IMPACTS ET ENJEUX DE LA DEMATERIALISATION DES FACTURES FOURNISSEUR

 

SOMMAIRE :

 

INTRODUCTION

• Généralités
• Les changements du contexte économique et écologique
• Notions comptables sur les trois principaux états financiers

 

 

• LES ENJEUX D’UNE DEMATERIALISATION DES FACTURES

A- La notion de dématérialisation

1- Définition

2- Les typologies de factures dématérialisées

a- La dématérialisation sous la forme EDI

b- La dématérialisation sous le format structuré et format non structuré.

 

B- Les objectifs de la dématérialisation

1- Amélioration du processus de traitement d’une facture

a- accroissement de la performance administrative

b- maîtrise des délais de payement

c-   accélération du processus de payement

d- précocité des informations

 

2- La réduction des coûts

a- automatisation des traitements

b- élimination des papiers

c- bénéfices résultant de l’archivage électronique des données

 

• Optimiser le partage de l’information

 

 

• LES PRINCIPAUX OBSTACLES A LA GENERALISATION DE LA DEMATERIALISATION DES FACTURES
• Appréhension des aspects juridiques du problème
• Nature juridique de la facture dématérialisée
• La dématérialisation fiscale

 

• L’aspect organisationnel
• Renforcement des compétences informatiques
• Exigences d’une disponibilité en temps
• Risques sur les relations avec les clients

 

CONCLUSION

BIBLIOGRAPHIE        

ANNEXES

 

 

INTRODUCTION

 

 

• Généralités

 

 

Une facture est à priori un document commercial.

En effet, elle concrétise les résultats d’une négociation de vente de biens ou de réalisation de prestation de service.

 

Par elle-même, elle engage les responsabilités contradictoires entre l’émetteur et le récepteur :

– l’émetteur : en cas de vente de biens, il s’engage à céder le bien dont la facture fait l’objet dans le respect des conditions négociées, comme la date de livraison, éventuellement, les     modes de livraison, s’il y a lieu les services d’accompagnement comme l’installation, ou la mise en marche. … contre le paiement du montant qui y figure. En cas de réalisation de prestation de service, l’émetteur s’engage à respecter les dates de début et d’achèvement des travaux, s’il y a lieu de fournir à temps les moyens destinés à remplir ses obligations sitôt la réception ou la validation de la facture émise.

 

– et le destinataire, il s’engage à régler le montant du bien ou service mentionné sur la facture selon les accords convenus comme le paiement d’un acompte, le respect des calendriers de règlement si l’accord porte sur un mode de paiement échelonné…….

Vu sous cet angle, la facture présente un caractère juridique.

 

Mais elle a aussi un caractère fiscal : c’est sur la base du prix négocié figurant sur la facture que s’établit le montant de la Taxe sur Valeur Ajoutée, plus communément abréviée par TVA en fonction du taux prévu au type de transaction. Ce  document fait l’objet de contrôle fiscal.

Outre ces mentions, la facture doit comporter des mentions obligatoires précisées dans le Code Général des Impôts, art 289 alinéa 1. Elles concernent :

• Nom et adresse et numéro d’identification fiscale de l’entreprise émettrice.

 

• Numéro séquentiel

 

• La date de délivrance

 

• Nom et adresse de l’assujetti et du client.

 

• Nature et quantité des biens ou étendue des services livrés.

 

• Date de la livraison du bien ou date d’achèvement de la prestation en cas de vente de service.

 

• Date de versement d’un acompte si elle est déterminée et différente de celle de la livraison.

 

• Si le redevable est un représentant fiscal, son nom, son adresse et son numéro d’identification fiscale.

 

Actuellement, deux formes de factures sont présentes en circulation : la facture traditionnelle en papier et la facture dématérialisée répondant quelquefois sous l’appellation de facture électronique.

 

• Les changements du contexte économique et écologique.

 

L’environnement économique et psychologique a connu des changements ces dernières années.

L’environnement économique a été modifié du fait de la concurrence mondiale. Cette dernière a eu comme conséquence un besoin de rationalisation des activités des entreprises, de rapidité et de conquête de nouveaux marchés.

 

Le traitement de la facture en papier est une entreprise longue et complexe. Le circuit de la facture  comporte au total huit étapes dont : la constitution de la facture, le passage en comptabilité, l’envoi de la facture, la gestion des règlements, l’archivage, les relances, la gestion des litiges et des pertes en trésorerie.

 

Schéma du circuit de la facture en papier

 

 

CONSTITUTION DE LA FACTURE

 

 

 

 

 

PASSAGE EN COMPTABILITE

 

 

 

 

 

 

ENVOI DE LA FACTURE

 

 

 

 

 

 

 

GESTION DES REGLEMENTS

 

 

 

 

 

 

 

ARCHIVAGE

 

 

 

 

 

RELANCE

 

 

 

 

 

GESTION DES LITIGES

 

 

 

 

 

 

PERTE EN TRESORERIE

 

 

 

 

• Construction de la facture :

 

Cette tâche intervient dès la conclusion d’une vente. Outre les éléments obligatoires comme les numéros d’identification fiscale de l’émetteur et du client, les détails de la facture sont donnés par le responsable qui a négocié avec le client : nature du bien ou étendue de la prestation, délai de livraison ou d’achèvement, montant hors TVA et taux…..

L’établissement de la facture est suivi du contrôle du responsable. La facture est éditée en plusieurs exemplaires : pour le client, pour les différents départements de l’entreprise. Un des exemplaires servira d’original : il devra être archivé aux fins de contrôle fiscal. (cf Annexe- exemple de facture en papier).

 

 

 

• Le passage en comptabilité

 

Ce sont les informations sur la vente proprement dites qui intéressent la comptabilité mais non les coordonnées du client. Elles se rapportent au montant de la vente, hors taxe et toutes taxes comprises, ainsi que la Taxe sur la Valeur Ajoutée ou TVA. L’émission d’une facture constitue une créance pour la société.

 

Le montant portés sur la facture toutes taxes comprises est enregistrée au compté « Ventes », compte au passif du bilan. La contrepartie comptable peut s’effectuer de deux manières :

• S’il s’agit d’une vente à paiement comptant, la contrepartie est souvent le compte « Banque » ou éventuellement « Caisse ». Le montant de la taxe est enregistré dans « Impôts et Taxes » et c’est montant Hors taxe qui figure dans « Banque ou Caisse ».

 

• S’il est prévu un paiement échelonné, le montant hors taxe est enregistré dans « créditeurs divers » ; le montant de la taxe obéit au même principe que sus mentionné.

Ces écritures relèvent des comptes.

Ces mentions sont extrêmement utiles au comptable pour l’établissement d’un tableau des flux de trésorerie.

 

Par rapport  au bilan, ceci peut  couvrir un intervalle de temps généralement d’un mois ou d’un trimestre. On présente aussi les montants depuis le début de l’exercice pour montrer comment l’entreprise se comporte pendant l’année comptable en cours.

Le montant de la vente est alors enregistré dans la rubrique de « flux de trésorerie liés à l’activité », en particulier dans le poste «  variations des clients et autres créances ». Le montant de la taxe fait l’objet d’un enregistrement dans «  variations des impôts ». Ajoutées à d’autres postes qui dépassent le cadre du présent thème, ces informations donneront le résultat des flux de trésorerie générés par l’activité de l’entreprise.

 

Les informations qui intéressent, en deuxième lieu, la comptabilité concernent la TVA.

La régularité du taux appliqué ouvre un droit de déduction.

La TVA déductible est régie par le décret n°2007-566 du 16 Avril 2007 et entrée en vigueur le 1^er Janvier 2008. Le principe général du droit à déduction repose sur des conditions de fonds, de forme, et de temps.

 

• • Conditions de fonds : il existe un coefficient de déduction variable selon le bien ou le service, objet de l’opération.

Ce coefficient est lui-même le produit des coefficients d’assujettissement, de taxation et d’admission.

C’est le contribuable lui-même qui détermine le coefficient d’assujettissement :

• Si le bien ou le service est non imposable (en termes de TVA) : coefficient =0.

 

• Si le bien ou le service est imposable : coefficient=1

 

• S’il est mixte, le contribuable déterminera un taux compris entre 0 et 1.

Le principe du coefficient de taxation suit le même procédé de calcul.

 

Par contre, l’application du coefficient d’admission est établie selon une liste des biens et services ouvrant droit à déduction.

• • Conditions de forme : la taxe ne peut être déductible que si elle figure sur un document prévu par la loi comme la facture. Toutefois, cette facture doit comporter les mentions obligatoires. Si la taxe est illégalement facturée, c’est l’émetteur qui doit payer le montant mais non le destinataire.

 

• • Conditions de temps : à partir de l’instant où la taxe est exigible au fournisseur, elle devient déductible au destinataire.

 

L’échelonnement d’un payement d’un client donne lieu à l’établissement d’un compte « client ». (cf. Annexe 2- exemple de fiche individuelle de client)

Une telle fiche n’a pas de valeur légale mais simplement un moyen de suivi des créances de manière individuelle des clients.

Rassemblées, les fiches individuelles seront consolidées dans un tableau de bord qui va permettre de faire un suivi des règlements des clients créditeurs et d’élaborer un planning des tâches ultérieures.

En effet, si le client ne respecte pas les échéances négociées, l’entreprise se verra dans l’obligation de faire des relances ; si elles ne donnent aucun résultat, une gestion des litiges sera mise en place.

 

 

• Envoi de la facture.

L’émission de la facture peut être effectuée de plusieurs façons :

• par la poste : ce système est de moins en moins utilisé de nos jours compte tenu des aléas de la circulation et surtout le retard.

 

• Par des prestataires de transport : actuellement, il existe plusieurs sociétés qui en font l’objet principal de leur activité. Néanmoins, c’est une voie relativement coûteuse.

 

• Par des moyens de télécommunication (fax, …) : c’est le moyen le plus utilisé car rapide.

 

• Remise en main par les agents de l’entreprise au moment de la livraison ou du début des travaux : il s’agit d’un moyen économique de transmission de la facture.

 

Dans le cadre d’une facture en papier, les frais d’envoi de la facture sont incontournables et font l’objet d’une écriture comptable dans le compte « farsi postaux et frais de télécommunication ».

 

 

•  Gestion des règlements

 

La gestion des règlements concerne l’établissement d’un calendrier des échéances de règlements.

La détermination des différentes échéances doit prendre en considération la situation de sa trésorerie. C’est la raison pour laquelle la gestion des règlements exige une collaboration étroite entre le service commercial et la comptabilité.

En effet, le service commercial a pour raison d’être l’attention portée sur les relations de l’entreprise avec ses clients. C’est pourquoi il se présente comme un avocat du client au sein de l’entreprise.

 

Toutefois, les échéances doivent être accordées en considération des possibilités de l’entreprise à faire face à ses autres charges comme les charges financières liées aux emprunts que l’entreprise a contracté, les charges salariales, le payement des impôts….

En dernier lieu, c’est la situation de la trésorerie qui permet en dernier ressort de limiter la marge de manœuvre du service commercial quant à la détermination des calendriers des règlements.

 

 

• Archivage

 

Ce sont les factures qui ne feront plus de mise à jour qui sont archivées : soit elles sont complètement apurées, soit elles ont fait l’objet d’une contestation d’un client. C’est une opération obligatoire. La durée légale de conservation est de six ans.

Les factures archivées peuvent faire l’objet d’un contrôle fiscal. Aussi, durant la période de conservation, les factures doivent être maintenues en état de lisibilité et ne comporter aucune modification d’où la nécessité absolue d’un local approprié.

 

 

• Relance

 

La relance est effectuée en cas de non respect des échéances de paiement. Elle peut se présenter sous plusieurs formes :

• Une simple communication téléphonique : l’objectif est de rappeler l’échéance. Ce procédé peut être effectué si le destinataire de la facture est un client régulier de l’entreprise et qu’il s’agit d’une situation exceptionnelle. Il peut également fait dans le cas d’un nouveau client.

 

• Un écrit : il peut servir de preuve.

 

Par ailleurs, la fréquence des relances est subordonnée aux décisions de l’entreprise.

Enfin, elle est un préalable avant la traduction de l’affaire devant la justice.

Dans le cadre d’une facture en papier, la relance par écrit emprunte les mêmes moyens que la facture elle-même et, de ce fait, engendre les mêmes coûts.

 

 

• Gestion des litiges

 

Des relances infructueuses donnent lieu à la gestion des litiges. Les litiges d’ordre commerciaux relèvent des tribunaux de commerce.

 

Elle peut comporter deux étapes :

• d’abord l’entreprise procède à un recouvrement à l’amiable. Cette étape est justifiée pour connaître les véritables intentions du client. Il s’agit de convaincre le client à honorer ses engagements afin d’éviter la justice, procédure longue et coûteuse tant pour l’entreprise que pour le client défaillant. mais c’est surtout du côté du client que les charges seront lourdes et pourront aboutir à une interdiction d’exercice professionnel.

 

• si ces visites font apparaître une intention malveillante de la part du client, alors l’affaire est amenée devant les tribunaux de commerce.

La gestion des litiges concerne également la mise en place des moyens financiers relatifs aux honoraires des conseillers et avocats de l’entreprise.

Dans le cadre d’une facture en situation de litige, le comptable est amené à créditer le compte « clients créditeurs » » en contrepartie du compte débit du compte « clients douteux ».

 

 

• Pertes en trésorerie.

 

Une facture non honorée par le client engendre des pertes en trésorerie. La gestion des pertes relève de tous les départements.

Pour le service « ventes », il s’agit de revoir la politique commerciale en place. Il s’agit de dénombrer la fréquence de telles situations et à observer les motifs litigieux : simple malhonnêteté, ou insuffisance des relances ou circonstance exceptionnelle… Le diagnostic fera apparaître la nécessité ou non d’une redéfinition des approches de la clientèle.

 

Pour la « comptabilité », il faudra réviser le plan de trésorerie et surtout concevoir des stratégies de financement afin d’éviter la faillite de l’entreprise puisqu’une facture irrécouvrable constitue une perte de l’exercice. Mais la tâche immédiate consiste à concevoir un autre plan de financement, étant donné que le règlement est un apport financier.

 

Chaque étape demande un aménagement du temps de travail et fait intervenir au moins un employé.

De plus, il s’agit d’un travail en chaîne : si l’un des maillons est défaillant, tout le processus est altéré. Cette situation contraint l’entreprise à garder les employés habitués à ces tâches malgré des comportements absentéistes ou irrespectueux par rapport au règlement interne afin d’éviter les aléas d’un renouvellement de personnel.

 

Enfin, la vérification des factures avant le passage au service comptable fait perdre beaucoup de temps aux différents responsables bien que la spécificité de leur statut de responsable aurait été plus productif si ces derniers pouvaient se concentrer sur une conception de nouvelles procédures pour faire face à gestion plus performante.

 

La longueur et la complexité des tâches relatives au traitement de la facture en papier constituent ainsi un handicap au besoin de rationalisation des activités de l’entreprise.

Outre ces considérations, le traitement des factures en papier engendre des surcroîts de coûts. D’abord, en charges salariales: le nombre de personnel y affecté doit correspondre au nombre de factures traités.

 

Ensuite, en achats de fournitures de bureau : les dépenses de papier et d’encre pour les impressions des factures, les coûts des outils de classement et de rangement conduisent à un accroissement des charges.

Enfin, les transmissions des factures nécessitent souvent l’utilisation des moyens classiques de transport : aérien, ferroviaires ou voitures de services. A cet effet, les charges relatives au transfert de la facture sont relativement élevées en fonction de l’éparpillement et de l’éloignement des clients.

 

Allongement de la durée, contrainte en personnel, entrave à une organisation rationnelle, accroissement des achats de fournitures de bureau et facteur d’augmentation de charges salariales, tous ces paramètres constituent autant de facteurs de limitation de la productivité de l’entreprise.

 

De même, la rapidité est une des conditions imposées par la concurrence.

A ce point de vue, outre les tâches internes de traitement, le transfert de la facture de l’entreprise émettrice au client est subordonné aux aléas des moyens utilisés à cette fin. D’aucuns n’ignore actuellement les fréquences dans le domaine du transport et de la poste.

 

Pour contourner ces problèmes, l’entreprise opte souvent pour l’emploi de ses propres moyens pour émettre ses factures. Aussi, afin de rationaliser ses dépenses en déplacement, l’entreprise effectue simultanément la transmission de la facture et la livraison des biens ou le transport du personnel affecté à la réalisation de la prestation de service. Ce qui risque de ralentir la validation de la facture par le client suite aux différentes tâches s’y rapportant.

Les dépenses en papier et la fréquence des besoins démission des factures risquent à long terme de causer des dégâts sur l’environnement.

 

Au-delà de l’expiration du délai légal d’archivage  des factures, ces dernières sont détruites. Or, le nombre de factures sur dix ans multiplié par quatre (nombre d’exemplaires au minimum) laisse deviner la pollution que la destruction pourrait provoquer.

Compte tenu de ces remarques, le remplacement de la facture en papier par un fichier électronique tend à être justifié.

 

Et la facture dématérialisée comporte des avantages par rapport à la facture en papier.

La première concerne le gain de productivité par rapport aux activités administratives.

Les tâches de traitement des factures dématérialisées peuvent être exécutées par un seul agent.  Ainsi, les charges salariales sont amoindries.

 

De même les chefs ne passeront plus beaucoup de temps à vérifier les factures établies par l’assistant comptable mais pourront se consacrer à de nouvelles tâches plus rationnelles.

Par ailleurs, le souci du mauvais classement de facture suite à une négligence du personnel est épargné.  L’entreprise se trouvera  libérée de l’obligation de maintenir un agent dont elle souhaite le départ suite à une incompétence avérée.

 

Enfin, l’économie réalisée dans le domaine des fournitures de bureau (papier, encre, classeur ….) est indéniable, étant donné le nombre légal d’exemplaires à établir. Les informations sont toutes mentionnées dans le fichier et elles peuvent être transmises à qui de droit. Cette dernière observation, d’ailleurs, constitue un soulagement de l’entreprise par rapport au problème de délai de réception de facture.

 

Tenant à ces considérations, la facture dématérialisée procure un gain de productivité notable.

La disposition de moyens d’archivage n’est plus nécessaire puisqu’il se fait de manière automatique.

Il est évident que l’utilisation de ce mode de traitement requiert une connaissance de la nouvelle technologie qui ne peut que constituer un atout du développement de l’entreprise.

La facture dématérialisée procure ainsi un gain de productivité et une sécurité d’archivage indéniables.

 

Outre l’aspect économique de la facture dématérialisée, elle possède également un caractère écologique.

En effet, l’obligation légale de l’établissement de plusieurs exemplaires de facture en papier engendre nécessairement l’utilisation d’autant de feuilles de papier. Or, d’aucun n’ignore que le papier est élaboré à partir du bois, quoique, de nos jours, le retraitement des papiers usés soit possible. La généralisation des factures dématérialisées pourrait à long terme constituer un remède aux coupes illicites de bois, tant décriées par les médias.

Par ailleurs, la pollution issue par l’archivage des factures en papier est susceptible de polluer le lieu.

 

Enfin, les moyens empruntés par l’acheminement des factures conjugués au rythme de dispatching vers les destinataires souvent éparpillés risquent d’accentuer la pollution déjà existante.

Toutes ces conséquences sont amenées à disparaître si la facture dématérialisée venait à être généralisée.

D’abord, car elle ne nécessite aucun besoin de papier écartant ainsi les abattements des arbres.

Ensuite, puisque l’archivage se fait de manière automatique et ne nécessite aucun dispositif particulier.

 

Enfin, grâce à l’utilisation de la télécommunication, la nécessité des moyens de transport susceptibles de polluer n’existerait pas.

Le présent ouvrage comporte deux parties dont :

• Les enjeux d’une dématérialisation des factures, la première.

La définition de la dématérialisation d’une facture commencera cette subdivision.

Cette opération fait l’objet de directives de l’Union européenne. A cet effet, nous présenterons les mentions obligatoires prévues par cette directive.

Nous verrons également la législation nationale s’y rapportant, notamment les typologies de formats en cours.

 

 

Le deuxième paragraphe sera consacré à la présentation des différents objectifs visés par cette opération.

• La deuxième partie portera sur les obstacles à une généralisation de cette dématérialisation.

 

Entres autres, nous citerons l’appréhension des entrepreneurs quant à l’aspect juridique de la dématérialisation et les contraintes organisationnelles qu’engendrerait cette opération.

 

 

• Notions comptables sur les trois principaux états financiers

 

Le bilan

Le bilan est un état financier à un moment donné dans le temps, une photographie.

Il énumère l’actif et le passif de la société. La différence entre les deux constitue les fonds propres de l’entreprise.

L’ordre général du bilan consiste à aller du plus liquide au moins liquide.

L’actif se rapporte à l’affectation des avoirs de l’entreprise.

Le passif enregistre les avoirs de la société.

Une des raisons pour laquelle cet état financier est appelé bilan est que l’actif équivaut toujours au passif et aux l avoirs propres. Ceci s’appelle comptabilité en partie double et c‘est le type utilisé dans pratiquement toutes les entreprises. La raison pour laquelle la comptabilité en partie double est la règle d’or de la comptabilité tient au fait qu’elle permet de s’assurer qu’une transaction a été enregistrée correctement.

Par analogie, d’autres transactions donneront naissance à une croissance de l’actif ou une croissance du passif et de l’avoir propre.

 

Le compte de résultat

 

Il est également appelé état des profits et pertes.

Contrairement au bilan, le compte de résultat couvre un intervalle de temps généralement d’un mois ou d’un trimestre. Habituellement, on présente aussi les montants depuis le début de l’exercice pour montrer comment l’entreprise se comporte pendant l’année comptable en cours.

 

Le contrôle de trésorerie

Le contrôle de trésorerie est un moyen simple de projeter vos besoins futurs en argent. C’est un état des résultats couvrant les périodes à venir, qui a été modifié pour ne montrer que les espèces: les rentrées et les sorties d’argent et le solde en argent à la fin d’intervalles de temps déterminés.

 

 

 

 

 

 

 

 

• Les enjeux d’une dématérialisation des factures

 

 

La facture dématérialisée n’a pas supprimé la facture en papier.

Elle est surtout utilisée dans la grande distribution et quelquefois pour les exportations

Par contre, les Petites et Moyennes Entreprises ont conservé les factures en papier. On peut expliquer cette situation à partir :

• des différences en termes de quantités de factures émises par la grande distribution et celui des PME.

 

• Des différences en termes de distance d’éloignement entre l’entreprise et le client.

 

 

• La notion de dématérialisation

 

• Définition :

 

Selon le Guide informatique- Annexe 3, « une facture dématérialisée est le remplacement du support en papier par un fichier électronique à l’occasion de l’échange ou de la conservation de l’information ».

 

La facture en papier est un document matériel, observable sans avoir recours à un dispositif particulier. L’édition peut avoir fait l’objet d’un matériel informatique, ce qui a donné lieu à l’appellation de facture électronique.

 

Cependant, la facture électronique n’est pas nécessairement une facture dématérialisée, dans la mesure où seul l’original de la facture est réputée légale.

 

En fait, une facture électronique ne peut être reconnue comme une facture dématérialisée que si elle est conforme à la règlementation du Code Général des Impôts.

La législation française de la dématérialisation de la facture est une adaptation des directives européennes. C’est la raison pour laquelle notre observation concernera d’abord sur les directives européennes et ensuite sur les dispositions nationales.

 

La directive européenne 2001/115/CE du 20 Décembre 2001 précise les obligations suivantes en matière de facturation.

Il s’agit de directive mais non d’obligation car elle laisse aux pays membre de délimiter les cadres respectifs d’application selon leur propre législation.

De telles dispositions s’avèrent importantes pour la mise en place du marché européen.

En effet, le but de ce marché est de permettre la libre circulation des biens et services entre les différents états membres. De ce fait, afin de réguler ce marché, une harmonisation des procédures d’échanges doit être mise en place.

C’est à cette fin que les directives suivantes ont été données.

 

 

• Aménagement de l’obligation de facturation.

 

Toute transaction commerciale entre les pays membre doit faire l’objet d’une facturation. L’objectif visé par cette règlementation concerne la transparence des opérations se déroulant au sein du marché. Les éléments qui doivent figurer sur une facture sont:

• Date d’émission de la facture.

 

• Numéro séquentiel de la facture sur une ou plusieurs séries afin d’identifier rapidement la facture.

 

• Numéro d’identification fiscale de l’assujetti et du client.

 

• Noms et adresse de l’entreprise émettrice et du client.

 

• Quantité et nature des biens livrés ou de l’étendue des prestations de service offerts.

 

• Date de livraison des biens ou date d’achèvement des prestations.

 

• Date de versement d’un acompte si elle est différente de la date d’émission de la facture.

 

• La base de l’imposition fiscale pour chaque taux ou exonération.

 

• Le prix unitaire hors taxe et les escomptes, rabais et ristournes éventuels s’ils ne sont pas compris dans le prix unitaire.

 

• Le taux de TVA appliqué et le montant de la taxe à payer.

 

• Si l’objet de l’opération est affranchi de la taxe, ou en régime de marge bénéficiaire, il faut mentionner la disposition nationale ou celle de la référence communautaire.

 

Ces mentions obligatoires sont en général celles qui ont cours dans chacun des pays.

 

 

• Le support de la facture : en papier ou sur un fichier électronique

 

Chaque pays est libre d’utiliser le support de ses factures. Toutefois, les mentions minimales que la facture doit comporter fait l’objet d’une règlementation.

 

 

• Les moyens pour garantir l’authenticité et l’intégrité.

 

L’authenticité de la facture se traduit par le respect des normes légales en usage dans le pays d’où la facture est issue.

Une facture authentique est celle qui fait foi, tant dans le domaine commercial d’où elle est émise que par rapport à la législation fiscale.

 

La facture doit faire montre d’une intégrité. Elle ne doit subir aucune modification une fois établie, classée, émise et archivée. Il appartient à chaque pays membre de définir les règles qui permettent à l’administration fiscale de vérifier l’authenticité et l’intégrité des factures en circulation.

 

 

• Introduction de la signature électronique.

 

La signature électronique est une donnée sous forme électronique jointe à d’autres données dont l’objectif est de servir de moyen d’authentification du signataire et de l’origine des informations. Cette disposition a été introduite suite à l’apparition de la facture dématérialisée.

 

 

• Obligation d’archivage des factures.

 

Les autorités fiscales de chaque pays est libre de définir la période légale de conservation  Cette règlementation est nécessaire aux fins de vérification fiscale.

 

• Les obligations de restitution de la facture.

 

Le langage employé dans la facture doit être formulé dans un langage clair et compréhensible.

 

Les dispositions nationales ne constituent que la transposition des directives de l’Union Européenne.

Elles ont fait l’objet de :

• Article 289 Bis du Code Général des Impôts. Cet article donne une définition et les procédures de conservation et de contrôle de la facture dématérialisée.

Selon cette définition, «  la dématérialisation d’une facture est un système de télétransmission de factures qui permet à une ou plusieurs personnes de s’échanger des factures à distance et d’en assurer la fonctionnalité conformément à la loi et en respectant les articles 41Septies et 41 Octies de l’Annexe IV du Code Général des Impôts ».

Sur le plan des contrôles, seules les factures transmises électroniquement et comportant des messages structurés normalisés sont considérées comme des originaux de facture.

A propos de la conservation des factures dématérialisées et principalement celles qui recèlent des messages structurés, l’article met le point sur deux points dont :

• L’archivage : d’une part, la liste récapitulative des messages émis au nom de l’entreprise et pour son compte dans leur contenu originel et d’autre part le fichier des partenaires dans l’ordre chronologique de leur émission ou réception.

 

• la restitution en langage compréhensible des messages émis ou reçus.

 

 

La vérification fiscale porte sur :

• La présence des mentions obligatoires sur les messages émis ou reçus.

 

• La clarté du langage employé dans les messages émis ou reçus.

 

• La tenue d’une liste séquentielle de toutes les factures en papier ou sur fichier électronique, émises ou reçues en signalant éventuellement les erreurs et anomalies. Celle-ci soit être pendant une durée définie au premier alinéa de l’article L 102B de la loi de procédure fiscale

 

• La tenue d’une liste chronologique des partenaires selon leur date d’adhésion ou de sortie du système.

 

• Article 289 V du Code Général des Impôts  porte sur la transmission des factures par voie électronique  et notamment sur les conditions de validité d’une signature électronique et les différentes mentions figurant dans un certificat électronique ainsi que sur l’archivage des messages non structurés.

Pour être légale, une signature électronique doit :

• Etre propre à son signataire de façon à éviter toute confusion éventuelle.

 

• Permettre d’identifier le signataire

 

• Etre créée par des moyens sous le contrôle exclusif du signataire.

 

• Garantir le lien avec la facture avec laquelle elle est attachée de façon à détecter toute éventuelle modification ultérieure.

 

A cette signature est associé un certificat électronique qui est délivré par un prestataire du service de certification. Ce certificat comporte :

• Des informations identifiant de manière univoque le possesseur de la clé publique liée à la signature.

 

• La clé publique du signataire.

 

• La période de validité du certificat.

 

• Un numéro de série unique.

 

 

• La signature électronique du signataire prestataire du service de certification qui garantit l’authenticité de la clé et l’intégrité des informations du certificat.

 

Par ailleurs, les messages non structurés des factures émises et reçues, les signatures électroniques ainsi que les certificats électroniques auxquels elles sont attachées doivent être archivées dans leur contenu d’origine dans les délais prévus à l’article L 102 B du livre de procédures fiscales. Le Code Général des Impôts n’a pas donné de précision quant à la restitution des factures.

Toutefois, le Code de Commerce et le plan comptable général ont précisé que:

• les documents comptables et les pièces justificatives doivent être conservés pendant dix ans. (art 123-22 du Code de Commerce)

 

• l’enregistrement comptable doit préciser l’origine et le contenu et l’imputation de chaque donnée ainsi que les références des pièces justificatives qui s’y rapportent. (PCG 1999-Titre IV-420-2).

 

• Chaque écriture doit s’appuyer sur une pièce justificative datée, établie sur un papier ou sur un support assurant la fiabilité, la restitution en clair de son contenu pendant le délai requis. (PCG 1999- Titre IV-420-3).

 

• Article L 102 C et R*102 C de la Loi de Procédure Fiscale : il a pour objet de préciser les procédures de mise en œuvre de la conservation de la facture dématérialisée. Ainsi :
  • L’administration fiscale doit disposer d’un accès en ligne permettant le téléchargement et l’utilisation des données stockées quelque soit le lieu de stockage et quelque soit la personne chargée de stocker les données en nom et pour le compte de l’entreprise assujettie.

 

• L’entreprise contrôlée doit prendre toutes les mesures utiles pour faciliter l’accès à ces factures.

Par exemple, l’entreprise a l’obligation de mettre à disposition de l’autorité fiscale son responsable informatique s’il y a nécessité ou fournir le matériel informatique en cas de besoin.

 

 

 

• Les typologies de factures dématérialisées.

 

La dématérialisation doit respecter certaines règles pour avoir une existence légale. La facture doit notamment :

• comporter les clauses obligatoires pour toutes les factures

 

• respecter les obligations comptables inhérentes aux entreprises et au commerce

 

• se conformer aux obligations de délai de conservation

 

• être conforme aux directives sur la TVA

 

• satisfaire aux spécificités légales et fiscales de la dématérialisation.

 

Actuellement, il existe deux modes de dématérialisation dont EDI non signé et fichier structuré et non structuré.

 

• La dématérialisation sous la forme EDI

 

Selon le mode EDI, le fournisseur et le client sont en réseau. Le fournisseur établit la facture sous forme de données structurées, ce qui veut dire que les données peuvent être interprétées automatiquement par le client par le biais de programme informatique, et l’émet via le réseau. Cependant, cette émission électronique s’accompagne souvent de l’envoi d’un original de la facture.

 

Toutefois, le passage à la dématérialisation fiscale peut être réalisé sous réserve du respect de la règlementation sur le contenu, l’archivage et l’intégrité du document électronique.

Si la Communauté européenne n’a pas donné de règlementation spécifique à ce mode de dématérialisation, la législation a prévu deux alternatives dont :

• soit que l’émission de la facture électronique soit accompagnée d’un envoi d’un original en papier,

 

• sinon, il faudra respecter trois critères à savoir :
  • la conservation d’un original électronique dans un support non modifiable (coffre fort électronique) par l’expéditeur et le destinataire.

 

• L’établissement d’une liste quotidienne des factures émises ou reçus en reportant s’il y a lieu les erreurs ou anomalies.

 

• L’établissement d’une liste des organismes ou entreprises avec lesquels on échange des factures dématérialisées.

 

 

• La dématérialisation sous le format structuré et format non structuré.

 

La facture dématérialisée peut présenter un format structuré et un format non structuré.

• Le format structuré est interprétable automatiquement par l’application d’un programme informatique. Les données sont structurées aux normes EDI ou XML. La facture ainsi présentée ne comporte pas de signature électronique.

Par contre, la tenue d’un fichier partenaire est obligatoire. Elle doit permettre  d’identifier à coup sûr chacun d’eux notamment son nom ou raison sociale, son adresse et sa qualité (comme émetteur ou récepteur), la date d’entrée en phase de dématérialisation et s’il y a lieu, la date de sortie.

Il en est de même de la tenue d’une liste récapitulative des factures avec des précisions sur les numéros, date et heure de constitution du message, le montant hors taxe et toutes taxes comprises de l’opération effectuée, le code devise dans les cas où la transaction a été effectuée dans une monnaie autre que l’Euro, la version du logiciel utilisé, les anomalies éventuelles pour chaque transmission ainsi que les éléments donnés par le système de télécommunication dans le but d’identifier le partenaire. Souvent, ce format structuré est accompagné d’une facture papier.

 

• Les données d’une facture de format non structuré sont aux normes PDF ou JPEG. Les factures ainsi échangées se présentent sous forme d’ »image » permettant une lecture sur écran mais ne pouvant être modifiées. Cependant, ce format ne permet pas d’identifier de façon précise les informations comme le nom, le code TVA de l’émetteur. A la différence de la première, la facture doit comporter une signature électronique.

Il incombe au destinataire de vérifier la signature apposée sur la facture dématérialisée par le biais de moyens des données mentionnées dans le certificat électronique. La tenue d’une liste récapitulative des factures et d’un fichier de partenaires n’est pas obligatoire

 

 

• Les objectifs de la dématérialisation

 

Entre autres, on peut citer quatre objectifs poursuivis par la dématérialisation.

 

• Amélioration du processus de traitement d’une facture.

 

L’amélioration du processus de traitement consiste en un accroissement des performances administratives, une maîtrise des délais de paiement, une accélération du processus de validation ainsi que d’une meilleure prévision de trésorerie.

 

• Accroissement de la performance administrative.

 

Elle se traduit par une accélération du rythme de travail qui offre une possibilité  d’amélioration des conditions de gestion administratives.

Les travaux de traitement de la facture sont entièrement automatisés. L’automatisation des tâches administratives dispense l’entreprise de la constitution de la facture, du passage en comptabilité, ainsi que de l’envoi de la facture. Elle n’aura plus à traiter que de la gestion des règlements, des relances, des litiges et éventuellement des pertes en trésorerie.

 

 

 

 

 

Schéma du circuit de la facture émise dématérialisée :

 

 

GESTION DES REGLEMENTS

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

RELANCES

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

GESTION DES LITIGES

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

PERTES DE TRESORERIE

 

 

 

 

 

• Maitrise des délais de payement

 

La maîtrise des délais de paiement semble à priori être acquise puisque les échéances ont été négociées auparavant. Dans le cadre d’une facture dématérialisée, l’émission de la facture s’accompagne de la réception par le destinataire.

Elle permet d’établir un calendrier des différentes recettes ainsi que d’effectuer une prévision d’un planning des activités relative à l’objet même de la facture.

 

La prévision des recettes est extrêmement utile au comptable afin d’établir un planning de financement, en particulier d’un plan de remboursement des emprunts contractés ou des prévisions sur la dotation en dividendes des actionnaires de l’entreprise.

 

Elle permet également d’établir un planning des activités: préparation des produits à livrer (disponibilité des emballages, des moyens de livraison, du personnel affecté à l’objet (éventuellement un personnel saisonnier si besoin exigeant alors une  publication d’offre d’emplois saisonniers…).

 

 

• Accélération du processus de payement.

 

La réception d’une facture dématérialisée par le client donne lieu à :

• Une validation d’un bon à payer : ce processus n’est pas long dans la mesure où cette tache ne requiert qu’une vérification des mentions comme la période de validité du certificat électronique de l’émetteur, son nom et son numéro d’identification fiscale… La facture régulière constitue une injonction de payer.

Suite à la conformité du message, le client établit un bon à payer qui sera communiqué à son service comptable. Le comptable du client est en mesure de vérifier la facture si un système de réseau au sein de l’entreprise cliente est en place. Aussi, il est informé au même moment que le service « fournisseur » de l’entreprise cliente sur les suites à donner à l’arrivée d’une facture.

 

• Demande de payement: la réception d’un Bon A Payer est suivie d’une demande de payement adressée aux décideurs avec toutes les pièces justificatives y afférentes.

S’il y a acceptation, le processus de payement est déclenché.

 

• Gestion des litiges : dans le cas d’une contestation du décideur, les observations sont immédiatement transmises à l’entreprise émettrice et peuvent donner lieu à l’établissement de nouveaux termes d’accord.

Au niveau du client, les litiges peuvent concerner la non-conformité des échéances par rapport à celles convenues, l’expiration du délai de validité de la signature électronique…..

Comme du point de vue de l’entreprise fournisseur, le client a intérêt à trouver un terrain d’entente sur les informations qu’elle conteste.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Schéma du circuit d’une facture dématérialisée du côté client

 

VALIDATION D’UN BON A PAYER

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

DEMANDE DE PAYEMENT

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

GESTION DES LITIGES

 

 

 

 

 

• Précocité des informations.

 

Toutes les activités de l’entreprise sont centrées autour du règlement des factures d’où la rapidité de circulation des informations est d’une extrême utilité.

La rapidité résultant de la dématérialisation permet de prendre les mesures adéquates face à chaque situation.

 

Dans le cas d’une contestation, le fournisseur est tout de suite informé du motif. Ainsi, il peut, soit renégocier les termes du contrat avec son client, soit rompre les relations.

Cependant, le motif de refus doit être porté sur la facture aux fins d’un éventuel contrôle des autorités fiscales des factures archivées.

 

Si un nouvel accord est trouvé, une autre facture devra être émise. Dans le cas négatif, la facture est archivée automatiquement toutefois en précisant que la transaction est annulée.

Ainsi, la dématérialisation permet de disposer du temps d’avance afin de mieux préparer les différentes stratégies à mettre en place ce qui ne serait être le cas d’une facture en papier où il faudrait attendre le délai avant de pouvoir concevoir un planning des actions.

 

 

• La réduction des coûts.

 

• Automatisation des traitements.

 

La dématérialisation devient synonyme de « automatisation ».

Mise à part la saisie des informations propre à l’objet de la facture comme le montant hors taxe de la transaction et les coordonnées du client, toutes les tâches du traitement sont entièrement automatisées tant pour les numérotations que les émissions et les archivages. Il en résulte la libération des dirigeants des contraintes relatives aux qualités individuelles des agents et celles relatives aux problèmes de transmission de la facture du siège à son destinataire.

 

 

• Elimination des papiers

 

Le traitement « manuel » des factures en papier donne lieu à des achats importants de consommables de bureau notamment le papier, l’encre et les moyens d’archivage. A la différence des factures en papier en plusieurs exemplaires, la consommation de papier est particulièrement réduite pour la facture dématérialisée.

 

 

• Bénéfices résultant de l’archivage électronique des données

 

Le délai de conservation légale des factures risque de créer certaines contraintes.

D’abord, une erreur dans l’archivage d’une facture entraîne des pertes de temps pour les recherches.

 

Ensuite, les factures archivées doivent être conservées à l’abri de toute pollution ; or étant donné que la facture est une pièce comptable de conservation légale de dix ans, il peut arriver que le volume important des factures émises durant cette période soit entreposé dans un local d’où risque d’altération des contenus et de prédisposition à la pollution.

Dans le cas d’une facture dématérialisée, l’archivage automatique ne nécessite pas de disposition particulière.

 

• Optimiser le partage de l’information.

 

La dématérialisation permet d’optimiser le partage de l’information.

Sur le plan interne à l’entreprise, l’information sur le statut de traitement de la facture permet à la comptabilité d’effectuer les rectifications opportunes de son plan de trésorerie.

 

En effet, grâce à la précocité des informations, l’entreprise peut convenir la catégorisation du client : client sûr, douteux ou défaillant. Une telle classification entraînera une écriture comptable différenciée : « clients créditeurs, ou clients douteux ou pertes de trésorerie ».

 

Par ailleurs, le statut de règlement négocié permettra une mise à jour automatique du compte « clients » ainsi que de la fiche individuelle du client concerné.

Enfin, la dématérialisation permettant une visibilité précoce quant à l’intention d’un client douteux, il pourra être effectué une relance de règlement avant même l’échéance prévue. De ce fait, elle permet de concevoir une approche des éventuels litiges.

 

Sur le plan externe, la rapidité de transmission des informations peut permettre d’écarter le risque de litige de forme. De même, le logiciel de dématérialisation a prévu toutes les mentions obligatoires et parvient ainsi à éloigner tout risque d’omission ou d’erreur.

 

Pour les autorités fiscales, grâce à l’article R102 C, il leur est permis de posséder les informations sur les factures émises et archivées pendant la durée légale de conservation.

En résumé, les attentes de la dématérialisation sont au profit de l’entreprise qui adopte ce système.

Toutefois, dans la réalité, ce système de facturation n’est pas encore largement adopté dans le milieu entrepreneurial. Aussi, le paragraphe suivant nous permettra de mettre en relief les obstacles à la généralisation de ce mode de facturation.

 

 

 

 

• Les principaux obstacles à la généralisation de la dématérialisation des factures.

 

Nous avons relevé deux principaux obstacles : la première est issue d’une appréhension des aspects légaux de la dématérialisation et la seconde des contraintes organisationnelles que l’opération exige.

 

• Appréhension des aspects juridiques du problème.

 

Ces aspects juridiques concernent la nature juridique de la facture dématérialisée et les règlementations de la dématérialisation fiscale.

 

 

• Nature juridique de la facture dématérialisée.

 

Puisque la facture dématérialisée est apparue après la facture en papier, la comparaison des légalités de valeur de deux formes de facture nous parait incontournable.

Les avantages procurés par la dématérialisation sont indiscutables.

 

Cependant, la facturation en papier nécessite la production de plusieurs exemplaires dont une a la valeur d’un original. Cet original est légal dès lors que les mentions obligatoires y figurent.

Par ailleurs, elle n’obéit à aucune règle de forme.

 

Par contre, la facture dématérialisée n’est légale que si elle se conforme à toute une panoplie de règlementations.

En premier lieu, la dématérialisation ne peut être réalisée sans le consentement du client.

Ainsi, l’entreprise émettrice se doit d’être suffisamment convaincante avant de pouvoir procéder à cette opération. Un refus de la part du client se justifierait dans la mesure où cette opération pourrait, non seulement lui être coûteuse, mais surtout, risque de bouleverser toutes les procédures de travail déjà mis en place.

 

Par ailleurs, la dématérialisation ne serait une opération à succès que si l’ensemble des clients veuille bien adhérer à ce système. Cette situation semble difficilement réalisable compte tenu de la différenciation de taille des clients.

Compte tenu de ces observations, le refus d’un seul des clients de l’entreprise donnerait lieu soit à la conservation du mode de facturation traditionnelle en papier, soit à un double mode de facturation.

 

En deuxième lieu, la légalité de la facture dématérialisée remonte à l’opération même de dématérialisation mais non à la facture proprement dite. En fait, on est en droit de penser que ce n’est pas la validité de la facture qui est remise en cause mais plutôt le logiciel qui a permis la fonctionnalité du système. A cet endroit, le logiciel pouvant être acquis sur le marché, on pourrait se demander s’il ne faudrait pas sanctionner le fournisseur de logiciels plutôt que l’entreprise émettrice.

La solution à ce problème serait que les autorités fiscales, suite à un contrôle des fournisseurs de logiciels de dématérialisation, établissent une liste des fournisseurs agréés, le rôle de l’Etat étant de protéger ses concitoyens.

 

L’émission est enregistrée automatiquement en date et en heure précise. Cette disposition est transmise au client qui lui aussi, doit valider la facture à la date et heure de réception.

La validation du client consiste à vérifier toutes les informations contenues dans la facture. Il doit non seulement se limiter à la vérification de ses propres coordonnées mais également de celles de l’émetteur en particulier la période de validité de sa signature électronique enregistré dans son certificat électronique. Cette disposition semble à priori destinée à protéger le client contre  une malhonnêteté éventuelle de son fournisseur. Cependant, elle risque d’indisposer le client qui se doit de refuser une facture malgré des relations entretenues pendant de longues années.

 

Il est évident que la facture a une importance capitale dans la vie d’une entreprise : elle constitue une preuve « concrète » de l’accord entre les deux parties.  Du côté de l’émetteur, cette obligation ne soulève aucun problème. Mais c’est surtout au niveau du client que cette disposition pourrait être embarrassante : sitôt la facture reçue, le chronomètre du délai de payement est déclenché. Ainsi, une facture à vue de 30 jours doit être honorée après 30 jours calendaires. Or, il est possible que le client soit absent  (en mission) alors que la facture atterrit dans son ordinateur.

 

Le problème pourrait apparaître lors de l’intervention d’un auditeur interne ou externe à l’entreprise : il a la possibilité de connaître toutes les suites données à la facture.

Dans le cas de l’auditeur interne, ce problème n’est pas vraiment important dans la mesure où il a aussi obligation d’améliorer les procédures de l’entreprise dans laquelle il est employé. Mais c’est surtout l’intervention de l’auditeur externe qui peut constituer souci : c’est un prestataire de service indépendant qui a la possibilité et la compétence requise pour comparer et pour conseiller un éventuel concurrent.

 

L’article de la loi de procédure fiscale qui prévoie la disposition d’un accès en ligne des données stockées et surtout celle qui prévoit l’obligation de l’entreprise de mettre en place des dispositions tendant à faciliter le contrôle est susceptible de créer un surcroît de travail à l’entreprise.

 

Ainsi, les autorités fiscales ont le droit d’interrompre les tâches habituelles d’un agent aux fins de contrôles de dossiers archivés. Cette disposition risque de porter atteinte à l’indépendance de décision de la société en ce qui concerne l’accélération et le ralentissement de ses activités.

 

Si l’entreprise souhaite se soustraire aux obligations attachées à la facture dématérialisée, elle a le droit de recourir à des prestataires professionnels. Ce choix s’effectue sur la base d’un contrat. Or,

• D’une part, il s’agit d’un intermédiaire extérieur à l’entreprise qui n’est lié que par une obligation de réserve. Le problème pourrait arriver si l’un des agents de ce prestataire de service part. L’inquiétude quant à la fuite des informations aurait une raison d’être surtout en cette période de vive concurrence.

 

• D’autre part, les relations de travail entre l’entreprise et le fournisseur de dématérialisation s’effectuent sur la base d’un contrat. Mais pour la rédaction des clauses, l’assistance d’un conseil neutre est nécessaire du fait de l’insuffisance des connaissances de l’entrepreneur de cette opération. Ainsi, les frais d’établissement se rapportant à la dématérialisation sont relativement importants.

 

Enfin, jusqu’ici, le contrôle de la circulation des marchandises s’effectue sur la base d’une facture. Ainsi, la question se pose sur la pièce justificative à présenter à ces occasions.

 

Tenant à ces observations, la nature juridique de la dématérialisation tend à constituer un frein à son propre développement.

 

 

• La dématérialisation fiscale

 

Cette opération doit se conformer à toute une panoplie de règlementations prévues dans le Code Général des Impôts, articles 289 bis, 289 V, 41 septies et 41 octies de l’Annexe IV.

Ces articles précisent :

• des règles sur les formats  et les normes à adopter: Format structuré aux normes EDI ou XML : il faut prévoir le programme informatique qui permettra d’interpréter la facture. Par ailleurs, un fichier des partenaires avec précision sur les dates d’adhésion au système ainsi que d’un fichier comportant la liste récapitulative des factures doivent être tenus et mis à jour et ce, pendant dix ans.

 

• ou Format non structuré aux normes PDF ou JPEG : Obligation de signature électronique.

 

La non-conformité à ces structures et normes suffit à refuser la légalité de la facture.

• des règles sur la tenue d’un fichier des partenaires de l’entreprise avec les historiques des relations et ce, pendant six ans.

 

• des règles sur la tenue d’un fichier des factures émises ou reçues à conserver pendant six ans.

 

• des règles garantissant l’authenticité et l’intégrité des mentions des factures notamment par l’introduction de la signature électronique. Or, cette procédure est relativement complexe :
  • parce que la validité d’une signature électronique est associée à la détention d’une carte électronique laquelle doit être authentifiée par un prestataire de certification.

 

• et puisque le certificat électronique comporte une période de validité et qu’il faudra renouveler à l’expiration du délai beaucoup d’obligations

 

 

• Une récente législation stipule que la publication des comptes de l’entreprise doit être cartographiés et documentés. Les plans d’action mis en place doivent être également présentés et les risques liés au reporting financier doivent être mentionnés.

 

Toutes ces dispositions expliquent l’appréhension des entrepreneurs et tendent à constituer des obstacles à la généralisation de la dématérialisation des factures.

 

 

• L’aspect organisationnel

 

Une opération de dématérialisation entraîne nécessairement des modifications importantes de l’organisation interne d’une entreprise.

La disposition des matériels est un phénomène incontournable de nos jours, certes. Toutefois, les ordinateurs ont été surtout introduits dans le but de faciliter les opérations de saisies et des corrections éventuelles sans consommer des papiers. Néanmoins, l’utilisation de programmes bien élaborés n’a été souvent que le fait des différents responsables de département ou de service.

 

La dématérialisation exige une connaissance relativement approfondie de l’informatique dans la mesure où les termes usuels y employés sont techniques.

 

 

• Renforcement des compétences informatiques.

 

Bien d’entreprises sont dotés d’un département informatique. Toutefois, les tâches qui leur revenaient jusqu’ici consistent à élaborer des programmes relativement simples de façon à permettre la fonctionnalité des différents services ainsi que les quelques dépannages ou les entretiens des machines.

Avec la dématérialisation, les connaissances dans ce domaine deviennent incontournables et ce, non seulement pour l’entreprise émettrice mais également pour le client car la mise en place de ce système est subordonnée au consentement du client. Aussi, les remarques signalées dans cet ouvrage sont valables tant pour le fournisseur que pour le client.

Il est possible que les informaticiens employés dans ces entreprises soient dépassés par ce système. Aussi, un recyclage leur est nécessaire.

 

De même, la dématérialisation n’est pas la seule affaire des informaticiens mais de l’ensemble du personnel des entreprises. Aussi, les charges revenant à l’informaticien vont nécessairement connaître une augmentation : il aura à former le personnel.

Dans le domaine du traitement de la facture, la formation aura pour objectif de transmettre le savoir des différentes procédures de manipulation de l’établissement jusqu’à l’archivage des factures. Dire que ces tâches sont entièrement automatisées est une manière trop simpliste de voir les opérations.

 

Le mode de facturation traditionnelle n’a pas demandé beaucoup de connaissance spécifique sinon l’attention des agents. Avec la dématérialisation, l’attention n’est plus le seul critère requis : une simple erreur peut donner lieu à la non-recevabilité de la facture. Or, cette erreur va être reproduite dans toutes les étapes ultérieures du traitement puisque la dématérialisation permet aux autres départements de prélever les informations de la facture dont ils ont besoin : les taxes, les avoirs non encore encaissés, ….

 

Ainsi, la formation à dispenser ne pourra se limiter en des séances de pratiques : le responsable se devra d’élaborer des manuels de procédures pour chacun des départements concernés.

 

Comme nous l’avions mentionné auparavant, il existe un certain nombre d’acteurs qui peuvent intervenir dans la dématérialisation et lui soustraire des contraintes sus mentionnées. A titre de rappel, il s’agit :

• des facturiers, prestataires de facturation, qui peuvent être connectés à  l’ERP du fournisseur et se chargent de l’émission des factures en quantité, de leur acheminement, voir de leur recouvrement,

 

• des plates-formes d’intermédiation qui peuvent constituer des carrefours où sont concentrées puis dispatchés les documents numériques.

 

• des tiers de confiance, chargés de fournir les éléments d’authentification des documents électroniques,

 

• des tiers archiveurs, dont les coffres-forts électroniques constitueront un lieu d’archivage à fin de preuve,

 

• des prestataires de dématérialisation, qui reçoivent les factures pour le compte des donneurs d’ordres, les numérisent et constituent un fichier qui est utilisé dans les traitements internes de gestion des factures fournisseurs.

 

Toutefois, ce sont des prestataires de service qu’il faudra non seulement rémunérés mais également partagés avec d’autres entreprises d’où un risque de fuite des informations.

Théoriquement, ce risque est exclu compte tenu de leur déontologie professionnelle. Toutefois, le départ d’un de leur employé pourrait provoquer un tel évènement.

 

 

• Exigence d’une disponibilité en temps

 

La formation du personnel devient impérative afin d’atteindre les objectifs fixés par la dématérialisation.

Au sein du service « clients », en particulier, tout le processus habituellement adoptés par la facture est à revoir. Bien des tâches doivent être exécutées simultanément ce qui ne peut qu’accélérer le processus mais elles deviennent de plus en plus délicates car une simple erreur de manipulation est capable de nuire à la viabilité de l’entreprise, en particulier, risque d’affecter la légalité de la facture.

Or, une formation est une activité, certes, productive, mais à long terme.

 

L’informaticien devra faire à un élargissement de son champ d’activité. Il ne se limitera plus sur les travaux réguliers qu’il a toujours effectués mais il devra aménager son temps de travail afin de lui permettre ses horaires de formation du personnel.

 

De même, la formation ne devra pas soustraire les agents à former dans leurs occupations quotidiennes. Aussi, il est possible que la formation les oblige à retourner au bureau en dehors des horaires normaux de travail. Se poserait alors le problème de traitement de ses horaires anormaux :

• seront-ils considérés comme des heures supplémentaires du fait de leur rapport avec les tâches normalement assignées auquel cas, la dématérialisation entraînerait une augmentation, quoique limitée, des charges salariales.

 

• Ou ne seront-ils pas comptabilisés auquel cas, la présence aux séances de formation ne devrait pas être obligatoire. A cet effet, le but de partage de l’information des factures attendu de la dématérialisation ne serait pas atteint.

 

 

• Risques sur les relations avec les clients.

 

La transmission d’une facture peut constituer une occasion d’entretenir les relations avec le client si elle était réalisée par les moyens de l’entreprise. Cette situation est incontestablement coûteuse. Toutefois, elle peut être profitable pour fidéliser le client et pour une étude d’extension de marché. Ces deux points de vue sont d’ailleurs des impératifs de la concurrence mondiale.

 

La facturation est un service rattachée au département « Ventes » d’une entreprise. Si la procédure habituellement adoptée par l’entreprise consiste à effectuer des tournées de distribution associée à des remises de factures de main à main, la clientèle a aussi acquis la routine de s’entretenir avec les agents de l’entreprise. De cette manière, l’agent peut saisir les autres demandes des clients qui peuvent susciter de nouvelles opportunités de marché.

 

Par ailleurs, ces tournées sont également des occasions de présentation des nouveaux produits mis sur le marché.

Par conséquent, la transmission manuelle des factures offre des avantages qui peuvent conduire à une fidélisation des clients actuels et à une création de nouveau débouchés.

Avec la dématérialisation, la relation avec les clients se limite à des contacts virtuels. Les gains y procurés ne sont pas incontestablement minima : sur les coûts de déplacements et carburant, sur les charges salariales (indemnités du personnel en mission). Cependant, elle tend à privilégier  la démarche administrative sur celle commerciale.

 

Le problème se situe alors au niveau des agents recrutés pour servir les « ventes ».

En effet, ces agents ont été qualifiés pour le marché qui devient par la suite relativement incertain. Aussi, toute leur démarche se limite à des présentations virtuelles des produits ou des services sans pouvoir effectuer des études de marché sur terrain.

 

Par ailleurs, du coté client, la facture dématérialisée n’est rien d’autre qu’une obligation de payement ce qui risque de ternir l’aspect relationnel des ventes.

 

Tenant à ces observations, le contact virtuel qu’occasionnent les factures dématérialisées risque à long terme de cacher les réalités du marché pourtant si utile à toute entreprise en cette ère du libre échange.

 

 

 

 

 

 

 

 

Conclusion

 

La dématérialisation pourrait constituer un atout supplémentaire pour faire face aux problèmes contemporains de concurrence.

 

Elle est associée à l’idée d’automatisation qui, à son tour, traduit l’idée de rapidité.

La longueur et la complexité des tâches de traitement de la facture en papier pourraient être un handicap à la course aux marchés.

 

L’automatisation peut contribuer à :

• une amélioration des performances administratives de la gestion fournisseur-client : grâce au logiciel, il est désormais possible de partager quasi simultanément les informations contenues dans la facture. La constitution de la facture, le recueil des informations par la comptabilité, l’émission ainsi que l’archivage sont entièrement automatisés et de ce fait rapides.

 

• la maîtrise des délais de payement : la rapidité de la transmission et de la réception laisse entrevoir immédiatement les intentions du client quant au respect des échéances de payement.

Ainsi,  en cas de refus, la réception est suivie d’un motif de contestation. Une renégociation a lieu et permet d’élaborer un autre planning de règlements.

Dans le cas contraire, le planning pré-établi entre en vigueur.

 

• l’accélération du processus de validation de la facture : la validation ne demande aucune procédure particulière. Elle se concrétise par la délivrance d’un bon à payer, suivi d’une demande de payement.

 

• la précocité des informations : l’automatisation de toutes les tâches se manifeste par la disponibilité des informations dans un court délai. Elle offre la possibilité d’élaborer un planning des activités à venir.

 

Par ailleurs, du fait de l’automatisation du traitement, de l’élimination du papier et des gains relatifs à l’archivage des données, elle contribue à réduire considérablement les coûts afférents au traitement.

 

 

En effet, la consommation de papier résultant du nombre d’exemplaires à fournir dans le cadre d’une facture en papier n’existe plus dans la dématérialisation.

De même, l’archivage automatique parvient à libérer l’entrepreneur des contraintes en termes de gestion du personnel et du besoin de local particulier servant à conserver les factures émises dans le passé.

 

Enfin, elle permet de moderniser le partage de l’information interne grâce à une collaboration dans la gestion des factures d’une part, et de l’information externe par l’affranchissement des contraintes d’éloignement entre le fournisseur et ses clients.

Sur le plan écologique, l’avènement de la dématérialisation peut apporter  une réponse au souci environnemental.

 

Tant à cause de la réduction de la consommation en papier que du fait de l’automatisation de l’archivage, elle contribue à diminuer les facteurs polluants issus des activités de l’entreprise.

Cependant, aux fins d’existence légale, elle se doit de répondre à des obligations dont :

• de formats : EDI, structuré ou non structurés

 

• de fichiers de liste de partenaires et de liste des factures

 

• de certificat électronique qui garantit l’authenticité et l’intégrité des mentions signées électroniquement.

 

Malgré les avantages procurés par la dématérialisation, la généralisation rencontre certaines difficultés dû à :

• une appréhension de son aspect juridique d’abord

 

• et son aspect organisationnel ensuite.

 

Du point de vue juridique, la dématérialisation est subordonnée au consentement des destinataires des factures.

Ce consentement ne saurait être acquis que si le client est à son tour un autre fournisseur de même envergure.

Cette dimension de l’activité du client, fournisseur lui aussi, pourrait s’apprécier sur le nombre de factures qu’il a à traiter d’abord.

 

Si le nombre de factures à émettre est relativement faible, la dématérialisation constitue un surcroît de paramètres à gérer. L’établissement des factures, leur classement et l’archivage ne demande pas d’automatisation. Or, c’est un des objectifs de la dématérialisation.

Cette  condition pourrait constituer un frein à son propre développement.

Au niveau des compétences informatiques, des programmes relativement simples et l’installation d’un système de réseaux internes des différents ordinateurs de l’entreprise et  mis en place par l’informaticien, permettraient de faciliter les recueils d’informations utiles aux autres services.

 

Il  n’est pas nécessaire d’avoir l’avis d’un client pour la réalisation des tâches internes.

Ensuite, sur le plan de l’effectif de personnel, la loi prévoit un allègement fiscal pour encourager les entreprises à pourvoir un certain nombre d’emplois afin d’alléger le chômage. Et ceci, si elle semble ne pas susciter grand intérêt aux grandes entreprises, l’est pourtant pour les plus faibles.

 

De plus, la rapidité, bien que utile dans le cadre de la vie sociale, n’est pas vraiment primordiale pour celles qui viennent de démarrer. C’est plutôt la fiabilité des produits qui l’emporte sur cette qualité.

 

La dématérialisation, malgré ses avantages, nécessite néanmoins une disponibilité en temps pour la formation du personnel et l’élaboration des manuels de procédures. Or, la préoccupation première des entreprises relativement fragiles concerne la concentration sur le marché mais non sur la qualité et les performances administratives.

 

Tenant à ces considérations, la généralisation de la dématérialisation est condamnée à être le fait de grandes entreprises ayant à traiter un nombre élevé de factures.

L’option pour le recours au service de prestataires professionnels nécessite au minimum un certain niveau de connaissance.

 

Le prestataire est un spécialiste dans le domaine donc capable d’influencer et de fasciner le décideur de l’entreprise par l’usage d’un langage très technique. Si le décideur n’a pas les connaissances requises, il peut facilement être influencé par les arguments du vendeur de service.

 

De même, les clauses du contrat de prestation doivent faire l’objet d’une attention particulière de la part du décideur. Or, si sa connaissance  dans le domaine s’avère défaillante, il serait préférable de ne pas s’y aventurer, car une rupture du contrat est susceptible de créer d’autres problèmes à l’entreprise.

 

Le consentement d’un seul client ne suffit pas à justifier la mise en place de ce système à moins de transactions relativement régulières et importantes. Le fournisseur doit recevoir l’accord de l’ensemble de ses clients, condition préalable à la fonctionnalité du système. Cette condition n’est pas facile à réaliser à cause de la différenciation de taille des clients. Le refus d’un seul de ses clients parvient à contraindre le fournisseur à utiliser un double système de facturation : la facture en papier pour les clients qui ont refusé et une facture dématérialisée pour ceux qui ont opté pour ce mode de facturation.

 

A l’endroit de la circulation des marchandises au sein du territoire européen, le contrôle peut être difficilement réalisable.

En effet, aucun document matériel permettant de statuer sur la régularité de la circulation n’accompagne les marchandises transportées. Deux cas peuvent alors se présenter :

• soit que les décisions relèvent de la subjectivité de l’agent de contrôle

 

• soit qu’il nécessitera une longue procédure : enquête du transporteur sur l’émetteur et le destinataire des marchandises, ensuite remonter à l’entreprise pour vérifier la véracité des informations recueillies, enfin vérifier auprès du destinataire la justification de la nature de la transaction.

Or, de telles mesures pourraient nuire à l’échange dans la mesure où la réception de la facture précède la marchandise.

 

Dans ce domaine encore, l’instauration de mesures particulières mérite d’être mises en place.

La dématérialisation pourrait constituer un avantage quant à la course aux marchés et à la prise de conscience des aspects écologiques de ce système.

 

Par ailleurs, c’est une opération qui pourrait contribuer au développement de la nouvelle technologie de communication.

Cependant, les obligations légales assorties à ce système mériteraient d’être révisées.

Un recul permet de saisir que l’opération est surtout destinée à faciliter le travail des autorités fiscales.

La loi qui impose les entreprises à mettre à la disposition des autorités de contrôle constitue une preuve irréfutable.

 

En contrepartie, la vente de logiciels de dématérialisation n’est soumise à aucune règlementation : c’est l’entreprise utilisatrice qui se voit sanctionnée du fait de l’invalidité du logiciel. Dans cet ouvrage, nous avons proposé une solution à ce problème : l’Etat devrait établir une liste des fournisseurs agrées pour la vente des logiciels de dématérialisation.

Toutefois, compte tenu des avantages procurés par la nouvelle technologie, la dématérialisation pourrait être un moyen non négligeable pour faire face aux contraintes de la concurrence.

 

 

Les enjeux de la dématérialisation répondent donc à plusieurs objectifs essentiels :

• tout d’abord, rappelons qu’il s’agit avant tout d’optimiser la collaboration entre le client et le fournisseur de par la mise en place de dispositifs tels que la constitution de facture ainsi que le passage en comptabilité.

 

• Puis, il s’agit également de réduire les coûts en procédant à l’archivage.

 

• Enfin, il y a lieu d’améliorer le management par une meilleure gestion des litiges, par une meilleure relance de la production…

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

BIBLIOGRAPHIE :

 

• Abégnoli, Thierry-Lévy, « dématérialisation des factures : maîtrisez toutes ses formes », 15 novembre 2005

 

• Association des Credit Managers, « « la dématérialisation : enjeux et impacts pour le Credit Manager », mercredi 05 avril 2006

 

 

• Code Général des Impôts, article 289 bis modifié

 

• Van Der Feer, Julien, « dématérialisation des factures : gagnez en productivité », Magazine N° 54 Chef d’Entreprise, 01 décembre 2010

 

 

• Yooz, « la dématérialisation des factures en PME : mythe ou réalité ? », 2009

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Annexe 1 : Exemple de facture :

 

 

 

Annexe 2- Exemple de fiche client

 

CLIENT X

Date

Nature de l’opération

Montant dû (€)

Échéances accordées

Règlements effectués(€)

Observations

Reste à payer (€)

5000

date

montant

Date

Montant

18/10/08

Travaux de fondation

15000

18/12/08

5000

18/12/08

5000

RAS

10000

18/03/08

5000

12/03/08

5000

RAS

5000

18/06/08

5000

20/04/08

5000

Apuré

0

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Annexe 3- Exemple de Tableau de bord des clients créditeurs au 11/03/2008

 

Noms du client	Facture N°	Date	Nature	Montant (en €)	Échéance	Règlement (en €)	Reliquat (en €)
A	264/ B/2008	06/09/2008	vente de A	15 000	06/03/2009	5 000	10000
B	265/B/2008	06/09/2008	vente de B	12500	06/03/2009	2500	10000
C	266/B/2008	10/03/2008	vente de C	10000	10/03/2009	5000	5000
D	267/B/2008	10/03/2008	vente de D	7500	10/03/2009	2000	5500
E	268/B/2008	10/03/2008	vente de E	7000	10/03/2009	2000	5000
F	269/2008	10/03/2008	vente de A	15 000	10/03/2009	10000	5000
G	270/B/2008	10/03/2008	vente de C	10000	10/03/2009	2500	7500
H	271/B/2008	10/03/2008	vente de A	15 000	10/03/2009	5000	10000
I	272/B/2008	10/03/2008	vente de A	15 000	10/03/2009	5000	10000
J	273/B/2008	10/03/2008	vente de D	7500	10/03/2009	5000	2500
TOTAL				114 500			70500

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Annexe 4 -TABLEAU DES FLUX DE TRESORERIE (Méthode directe)

RUBRIQUES	ANNEE1	ANNEE 2
Flux de trésorerie liés aux activités de l’entreprise
Encaissements reçus des clients
Sommes versées aux fournisseurs et au personnel
Intérêts et autres frais financiers payés
Impôts  payés sur les résultats
Flux de trésorerie avant éléments extraordinaires
A-    Total des flux de trésorerie nette provenant des activités
Flux de trésorerie liés aux activités d’investissement
Décaissements sur acquisition d’immobilisation corporelle ou non
Encaissement sur cession d’immobilisations  corporelles
Décaissements sur acquisition d’immo financières
Encaissement sur cession d’immobilisation financière
Intérêts encaissés sur placement financiers
Dividende et quote-part des résultats reçus
A-    Total
Flux de trésorerie liés aux activités financières
Encaissement suite à l’émission d’actions
Dividendes et autres distributions effectuées
Encaissement provenant d’emprunts
Remboursements d’emprunts
B-    Total
Variation de trésorerie de la période (= A + B + C)
C-    Trésorerie et équivalents de trésorerie à l’ouverture de l’exercice
D-    Trésorerie et équivalents de trésorerie à la fermeture  de l’exercice
Variation de trésorerie de la période  (= D – E)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Annexe 5 –Résumé des enjeux de la dématérialisation pour le fournisseur :

 

 

 

Constitution de la facture

 

 

Optimisation de la collaboration

Client-fournisseur.

 

 

Passage en comptabilité

 

Envoi de la facture

Réduction des couts :

Pas de papier

 

Archivage

Gestion des Règlements

 

Amélioration du

management

Relance

 

Gestion des litiges

 

Pertes de trésorerie