entreprise cliente. Ces frais échappant aux cotisations sociales, les organismes sociaux (URSSAF) sont très vigilants sur le respect des limites d’exonération fixées par la loi et sur l’existence suffisante des documents justificatifs.

L’entreprise de portage salarial, l’entreprise cliente ainsi que le salarié porté peuvent convenir d’un paiement des frais de mission sur une base forfaitaire ou sur une base réelle. Ils peuvent se référer au barème de l’URSSAF pour fixer des allocations forfaitaires couvrant les frais d’hébergement, de restauration ou de transport.

La facturation au réel des frais implique l’établissement d’une note de frais et la présentation des pièces justifications y afférentes. Pour se faire rembourser des frais de restauration, le salarié porté doit par exemple présenter la note d’un restaurant, le motif de l’invitation et le nom des invités. Pour justifier les indemnités kilométriques, le salarié porté doit détailler dans sa note le motif du déplacement, le lieu de déplacement, le nombre de kilométrage kilométrique, le numéro du compteur kilométrique au départ et à l’arrivée, la puissance fiscale du véhicule utilisé.

les frais de fonctionnement concernent les frais engagés par le salarié porté pour réaliser son activité : coût de téléphone, coût de papeterie, ou coût de transport, frais de prospection ou frais de déplacement à une formation, achat de fournitures de bureau ou de consommables informatiques, coût d’acquisition d’un matériel ne dépassant pas un certain seuil fixé par l’entreprise de portage salarial etc…

L’entreprise de portage salarial et le salarié porté peuvent également convenir d’un montant forfaitaire pour les frais de fonctionnement. La base de calcul de ce forfait devrait pouvoir être justifié.

Les risques opérationnels sont que l’entreprise de portage salarial rembourse :

des frais qui ne rentrent pas dans la catégorie des frais de mission et des frais professionnels,
des frais non liés à des pièces justificatives,
des frais dépassant la limite de 30% autorisée par la réglementation en vigueur.

Les impacts de ces risques sont constitués par la réintégration par l’URSSAF de ces frais dans les bases de cotisations sociales après un contrôle.

La cohérence des salaires avec le temps de travail

Une entreprise de portage salarial conclut généralement une convention de portage avec un salarié porté pour la durée précise d’une mission pour une entreprise client ou sous forme d’un CDI à temps partiel. Selon l’accord du 24 Juin 2010 relatif au portage salarial, le temps de travail d’un salarié porté peut être basé sur :

une convention individuelle avec un forfait mensuel d’une durée maximale de 173 heures par mois ou de 1 827 heures par an. Ce forfait mensuel inclut les majorations pour heures supplémentaires.
une convention individuel avec un forfait en jours plafonnée à 218 jours par année civile et pouvant être étendu à 223 jours à la demande du salarié porté. La rémunération des jours travaillés entre le 219^ème et le 223^ème jour est majorée de 50%.

L’entreprise de portage salarial doit par ailleurs verser au salarié porté une rémunération mensuelle minimum hors indemnité d’apport d’affaire de 2 900 € pour un emploi à plein temps.

Au début de chaque mois, le salarié porté doit déclarer et remettre à l’entreprise de portage salarial un état des heures ou des jours travaillés au cours du mois précédent en précisant les durées journalières et hebdomadaires de travail réalisées.

Les entreprises de portage salarial paient généralement les salariés portés de deux manières :

les prestations aux clients sont payées en fin de mois que les entreprises clientes aient ou non acquittées les factures de l’entreprise de portage salarial.
l’entreprise de portage salarial paie en fin de mois le montant minimum de rémunération équivalent à la catégorie du salarié porté tel que défini par la convention collective SYNTEC et équivalent au nombre de jours ou d’heures de travail déclarée. Elle verse également une part variable correspondant à chaque recouvrement de facture.

Ces modalités de paiement sont cependant définies dans la convention de portage entre les deux parties.

L’activité de portage salarial étant fondé sur l’hébergement par l’entreprise de portage salarial des missions trouvées par le client, le salarié porté est payé sur la base du nombre de jours défini entre lui et l’entreprise cliente pour réaliser sa mission. Dans la pratique, le salarié porté facture un nombre de jours de travail correspondant à la recherche de missions et de propositions, à la formation, à la réalisation de la mission proprement dite, à la gestion de ses activités.

Les risques opérationnels pour une entreprise de portage salarial dans ce cas spécifique sont :

l’entreprise de portage salarial verse au salarié porté un salaire non cohérent par rapport à son temps de travail. Ce risque peut se produire lorsque :

le salarié porté a fait des erreurs de calcul lors de l’établissement de son relevé de jours ou d’heures travaillés et que l’entreprise de portage salarial n’a pas réalisé les vérifications nécessaires avant d’établir le bulletin de paie du salarié porté.
l’entreprise de portage salarial a fait une erreur lors de l’établissement du bulletin de paie du porté salarié et qu’aucun responsable n’a détecté cette erreur.

Les impacts de ces risques sont constitués par des pertes financières pour l’entreprise de portage salarial.

Les périodes de non activité des salariés et l’utilisation du budget

Les salariés portés bénéficient généralement de contrat à durée indéterminée (CDI) à temps partiel. Pendant les périodes de non activité des salariés portés, ces derniers ne sont pas rémunérés à condition cependant que la durée de travail ait été prévue dans le contrat de travail et celle-ci doit être vigoureusement respectée. Elle peut néanmoins varier de trois façons : par l’accomplissement d’heures complémentaires, par la mise en place d’un système de modulation annuelle ou encore à la demande du salarié.

Le risque opérationnel pouvant survenir est que l’entreprise continue à payer le salarié porté pendant sa période de non activité et que la durée prévue dans le contrat ne soit pas respectée. L’entreprise de portage salarial encourt ainsi des pertes financières.

Les erreurs fréquemment rencontrées sur les bulletins de paie des salariés portés

La rémunération d’un salarié porté se structure comme suit :

Tableau 3. Calcul de la rémunération d’un salarié porté

Mode de calcul

Chiffres d’affaires (hors taxe)

(+) Indemnité d’apport d’affaires

(-) Frais de gestion

(-) Marge prise par l’entreprise de portage salarial

Chiffres d’affaires à reverser au salarié porté

(-) Frais de mission

(-) Frais professionnel

Chiffres d’affaires pour base de calcul des cotisations sociales

(-) Cotisations sociales

(-) Cotisations patronales

Salaire net versé au salarié porté

A part le salaire net versé au salarié porté, les frais de mission et les frais professionnels sont remboursés au salarié porté au fur et à mesure de la réception des notes de frais et des paiements des frais de mission par l’entreprise cliente.

L’entreprise de portage salarial facture la TVA à l’entreprise client qui peut généralement la récupérer. La TVA n’est pas versée au salarié porté.

Les frais de gestion incluent les frais administratifs nécessaires à l’ouverture d’un compte d’activité pour le salarié porté, à l’établissement de la convention de portage et du contrat de prestation, à la démarche de déclaration unique d’embauche auprès de l’URSSAF, aux frais de facturation et de recouvrement des factures auprès des entreprises clients, au suivi des rapports d’activité et à l’élaboration des bulletins de paie, au versement des cotisations obligatoires auprès des organismes concernés, à l’inscription à une assurance responsabilité civile et professionnelle. L’entreprise de portage salarial calcule les frais de gestion sur la base d’un pourcentage du chiffre d’affaires réalisé par le salarié porté. Le taux des frais de gestion est dégressif par rapport au montant du chiffre d’affaires.

Les frais de mission et les frais professionnels ont été présentés dans les sections précédentes.

Les charges patronales et sociales sont calculées sur la base du chiffre d’affaires à reverser au salarié porté déduit des frais de gestion, des frais de mission et professionnels, et de la marge de l’entreprise de portage salarial. Les taux appliqués dépendent du niveau de rémunération du salarié porté par rapport au plafond de la sécurité sociale. Durant la période transitoire (Juin 2013-Juin 2015), ces charges prennent comptes également du statut cadre ou non cadre du salarié porté.

Les modalités d’acquisition, de prise et de paiement des congés payés des salariés portés doivent se conformer aux articles L1242-16 et L3141-1. Un salarié porté bénéficie de 2,5 jours de congé payé. Il incombe au salarié porté d’informer l’entreprise cliente qu’il prend des congés durant une période d’exécution de mission inférieure à 12 mois. Le salarié a le droit de prendre des congés ou de bénéficier d’une indemnité compensatrice, et ces droits doivent être exercés annuellement. Le montant de l’indemnité compensatrice s’élève à 1/10ème de la rémunération totale brute du salarié porté pendant la durée du contrat déduction des congés effectivement pris. L’indemnité de congé payé constitue donc un poste comptable dans le bulletin de paie.

Les risques récemment rencontrés sur les bulletins de paie des salariés portés peuvent inclure :

les éléments de la rémunération (chiffre d’affaires hors taxe, frais de gestion, frais de mission, …) dans le bulletin de paie du salarié sont incorrects, inexacts ou insuffisantes. Ces risques sont dus par :

une absence ou une erreur de saisie des éléments de la rémunération.
une absence ou une erreur de saisie des éléments modifiant la rémunération (tels que l’augmentation des honoraires, le changement des barèmes kilométriques, le changement des taux de cotisations sociales…). Cette absence ou cette erreur de saisie peut être causée par la méconnaissance, l’absence de veille réglementaire au niveau de l’entreprise.
une erreur de calcul (utilisation du mauvais taux de calcul, erreur de calcul de la base d’imputation des frais).
une erreur d’imputation des éléments.

des notes de frais non justifiés ou non éligibles sont remboursées au salarié porté. Ces risques sont dus par :

le non respect des dispositions réglementaires (par exemple : le barème des indemnités kilométriques n’est pas suivi : le mauvais taux de remboursement est utilisé).
l’absence de pièces justificatives ou l’insuffisance des pièces fournies.
des erreurs dans les pièces justificatives.

des acomptes ou avances payées au salarié porté ne sont pas récupérés.

Ces risques constituent des risques de pertes financières pour l’entreprise de portage salarial et des risques de redressement par les organismes sociaux

L’évaluation des risques du cycle personnel nécessite la prise de connaissance du cycle de personnel de l’entreprise de portage salarial. Les points ci-après sont pris en compte dans le questionnaire de prise de connaissance (Annexe 1 – partie B):

l’organisation du service des ressources humaines,
les documents types utilisés pour la gestion des salariés portés,
ainsi que l’outil de traitement utilisé (tableau excel ou logiciel de comptabilité).

Pour identifier les risques inhérents au cycle personnel, l’auditeur doit par ailleurs prendre en considération les points ci-dessous :

la compétence du personnel en charge de la gestion et du traitement des ressources humaines. Elle est en effet nécessaire pour s’assurer que les procédures en vigueur soient bien appliquées de manière efficace. L’incompétence du personnel expose l’entreprise à des risques d’erreurs, d’omission, de comptes erronés et d’importants risques financiers.

la complexité de la réglementation du travail dans le secteur du portage salarial. A l’heure actuelle, il existe un vide juridique en la matière. Les partenaires sociaux devraient en effet négocier une convention collective pour les entreprises du portage salarial afin de déterminer les modalités d’exercice des relations collectives dans un délai d’un an à compter du 8 juin 2013. Les différents cas de jurisprudence qui sont survenus depuis 2008 démontrent par ailleurs la non maîtrise des aspects sociaux par les entreprises. L’entreprise de portage salarial devrait disposer d’un personnel compétent et d’une veille informationnelle juridique efficace.

le respect de la convention collective et de la réglementation sociale existante (statut de cadre, salaires, taux des journées supplémentaires, contingent, prévoyance…) :

la conformité des bulletins de paie par rapport aux mentions obligatoires.
la prise en compte des charges sociales par l’utilisation de la base et d’un taux de calcul correct).
la conformité des documents de fin de contrat (remise de certificat de travail, d’une attestation pôle emploi et du dernier bulletin de salaire au salarié porté).

les conclusions des travaux d’audit des années précédentes. Si les risques étaient jugés élevés lors de l’audit de l’année précédente, l’auditeur doit s’assurer que les recommandations préconisées ont été mises en œuvre et appliquées de manière permanente.

Les impacts des risques inhérents au cycle personnel incluent les risques financiers, les risques de redressement de l’URSAAF et des autres organismes sociaux ainsi que des risques prud’hommes.

Les risques en lien avec l’exhaustivité et la réalité des charges : erreurs et fraudes

L’entreprise de portage salarial s’expose à différents risques d’erreur et de fraude tels que :

les fraudes sur salaires: elles peuvent se traduire de plusieurs manières incluant par exemple la fraude sur paiement de salaires à des salariés portés fictifs. Les salariés portés fictifs n’existent réellement pas ou concernent des salariés portés qui ne font plus partie de l’organisation ou des salariés portés qui ont été hébergés de manière ponctuelle par l’entreprise de portage salarial. Le fraudeur peut également rajouter une mission fictive rattachée au compte d’activité d’un salarié porté existant, y rattacher un faux relevé d’identité bancaire et y virer les montants des fausses prestations. Le fraudeur peut par ailleurs modifier les temps passés par les salariés portés pour accroître les montants de leur paiement à des taux non adaptés et non autorisés.

Ce risque de fraude peut être accentué par une faiblesse de la séparation des tâches et par une absence de contrôle, et peut être le fait de l’employé pouvant intégrer des salariés portés fictifs dans la base de données des salariés. Le fraudeur procède généralement à l’ouverture d’un compte bancaire pour percevoir les montants détournés et intègre le salarié fictif dans les fichiers utilisés par l’entreprise de portage salarial. Il a accès à tous les fichiers et peut ainsi facilement dissimuler les fraudes.

Le manque de pièces justificatives et d’approbation d’ouverture des comptes, l’existence de plusieurs mini-fichiers pour la gestion des fraudes, le faible nombre de jours de congés pris par le personnel, la faible séparation des fonctions au niveau du service des ressources humaines constituent des indices possibles à l’existence d’une fraude de paiement de salariés portés fictifs.

les fraudes sur paiement: les fraudeurs utilisent généralement des faux comptes bancaires qui sont les leurs ou ceux de leurs proches (collègues, parents, amis, etc…). Ils émettent un double paiement ou détournent des paiements à adresser normalement aux organismes sociaux.

les fraudes par manipulation des avances accordées: les avances accordées aux salariés portés sont généralement d’un faible montant et ne font pas forcément l’objet d’un suivi rigoureux de la part des dirigeants. Les fraudeurs peuvent recourir à différentes méthodes telles que :

la création d’avances pour des salariés portés qui ne sont pas avertis, le virement de cette avance sur un compte différent du bénéficiaire déclaré, le remboursement de l’avance à partir du même compte.
la création d’avances octroyées à des salariés portés qui quittent ou qui ont quitté l’entreprise, la déclaration de non remboursement des avances par ces salariés et leur comptabilisation en pertes financières. Le fraudeur peut ainsi empocher les montants fraudés.

Dans une entreprise de petite taille où la séparation des fonctions est faible, la personne en charge des ressources humaines effectue à la fois le traitement des salaires, leur paiement et leur enregistrement comptable. Elle se trouve ainsi en mesure de détourner les avances, de comptabiliser des avances non accordées ou de comptabiliser des remboursements d’avance non perçues en créant un déséquilibre financier au niveau des comptes de trésorerie qui peut être dissimulé de manière temporaire.

les fraudes sur le remboursement des frais: ce type de fraude est plus facile pour les fraudeurs car ils ne sont pas obligés de créer des nouveaux comptes fictifs ou d’apporter des modifications dans les comptes existants. Le fraudeur a recours à différentes méthodes :

il se fait rembourser des fausses dépenses, des dépenses personnelles du fraudeur ou des dépenses qui ne concernent pas une mission réelle d’un salarié porté. Ces dépenses peuvent concerner par exemple des frais de voyage (location de véhicule, indemnité kilométrique…) pendant des vacances personnelles ou des déplacements personnels.
il surfacture les dépenses réellement engagées ou fournit des fausses pièces justificatives pour pouvoir empocher la différence. C’est le cas par exemple des billets d’avion en business class qui sont échangés par les salariés portés par des billets d’avion en classe économique. Ils encaissent la différence.

Ces types de fraudes peuvent être décelés par quelques signes tels que la demande de remboursement pour des montants élevés par rapport à la prestation, le refus du salarié porté de fournir des pièces justificatives.

les fraudes résultant de la manipulation des avantages sociaux:

l’existence de doublons: la majorité du temps, cette erreur est causée par la faiblesse du système comptable et organisationnel de l’entreprise. Un agent commercial au sein de l’entreprise de portage salarial peut par exemple validé et approuvé le paiement d’un billet d’avion pour un salarié porté. La comptabilité a émis de ce fait un paiement pour cette dépense. Quelques jours après, l’agence de voyage envoie une facture relative au même billet d’avion et la comptabilité a émis un autre paiement. C’est pour éviter ce genre de doublon que la comptabilité doit combiner la facture d’un billet d’avion approuvée par l’agent commercial en charge d’un salarié porté, la copie du billet ainsi que les tickets d’embarquement avant de procéder à un paiement.

Les risques de fraude sont renforcés par un management centralisé sur une seule ou quelques personnes ; par une faible séparation des fonctions associée à un faible contrôle et à une faible supervision par les dirigeants ; et par la complexité des transactions.

Il est recommandé à l’auditeur de séparer l’identification des risques de leur évaluation. Les risques sont ainsi identifiés tout au long du déroulement des travaux, examinés et documentés.

Une fois que les risques sont identifiés, l’auditeur utilise une matrice d’évaluation des risques présentée en annexe 3 pour détecter les risques d’anomalies significatives dans le cycle personnel.

Appréciation du contrôle interne lié au cycle personnel de l’entreprise de portage salarial

Objectifs et points d’attention à contrôler

L’évaluation du contrôle interne lié au cycle personnel de l’entreprise de portage salarial a pour objectifs de :

vérifier l’existence d’une séparation des fonctions suffisante dans la gestion et le traitement des ressources humaines,
vérifier le droit à rémunération des personnes payées par l’entreprise (employés et salariés portés),
s’assurer de la fiabilité des informations figurant sur les comptes d’activité des salariés portés,
vérifier l’exactitude et la pertinence du calcul des rémunérations, du traitement des cotisations sociales sur paie,
s’assurer du respect des dispositions légales,
vérifier les procédures de contrôle et d’autorisation des salaires.

L’auditeur s’attachera à contrôler les points ci-après

Informations permanentes:

Existence et contenu des dossiers des salariés portés et des propres employés de l’entreprise,
Existence et vérification des procédures d’embauche et de départ des salariés portés et des propres employés de l’entreprise,
Existence d’un format de contrat de travail entre l’entreprise de portage salarial et le salarié porté (existence, permanence, mis à jour, responsable) et d’un format de contrat de travail pour les employés de l’entreprise,
Existence et vérification des comptes d’activité des salariés portés,
Gestion des congés,
Protection sociale,
Existence de suivi médical de travail à l’embauche et du suivi périodique du salarié (qui sont sous la responsabilité de l’entreprise de portage salariale conformément aux articles R. 4624-10 et suivants du code du travail).
Détection à temps des salariés portés inactifs,
Existence d’un système de vérification du cumul des heures ou des jours travaillés par mois et par an pour ne pas dépasser les limites légaux

Vérification du décompte des heures (réalité et exhaustivité)
Vérification que les heures supplémentaires en contingent heure ne sont pas payées en plus
Vérification de la majoration en 50% des jours supplémentaires en contingent

Préparation de la paie:

Procédure de réception et vérification des éléments de rémunération dans les bulletins de paie des salariés portés : exactitude des éléments saisis
à l’établissement des salaires (responsable, autorisation, vérification),
Procédure de vérification des données sociales avant paiement (responsable).

Paiement de la paie et des cotisations sociales:

Rapprochement des montants payés avec le journal de paie,
Existence de procédures relatives aux modes de paiement (espèces, chèque, virement…),
Vérification des bénéficiaires des paiements,
Existence de procédure de déclaration des cotisations aux organismes sociaux (périodicité, responsable, contrôle des données)
Cohérence entre le nombre d’effectifs de salariés portés, le nombre d’effectifs payés ainsi que le nombre de salariés portés déclarés auprès des organismes sociaux
Existence d’un état de salaires mensuels / état des salariés déclarés
Existence d’un check-list des pièces justificatifs et éléments à fournir pour chaque catégorie de notes de frais (exemple : pour les frais de restauration, quelles sont les pièces et éléments requis ? de même, pour les indemnités kilométriques ?)
Correcte utilisation du barème des indemnités kilométriques

Traitement des notes de frais

Exhaustivité et pertinence des notes de frais et des pièces justificatives
Non dépassement des notes de frais par rapport au seuil de tolérance de 30%
Vérification du montant des notes de frais par rapport au montant convenu dans les contrats de prestation entre l’entreprise de portage salarial et les entreprises clientes. Cette vérification est nécessaire car les écarts entre les notes de frais demandés en remboursement et les montants convenus constituent des raisons de retard de non paiement des clients qui peuvent refuser ou demander des justificatifs additionnels.

Comptabilisation

Rapprochement des documents sociaux et comptables (existence, modalité, formalisation, traitement des dysfonctionnements, responsable)
Procédure de suivi des prêts et avances (existence, modalité, responsable),
Justification des comptes (salaires, charges)
Procédure de fixation des provisions à constater (identification de la nature des provisions, modalités de calcul et de comptabilisation, responsables)
Procédure de vérification et de suivi des oppositions,

Contentieux

Procédure de gestion des litiges sociaux avec des salariés portés ou des organismes sociaux (existence, responsable)
Procédure de traitement des contentieux (modalité de suivi, prestataires externes, délégation de pouvoir, responsables)

Séparation des fonctions:

Approbation des entrées/sorties des salariés portés et du personnel de l’entreprise de portage salarial
Fixation des rémunérations et des éléments de salaires
Approbation des heures travaillées
Préparation de la paie et vérification des calculs
Autorisation des avances, paiement, signature des chèques et des ordres de virement, modalité des paiements en espèces
Centralisation de la paie
Elaboration des déclarations sociales, vérification et paiement
Mise à jour et accès aux dossiers du personnel
Réception des notes de frais et des pièces justificatives, vérification des pièces et approbation pour paiement
Gestion et approbation des congés
Comptabilité

Ces différents points sont abordés dans le questionnaire de prise de connaissance du contrôle interne joint en annexe 2 – partie C.

Evaluation de l’efficacité du contrôle interne

Une fois que l’auditeur a pris connaissance du contrôle interne de l’entreprise de portage salarial, l’auditeur réalise une correspondance des facteurs de risques identifiés dans la première section avec le contrôle interne utilisé par l’entreprise. Cette étape a pour objectif de vérifier si le contrôle interne en question permet de prévenir, de détecter ou de corriger les anomalies constatées. Elle permet par ailleurs d’identifier les forces et les faiblesses du contrôle interne de l’entreprise. L’auditeur pourrait par la suite formuler des recommandations.

Pour effectuer une évaluation de l’efficacité du contrôle interne, l’auditeur utilise une matrice de contrôle interne qui confronte les processus de contrôle interne appliqués dans l’entreprise et les risques significatifs identifiés.

Pour illustrer cette matrice, nous avons pris l’exemple d’un cas concret d’une entreprise de portage salarial.

Tableau 4 : Matrice de contrôle interne – cycle personnel

		Facteurs de risques
	Type de contrôle: P= prévenir; D= détecter	Aucun salarié porté fictif n’est payé par l’entreprise	Les frais de mission et de fonctionnement dépassent le seuil de tolérance	Les honoraires payés sont conformes au temps de travail effectif	Les charges sociales ne sont pas prises en compte et ne se basent pas sur une base et des taux corrects	Les particularités sociales ne sont pas suivies par l’entreprise	Les notes de frais ne sont pas vérifiées, contiennent des erreurs et des anomalies	La direction ne contrôle pas rigoureusement la paie (paie, cotisations sociales, note de frais, avances,,,,)	Contrôle testé (oui/non)
Assertions		E		EV	EV		E
Procédures
1	L’agent commercial se charge de l’ouverture d’un compte d’activités pour un salarié porté et rassemble les documents nécessaires (CV, référence, copies des contrats antérieurs,…)	P
2	L’agent commercial envoie une copie du contrat de travail du salarié porté à la secrétaire administrative et comptable			D
3	Les heures de travail sont décomptées et mises à jour dans le tableur excel de gestion des salariés par l’agent commercial	P		P
4	La secrétaire administrative reçoit certaines notes de frais, vérifie les pièces justificatives , les soumet à l’approbation du chef d’entreprise. Elle ne dispose d’aucun check-list de pièces justificatives
5	L’agent commercial reçoit directement des salariés portés des factures pour remboursement, effectue quelques vérifications et demande au secrétaire de les payer
6	Les avances sont autorisées par le chef d’entreprise, payées par la secrétaire
7	La secrétaire administrative et comptable établit les bulletins de paie. Elle émet un état récapitulatif des salaires qui est validé par le chef d’entreprise							D
8	La secrétaire établit les déclarations sociales et effectue leur paiement				P
9	La comptabilisation est effectuée par la secrétaire administrative et comptable
10	L’entreprise de portage salarial est membre du SNEPS et le chef d’entreprise reçoit des informations régulières sur la réglementation					P

Les procédures de contrôle atténuent-elles les facteurs de risque?
Y= risque atténué, S= atténué en partie, N= existence de faiblesse		Y	N	Y	S	Y	N	S
Significative

Faiblesse identifiée
1	Réception, vérification et traitement des notes de frais

Section 2. Procédures d’audit possibles en réponse aux risques liés au cycle personnel évalués

2.1. Réponses aux risques liés au cycle personnel

L’auditeur doit déterminer les tests de contrôle ou les tests de substance à réaliser suivant les risques d’anomalie qu’il estime être significatifs après l’évaluation des risques et du contrôle interne appliqué par l’entreprise de portage salarial. Les tests de procédures ont pour objectif de vérifier si le contrôle interne est réellement appliqué de manière permanente dans l’entreprise de portage salarial.

Les tests à réaliser peuvent consister aux :

contrôle des états de paie : l’auditeur peut comparer les salaires payés au titre d’un mois en cours avec le mois M-1, ou de l’année en cours par rapport à l’année précédente. Il rapproche par ailleurs les états des salaires et le journal de paie. L’auditeur effectue par ailleurs un test par sondage des bulletins de paie pour s’assurer qu’ils soient conformes à la règlementation et que les calculs sont corrects.

contrôle individuel par agent: l’auditeur peut choisir un dossier complexe pour vérifier si l’ensemble des procédures est appliqué (procédure d’embauche, ouverture et mise à jour du compte d’activité, éléments du dossier du salarié porté, décompte des heures, documentation des avances et des notes de frais, justification des réceptions de paiement, déclarations sociales afférentes au salarié porté, …). Il vérifie si le dossier du salarié porté contient son CV, des demandes d’être porté, sa fiche d’évaluation, la copie du contrat de travail ainsi que la fiche de chaque mission, la copie des avenants au contrat, les références du salarié. L’auditeur vérifie par ailleurs les bulletins de paie ainsi que les déclarations sociales relatives au dossier de salarié porté audité. Il vérifie les autorisations, les validations et les contrôles effectués à chaque processus de la gestion des ressources humaines.

contrôle par sondage des comptes d’activité: l’auditeur vérifie les données figurant sur les comptes d’activité (chiffre d’affaire réalisé, chiffre d’affaire en cours, frais de fonctionnement, notes de frais, …)

vérification de l’état des acomptes versés: l’auditeur vérifie si les acomptes payés ont fait l’objet de demande du salarié porté, si les paiements aux salariés portés peuvent être retracés que ce soit du côté de l’entreprise ou du côté du bénéficiaire, que les procédures de paiement en espèces, par chèque ou par virement ont été appliquées, que les avances sont bien récupérées auprès de chaque salarié bénéficiaire.

contrôle de l’exhaustivité des charges sociales: l’auditeur peut recourir à l’examen de l’état récapitulatif des salaires et des charges sociales si elle existe ou la vérifier à partir de l’examen des bulletins de paie et de l’état des déclarations sociales. Il vérifie la base de calcul des cotisations, les taux utilisés et examine les variations. L’auditeur justifie par ailleurs les comptes organismes sociaux par rapport aux derniers bordereaux.

contrôle par sondage des notes de frais: l’auditeur vérifie l’application correcte du barème kilométrique, l’existence des pièces justificatives et des éléments requis pour chaque catégorie de notes de frais. Il contrôle le non dépassement du seuil de tolérance dans chaque compte d’activité. Il s’assure par ailleurs de leur correcte comptabilisation et d’une bonne séparation des exercices pour les frais de l’année N demandés en remboursement en début d’année N+1.

L’auditeur peut utiliser les documents ci-après dans ses contrôles:

les fichiers des salariés portés ainsi que les comptes d’activité de chaque salarié porté : ils contiennent les totaux cumulatifs et les données permanentes de chaque salarié porté.
le journal de salaires comprenant la rémunération des salariés de l’entreprise : cadre, taux horaire, taux journalier.
le fichier des congés.
le fichier des notes de frais contenant toutes les opérations concernant les demandes de remboursement.
l’état des déclarations sociales.

Pour déceler d’éventuelles fraudes dans l’entreprise, l’auditeur :

effectue une recherche de doublons en rapprochant les numéros de compte bancaire avec les montants payés par l’entreprise.
réalise un rapprochement entre les dates de fin de contrat des salariés portés et les dates de dernier versement de leur paie pour déterminer qu’aucun salarié porté ou employé licencié ou ayant quitté l’entreprise ne continuent à être payés.
rapproche les jours de congés pris avec les limites autorisés afin de s’assurer que les salariés portés ne prennent pas plus de congés que le nombre prévu dans leur contrat de travail.
recherche des doublons sur les numéros de facture des fournisseurs (agences de voyage, loueurs de voiture,…) et des entreprises clientes.
vérifie que les dates des notes de frais ne correspondent pas à des jours fériés ou à des week-end.

2.2. Contrôle des comptes : provisions salaires à payer

2.2.1. Validation du budget disponible

L’entreprise de portage salarial doit souscrire une garantie financière auprès d’une entité autorisée (banque, compagnie d’assurance ou association spécialisée) à délivrer des cautions. Cette garantie a pour objectif d’assurer le paiement des rémunérations des salariés portés et des cotisations sociales en cas de défaillance de l’entreprise.

Pour souscrire une garantie financière, l’entreprise de portage salarial doit fournir un compte de résultat prévisionnel et un tableau de volume d’affaires prévisionnel à l’entité qui porte caution. La garantie financière est émise pour un montant minimum, elle est réévaluée en fonction du volume d’affaires de l’entreprise. Pour s’assurer de payer les salaires de ses salariés portés, l’entreprise de portage salarial devrait disposer d’un budget prévisionnel (sur une période définie, mensuelle ou trimestrielle ou annuelle) qui contiendrait :

la liste des salariés portés et la durée de leur contrat de travail,
le montant minimum des rémunérations à payer aux salariés portés suivant les dispositions légales,
le montant des honoraires à payer relatifs aux missions conclues avec des entreprises clientes,
la projection des missions à venir des salariés portés.

L’auditeur doit vérifier l’existence d’un budget prévisionnel, la cohérence et la pertinence des chiffres utilisés et des projections estimatives. Il peut également se référer aux copies certifiées des liasses des comptes fiscaux des deux dernières années pour définir le bien-fondé du budget établi.

2.2.2. Validation du calcul de la provision par tests

L’entreprise de portage salarial devrait comptabiliser une provision pour les salaires à payer, une provision pour contentieux social (en cas de litiges sociaux avec un salarié porté, un employé ou un organisme social). Pour ses travaux de contrôle des comptes, l’auditeur doit :

s’assurer qu’une provision a bien été comptabilisée (pour éviter les risques d’absence de provision qui représentent des risques financiers et des risques considérables pour la trésorerie pouvant ainsi mettre la continuité de l’entreprise en péril).

s’assurer par ailleurs que la provision a été correctement évaluée (risque d’erreur d’évaluation). Il vérifie l’existence d’une règle d’évaluation et s’assurer de la traçabilité des modalités de calcul.

vérifie si l’imputation comptable (risque d’enregistrement comptable erroné) est correcte et si l’entreprise a procédé à la liquidation de la provision (risque d’oubli ou risque d’absence de reprise de provision). Il doit s’assurer que l’entreprise ne continue pas de provisionner pour des risques devenus sans objet.

vérifier qu’une provision a été comptabilisée pour les risques de contentieux social. Lors de ses entretiens avec le directeur et les responsables de l’entreprise, l’auditeur vérifie l’existence des litiges ou de risques en cours. Il peut également s’appuyer sur la comptabilité et se baser par exemple sur les honoraires payés aux avocats pour retracer les dossiers concernés ainsi que les provisions constituées. Il peut par ailleurs se baser sur l’analyse de l’antériorité des créances pour identifier des créances qui présentent des risques élevés d’être impayés.

Commentaires et recommandations

Pour les audits des cycles (dont le cycle personnel) ainsi que les audits des processus (aspects juridico-sociaux), l’auditeur doit au préalable identifier les risques afférents à chaque cycle et processus sans chercher à les évaluer. Ils doivent être documentés et examinés. Les risques ne sont pas tous identifiés en début de mission, certains d’entre eux sont décelés lors du déroulement de la mission d’audit.

En ce qui concerne le cycle personnel, l’entreprise de portage salarial s’expose principalement à des risques financiers, à des risques d’erreur et d’omission, à un risque de redressement de l’URSSAF ainsi qu’à des risques de fraude. Ces risques sont liés à la complexité de la réglementation sociale, au non respect de la convention collective utilisée temporairement par l’entreprise de portage avant que leur propre convention ne soit établie, aux erreurs constatés dans les bulletins de paie, au dépassement du seuil des notes de frais, au non respect des documents de fin de contrat, à l’absence de séparation de tâche dans la gestion des ressources humaines.

L’auditeur doit par la suite évaluer les risques en déduisant les risques d’anomalies significatives.

Il procède par la suite à la vérification de l’existence de procédures de contrôle interne mises en place par l’entreprise de portage salarial pour respecter la réglementation sociale : ces procédures incluent entre autres l’existence de dossiers complets, la préparation de la paie, le paiement de la paie et des cotisations sociales, le traitement des notes de frais, la comptabilisation et le contentieux, la séparation des fonctions.

Les réponses aux risques identifiés à évaluer par l’auditeur pour le cycle du personnel sont constituées par le contrôle des états de paie, du contrôle des comptes d’activité de chaque salarié porté, la vérification de l’état des comptes versés, le contrôle de l’exhaustivité des charges sociales.

PARTIE 2

LE PROCESSUS OPERATIONNEL : PRISE EN COMPTE DES RISQUES INHERENTS LIES A LA PHASE DE TRAVAIL ET DE REMUNERATION DANS LA DEMARCHE D’AUDIT

La deuxième partie présentera les particularités et risques associées liées au processus opérationnel à intégrer dans la démarche d’audit. Elles concernent les phases de travail et de rémunération des portés, phases essentielles de l’activité, autour desquelles tous les processus sont organisés. Le système de gestion des portés présente des particularités qu’il convient en effet d’intégrer dans la démarche d’audit afin de mieux appréhender les risques qui en découlent.

Cette partie sera également accompagnée d’outils tels que des questionnaires spécifiques dédiés à l’identification et l’analyse des risques potentiels dans cette activité après leur mise en évidence.

CHAPITRE 1. AUDIT DU CYCLE VENTES/CLIENTS DANS UNE ENTREPRISE DE PORTAGE SALARIAL

Le présent chapitre mentionne les risques spécifiques identifiés relatifs au cycle ventes/clients d’une entreprise de portage salarial ainsi que les types de procédures de contrôle interne auxquels cette dernière recourt.

Section 1. Evaluation des risques liés au cycle ventes/clients

Identification des risques liés au cycle ventes/clients

Les risques liés au chiffre d’affaires : réalité-exhaustivité

Le chiffre d’affaires d’une entreprise de portage salarial se compose principalement de la marge et des frais de gestion prélevés par celle-ci sur les comptes des salariés portés. Il est fortement corrélé aux missions réalisées par les salariés portés et aux prix de ces missions tels que prévu dans les contrats de prestations conclus entre l’entreprise de portage salarial et les clients.

Les prestations des salariés portés sont facturées par l’entreprise de portage salarial une fois que le consultant lui a communiqué le nombre d’heures à facturer et a confirmé la remise des livrables convenus aux clients. Une mission peut ainsi faire l’objet de plusieurs facturations : facturation d’un acompte après la signature du contrat ; facturation d’un autre acompte après la livraison d’un rapport intermédiaire correspondant à la réalisation de tâches bien définies ; facturation du montant restant.

Une entreprise de portage salarial peut gérer entre 2 à 50 salariés portés ou même plus qui réalisent des missions de manière continue ou ponctuelle à différentes périodes. L’entreprise s’expose aux risques d’existence et d’exhaustivité de son chiffre d’affaires. En effet, pour cause d’erreur ou de fraude, il peut arriver que le chiffre d’affaire enregistré dans les comptes de l’entreprise soit insuffisant ou ne reflète pas la réalité.

La validation du relevé d’intervention périodique (RPI) et du contrat de prestation

Le contrat de prestation signé entre l’entreprise de portage salarial et le client mentionne clairement la nature de la mission attendue du salarié porté, le nombre d’heures ou d’hommes jour de travail estimatif, convenu ou plafonné, la rémunération à percevoir par le consultant ou les modalités de paiement. Le consultant est autonome dans la réalisation de sa mission : il n’est pas obligé de travailler à des heures précises ou de venir travailler dans les locaux de l’entreprise de portage. Le salarié porté travaille à son propre rythme.

En concluant un contrat de prestation, l’entreprise de portage salarial engage sa responsabilité professionnelle vis-à-vis des clients. Sa santé financière dépend de la bonne réalisation et de la facturation effective des missions. Elle doit donc suivre régulièrement les activités de ses salariés portés en vérifiant et en validant leurs relevés périodiques d’intervention (RPI) par rapport aux termes des contrats.

Un RPI constitue un état mensuel à remplir par le salarié porté, il inclut les informations ci-après : le nom du salarié porté, le mois concerné, le nom du client auprès duquel le consultant intervient, un tableau récapitulatif des jours de la semaine et des semaines dans un mois. Le salarié précise le total du temps passé en jours sur la mission du client durant le mois concerné. Pour une bonne gestion des missions, il devrait préciser le nombre de temps réel passé par rapport aux prévisions. La validation des RPI permet également à l’entreprise de suivre sa situation par rapport au budget prévisionnel de chiffre d’affaire et de trésorerie. Les RPI doivent être signés par le responsable de la mission chez le client et par un responsable de l’entreprise.

Sans une organisation de contrôle efficace des relevés périodiques d’intervention des salariés portés, l’entreprise de portage salarial s’expose à plusieurs risques tels que les omissions, les erreurs ou les fraudes de facturation et de comptabilisation de certains chiffres d’affaires et par conséquent des risques de pertes financières et des risques de trésorerie.

Les risques d’erreur identifiés au niveau du déclenchement du budget du porté : importance du suivi des comptes clients

Les comptes des salariés portés doivent être contrôlés de manière fréquente par l’entreprise afin de déceler des erreurs et des anomalies. Elle doit procéder à un suivi rigoureux des grands livres auxiliaires des salariés portés, et effectuer un rapprochement entre la nature des missions et les modalités de paiement, les facturations émises et les encaissements perçus. Ce rapprochement permet d’identifier :

les erreurs de saisie (erreur sur les libellés, sur les numéros de facture ou erreurs sur les montants) ;
les doubles enregistrements ;
les montants non facturés ou les montants non encaissés.

Le suivi des comptes des salariés portés implique également pour l’entreprise de connaître en temps réel son encours client qui inclut le montant total des créances non encaissées ainsi que les missions réalisées non encore facturées. Ce suivi lui permet par ailleurs de vérifier si les clients ont respecté les délais de paiement. Cette information lui permettra de vérifier la situation de l’entreprise par rapport au seuil de rentabilité et par rapport aux objectifs commerciaux fixés. Pour effectuer ce suivi, l’entreprise doit maintenir et mettre à jour un échéancier des salariés portés qui permet de classer les créances par dépassement des délais de paiement (> 30 jours, > 45 jours, > 60 jours, >90 jours ou > 120 jours).

Ce suivi permet à l’entreprise de :

effectuer des relances régulières auprès des clients pour le paiement de leurs impayés ;
décider si un salarié porté doit continuer à travailler sur les livrables intermédiaires d’un client mauvais payeur ;
identifier les clients qui paient généralement leurs factures avec d’importants retards de paiement ;
définir les créances qui présentent un risque élevé de litiges.

L’absence de suivi des comptes des consultants ne permet pas de :

détecter les créances impayées depuis plusieurs mois ou même depuis plus d’une année, ce qui expose l’entreprise à des risques de trésorerie pouvant même remettre en cause sa continuité.
éviter l’envoi de relance de paiement à des clients qui ont déjà effectué leur paiement, ce qui expose l’entreprise à de sérieux problèmes d’image.

L’imputation des encaissements : risques de fraude et d’erreur

L’absence de contrôle et de suivi des comptes des salariés portés peut exposer l’entreprise de portage salarial à différents types de fraude sur encaissements, à savoir :

Le détournement des encaissements

l’employé a encaissé pour lui-même les paiements des clients sans avoir enregistré ou comptabilisé la vente de missions auprès des clients.

il peut également faire héberger une mission d’un faux salarié porté au sein de l’entreprise sans que le dirigeant le sache, et solde l’encaissement reçu par la même occasion. Il peut ainsi empocher les frais de gestion et la marge supposés revenir à l’entreprise.

l’employé comptabilise un montant erroné de la facture (généralement inférieur au montant réel), règle le salarié porté, et encaisse pour son propre compte la différence entre la marge réelle et la marge dégagée par la comptabilité.

l’employé détourne le règlement d’un client X, ce qui fait que le compte de l’entreprise cliente n’est pas soldé. Lorsqu’un client Y règle sa facture, l’employé impute cet encaissement dans le compte du client X et ainsi de suite. Le compte du client X finit par être soldé et les comptes des autres clients devaient être régularisés en transférant le règlement des créances sur d’un client sur d’autres.

ces fraudes ne peuvent cependant pas se réaliser que si l’employé se charge à la fois de saisir les écritures comptables, de réceptionner les règlements des clients et les déposer à la banque. Si l’employé n’est pas entièrement responsable du processus de comptabilisation et de réception du règlement, les risques de fraude sont plus faibles, mais restent plus élevés en cas de connivence entre le comptable et le trésorier en quelque sorte.

En effet, pour détourner un encaissement, le fraudeur va solder les comptes des salariés portés afin d’éviter que ceux-ci apparaissent comme impayés dans la balance âgée de l’entreprise et que l’entreprise doive réaliser des relances auprès des clients. Ces relances forceront les clients à informer le dirigeant qu’ils ont bien effectué leur règlement. Ces réponses vont inciter la direction à faire une enquête et à déterminer où sont passés les montants non encaissés. Le fraudeur peut simplement annuler les transactions une fois qu’il a encaissé les fonds.

Pour solder un compte de salarié porté sans laisser de trace, l’employé fraudeur enregistre la vente des missions en contrepartie d’une perte sur créance, d’une charge ou d’une créance fictive. Il veille par ailleurs à équilibrer les comptes bancaires de l’entreprise de portage salarial. Il choisit de préférence des comptes de salariés portés qui incluent un important flux de transactions, peu surveillés et avec un solde assez élevé pour contourner les revues analytiques.

Le détournement des créances

Le fraudeur enregistre les factures des missions mais la facturation ne reflète pas la réalité des missions hébergées par l’entreprise de portage salarial. Il peut recourir à la sous-facturation ou la surfacturation :

la sous-facturation consiste pour l’employé à enregistrer des missions pour un montant inférieur au montant payé par les clients. Il encaisse la différence entre le prix réellement facturé et le montant comptabilisé.

la surfacturation consiste pour l’employé à facturer à l’entreprise cliente un montant supérieur au montant réel communiqué par le salarié porté. Il encaisse la différence entre le prix facturé et le prix encaisse. Le fraudeur émet deux factures de deux montants différents : la facture avec le montant erroné est envoyée au client pour paiement ; la facture avec le montant correct est archivé et comptabilisé dans l’entreprise de portage salarial.

Le détournement des créances et des encaissements est favorisé par une absence de séparation des tâches entre :

la personne en charge d’émettre les factures,
la personne en charge de réceptionner le courrier,
la personne en charge de réceptionner les règlements,
la personne en charge de mettre en jour les journaux de ventes et les journaux des banques,
la personne en charge de la comptabilité.

Les employés peuvent également faire des erreurs d’imputation lors des encaissements (erreur sur les comptes des clients à imputer, erreur sur les montants imputés, erreur sur les numéros de factures soldés, etc…).

Les erreurs non détectés ainsi que l’existence de fraudes telles que mentionnées ci-dessus exposent l’entreprise de portage salarial à des risques de pertes financières.

Utilisation des acomptes ou des promesses de règlement

L’obtention des avances et des acomptes à la commande constitue un levier pour améliorer la trésorerie de l’entreprise de portage salarial et pour faire face à ses besoins en fonds de roulement. Les acomptes lui permettent en effet de faire face à ses coûts mensuels même si l’ensemble de ses salariés portés n’a pas livré les missions convenues aux clients et que les prestations n’ont pas encore été facturées. Ils permettent par ailleurs de réduire le risque d’impayé des clients puisqu’une partie totale de la facture est au moins payée. En cas de procédure collective, l’entreprise n’est pas contrainte de rembourser les avances perçus. L’entreprise devrait demander le paiement intégral d’une mission à la commande pour les clients mauvais payeurs, insolvables, ou pour les clients dont la situation financière n’est pas viable. L’entreprise s’expose ainsi à des risques d’impayés si elle n’analyse pas les risques de solvabilité de ses clients et si elle ne demande pas des avances et acomptes. Elle doit cependant faire un suivi de l’encaissement réel de ces acomptes pour pouvoir déclencher ou non les missions des salariés portés.

Certaines entreprises acceptent les promesses de règlement des clients. Elle consiste en un accord donné par un client pour payer une facture à une période donnée. L’entreprise devrait maintenir et mettre à jour un état des promesses des clients, et suivre si ces derniers ont effectué le règlement des montants à la date convenue. La situation de la promesse de paiement se situe généralement sur trois niveaux : promesse tenue (donc paiement effectué), tenue en partie ou non tenue. L’entreprise doit comptabiliser les encaissements lorsque la promesse est valorisée par le paiement de la facture. Elle doit s’assurer qu’une provision pour créances douteuses est à constituer ou non en cas d’annulation d’une promesse de paiement non tenue et d’émission d’une nouvelle promesse pour la même facture.

Le non respect des promesses de règlement par client constitue également des pertes financières pour l’entreprise de portage salarial.

L’évaluation des risques du cycle ventes/clients nécessite la prise de connaissance du cycle ventes/clients d’une entreprise de portage salarial. L’auditeur doit aborder et chercher à connaître plusieurs points à savoir (Annexe 1 – partie C):

les catégories des missions hébergées par l’entreprise, le nombre de clients actifs dans l’entreprise, le volume de facturation géré périodiquement par l’entreprise,
la politique financière de l’entreprise (les modalités de paiement demandées par l’entreprise : acompte obligatoire et à quel taux ?, les modes de paiement exigés : espèces, chèques, virements bancaires ou autres ?, les délais de paiement accordés,…),
les procédures de facturation de l’entreprise (la circulation des informations et des documents, les approbations, …)
la politique de recouvrement appliquée par l’entreprise (suivi des impayés, procédure de relance, procédure en contentieux,…)
ainsi que l’outil de traitement utilisé pour gérer les ventes/clients.

Pour évaluer les risques d’anomalies significatives inhérents au cycle vente/clients, l’auditeur doit ainsi tenir compte des risques inhérents qui se rapportent à différentes phases telle que :

la budgétisation des activités de portage salarial,
l’acceptation et la solvabilité des clients,
le suivi des missions et la facturation,
le suivi de l’encaissement des clients,
ainsi que la comptabilisation.

Pour chaque phase, les cycles inhérents comprennent :

l’appréciation du volume de facturation à gérer par l’entreprise et du ratio de rotation des clients. La prise en considération du nombre de clients, du volume de facturation et des procédures de facturation permet à l’auditeur d’apprécier le niveau de risque en termes d’erreurs ou de fraudes.

l’existence d’une clientèle à risque au sein de l’entreprise.

l’augmentation des créances provisionnées et des pertes sur créances douteuses de l’entreprise d’une année à l’autre. Cette augmentation traduit une dégradation de la qualité du portefeuille des clients, une insolvabilité du portefeuille. Elle accroît les risques d’impayés et peut mettre en péril la continuité de l’exploitation.

l’inexistence de prévisions d’activités et de projection de chiffre d’affaires ou l’existence de prévisionnel mais avec des chiffres irréalistes. L’inexistence de prévision ou de budget empêche l’entreprise d’évoluer car elle ne dispose d’aucun objectif précis commercial. Sans cette prévision, le dirigeant ne peut pas non plus définir son niveau de seuil de rentabilité et ne peut donc pas axer de manière efficace ses activités de prospection. L’entreprise peut également gérer un volume trop important de salariés portés et de missions par rapport à sa réelle capacité de suivi des comptes clients et à sa capacité de facturation. L’existence d’une prévision d’activités permet au dirigeant d’anticiper ses nouveaux besoins en personnel ou en outil de gestion en cas d’augmentation des activités.

la non-conformité des livrables remis par les salariés portés par rapport à la mission convenue entre l’entreprise de portage salarial et l’entreprise cliente ; la non remise des livrables dans les délais impartis ; l’omission de facturation de certaines missions ; l’existence d’erreurs intentionnelles ou non dans la facturation de l’entreprise. La non-conformité et le retard de livraison des livrables peuvent constituer des sources de litiges pour l’entreprise de portage et des sources de pertes financières. L’omission de facturation engendre des pertes financières. Ces situations peuvent également nuire à l’image et à la notoriété de l’entreprise.

l’inexistence de suivi de ses créances clients par l’entreprise : celle-ci oublie de relancer ses créances payées. L’entreprise peut également avoir du mal à percevoir ses créances en raison de la faible qualité financière de ses clients, ou de leur insolvabilité. Il arrive également que les clients paient leurs factures avec plusieurs mois de retard. Un ou plusieurs employés peuvent également détourner le règlement des clients. Les risques encourus par l’entreprise de portage salariale incluent alors les risques de litiges avec les clients ainsi que les risques de pertes sur créances.

la comptabilisation tardive des transactions, les erreurs ou les omissions intentionnelles de comptabilisation, ou les fraudes dans la comptabilisation exposent l’entreprise de portage salarial à des risques de comptes financiers non fiables, des risques de pertes financières. L’absence ou la négligence de suivi des comptes clients favorise les risques de pertes financières ainsi que les risques de litiges avec les clients.

Les impacts des risques inhérents au cycle ventes clients sont principalement financiers.

Appréciation du contrôle interne lié au cycle ventes/clients de l’entreprise de portage salarial

Objectifs et points d’attention à contrôler

L’évaluation du contrôle interne lié au cycle ventes/clients de l’entreprise de portage salarial a pour objectifs de :

vérifier l’existence d’une séparation des fonctions suffisante dans la gestion et le traitement des différentes phases du cycle vente (budgétisation, acceptation et analyse de la solvabilité des clients, suivi des comptes clients et facturation, encaissement et recouvrement, comptabilisation).
s’assurer de la fiabilité des informations figurant sur les comptes clients.
vérifier l’exactitude et la pertinence du calcul des facturations émises par l’entreprise.
s’assurer de la facturation de toutes les transactions existantes dans l’entreprise.
s’assurer de l’exhaustivité de l’enregistrement comptable de ces transactions.
s’assurer de l’existence d’un recouvrement rapide des créances.
vérifier que les risques de pertes sur créances sont bien provisionnés.

L’auditeur s’attachera à contrôler les points ci-après

Détermination des conditions de vente dans l’entreprise :

Procédure d’acceptation et d’analyse de la solvabilité des clients (ouverture d’un compte client, suspension et clôture d’un compte client).
Procédure préalable à la conclusion des contrats de prestation (envoi de devis, conditions de vente, modalités de paiement,…).
Procédure de définition des taux horaires, journaliers ou des montants forfaitaires convenus avec les clients dans les contrats de prestation et dans les facturations (responsable, délégation, formalisation, mise en œuvre,…).
Procédure de conditions particulières de vente (conditions tarifaires ou modalités de règlement)(appréciation, autorisation,…).

Confirmation des missions avec les clients:

Procédure de confirmation des missions avec les clients (formalisation, description du contenu des contrats, circulation de l’information auprès des différents responsables de l’entreprise, délai de traitement, approbation).
Existence de contrats de prestation et d’avenants pré-numérotés.
Existence de comptes clients mis à jour.
Maintien et mis à jour d’un état récapitulatif des missions.

Remise des livrables aux clients:

Procédures applicables aux livraisons des missions (notification de la remise des livrables à l’entreprise de portage par les salariés portés, circulation des documents, formalisation de la livraison aux clients).

Facturation

Procédures préalables à la conclusion de contrats (existence de devis pré-numéroté).
Procédures de facturation (responsable de la facturation, vérification, approbation, classement).
Existence de factures pré-numérotées, contenu des factures, délai de facturation, circulation des documents.
Procédure de contrôle de l’exhaustivité des facturations/remise des livrables relatifs aux missions.
Procédure d’annulation des factures.

Recouvrement des créances

Procédure de relance de recouvrement des créances (directives, délais, documents à utiliser) (responsable, traitement, approbation).
Procédure de traitement des litiges (prévision d’un litige à venir, formalisation, résolution, délai de traitement, …)
Procédure de traitement des contentieux (transfert des informations au service ou au responsable des contentieux, seuil des encours clients, seuil de dépassement de délai, recours à des outils de récupération des créances tels que les assurances clients,…)

Comptabilisation

Procédure de comptabilisation
Procédure de contrôle de la comptabilisation (pour détecter une double comptabilisation, une absence de comptabilisation ou les écritures comptables erronées)
Traitement comptable des annulations (responsable, validation)
Procédure de contrôle des comptes financiers (responsable, modalité, …)

Séparation des fonctions:

Détermination des taux de facturation, des conditions et des modalités de vente,
Analyse de la solvabilité des clients et validation de l’acceptation d’un client,
Suivi de la remise des livrables aux clients et facturation,
Rapprochement du bon de remise des livrables, de la facturation et de la comptabilisation,
Contrôle des comptes clients,
Réception des encaissements, enregistrement et dépôt en banque,
Définition des créances douteuses,
Relance et traitement des litiges.

Ces différents points sont prévus dans le questionnaire de prise de connaissance du contrôle interne fourni en annexe 2- partie C.

Evaluation de l’efficacité du contrôle interne

Une fois que l’auditeur a pris connaissance du contrôle interne de l’entreprise de portage salarial, il procède à une confrontation des facteurs de risques inhérents au cycle ventes/clients avec le contrôle interne utilisé par l’entreprise. Cette étape a pour objectif de vérifier si le contrôle interne relatif au cycle vente/client en question permet d’anticiper, de déceler ou de corriger les anomalies constatées. Elle permet par ailleurs d’identifier les forces et les faiblesses du contrôle interne de l’entreprise. L’auditeur fournirait par la suite des recommandations.

Pour réaliser cette confrontation, l’auditeur peut recourir à la matrice de contrôle interne qui confronte les processus de contrôle interne appliqués dans l’entreprise et les risques significatifs identifiés.

Pour illustrer cette matrice, nous avons pris l’exemple d’un cas concret d’une entreprise de portage salarial.

Tableau 5 : Matrice de contrôle interne – cycle ventes/clients

		Facteurs de risque
	Type de contrôle: P= prévenir; D= détecter	L’entreprise ne vérifie pas systématiquement la solvabilité de ses clients	Le chef d’entreprise n’effectue pas un suivi régulier des RPI des salariés portés	L’entreprise ne maintient pas un état des missions portées	Le chef d’entreprise ne réalise pas un suivi régulier de ses comptes clients	Un même employé se charge de l’établissement des contrats, de la facturation , des encaissements, des saisies comptables	L’entreprise ne réalise pas un rapprochement entre les contrats , les factures et les encaissements	Contrôle testé (oui/non)
Assertions
Procédures
1	Les agents commerciaux vérifient la solvabilité des clients et vérifient leurs références	PD
2	Les agents commerciaux établissent des contrats non séquentiels et les soumettent à la signature du chef d’entreprise
3	Le chef d’entreprise valide l’état des missions mis à jour par chaque agent commercial après la signature de chaque contrat ou avenant			D
4	Les RPI de chaque salarié porté sont vérifiés par les agents commerciaux et validés par le chef d’entreprise		D
5	L’entreprise n’est pas au courant des livraisons réalisées par les salariés portés et doit attendre la réception des RPI mensuels
6	La facturation est réalisée par les agents commerciaux ou la secrétaire administrative et la comptabilisation est réalisée par la secrétaire administrative
7	Le chef d’entreprise ne contrôle pas les saisies comptables et préfère travailler sur la base de l’état des missions
8	Le chef d’entreprise vérifie l’état de facturation et de paiement de ses clients. Il détermine l’âge des créances et déclenche les procédures de recouvrement contre les impayés				PD

Les procédures de contrôle atténuent-elles les facteurs de risque?
Y= risque atténué, S= atténué en partie, N= existence de faiblesse		Y	N	Y	S	S	S
Significative

Faiblesse identifiée
1	Inexistence de séparation de tâches
2	Inexistence de rapprochement entre les contrats, les facturations et les encaissements -> risque élevé de fraude et d’erreurs

Section 2. Procédures d’audit possibles en réponse aux risques liés au cycle ventes/clients évalués

2.1. Réponses aux risques liés au cycle ventes/clients

Les tests à réaliser peuvent consister aux :

contrôle individuel par sondage des dossiers clients: l’auditeur peut choisir un certain nombre de dossiers clients et vérifier si :

l’entreprise procède à une évaluation de la solvabilité d’un client avant d’accepter d’héberger ses missions et si elle réactualise périodiquement cette évaluation pour les clients qui ont recours aux mêmes ou à différents salariés portés pour plusieurs missions. Il vérifie si cette évaluation se fait de manière systématique pour tous les clients et de manière périodique (tous les trimestres ou tous les semestres ou tous les ans).Il vérifie le recours des employés au processus et aux outils mis en place par la direction. Il contrôle le processus d’acceptation d’un client et d’une mission ainsi que les validations.

outre la vérification des procédures d’évaluation de la solvabilité des clients, l’auditeur vérifie si les missions acceptées font l’objet de contrat de prestation, si l’entreprise les comptabilise systématiquement.

il vérifie également si des relevés périodiques d’intervention existent pour chaque compte client et qu’ils ont fait l’approbation du client et de l’entreprise de portage salarial.

contrôle par sondage de la réalisation des missions des clients: l’auditeur vérifie si l’entreprise de portage salarial dispose d’un planning régulier ou d’un autre outil qui permette de suivre le suivi des missions. L’auditeur peut se baser sur les contrats existants pour vérifier s’ils sont bien prévus dans le planning régulier, si les dates de livraison des livrables y sont bien reportées, et si l’entreprise confronte la date prévisionnelle et la date réelle de livraison. Il vérifie par ailleurs si l’entreprise de portage salarial s’assure que les salariés portés travaillent sur les missions des clients et qu’ils vont soumettre ou livrer les livrables convenus dans les délais. Il peut s’agir de l’examen mensuel des relevés périodiques d’intervention des salariés portés ou d’échanges d’email avec les consultants pour s’informer sur la situation de la réalisation des commandes.

rapprochement entre les contrats et les factures : l’auditeur vérifie que :

les salariés portés communiquent à temps à l’entreprise de portage salarial les livrables réalisés, et transmettent également les éléments à facturer aux clients,
les éléments communiqués par les salariés portés ont bien fait l’objet d’émission de factures. L’auditeur vérifie par test de sondage qu’il existe bien une cohérence entre les données des contrats, des factures et des relevés périodiques d’intervention.
l’auditeur vérifie par ailleurs s’il existe une formalisation régulière des contrôles réalisés par l’entreprise entre les données du compte du client (ou les relevés périodiques d’intervention), les chiffres d’affaires facturés, les chiffres d’affaires comptabilisés ainsi que les chiffres d’affaires encaissés.
les contrats de prestation conclus entre l’entreprise de portage salarial et les clients ont fait l’objet de facturation,
l’auditeur sélectionne une série de numéros de factures et vérifie si les factures suivent une suite chronologique.

rapprochement entre la comptabilisation et les journaux des missions (état des missions), l’auditeur vérifie que :

l’entreprise effectue ses enregistrements comptables à des périodes régulières,
une personne dans l’entreprise vérifie les écritures comptables,
les transactions sont enregistrées immédiatement ou dans la période régulière adoptée par l’entreprise.
l’auditeur peut choisir de demander aux employés intervenant dans le cycle ventes/clients s’ils ont constaté ou s’ils ont pu identifier :
- des missions non enregistrées, manquantes, ou dont les chiffres d’affaires y afférents sont surévalués.
- des missions ayant fait l’objet de modalités ou de termes de paiement inhabituels.
l’auditeur parcourt le journal des missions afin d’identifier les éléments importants et pu habituels. Il doit s’assurer si ces éléments sont corrects.
l’auditeur vérifie par ailleurs l’existence de notes de crédit significatives, les réconcilie avec le journal des missions, vérifie si elles ont été autorisées. Il effectue une réconciliation entre les notes de crédit et les factures qui s’y réfèrent.

rapprochement entre la comptabilisation et les journaux de caisse, l’auditeur vérifie que :

l’entreprise verse immédiatement les paiements perçus des clients à la banque,
l’entreprise applique les procédures des encaissements (bordereau de remise à l’encaissement,…) ainsi que les validations,
l’entreprise dispose d’une balance âgée mise à jour et exploitée pour la relance des créances.
il doit vérifier l’existence de termes de paiement inhabituels (exemple : long délai de paiement accordé).
l’auditeur choisit un échantillon représentatif de contrats pour s’assurer que les missions ont bien été enregistrées, que les encaissements ont été également enregistrés.
l’auditeur s’assure par ailleurs que les imputations comptables des encaissements sont bien fiables. Il vérifie l’existence des imputations facto et examine leurs cohérences.
l’auditeur contrôle par ailleurs l’état des avances payées par les clients, les termes des contrats à ce sujet ainsi que les facturations émises.

Contrôle de l’autorisation et de la validation des promesses de règlement:
l’auditeur vérifie le processus d’autorisation, de validation et de suivi des promesses de règlement.

vérification de la balance âgée de l’entreprise: l’auditeur vérifie par sondage l’exactitude des calculs, effectue un rapprochement entre le solde de la balance générale et celle de la balance âgée. Il s’assure que la classification des factures par échéance est bien correcte en comparaison avec les factures émises.

vérification de l’existence d’une séparation des fonctions entre les fonctions facturation, encaissement et comptabilisation.

L’auditeur peut également demander aux clients de confirmer leurs créances par envoi de lettre ou par envoi d’email. Pour les clients qui n’ont pas confirmé leurs créances, l’auditeur peut choisir de vérifier les documents existants (vérification des bons d’envoi, des factures, des notes de crédit, des paiements ou des bordereaux de remise à la banque,…).

L’auditeur peut également réaliser des procédures analytiques pour vérifier l’évolution du cycle ventes/clients d’une année à l’autre :

analyser les écarts significatifs du chiffre d’affaire réalisé par l’entreprise de portage salarial en comparaison avec les exercices précédents et avec le budget.
analyser les ventes réalisées par client (pour les marges et les frais de gestion plus particulièrement) par mois ou pour une autre période afin de déceler les écarts inhabituels,
comparer le ratio des frais de gestion et des marges sur le total des chiffres d’affaires avec l’exercice précédent,
comparer les chiffres d’affaires par client sur le total des missions portées avec l’exercice précédent,
étudier les changements significatifs en termes de créances, balance âgée, ou de provisions pour créances douteuses par rapport à l’année précédente,

2.2. Contrôle des comptes

2.2.1. Analyse des créances clients

L’auditeur doit analyser les créances clients afin de mettre en exergue les créances impayées. Pour s’assurer de l’exhaustivité de l’analyse des provisions pour risque, l’auditeur doit analyser l’antériorité des créances de l’entreprise de portage salarial et savoir pourquoi les factures sont impayées après un délai de 30 jours (par exemple) à compter de la date d’envoi de la facture. Les factures ne sont généralement pas payées pour deux raisons principales :

le client n’est pas satisfait des livrables rendus par le salarié porté et refuse de payer le montant de la facture en totalité ou en partie. L’entreprise cliente, l’entreprise de portage salarial ainsi que le salarié porté trouvent souvent des solutions pour résoudre le problème. Il arrive cependant que le client refuse de payer pour une prestation non conforme. L’auditeur peut interroger le chef d’entreprise et le responsable administratif pour connaître les raisons de ce non paiement et s’informer des dispositions prises par l’entreprise de portage (réunions entre les trois parties, lettre de relance de paiement, recrutement d’agent de recouvrement, lettre de mise en demeure etc…).

le client ne dispose pas de trésorerie pour honorer sa facture et ne paie pas sa facture ou la paie mais après un délai de plusieurs mois.

Dans la plupart des cas, l’entreprise de portage salarial et l’entreprise cliente conviennent du paiement d’un acompte payé à la signature du contrat de prestation. Certaines missions font également l’objet de paiement en plusieurs tranches après la livraison par le consultant de livrables précis à des dates convenues. Le calcul de la provision pour risques doit tenir compte de ces arrangements et concerner les montants restants dus par l’entreprise cliente.

L’auditeur doit par ailleurs vérifier si l’entreprise effectue un suivi étroit de l’antériorité de ses créances et si elle dispose d’un outil facilitant ce suivi.

2.2.2. Mise en évidence des créances douteuses ayant directement un impact sur le calcul de la provision des portés

En fonction des créances douteuses mises en œuvre lors de l’analyse des créances, l’auditeur s’assure que l’entreprise a constitué une provision pour dépréciation dans le cas d’un recouvrement incertain.

2.2.3. Vérification de l’exhaustivité et de la réalité du chiffre d’affaires

Pour vérifier l’exhaustivité et la réalité du chiffre d’affaires, l’auditeur peut réaliser une confrontation entre la comptabilisation et l’état des missions hébergées par l’entreprise de portage salarial, les contrats ainsi que les factures émis.

Commentaires et recommandations

Les risques afférents au cycle ventes/clients d’une entreprise de portage salarial concernent principalement les risques de non réalité ou de non exhaustivité du chiffre d’affaires (pour cause d’erreur, d’omission ou de fraude) causés par un faible suivi du relevé périodique d’intervention de chaque salarié porté, l’absence de suivi du compte d’activité des portés et des comptes clients, les risques de dégradation du portefeuille clients de l’entreprise, la non-conformité des commandes livrées, la comptabilisation tardive des opérations.

Ces facteurs de risque peuvent engendrer d’importantes financières pour l’entreprise, des litiges avec les clients, des problèmes d’image, des comptes financiers non fiables, et dans le pire des cas, un arrêt de l’exploitation de l’entreprise porteur.

L’auditeur doit par la suite évaluer les risques en déduisant les risques d’anomalies significatives.

Il procède par la suite à la vérification de l’existence de procédures de contrôle interne mises en place par l’entreprise de portage salarial pour s’assurer de la fiabilité des informations figurant sur les comptes clients, de l’exactitude des montants facturés, de l’exhaustivité des enregistrements comptables, d’une provision des pertes sur créances.

Les réponses aux risques identifiés à évaluer par l’auditeur pour le cycle du personnel sont constituées entre autres par le contrôle individuel par sondage des dossiers clients, le rapprochement entre les contrats et les factures, la vérification de la balance âgée de l’entreprise.

CHAPITRE 2. AUDIT DU CYCLE TRESORERIE DANS UNE ENTREPRISE DE PORTAGE SALARIAL

Section 1. Evaluation des risques liés au cycle trésorerie dans l’entreprise

Les encaissements d’une entreprise de portage salarial sont principalement constitués par les paiements des clients conformément aux dispositions des contrats de prestation conclus entre le porteur et le client. Les décaissements couvrent la rémunération et les frais des salariés portés ainsi que les coûts de fonctionnement. La présente section présente les risques identifiés afférents au cycle trésorerie d’une entreprise porteur ainsi que l’appréciation du contrôle interne par rapport à ces risques.

Identification des risques liés au cycle trésorerie

Obligation de paiement des salaires

L’entreprise de portage salarial doit verser un salaire aux salariés portés dans le respect des montants minimums et modalités de versement prévus par la réglementation. Il existe trois modalités de paiement des salaires des portés :

les salaires sont payés en fin de mois indépendamment de la date de recouvrement des factures des clients.
les salaires sont payés en fin de mois pour une rémunération égale au montant minimum prévu par la loi, elle est par la suite complétée pour le montant normalement dû après le recouvrement de la facture correspondante.
les salaires sont payés uniquement après le recouvrement des factures des clients.

Selon l’article 13 de l’accord du 24 Juin 2010, « les entreprises de portage salarial sont tenues de souscrire une garantie financière auprès d’un établissement habilité à délivrer des cautions. Cette garantie financière a pour objet de garantir le paiement des sommes dues au salarié porté ainsi que le versement des cotisations sociales en cas de défaillance de l’entreprise de portage salarial ». L’établissement se substitue à l’entreprise de portage salarial défaillante pour s’acquitter des obligations de cette dernière, il peut par la suite se retourner contre celle-ci pour obtenir le remboursement de ses débours.

L’entreprise de portage peut également souscrire une assurance contre les impayés des clients surtout que les créances clients constituent dans ce secteur d’activité un important poste de l’actif du bilan. Cette assurance lui permet d’optimiser le recouvrement de ses créances ainsi que l’indemnisation de ses impayés clients.

L’entreprise de portage salarial qui gère mal sa trésorerie ou qui ne dispose pas de trésorerie s’expose à des risques de défaillance et à des risques de litiges. L’entreprise doit ainsi maintenir un état des salaires des salariés portés et établir les échéanciers correspondants. Elle doit également disposer d’un état de suivi des créances clients.

Risques liés à un manque de suivi de la rentabilité par porté

Après le paiement de ses salariés portés, l’entreprise doit également dégager de la trésorerie pour pouvoir payer ses propres salariés, ses coûts de fonctionnement et pour dégager une marge. L’existence d’une trésorerie positive au sein d’une entreprise ne signifie pas forcément qu’elle a une bonne situation financière et qu’elle peut faire face à l’ensemble de ses obligations. Le manque de suivi de la rentabilité de chaque salarié constitue un risque considérable pour l’entreprise en termes de trésorerie et de continuité de l’exploitation.

Risque de confusion entre la trésorerie de la société et celle des portés

Une mauvaise gestion de la trésorerie expose l’entreprise à un risque de confusion entre la trésorerie de la société et celle des portés. En effet, l’entreprise doit disposer d’une trésorerie suffisante pour payer ses salariés portés et d’une trésorerie suffisante pour faire face à ses dépenses récurrentes. Le prélèvement soutenu des salaires peut rendre une entreprise vulnérable lorsqu’elle ne fait pas une distinction entre la trésorerie de l’entreprise et celle des portés.

Pour éviter cette confusion, l’entreprise doit séparer les encaisses en provenance des clients ainsi que la petite caisse dédiée aux paiements des fournisseurs et des tiers. Elle doit disposer d’un plan de trésorerie mettant bien en exergue les lignes budgétaires pour les salariés portés ainsi que les lignes pour les autres postes de dépenses.

Risques liés aux non-règlements ou au règlement tardif des clients

Le non-règlement ou le règlement tardif des clients expose l’entreprise à des risques financiers et à des risques de défaillance puisque la trésorerie se trouve être la première impactée. D’où l’importance pour l’entreprise de maintenir un état de ses commandes/clients, et d’effectuer un suivi régulier des règlements perçus et de ses échéanciers afin d’identifier les factures non réglées ainsi que les échéances dues.

Risques liés au non-respect de la charte déontologique

Les entreprises de portage salarial peuvent s’adhérer au FNEPS (Fédération Nationale du Portage Salarial) ou au SNEPS (Syndicat National des Entreprises de Portage Salarial). Ces organisations disposent d’une charte d’éthique ou une charte de déontologie auxquelles les entreprises membres sont tenues de respecter. Ces chartes contiennent des clauses de bonne pratique telles que les engagements de l’entreprise envers les salariés portés ainsi que ses engagements envers les clients. La charte de déontologie de la SNEPS stipule par exemple dans un de ses clauses « que l’entreprise s’engage à ne pas spéculer sur la trésorerie dégagée par l’activité, à la gérer en bon père de famille , et à faire en sorte qu’en permanence, le montant des comptes clients et de la trésorerie (liquidités et placements) soit toujours supérieur ou égal aux engagements sociaux comptabilisés et provisionnés. » Ces stipulations mettent en exergue l’importance d’une bonne gestion de trésorerie pour éviter les risques financiers et les impacts possibles sur la continuité de l’entreprise.

Proposition d’un tableau d’analyse du BFR : mise en évidence et évaluation des risques de déséquilibres financiers

L’inexistence d’un budget, l’absence de lien entre le budget de trésorerie et les autres budgets ainsi que le non recours à un contrôle budgétaire engendrent des risques financiers pour une entreprise de portage salarial. Les risques de déséquilibres financiers incluent :

les risques sur les encaissements et les risques sur les décaissements qui peuvent survenir en cas de détournement des fonds ou en cas d’erreur ou d’omission dans l’enregistrement des dépenses.
ainsi que les risques comptables : ils peuvent se traduire par la non exhaustivité des enregistrements comptables et incluent les risques de non détection d’une erreur de banque ou d’un détournement de fonds.

Appréciation du contrôle interne lié au cycle trésorerie de l’entreprise de portage salarial

Objectifs et points à contrôler

Le cycle de trésorerie inclut principalement les opérations d’encaissement et de décaissement, et concerne les comptes de caisse et de banques de l’entreprise. L’appréciation du contrôle interne de l’entreprise lié au cycle trésorerie a pour objectifs de s’assurer que :

l’entreprise dispose de la trésorerie nécessaire pour payer ses salariés portés et ses autres dépenses,
les encaissements sont comptabilisés et correctement imputés, totalisés, centralisées,
les encaissements sont correctement imputés dans les comptes clients et dans les comptes d’activité des salariés portés,
les encaissements enregistrés correspondant à des recettes réelles de l’entreprise, qu’ils correspondent à la bonne période et qu’ils sont correctement évalués,
il existe une séparation de tâches effective dans l’entreprise,
les décaissements correspondent à dépenses réelles de l’entreprise,
les décaissements ont été autorisés, transmis à leurs bénéficiaires, comptabilisés, correctement évalués et enregistrés sur la bonne période,
le système de tenue et de comptabilisation de la caisse est fiable,
les mouvements de trésorerie sont correctement comptabilisés

Le processus d’encaissement inclut les étapes ci-après :

la budgétisation des ventes,
la facturation des clients et l’octroi d’avoir aux clients (en fonction des termes des contrats de prestation de service),
les encaissements des règlements des clients : les espèces, les chèques ou les effets reçus à titre de paiement doivent être conservés suivant les procédures de l’entreprise, et déposés en banque. Les bordereaux de versement sont conservés pour justifier les soldes banques. Le responsable doit par ailleurs vérifier la conformité des informations sur les bordereaux par rapport aux encaissements réels.
la vérification des encaissements des clients : le responsable des encaissements vérifie à quelle pièce justificative se rapporte le paiement et s’il est correct en termes de montant et d’échéance. (dans le cas du portage salarial, il est possible qu’un client effectue plusieurs paiements au fur et à mesure que le consultant intervenant livre les livrables convenus).
le suivi des créances et les opérations de recouvrement.

Le processus de décaissement, quant à lui, inclut :

la budgétisation des dépenses,
la réception des factures des fournisseurs et des tiers,
la réception des notes de débit si applicables
les décaissements (en fonction des bons de commande émis et de la note de livraison),

En vue d’apprécier le contrôle interne lié au cycle de la trésorerie d’une entreprise de portage salarial, l’auditeur devra contrôler les points ci-après (annexe 2 – partie D):

existence d’un contrôle budgétaire: l’auditeur vérifie si l’entreprise maintient un budget de trésorerie et si elle effectue un suivi périodique des encaissements et des décaissements prévus, si elle tient compte des échéanciers, si l’entreprise procède à un ajustement de la ligne de trésorerie pour s’assurer que des fonds sont disponibles pour faire face aux besoins. L’auditeur contrôle par ailleurs si l’entreprise réalise un rapprochement entre les prévisions et les réalisations, et si les écarts sont expliqués.

existence d’une procédure de décaissement efficace permettant de s’assurer que les dépenses réalisées correspondent bien à des dépenses réelles et s’ils ont bien été approuvés.

autorisation des dépenses : l’auditeur vérifie l’existence de:

règles d’autorisation des dépenses en espèces (responsables, plafond de montants payables en espèces, nature de dépenses payables en espèces, contrôle..).
règles d’autorisation des paiements par chèques, par effets ou par virements (responsables, signataires, règles de délégation de signature, montants payables pour chaque titre de paiement, contrôle,…).
procédures de bon à payer (responsable du contrôle préalable au visa du bon à payer, le nombre de visa requis, autorisation, contrôle des procédures,…).
procédure de contrôle des factures ou des pièces justificatives à payer (procédure de circulation des documents, factures ou pièces justificatives originales ou duplicata, check-list des documents à vérifier avant le visa : bon de commande, bon de livraison, visa de réception d’une personne de l’entreprise sur ce bon, …).

contrôle des paiements : l’auditeur vérifie l’existence de:

procédure de contrôle des paiements émis par rapport aux pièces justificatives (vérification des montants, des noms des bénéficiaires, des échéances de paiement, de la mention sur la souche des chéquiers/titres ou de la référence des ordres de virement,…).
procédure d’annulation des pièces justificatives payées (apposition de la mention « payé » sur l’original, le traitement des relevés de factures des fournisseurs et marquage des factures payées,…).
contrôle périodique des soldes fournisseurs afin de s’assurer qu’aucun double paiement n’a été effectué.
procédure de transmission des règlements aux bénéficiaires (exemple : signature d’un reçu par le bénéficiaire en cas de paiement en espèces, …).
interdiction d’émission de chèques ou d’effets en blanc.
procédure de traitement des règlements (chèques, effets, …) annulés.
dispositif de mise en œuvre d’une double signature (règles, contrôles, …).
dispositif de conservation des chéquiers, des effets vierges ainsi que des espèces dans l’entreprise (conservation, accès, droit d’utilisation,…)

L’auditeur contrôle également l’existence des mêmes procédures pour le paiement des salariés portés suivant les modalités de paiement adoptées par l’entreprise de portage salarial. Il vérifie si les paiements des salariés portés se font sur la base d’un état des salaires établi et validé, et que les paiements de la rémunération restante perçue après paiement du client se fait sur la base de documents complets (facture ou bon pour paiement de la somme due, bon à payer visé par les agents commerciaux et le directeur de l’entreprise, facture acquittée du client, preuve de paiement du client, confirmation de satisfaction du client,…)

existence d’une procédure d’encaissement efficace permettant de s’assurer que les encaissements enregistrés correspondent à des recettes réelles de l’entreprise et qu’ils sont bien comptabilisés.

Traitement des recettes : l’auditeur vérifie l’existence de :

procédure de réception des règlements des clients (espèces, chèques, effets ou virements) (responsables, circulation des informations, traitement, contrôle…)
procédure de remise en banque des encaissements (responsable , modalités, délais, formalisation, contrôle…).

exhaustivité des enregistrements comptables : l’auditeur vérifie

la date et le mode de comptabilisation des encaissements et des décaissements,
la procédure d’imputation des comptes sur les pièces,
la procédure de traitement des outils de paiement (cession de créance ou escompte, …),
procédure de contrôle des comptes (fournisseurs, clients, effets à recevoir, effets à payer, banque, caisse,…),
procédure de contrôle des enregistrements réalisés,
procédure d’établissement des réconciliations bancaires (responsable, fréquence, analyse, validation,…)

existence d’une séparation de fonctions: plusieurs fonctions doivent être séparées au sein d’une entreprise de portage salarial incluant par exemple :

l’approbation des pièces justificatives,
l’annulation des pièces justificatives,
la facturation des clients et l’émission des avoirs,
la détention des paiements reçus et la tenue de la caisse,
la préparation des chèques,
la signature des chèques,
la tenue du journal de trésorerie,
la remise en banque des recettes,
le rapprochement bancaire,
la tenue des comptes clients.

Evaluation de l’efficacité du contrôle interne

La matrice ci-après illustre l’analyse de l’efficacité du contrôle interne du cycle trésorerie dans une entreprise de portage salarial. Elle concerne la partie « encaissement » du cycle.

Tableau 5 : Matrice de contrôle interne – cycle trésorerie

		Facteurs de risque
	Type de contrôle: P= prévenir; D= détecter	L’entreprise ne dispose pas d’un état de suivi des créances clients	Les encaisses en espèces reçues des clients ne sont pas séparées de la petite caisse	Les encaisses ne sont pas correctement enregistrées dans les comptes clients	Les encaisses ne sont pas correctement comptabilisées et imputées	Les encaisses clients ne font pas l’objet de bordereaux de versement vérifiés et validés	L’entreprise ne réalise pas des rapprochements bancaires réguliers	Contrôle testé (oui/non)
Assertions
Procédures
1	Les encaisses clients sont reçues par la secrétaire administrative ou les agents commerciaux
2	La secrétaire administrative effectue la saisie comptable des encaissements et envoie journalièrement au chef d’entreprise et aux commerciaux un état des encaissements reçus			P	P
3	Les agents commerciaux mettent à jour l’état des missions et l’état de suivi des créances clients	D		P
4	Les paiements en espèces des clients sont séparés de la petite caisse de l’entreprise		P
5	Des bordereaux de versement journaliers sont établis et approuvés pour les chèques et les espèces reçus.					P
6	Le chef d’entreprise procède à un rapprochement entre les encaisses, la facturation et l’état des missions	P
7	La secrétaire administrative procède à un rapprochement bancaire mensuel : ce dernier est approuvé par le chef d’entreprise						P
8	Le chef d’entreprise réalise un suivi de recouvrement des créances	P

Les procédures de contrôle atténuent-elles les facteurs de risque?
Y= risque atténué, S= atténué en partie, N= existence de faiblesse		Y	Y	Y	Y	Y	Y
Significative

Faiblesse identifiée
1	Inexistence de séparation de tâches

Section 2. Procédures d’audit possibles en réponse aux risques liés au cycle trésorerie évalués

Réponses aux risques liés au cycle trésorerie

L’auditeur doit également réaliser des tests de procédures et des tests de substance pour vérifier que les procédures sont utilisées de manière permanente. Ces tests incluent entre autres :

Vérification du suivi budgétaire effectué par l’entreprise, l’exactitude des calculs et des évaluations,
Rapprochement entre la comptabilité et le journal de trésorerie,
Examen des rapprochements bancaires effectués : l’auditeur vérifie si les écarts constatés ont été expliqués, s’ils ont fait l’objet de comptabilisation (agios,…),
Examen des paiements réalisés par sondage : l’auditeur vérifie si les paiements sont bien liés aux pièces justificatives attachées, si les éléments requis sont complets (suivant le check-list normalement utilisé), si les bordereaux de remise des chèques sont inclus au dossier. L’auditeur vérifie si ce sont des personnes habilitées qui ont autorisé les dépenses, si les pièces justificatives sont des originales, si les factures ont été annulées une fois qu’elles ont été réglées.
Vérification des chéquiers et des effets pour vérifier qu’ils sont bien enregistrés selon une séquence numérique.
Vérification de la petite caisse afin de vérifier que les dépenses payées ne dépassent pas les limites autorisées. Il vérifie si des reçus sont inclus dans les dossiers pour les paiements en espèces.
Confirmation des soldes clients, des soldes fournisseurs et des soldes des salariés portés : l’auditeur peut contacter certains clients, fournisseurs et salariés portés pour qu’ils confirment leurs soldes réels auprès de l’entreprise de portage salarial à une date donnée.
Examen des comptes d’activité des salariés portés en vérifiant si l’entreprise effectue un suivi de la rentabilité, si les modes de calcul utilisés sont corrects, et si ce suivi est effectué pour tous les portés sans exception et de manière régulière.

L’auditeur peut également recourir à un examen analytique du compte cycle trésorerie, cet examen consisterait à :

établir un comparatif des comptes bancaires et des comptes caisse avec l’exercice précédent, expliquer les écarts constatés.
revoir le tableau de financement,
établir un comparatif des charges et produits composant le résultat financier de l’entreprise par rapport au précédent exercice, expliquer les écarts les plus significatifs.

2.3. Contrôle des comptes

Comptes Produits à recevoir : L’auditeur doit prêter une attention particulière au contrôle des comptes « Produits à recevoir » et « Charges à payer » pour s’assurer du respect du principe de rattachement des recettes et des dépenses à l’exercice d’exécution. Il vérifie si l’entreprise a bien enregistré ces opérations, la base et le mode de calcul utilisé. Il s’assure par ailleurs que les montants enregistrés sont bien corrects.

Pour le cas de l’entreprise de portage salarial, les produits à recevoir incluent par exemple les missions commencées par les salariés portés au cours de l’année auditée supposées être livrées durant l’année mais qui ont connu des légers retards de livraison pour diverses raisons.

Le compte « Produit à recevoir » est le plus souvent alimenté dans les cas ci-après :

le client a pris du retard dans la validation des premiers livrables communiqués par le salarié porté or cette validation a conditionné la suite des travaux,
le client a changé les termes de son cahier de charges et ce changement a des impacts sur la réalisation de la mission,
l’intervenant a des retards dans la livraison de sa commande.

Pour les contrats signés dans le courant de l’année et dont une partie des paiements est prévu se faire expressément l’année prochain, le montant correspondant à l’année suivante doit être constaté en tant que « Produit constaté d’avance ». L’entreprise de portage X a conclu un contrat de prestation avec un client : la prestation se divise en trois grandes phases et des rapports (résultats des études) sont à fournir par le consultant intervenant à chaque fin de phase. Les deux premières phases sont prévu être livrées et payées au cours de l’année auditée, la troisième phase est à réaliser et sera payée au cours de l’année prochaine. Le montant correspondant à la troisième phase est enregistré en tant produit constaté d’avance.

Comptes banques : Les soldes des comptes banques doivent être rapprochés avec les rapprochements bancaires en fin d’exercice et les journaux de trésorerie.

Comptes caisse : les soldes des comptes caisses sont rapprochés avec l’état des caisses et avec une vérification physique de la petite caisse.

Commentaires et recommandations

Les risques afférents au cycle trésorerie d’une entreprise de portage salarial concernent principalement les risques liés à une absence ou à un faible suivi de la rentabilité de chaque porté, à une confusion entre la trésorerie de la société et de celle des portés, aux non règlements par les clients, aux risques de fraude et d’omission ainsi qu’aux risques comptables.

Ces facteurs de risque peuvent engendrer d’importants impacts financiers pour l’entreprise dont entre autres l’insuffisance des ressources financières, l’impossibilité de payer les rémunérations des salariés portés et les autres coûts de l’entreprise, la remise en cause de la continuité d’exploitation de l’entreprise.

L’auditeur doit par la suite évaluer les risques en déduisant les risques d’anomalies significatives.

Il procède par la suite à la vérification de l’existence de procédures de contrôle interne mises en place par l’entreprise de portage salarial pour s’assurer que l’entreprise dispose de trésorerie nécessaire pour honorer ses obligations, que les encaissements et les décaissements sont corrects, réels et enregistrés.

Les réponses aux risques identifiés à évaluer par l’auditeur pour le cycle trésorerie sont constituées entre autres de la vérification du suivi budgétaire, le rapprochement entre la comptabilité et les journaux de trésorerie, l’examen des encaissements et des décaissements par sondage, l’examen des comptes salariés de l’entreprise.

Section 3. Prise en compte du milieu informatique dans l’audit

Chaque entreprise est dotée d’un système informatique complexe ou non : la gestion comptable et financière d’une entreprise peut se faire sur des logiciels et des applications interconnectés entre eux, ou sur des outils informatiques simples comme le tableur Excel. L’auditeur doit prendre en compte le milieu informatique lors des travaux d’audit car la fiabilité des données est dépendante de la qualité du système d’information.

La prise en compte du milieu informatique s’articule autour de deux axes :

la prise de connaissance du système informatique lié à la gestion comptable et financière,
la recherche d’éléments probants permettant d’attester que les données issues du système informatique sont fiables.

3.1. Prise de connaissance du milieu informatique

La prise de connaissance du milieu informatique a pour objectif d’appréhender la complexité du système en vérifiant plusieurs points tels que :

le volume des opérations concernées,
les traitements effectués par les logiciels ou les applications existants,
le degré d’automatisation dans la passation des écritures comptables,
l’existence de liens entre les différentes applications.

L’auditeur cherche par ailleurs à apprécier le degré de centralisation du traitement informatique dans l’entreprise, le niveau de disponibilité des données ainsi que l’existence de phase de contrôle.

La connaissance des traitements informatiques permet également à l’auditeur d’identifier les dossiers, ou les fichiers, ou les traitements qu’il pourrait utiliser et exploiter lors de ces travaux d’audit.

La prise de connaissance inclut :

la description du milieu informatique : quels sont les outils utilisés par l’entreprises? (logiciels, applications, interfaces, autres outils, liens entre les outils,…), qui sont leurs fournisseurs ? est-ce qu’ils font l’objet de maintenance régulière? L’auditeur cherche à apprécier la place de l’informatique dans le système d’information de l’entreprise et à comprendre les objectifs attendus par les responsables dans l’informatisation des opérations.

la description des procédures informatiques : qui fait quoi ? qui sont les responsables des saisies, des établissements des états financiers ? quelle est la politique de sécurité et de sauvegarde des données ? est-ce que les interventions et les contrôles techniques du système informatique sont documentées ? (exemple : maintien de journal des incidents, compte-rendu historique des interventions, …).

la connaissance des informations et des traitements effectués par le système: l’auditeur identifie les données qui viennent alimenter le système ou « input » ainsi que les informations restituées ou « output », l’existence de traitement automatisé ou non des données.

Pour le cas de l’entreprise de portage salarial X par exemple, elle utilise un logiciel comptable doté d’une interface qui lui permet de gérer les comptes d’activité de chaque salarié porté. L’entreprise compte 60 salariés portés actifs (qui réalisent des missions hébergées par l’entreprise de portage salarial) et 40 autres portés inactifs. Une application permet de gérer les comptes d’activité de chaque salarié porté ainsi que les comptes clients. La sous-section ci-après présente les risques les plus élevés pouvant survenir au sein d’une entreprise de portage salarial.

3.2. Risques induits par un milieu informatique lié au suivi des activités des salariés

portés

3.1.1. Les risques liés au partage de l’information de la base de données et à la sécurité du système informatique

Une entreprise de portage salarial étant généralement une petite structure, une bonne partie du personnel a généralement accès au système informatique (dans notre cas, le chef d’entreprise, les chargés de clientèle, le secrétaire administratif et comptable). Les risques résident dans le fait de la possibilité pour les utilisateurs d’accéder à des données et de pouvoir les modifier, ce qui accroît les risques de fraude. Le manque de traçabilité des opérations effectuées par chaque utilisateur constitue un risque non négligeable pour l’entreprise. Les erreurs de manipulation sont également possibles et peuvent constituer des risques en cas d’absence de protection et de sauvegarde des données. Les données inclues dans les comptes d’activité des salariés portés constituent des données fortement sensibles qui déterminent la situation financière d’une entreprise. Les données comptables doivent être également sécurisées.

3.1.2. Les risques liés à l’intégration et au transfert des informations entre les

différentes interfaces exploitées

Les petites structures utilisent habituellement des systèmes maison composés de plusieurs applications et interfaces non forcément compatibles entre eux. Les utilisateurs essaient de combler les lacunes manuellement en ressaisissant les données nécessaires et en déduisant les informations qui leur sont nécessaires. La multiplicité des interfaces et des outils utilisés ainsi que leur incompatibilité accentuent les risques de non fiabilité des informations obtenues (risques de redondance, d’omission, …).

3.1.3. Les risques liés à l’organisation de contrôle liant les différentes

interfaces

Le système informatique utilisé devrait garantir que les transactions sont exhaustivement et correctement enregistrées et traitées. L’absence de procédures de contrôle de cohérence constitue un risque non négligeable pour la fiabilité des informations comptables et financières. Lors des éditions des journaux de trésorerie, le dirigeant peut par exemple vérifier la séquence numérique des chèques émis et expliquer les numéros manquants.

3.3. Obtention d’éléments probants

Les résultats émanant de la prise de connaissance du milieu informatique de l’entreprise devraient permettre à l’auditeur de dégager les points forts et les points faibles du système informatique existant du point de vue de l’appréciation du contrôle interne de l’entreprise et de l’audit. Il doit pouvoir apprécier la traçabilité des informations et des données, l’existence d’une documentation des travaux, la cohérence des informations produites, la possibilité d’identifier les fichiers actifs à la date de clôture de l’exercice (fichiers des comptes d’activité actifs, fichier des missions en cours non livrées, fichier des missions clôturées, ….).

Il doit réaliser des tests des procédures qui permettent de s’assurer de l’exhaustivité, de la réalité et de la fiabilité des données. Il pourrait par exemple comparer les soldes les plus significatifs du bilan et du compte de résultat avec les soldes des journaux et ceux de l’état des comptes d’activité. L’auditeur cherche également à apprécier la facilité de compréhension et la maîtrise du système informatique par les utilisateurs.

Commentaires et recommandations

L’auditeur peut rencontrer quelques difficultés lors de la prise de connaissance du milieu informatique dans l’entreprise de portage : elles peuvent être dues par une insuffisance de compétences informatiques. Il peut cependant effectuer une démarche simple de description du système existant en se focalisant sur les données qui viennent alimenter le système, les données traitées ou non, les types d’information restituées, les informations qui nécessitent un traitement à part, la facilité d’utilisation et de compréhension du système et des informations restituées. Il doit principalement se focaliser sur la cohérence des données sorties dans les différents rapports et tableaux de bord.

Annexe 1 : Questionnaire de prise de connaissance de l’entreprise

Questions/points à identifier	Réponses
Partie A. Connaissance générale et environnement de contrôle
Nom de l’entreprise de portage salarial Coordonnées complètes (adresse/tel)
Date/année de création de l’entreprise
Nombre d’employés dans l’entreprise
Organigramme
Nombre de salariés portés dans l’entreprise Année N-1 : Année N :
Description générale des tâches de chaque employé
Profil du chef d’entreprise (gérant)
Est-ce qu’il y a eu un changement récent de structure ou d’organisation dans l’entreprise ? Préciser
Est-ce qu’il existe un code de bonne conduite ou un règlement intérieur dans l’entreprise ?
Comment le chef d’entreprise réagit face à une situation d’erreur ? Demander des exemples de cas précis
Comment le chef d’entreprise réagit face à une situation de fraude ? Demander des exemples de cas précis
Partie B. Cycle personnel
Comment est-ce que le service des ressources humaines s’organise ?
Quels sont les documents utilisés par le service des ressources humaines ? (registre des salariés portés, bulletin de paie, registre des déclarations sociales,…)
Quel outil est utilisé pour la gestion et le traitement des ressources humaines ? (tableur excel, logiciel de paie, état mensuel des salaires et des déclarations sociales, état des congés…)
Partie C. Cycle ventes/clients
Quelles sont les catégories de missions hébergées généralement par l’entreprise ?
Nombre de clients actifs dans l’entreprise de portage salarial : Année N : Année N-1 :
Quelle est la politique financière de l’entreprise ? (modalité de paiement, délai de paiement, acompte obligatoire, …)
Quelles sont les procédures de facturation dans l’entreprise et les documents types utilisés ?
Quelles sont les procédures de recouvrement de l’entreprise ? (en interne et en externe, procédure de relance, procédure de mise en contentieux)
Quelles sont les procédures de définition des créances douteuses et de calcul des provisions ?
Partie D. Cycle trésorerie
Fournir la liste des comptes bancaires de l’entreprise
Est-ce que l’entreprise a contracté des emprunts ?
Quelles sont les procédures de suivi de la trésorerie ?
Partie E. Milieu informatique de l’entreprise
Système et outils informatiques utilisés par l’entreprise : – logiciel – application – tableur Excel Pour quelle utilisation ? pour quelle information ? pour quel objectif ?
Schéma général et description (liens entre les applications)
Données concernées par un traitement automatisé
Procédure de sécurité et de protection des données – accès au système – accès aux outils – gestion des accès – gestion des mots de passe
Procédure de sauvegarde des données
Procédure de maintenance du système
Perspective d’investissement et d’évolution du système
Interlocuteurs pour : – les matériels – le logiciel – les applications – la maintenance
Procédures de contrôle de la cohérence et de la fiabilité des informations

Annexe 2 : Questionnaire de prise de connaissance du contrôle interne de l’entreprise

Questions

Partie A. Aspects juridico-sociaux

Est-ce que la première demande du consultant pour être hébergé au sein de l’entreprise porteur est documentée et prouvé ?

Existe-il un check-list des éléments à vérifier par l’entreprise avant de conclure une convention de portage ?

Qui se charge de vérifier les éléments fournis par le potentiel salarié porté ?

Est-ce que l’entreprise porteur vérifie la compétence et les expériences du potentiel salarié porté ? comment ?

Existe-il un check-list des éléments à vérifier par l’entreprise avant de conclure un contrat de prestation ?

Existe-il un format prédéterminé de convention de portage ?

Existe-il un format prédéterminé de contrat de prestation entre l’entreprise de portage salarial et l’entreprise cliente ?

Qui négocie et approuve les termes du contrat de prestation entre l’entreprise porteur et l’entreprise cliente ?

Qui négocie et approuve les termes de la convention entre l’entreprise porteur et l’entreprise cliente ?

Qui vérifie et signe les conventions de portage et les contrats de prestation ?

Est-ce qu’il existe un système de numérotation des contrats de prestation entre l’entreprise porteur et l’entreprise cliente ?

Est-ce qu’il existe un système de numérotation des conventions de portage entre l’entreprise porteur et le salarié porté ?

Comment est-ce que l’entreprise s’assure qu’une convention de portage (entreprise porteur/salarié) correspond bien à un contrat de prestation (entreprise porteur/entreprise cliente) ?

Comment est-ce que l’entreprise de portage salarial s’assure que des avenants à la convention sont établis, signés et rattachés à la convention mère ?

Que fait l’entreprise de portage salarial pour s’assurer que son assurance garantie professionnelle couvre bien l’ensemble des prestations qu’elle héberge ?

Qui assure le suivi de la réception et de la vérification des rapports d’activités ?

Est-ce que le salarié porté reçoit une copie du contrat de prestation ?

Comment est-ce que l’entreprise de portage salarial se tient informer des nouvelles réglementations ?

Partie B. Cycle personnel

Informations permanentes

· est-ce qu’il existe une liste de pièces à fournir par chaque salarié porté ? (exhaustivité et pertinence des pièces)

· quel est le taux de rotation du personnel dans l’entreprise ?

· est-ce qu’il existe une procédure d’embauche et de départ dans l’entreprise ? lesquelles ?

· est-ce qu’il existe un type de contrat de travail pré-formaté utilisé par l’entreprise ?

· est-ce que chaque salarié porté dispose d’un compte d’activité ?

· est-ce que les comptes d’activité des salariés portés est à jour ?

· est-ce que le dossier du personnel est à jour ?

· est-ce que les modifications sur les données de base des salariés portés sont autorisées ?

· est-ce que les comptes d’activité inactifs sont identifiés ? comment ? qui ?

· est-ce que l’entreprise dispose d’un état mensuel des salaires et des déclarations sociales ?

· comment est-ce que la personne en charge de la paie se tient au courant des nouvelles réglementations sociales applicables à l’entreprise de portage salarial (barèmes, taux de cotisation, etc…) ?

· comment sont gérés les congés non payés ?

Préparation de la paie

· quel est le volume de salaires bruts versés l’année dernière ?

· comment est-ce que les heures de travail sont décomptées ?

· qui vérifie le décompte du nombre d’heures et de jours travaillés par les salariés portés ? qui approuve ce décompte ?

· est-ce que les heures supplémentaires les règlements spéciaux sont autorisées avant d’être payés ?

· est-ce que la personne en charge de la paie est avisée des modifications des éléments de rémunération d’un salarié porté ?

· est-ce que les charges sociales sont vérifiées ? par qui ? comment ?

· est-ce que les avances octroyées font l’objet d’un suivi ? comment ?

· est-ce que les oppositions font également l’objet d’un suivi ? comment ?

· est-ce que la personne en charge de la paie reçoit systématiquement une copie du contrat entre l’entreprise et le salarié porté ?

· est-ce que l’entreprise réalise des contrôles périodiques des éléments de rémunération saisis dans les bulletins de paie ? comment ? qui ?

Paiement de la paie et des cotisations

· comment décririez-vous le traitement du paiement et l’autorisation des salaires ?

· quelles sont les procédures de paiement en espèces, par chèque ou par virement ?

· est-ce que l’entreprise procède à une confrontation entre les chèques de paie, les dossiers du personnel et les endossements de chèque ?

· est-ce qu’un rapprochement entre le nombre de salariés portés payés, déclarés dans les organismes sociaux et le nombre de salariés portés de l’entreprise est effectué ? comment ? par qui ? est-ce que les écarts sont justifiés ?

· l’accès aux livres de paie est-il contrôlé ?

Traitement des notes de frais

· est-ce qu’il existe un check-list des pièces justificatives et des éléments à fournir pour chaque catégorie de note de frais ?

· est-ce que le responsable de paie procède à la vérification des notes de frais et des pièces justificatives des salariés portés ? (exhaustivité et pertinence) ?

· est-ce que le responsable de paie vérifie le montant des notes de frais présentés par le salarié porté par rapport au montant convenu pour chaque mission ?

· est-ce que le montant des frais de fonctionnement accordés à un salarié porté est documenté ?

· est-ce que le responsable paie vérifie systématiquement le dépassement ou non du montant des frais par rapport au seuil autorisé ? comment ?

· est-ce que l’entreprise réalise une vérification du kilométrage effectué ? ou quel autre moyen de vérification l’entreprise utilise ?

· qui vérifie les notes de frais et appose le bon à payer ?

· qui approuve le paiement des notes de frais ?

Comptabilisation

· est-ce qu’une réconciliation compte banque-salaires est effectuée ?

· quand est-ce que l’avance ou l’acompte au salarié est comptabilisé ?

· les éléments de paie et les charges sur salaires sont-ils correctement comptabilisés ?

· est-ce que l’entreprise procède à un rapprochement des documents sociaux et comptables ?

· l’entreprise comptabilise-t-elle des provisions pour salaires à payer ? quelle est la procédure de détermination des provisions ?

Contentieux

· est-ce qu’il existe des procédures de suivi des litiges avec les salariés portés et les organismes sociaux ? qui en est responsable ?

· est-ce qu’il existe des procédures de traitement des contentieux ? qui est responsable ?

Partie C. Cycle ventes/clients

Détermination des conditions de vente dans l’entreprise

· quelles sont les procédures d’ouverture, de suspension et de clôture des comptes salariés portés ?

· quelles sont les procédures préalables à la conclusion de contrats de prestation? (devis, modalités de paiement,…)

· est-ce que la solvabilité des clients est vérifiée ? comment ?

· comment sont définis les taux horaires, journaliers ou les montants forfaitaires facturés aux clients ?

Confirmation des missions avec les clients

· quelles sont les procédures de confirmation des missions avec les clients ?

· existe-t-il des contrats préétablis et numérotés ?

· est-ce que le compte client est mis à jour systématiquement ?

· l’entreprise maintient-elle un état des missions à jour ?

Remise des livrables aux clients

· quelles sont les procédures de livraison des missions aux clients ?

Facturation

· quelles sont les procédures de facturation ?

· l’entreprise utilise-t-elle des factures avec des séquences numériques ?

· comment est-ce que l’entreprise s’assure qu’elle a facturé toutes les missions livrées ?

Recouvrement des créances

· quelles sont les procédures de recouvrement des créances ?

· quelles sont les procédures de traitement des litiges ?

· quelles sont les procédures de traitement des contentieux ?

Partie 4. Cycle trésorerie

· L’entreprise établit-elle des prévisions de trésorerie ?

TRESORERIE-DEPENSES

· Les titres de paiement vierges (chéquiers, billets à ordre, espèces,…) sont-ils conservés dans un coffre ?

· Est-ce que l’utilisation des titres de paiement est contrôlée ? (exemple : suivi de la séquence des numéros, …)

· Est-ce que l’utilisation des bons (repas, essence,…) stockés par l’entreprise est également contrôlée?

· Les règlements en espèces sont-ils limités à un montant raisonnable ?

· Est-ce que la mention «Bon à payer » est apposée sur toutes les pièces justificatives des dépenses ? Est-ce que le bon à payer sur les pièces justificatives est approuvé par des personnes autorisées avant que celles-ci ne soient payées ?

· Est-ce que les acomptes et les avoirs sont vérifiés avant de procéder au paiement des factures ?

· Est-ce que les signataires du bon à payer disposent de tous les éléments nécessaires pour pouvoir approuver le paiement des dépenses ?

· Est-ce que les signataires des titres de paiement (chèque,…) disposent des éléments nécessaires pour signer les titres ? (signature conforme sur les bons à payer…)

· Est-ce que les signataires des titres de paiement ont rapproché les éléments mentionnés sur les titres et ceux des pièces justificatifs à payer ? (montant, bénéficiaire, report sur talons des chéquiers, date,…)

· Est-ce que le responsable des paiements annule les factures payées ?

· Est-ce qu’il est interdit de payer les doubles des factures ?

· Est-ce que des mentions « Original » et « Duplicata » sont apposés sur les factures ?

· Les soldes des fournisseurs sont-ils analysés de manière régulière pour détecter des doubles paiements ?

· Est-ce que les paiements sont envoyés directement aux fournisseurs sans repasser par la comptabilité ?

· Est-ce qu’un reçu est exigé pour les règlements en espèces ?

· Est-ce que les traites font l’objet d’acceptation ?

· Les chèques comportant des erreurs sont-ils annulés et conservés ?

· Le système permet-il de s’assurer que tous les chèques, les paiements en espèces ou les autres modes de paiement sont comptabilisés et correctement enregistrés durant la bonne période ?

· Est-ce que les traites et les billets à ordre sont enregistrés sur un échéancier ?

TRESORERIE-RECETTES

· Est-ce que les règlements en espèces des clients sont versés dans une caisse autre que celle dédiée au paiement des pièces justificatives ?

· Est-ce que les recettes en espèces sont enregistrées sur des pièces de caisse pré-numérotées ? enregistrées dans le journal de caisse ? comparées aux espèces en caisse ?

· Est-ce que les règlements des clients font tous l’objet d’enregistrement auprès de la réception des courriers ?

· Est-ce que les règlements par chèques et en espèces sont déposés à la banque tous les jours ?

· Est-ce que les recettes sont enregistrées dans les comptes clients ?

· Est-ce que les effets acceptés sont bien enregistrés afin de permettre un suivi de leur retour ?

· Est-ce que les effets sont enregistrés dans un compte « effet à recevoir » et dans un échéancier ?

· Est-ce que les effets remis à l’encaissement font l’objet d’un bordereau ? et le bordereau est-il utilisé pour s’assurer du suivi effectif des encaissements ?

· Est-ce que le système d’enregistrement permet d’éviter les doubles enregistrements ou les erreurs de centralisation ?

· Les avis de paiement sont-ils marqués après comptabilisation ?

· Les encaissements sont-ils comptabilisés de jour en jour ?

BANQUES

· Est-ce que l’entreprise réalise régulièrement des rapprochements bancaires ? est-ce que ces rapprochements sont revus par des responsables ?

· Est-ce que le rapprochement inclut une comparaison des numéros et des montants des chèques émis ? une prise en compte des chèques annulés ? une comparaison des dates de l’encaissement avec les dates de dépôt en banque ? un rapprochement avec les journaux de trésorerie ?

· Les décomptes d’agios et les jours de valeur sont-ils contrôlés ?

CAISSES

· La caisse est-elle approvisionnée suivant un système fixe ?

· Le montant existant en caisse correspond-il aux besoins réels de l’entreprise ?

· Le réapprovisionnement de la caisse est-il établi au nom du responsable des fonds ? et sur présentation de l’état de caisse ?

· Des pièces justificatives sont-elles exigées pour tous mouvements de caisse ? Est-ce qu’elles sont annulées ou marquées après paiement pour éviter un double paiement ?

· Des contrôles surprise de la situation en caisse sont-elles effectuées ?

· Les paiements en espèces sont-ils limités à un seuil ?

Annexe 3 : Matrice d’évaluation des risques dans une entreprise de portage salarial

Risques possibles	Ce qui pourrait mal tourner	Impacts sur états financiers et sur les assertions			Evaluation des risques			Risque significatif oui/non ?
Risques possibles	Ce qui pourrait mal tourner	Actifs	Passifs	Revenus	Probabilité de se produire	Impact financier	Risque combiné	Risque significatif oui/non ?
Partie A. Aspects juridico-sociaux
L’entreprise ne vérifie pas les éléments fournis par le salarié porté (compétences , expériences)	Risques de litiges avec les clients pour travaux mal faits
Les éléments inclus dans la convention de portage entre l’entreprise de portage et le salarié porté sont incomplets La durée de la convention dépasse le seuil légal autorisé	Risque de litiges avec les salariés portés Risque de requalification du contrat en CDI Pertes financières
L’entreprise n’a pas souscrit d’assurance civile professionnelle	Pertes financières en cas de litige avec un client Risque de continuité de l’exploitation
Les missions ont été identifiées par l’entreprise de portage salarial	Risque de délit de marchandage Amendes donc pertes financières
L’entreprise ne dispose pas d’une veille juridique sociale	Risque d’entorse à la réglementation Risques financières
Partie B. Cycle personnel
La gestion du personnel n’est pas assurée par une personne compétente en matière de GRH, droit social	Risques financiers et comptes erronés
La réglementation du travail dans le secteur du portage salarial présente un risque élevé de non respect	Risques financiers et comptes erronés
Aucun suivi ou un faible suivi des particularités en matière sociale est réalisé	Risques d’erreur, d’omission, risques financiers et comptes erronés
La convention collective n’est pas respectée (statut du salarié, salaires, taux des jours supplémentaires, contingent, prévoyance)? · Les honoraires payés au salarié porté ne sont cohérents avec le temps réel de travail · Les jours supplémentaires ne sont pas majorés de 50% (contingent jour) · L’entreprise ne déclare pas et ne paie pas les cotisations sociales des salariés portés	Risques financiers (prud’homme)
Les bulletins de paie ne comportent pas les mentions obligatoires et contiennent des erreurs (erreur de calcul, erreur dans l’utilisation des taux, fraude,…)	Risques financiers (prud’homme)
Les charges sociales ne sont pas prises en compte pour la base et le taux correct	Risques financiers Redressement de l’URSSAF et des autres organismes sociaux Dommages et intérêts
Les notes de frais dépassent le seuil de tolérance de 30%	Risques financiers Redressement de l’URSSAF et des autres organismes sociaux Dommages et intérêts
Les notes de frais ne sont pas vérifiées, contiennent des erreurs ou des anomalies	Risques financiers
Les documents de fin de contrat sont-ils bien établis (certificat de travail, attestation pôle emploi, dernier bulletin de salaire…) ?	Risques financiers (prud’homme)
Il n’existe pas de séparation de tâche entre la gestion des comptes d’activités des salariés portés, la préparation de la paie, et le paiement de la paie	Risques de fraude
La direction ne contrôle pas la paie de manière rigoureuse et régulière, ne prend pas des directives claires et formelles en cas de constatation d’anomalie	Risques de fraude
Partie C. Cycle ventes/clients
L’entreprise ne dispose pas de prévisions d’activité et de projection de chiffre d’affaires. Ou l’entreprise dispose de prévisions mais avec des chiffres d’affaires irréalistes.	Insuffisance de ressources
Les provisions sur créances douteuses et les pertes sur les créances ont considérablement augmenté d’une période à une autre (trimestriel ou semestriel ou annuel) traduisant une dégradation de la qualité du portefeuille clients de l’entreprise et une insolvabilité des clients	Pertes financières Arrêt de la continuité d’exploitation de l’entreprise
Les livrables livrés par les salariés portés ne sont pas conformes par rapport à la mission convenue. Les salariés portés n’ont pas fourni les livrables exigés dans les délais impartis. L’entreprise a omis de facturer des missions. Les missions contiennent des erreurs intentionnelles (fraude) ou non	Litiges avec les clients donc risques financiers Réduction de marges en cas de remises forcées négociées par le client Problèmes d’image
Les règlements des clients sont détournés par un ou plusieurs employés. Les clients paient leurs factures de manière tardive ou ne paient pas leurs factures L’entreprise oublie de relancer ses créances	Pertes de créances donc pertes financières Litiges avec les clients
L’entreprise effectue une comptabilité tardive de ses transactions ou omet de les comptabiliser. Les écritures comptables contiennent des erreurs. L’entreprise ne réalise pas un bon suivi des comptes clients La comptabilisation de l’entreprise fait l’objet de plusieurs fraudes, dont un détournement des règlements	Comptes financiers non fiables Pertes financières Risques de litiges
Partie D. Cycle trésorerie
L’entreprise ne maintient pas un plan de trésorerie périodique Elle ne définit pas de manière précise ses besoins en trésorerie Les comptes clients et la trésorerie disponible sont inférieurs aux engagements de l’entreprise comptabilisés et provisionnés	Risques d’inadéquation entre les fonds disponibles et les besoins en fonds de roulement et les paiements des salariés portés
L’entreprise ne réalise pas un suivi de ses créances et de ses créances impayées L’entreprise n’utilise pas des comptes clients individuels pour l’enregistrement des encaisses	Pertes de créances donc pertes financières
Les chèques et les espèces reçus ne sont pas immédiatement comptabilisés à leur date de réception	Risques de détournement de fonds donc perte financière Risques d’erreur
L’entreprise ne réalise pas un rapprochement entre les encaissements déclarés reçus et les bordereaux de remise des encaisses Il existe une discordance entre le montant des justificatifs de recettes et le montant des encaissements L’entreprise ne réalise pas de rapprochement bancaire régulier	Risques de détournement de fonds donc perte financière Compte de chiffre d’affaire non fiable
Il existe une discordance entre le montant des pièces de dépenses remises et le montant des décaissements	Risque de détournement de fonds
Les charges à payer et les produits à recevoir ne sont pas constatés à la clôture des comptes	Comptes financiers non fiables
L’entreprise n’analyse pas la rentabilité de chaque client/salarié porté	Risque de trésorerie Risque de continuité d’exploitation

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Appréciation du contrôle interne lié aux aspects juridico-sociaux de l’entreprise

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