La dématérialisation de la gestion des documents

 

Introduction

 

L’aire du numérique prenne le devant de tous les secteurs d’activités partout dans le monde. Le recours à la numérique est un phénomène généralisé que la plupart des institutions ne puissent d’en échapper. En principe, le traitement numérique est la pierre angulaire du processus de dématérialisation de la gestion des documents. Avec le développement des nouvelles technologiques d’informations et de communication d’une vitesse exponentielle, toutes les institutions privées que publiques ne laissent aucune occasion d’être en retard. La pratique de la dématérialisation provient de l’adoption des techniques de transformation du traitement physique au traitement numérique. Quelque soit le format d’un document, il y a toujours une méthode de numérisation applicable et efficace pour le traiter. Les créateurs des logiciels ne s’attardent en aucun cas à concevoir des applications efficaces et ergonomiques, faciles à manipuler et disponibles pour tout le monde.

 

La dématérialisation est tout un processus, souvent adoptée à travers un projet pour les entreprises et les écoles et un programme pour les établissements publics. Il vise à la numérisation des traitements d’informations à deux catégories. La première catégorie se rapporte au traitement régulier des informations nécessaire à l’exploitation et au fonctionnement de ces institutions. Tandis que la seconde concerne celui des archives. L’évolution technique et technologie a fait de la dématérialisation un concept innovant. Les institutions en fait appel pour une question de rapidité, praticabilité et facilité. Ces caractéristiques lui sont conférées grâce à l’essor des recherches informatiques et électroniques, qui ne cessent de produire des outils et des méthodes ergonomiques et à bon prix. En plus de la création des logiciels de traitement numérique, les procédures sont aussi bien diffusées partout dans le monde à travers le réseau internet. Celle-ci entre dans le concept de globalisation des savoirs. En outre, les grandes institutions lancent maintenant à la création des réseaux dits « intranet » permettant de publier, d’échanger et de partager des documents numériques dont les contenus ne s’écartent pas loin de ceux des documents physiques. Ces réseaux passent ensuite à un horizon numérique très vaste qui est l’internet. Ces dernières années, le traitement online devient un processus de délocalisation des entreprises dans d’autres pays à main d’œuvre à bon marché.

 

Cependant, l’adoption de la dématérialisation de la gestion des documents se confronte à des sérieuses contraintes que chaque institution devrait faire face. En réalité, le type de contrainte qui surgisse se diffère d’une institution en une autre. Malgré, certaines ont un caractère englobant. Les contraintes liées aux coûts, ressources humaines, techniques et technologiques sont en principe entre dans la typologie dans la plupart des cas. Les couts d’adoption de la dématérialisation pourraient être de plus en plus exorbitants en fonction de l’envergure du projet et des conditions de succès pour chaque établissement. Comme la dématérialisation est avant tout un projet non informatique mais organisationnel, le coût d’organisation entre aussi dans le budget et pourrait être très élevé. En termes de ressources humaines, l’option de la dématérialisation est un facteur de renforcement de compétence et d’actualisation de la politique de gestion du personnel. Logiquement, l’orientation vers le traitement numérique a un cout humain. La centralisation de plusieurs taches en un poste joue au détriment des effectifs, que ce soit en quantité qu’en qualité.  En quantité, le personnel devrait subir un agencement pouvant conduire au reclassement ou au licenciement dans des cas extrêmes. En outre, la réagencement du personnel sera supporté par la promotion d’un plan de renouvellement et de renforcement de compétence, en matière d’organisation que de technicité. La formation et le recrutement des nouveaux techniciens ont aussi un coût et des conditions d’éligibilité. Car la maitrise des nouvelles techniques et des technologies impliquent un niveau intellectuel académique en fonction de chaque tâche. Ces contraintes freinent quelque fois l’adoption de la dématérialisation, du moins la retarde. Alors, la dématérialisation par la gestion numérique des documents est-elle une solution pour l’avenir ? Quelles sont les conditions pour qu’elle demeure une solution efficace dans tous les plans ? La décortication des réponses à ces questions permet d’accéder à des manières d’adopter efficacement la dématérialisation, d’apprécier les couts d’opportunité, de délimiter les conditions nécessaires, et de mesurer les limites de son intégralité. Les développements concernant les différentes institutions, écoles, institutions publiques et entreprises qui, dans leurs affaires quotidiennes, manipulent des documents physiques et numériques.

 

La manière de cerner ce problème de dématérialisation fait appel à l’adoption de la démarche suivante. Dans un premier temps, nous introduirons la dématérialisation en général et les différents environnements dans lesquels nous retrouvons ce phénomène, en appuyant le sujet avec une étude du groupe Samsung dans son contexte socio-économique qui est en lien direct avec le sujet de recherche. Ensuite, nous mènerons une étude approfondie de la problématique, en constatant que certaines contraintes peuvent être liées à la dématérialisation avec de nombreux inconvénients. Pour terminerons cette étude en démontrant les bon cotés de  la dématérialisation tout en nous appuyant sur différentes études et ouvrages.

 

 

Première partie : La dématérialisation en général

L’évolution de la technologie numérique du 21^ème siècle gagne profondément du terrain et tend à imposer des normes universelles dans le domaine du traitement des informations. De nos jours, presque la quasi-totalité des institutions, publiques que privées, procède progressivement à la dématérialisation des documents. N’importe quel type d’organisme public comme les bureaux administratifs, les écoles, instituts de formation et les grandes académies se montre favorable à l’utilisation du processus de numérisation des documents dans leurs tâches quotidiennes. Par ailleurs, la dématérialisation est largement dans le secteur privé. Les entreprises, les écoles, les associations, etc. ont tous misé sur la performance de leur gestion pour survivre. En effet, la dématérialisation fait partie intégrante des processus de traitement d’information qui, à leur vis, favorise l’exécution des taches et améliore la communication interne qu’externe avec les parties prenantes. Ce processus possède alors un caractère englobant et général, qui mérite une étude plus profonde sur tous les plans.

 

Avant de se mettre en œuvre pour l’exposition de différentes dimensions qui entourent ce processus, il convient dans cette première partie de formuler une définition plus précise sur la dématérialisation. Cette définition permettra de bien positionner sur le fondement de toutes les autres parties consécutives.

 

La présente recherche penche vers la définition de la dématérialisation comme toute conversion au format numérique des informations déjà existantes sur les supports tangibles. Figurant dans cet ensemble les documents sur des papiers, des films et des musiques. Une définition très optimiste mentionne que « la dématérialisation, c’est le remplacement des documents papiers par des fichiers informatiques, entrainant la mise en œuvre du fameux bureau sans papier »[1]. En revanche, la conception de ce processus s’étend largement sur les points suivants :

• La transformation des anciens supports physiques en supports modernes, mais aussi la conversion des formats de documents calligraphiques[2], sténographiques[3] ou analogiques[4] en format numérique.
• L’automatisation des traitements des taches antérieurement accomplis pas les humains, c’est le fondement même de l’informatique qui signifie traitement automatique des informations.
• L’amélioration des échanges et de la communication avec les parties prenantes d’une institution, en termes de qualité et de rapidité à l’aide des réseaux numériques puissants.

Grâce à l’option des processus de dématérialisation :

• Le partage d’informations va être simplifié
• Un important gain de place au niveau de stockage d’informations va être observé
• La recherche des documents numérisés sera fortement simplifiée à l’aide des outils pertinents.

Cependant, la mise en œuvre de la dématérialisation implique davantage la conception d’un projet complet. Dans ce projet, il convient pour les responsables de mettre en évidence tous les paramètres favorisant la mise en œuvre, comme les acteurs, les moyens et la gestion. Ainsi de retracer les solutions propices afin de surmonter les obstacles et résoudre les problèmes. En fait, la conception de la dématérialisation comme un projet repose sur l’analyse préalable de ses étapes auxquels se rattachent la détermination des moyens et des acteurs. Ensuite, il faut aussi une définition précise sur le concept de la numérisation des documents en fonction de la quelle se déduit les composantes matériels et les techniques recourues. Ces propos seront exposés dans les développements des sous-titres suivants.

 

• Les étapes de la dématérialisation

La dématérialisation pourrait être faite selon deux approches : l’approche individuelle et l’approche globale. L’approche individuelle consiste à analyser les étapes de ce processus en s’appuyant individuellement sur une institution après une autre. La difficulté relève de la différence entre les statuts juridiques des institutions prises en compte. Ce qui renvoie à l’option d’une approche générale qui se réfère à la synthèse de la démarche en trois étapes distinctes et successives.

 

1. L’étape exploratoire

L’exploration se rassemble à une phase préalable à l’opérationnalisation pendant laquelle les responsables du projet de dématérialisation définissent et délimitent tous les aspects techniques, humains et financiers. En effet, cette étape comprend les éléments suivants :

• Définition des objectifs de la dématérialisation[5]

L’institution qui voulant opter à mettre en œuvre la dématérialisation devra avoir un ou plusieurs objectifs très claire. Tous les paramètres du projet s’articulent aux réponses provenant des questions d’objectif : pourquoi procède-t-on au processus de dématérialisation ? En pratique, le développement de l’objectif principal donnera naissance à des sous-objectifs plus précis et plus concis.

Après la définition de l’objectif principal et sa décomposition en objectifs secondaire, les responsables sont amenés à repenser à deux choses : l’examen des attentes des utilisateurs du processus et l’étude comparative des bonnes et des mauvaises raisons qui conduisent à la dématérialisation. Dans la plupart du temps, les utilisateurs attendent de ce processus une fluidité en termes de traitement des informations et un avantage ergonomique lors de la consultation des documents via les architectures réseaux mises en place. En outre, la procédure d’analyse couts/avantages se fera à l’aide d’un tableau tel que :

 

Tableau d’analyse couts/avantages
Avantages	Désavantages
Coûts relatifs à la mise en place du projet	Coûts relatifs à la gestion des archives physiques

 

L’intérêt de ce tableau réside sur la possibilité de comparer les avantages et les désavantage, non seulement pour bien ajuster la validité de l’objectif, mais surtout de bien gérer les désavantages qui se montrent incompressible. Le stockage des archives en support papier constitue un exemple typique de désavantage engendré par le processus de dématérialisation.

 

• La maitrise de l’aspect juridique des documents[6]

Cette démarche intègre la considération des documents papiers à archiver et les documents numériques à produire. Quelque soit le degré d’intégralité de la numérisation, il en reste toujours des documents originaux à archiver qui pourront relever d’un intérêt juridique particulier. Pour les institutions publiques, certains règles relevant du droit de l’archivage de l’archive nationale régissent la modalité applicable à la conservation des documents originaux. En revanche, les responsables pourraient bien être conduits à la destruction de ces documents en fonction de leur état d’altération ou de la durée de la période de leur production. Par conséquent, les responsables devraient toujours poser une question importante dont les copies numériques sont-elles des copies d’utilisation ou des copies de remplacement de l’original à chaque type de documents à numériser.

 

Par ailleurs, la valeur juridique des documents numériques pose aussi des questions de valeur très subtiles. La force juridique d’un document numérique est vraiment cruciale pour chaque institution plus particulièrement pour les institutions qui présentent des agences ou des filiales géographiquement dispersés. Ces institutions devraient recourir aux réseaux numériques locaux ou à l’internet afin d’échanger les documents. C’est à ce point qu’apparait très important la valeur légale de chaque fichier électronique. Ce dernier devrait être authentifié et certifié à l’aide d’une signature ou d’un certificat électronique pour en assurer son identification, sa protection et sa garantie. En effet, il est formellement conseillé aux auteurs du projet d’examiner la certification numérique des documents à produire, notamment ceux qui ont besoin d’une décharge particulière comme un paraphe, une signature ou un cachet.

 

• Le choix d’un système de gestion des documents numériques[7]

Quelque soit l’intensité du besoin exprimé à la dématérialisation, l’intégralité des documents ne soit guère totalement transférée au format numérique. Il en reste toujours du papier à gérer et à conserver surtout si les utilisateurs auront directement accès au service du siège social ou du bureau central. Dans ce cas, il existe au moins deux types de système de gestion à harmoniser en fonction de ce degré d’intégration de numérisation.

 

Le premier consiste à un « système de gestion électronique de document », tandis que le second est relié à un « système d’archivage de documents numériques ». Les socles sur lesquels reposent ces deux systèmes se rapportent à la modification, à la destruction, au délai de conservation, au mode de classement et à l’utilisation des documents produits. Le système de gestion se rattache à un mode d’utilisation quotidien et fréquent des documents numériques, ce qui fait appel à la possibilité de modification. Ensuite, la destruction des documents est fonction de leur auteur puisqu’il s’agit d’un traitement journalier. Par contre, l’archivage suivra des procédures très strictes afin de bien gérer légalement les documents originaux. Ces derniers ne sont pas en principe destructibles, modifiables. Ils suivent obligatoirement une modalité de conservation pérenne afin d’être longuement consultable. En tout cas, l’harmonisation de ces deux systèmes facilitera à la garantie de l’efficacité du projet et à la satisfaction des utilisateurs. Et tous les autres éléments composants le système informatique en dépendent techniquement.

 

• Le choix de la technique et de la technologie à mettre en œuvre

Suite à l’analyse du système de gestion des documents, les responsables entament ensuite à l’analyse des techniques et des technologies nécessaires à la mise en œuvre du processus de la dématérialisation. Cette étude portera principalement sur le domaine de l’informatique et de la technologie numérique selon les trois volets dont l’architecture matérielle, l’architecture logicielle et l’architecture de base de fichier.

L’architecture matérielle devrait être composée des éléments indispensables au traitement numérique tels que les ordinateurs puissants, des périphériques d’entrées/sortie adaptée dont les imprimantes et les scanneurs. La technologie actuelle diffusée par les constructeurs de matériels informatiques prévoit la combinaison des fonctions des périphériques. Ils se lancent à la fabrication des imprimantes à haute définition, doté d’un scanneur de bonne résolution. En outre, une des périphériques la plus utilisé pour la capture des images à dimension supérieur est les appareils photos numériques. Aujourd’hui, des nouveaux types d’appareil photo numérique inondent le marché, ce sont les appareils hybrides à zoom reflex[8] qui pouvant capter des images à très haute résolution, et une vitesse de prise en rafale. En tout, l’achat des matériels numériques et informatiques prendrait préalablement en compte les dimensions[9] réelles des documents ainsi que la capacité de traitement attendue.

 

En ce qui concerne les applications à utiliser, le principal est de se doter des logiciels très puissant, maniable et produiront des résultats en normes. Les logiciels de scan, de conversion de format, de compression et de décompression de taille de fichier, etc. sont de préférence à ce sujet. Récemment, les logiciels de scan arrivent à produire une copie conforme  l’original des fichiers dont le format de sortie est en code ascii et non en format image. Ceci a été rendu possible par la technologie OCR des scanneurs modernes. En outre, l’analyse d’étendra jusqu’au calibrage entre taille de fichier et hauteur de la résolution voulue. Ce qui implique un niveau de compétence technique irréprochable afin de prévoir tous ces détails et leur implication sur le choix du matériel et des logiciels.

 

Par ailleurs, les formats de fichier utilisés dans l’exploitation et l’archivage tiennent aussi d’une importance technique incontournable. La compatibilité sur les formats facilite l’échange et l’exploitation des données pour chaque utilisateur. La fluidité des transferts en dépend bien évidement. Chaque application a ses propres formats de sortie. En effet, la définition des formats utilisés pour la numérisation oriente aussi le choix des logiciels adaptés au traitement, tant sur sa compatibilité que sur sa version. D’une autre manière, les formats définissent aussi la taille de chaque document, permettant de déterminer les supports physiques qui servira au mieux pour stocker les documents traités.

 

Tout compte fait, la détermination des techniques et de la technologie à mettre en œuvre demeure l’étape la plus incontournable du projet. En fait, la compatibilité en termes de format de fichier, en termes de logiciels et matériels constitue le cœur même du projet. Une fois que ces éléments sont compatibles et forment un système, les responsables pourront ensuite procéder à l’organisation et la gestion de tous les autres volets du projet.

 

• Le volet organisationnel du projet de dématérialisation

L’organisation du projet tourne autour des questions de ressources humaines, financières et techniques, ainsi qu’à la planification en général.

Concernant les ressources humaines, deux niveaux méritent une intention particulière, le niveau de conception de la numérisation et le niveau de la gestion durable de ce qui est conçu. Au premier niveau, l’institution devra déployer des hommes pour achever les étapes de la numérisation proprement dite. Celles-ci intègrent la préparation préalable, l’opération de capture à l’aide des scanneurs et des imprimantes, la surveillance et la vérification des opérations, la conception et l’encodage des métadonnées. Les concepteurs du projet devraient établir un état de lieu des ressources humaines afin de savoir leurs disponibilités et leurs compétences. En cas de d’insuffisance quantitative ou qualitative, deux options s’offrent à l’institution, la première consiste au renforcement des compétences des effectifs internes tandis que la deuxième se rapporte à la sous-traitance de certaines opérations.

 

Au second niveau, les responsables devraient songer à monter une équipe de gestion et de contrôle du système mis en place. En principe, l’institution ne prévoit pas un licenciement ni un recrutement massif afin de monter cet équipe de gestion, il lui est nécessaire de reconfigurer le personnel technique de façon à pouvoir conduire le projet. Un bon nombre des membres de l’équipe pourrait vraiment être des débutants et amateurs en informatique, qui ne possède pas toutes les qualités nécessaires exigées par le projet. Dans ce cas, la prévision des formations conduira l’équipe à la professionnalisation et à la maitrise de tous les étapes de la numérisation conçues préalablement par une équipe de départ. Après que les membres de l’équipe ont bénéficié d’un renforcement de savoir-faire, ils sont dispensés d’un ensemble de spécialisation sur le domaine et deviennent capable de gérer le processus en entier. A cet égard, les thèmes de formation tournent autour du traitement numérique des images, la programmation internet, la maitrise des techniques de balisage des données, la conception et la gestion des bases de données à l’aide des logiciels puissants et performants. En revanche, la mise en œuvre de tous ces actions repose concrètement sur le déblocage d’un budget de projet.

 

La prévision budgétaire est une phase typique à tout type de projet notamment pour la dématérialisation. Son établissement est fonction de la reconnaissance des coûts relatifs à chaque volet. En général, la gestion des ressources humaines, le déploiement des moyens techniques et technologiques et la mise en œuvre des différentes opérations qui composent le projet, engendrent tous des coûts. Souvent, les responsables devront faire face à l’arbitrage entre la qualité et les coûts, en ce faisant, ils dresseront une courbe de combinaison de coûts et de qualité, supposant qu’ils sont tous les deux substituables. Après la première prévision, l’institution aura à espérer la continuité du processus à long terme, à cet égard, une modèle de prévision de budget aidera les responsables à assurer l’allocation chaque année.

La présente phase termine les différentes démarches de l’étape exploratoire du projet de dématérialisation. L’étape de mise en œuvre vient l’enchainer pour concrétiser et opérationnaliser les actions décrites précédemment.

 

1. L’opérationnalisation de la dématérialisation [10]

Cette deuxième étape marque l’exécution proprement dite de l’ensemble d’actions prévu dans l’étape précédente. En effet, trois phases principales la compose à savoir la phase préparatoire des documents, la phase de mise à l’essaie du système et la phase de vérification des opérations.

 

• La phase préparatoire des documents

Dès le premier jour du commencement du projet, les membres de l’équipe « projet dématérialisation » se mettent en œuvre pour exécuter l’ensemble d’actions relatives à la préparatoire. Celle-ci est marquée par la préparation des documents et des matériels nécessaires à la numérisation. En ce sens, il sera plus pratique de rassembler les documents selon un système de classement et de catalogue afin d’éviter toute confusion après la numérisation. Le tableau suivant facilite cette tache de préparation des documents.

Rubriques	Type de documents	Type de numérisation	Type de numérisation	Format de ficher final	Support
Documents administratifs	Valeur juridique probante (VJP) Document administratif usuel (DAU) Document interne usuel (DIU) …	Copie d’utilisation du document (CUD) Copie de remplacement de l’original (CEO) Copie utilisé pour l’archivage (CUA) …	Scan Impression Gravure Enregistrement …	Fichier texte Fichier image Fichier vidéo Fichier PDF Autre fichier	DVD CD Bande Disque dur …
Documents financiers
Documents comptables
Documents pédagogiques
Revue et documentation

 

En fonction du type de l’établissement qui voudrait entamer la dématérialisation, certains éléments du tableau pourraient être modifiés, supprimés et ajoutés. Seulement, le tableau à une autre utilisation, c’est un outil de contrôle interne puisqu’il retrace l’ensemble des informations précises sur les documents à numériser, et donc offre une possibilité de suivie des opérations. En outre, les responsables pourraient permuter les colonnes et les lignes en fonction de leur propre système de classement.

 

En outre, il serait aussi possible d’effectuer un autre type de classement qui compétera le premier. Celui-ci se fait à l’aide d’un autre tableau qui recensera les bénéficiaires, les utilisateurs, les producteurs, etc. des documents à numériser. Ces parties prenantes peuvent être classées de différentes manières en prenant par exemple : fonction, poste, niveau hiérarchique ou position vis-à-vis de l’institution. En ce sens, la collecte et la répartition des documents originaux et numérisés ne présentent aucune difficulté majeure. Il convient de préciser l’importance de cette première étape de l’exécution du projet. L’efficacité de l’organisation des documents, menée pendant cette première étape entraine la fluidité des travaux consécutives. A cet égard, toutes les informations nécessaires à cette étape devraient être enregistrées dans une base de données informatique dynamique avec laquelle sera possible de faire un triage dynamique et indépendante[11]. Après la phase préparatoire, l’opérateur peut entamer la phase d’essai de numérisation.

• Phase d’essai de numérisation[12]

L’essai intègre le test matériel et le test de procédure.

La phase d’essai rassemble à une période d’apprentissage d’une société industrielle. Elle englobe la mise à l’’epreuve de l’architecture matérielle afin d’en apprécier la bonne marche, la compatibilité et d’en régler certains détails techniques. Elle implique aussi le test de la procédure adoptée pour en ajuster la pérennité et l’efficacité.

Le test de l’architecture matériel consiste à ajuster les caractéristiques des matériels utilisés. Dans la plupart du temps, ce sont les imprimantes, les scanneurs, les écrans qui subissent un tel test. Ces trois types de matériels, rassemblés dans la famille de « périphérique de sortie », devraient être réglés en détail pour pouvoir faire sortir les formats de fichiers voulus. En pratique, l’opérateur ajuste progressivement les résolutions optimales, les systèmes de couleur, les tailles et les dispositions des papiers dans le plus grand soin puisque l’efficacité du système de numérisation dépend substantiellement du bon fonctionnement des matériels utilisés.

 

Après le test matériel, l’opérateur procède ensuite à la prise d’échantillons pour chaque format de documents à numériser. Quelques tests permettent de définir la meilleure technique de numérisation, de déterminer les matériels adéquats ou la bonne configuration matérielle requise. Aujourd’hui, le marché de logiciel et des matériels informatiques présente une large gamme à la disposition des consommateurs. Le résultat du test d’échantillon facilite énormément l’association d’un format de fichier à un logiciel performant et professionnel.

En outre, cette phase permettra aussi à l’équipe de tester la bonne marche des procédures de travail. Tout au long des tests, chaque membre de l’équipe aura la possibilité de vérifier et de calculer le rythme de travail, la fréquence d’utilisation de chaque type de matériel, etc. Chaque opérateur établira après une fiche de procédure qui décrira les détails sur son poste ou fonction, sur les caractéristiques des documents, les types et la configuration matérielle, l’encodage relatif à l’enregistrement et les informations sur le classement. Ces fiches serviront de suivie personnelle de l’avancement du travail et constituera un élément de contrôle interne lors de l’évaluation périodique du système. En résumé, le schéma suivant illustre cette phase de test.

TEST MATERIEL Configuration Compatibilité Bon marche

TEST D’APPLICATION Configuration Echantillonnage par format Puissance et performance

TEST DE PROCEDURE Fiche de suivie Fiche caractéristique Notes d’observation

PHASE DE TEST ET D’ECHANTILLONAGE

 

 

 

 

 

La phase de test se termine par la simulation de stockage des fichiers et la vérification de leur qualité. Le stockage des fichiers devra suivre quelques conventions qui s’établiront entre les membres de l’équipe de dématérialisation et les utilisateurs qui les consultent de manière régulière. Cette convention apparait au niveau des noms que les opérateurs attribueront à chaque fichier. Le système de nommage de fichier utilisera des combinaisons des lettres et des chiffres dont les lettres serviront comme code pour chaque fonction ou poste, ou chaque groupe de fichiers. Les lettres serviront ensuite à les numéroter et à les dater selon les préférences de l’équipe et la commodité au travail. Les membres de l’équipe détermineront aussi les périphériques de stockage des documents en fonction de leur taille. Les données de taille signifiant seront stockées sur des DVD ou des disques durs de grandes capacités et les fichiers utilisables régulièrement seront enregistrés des disques durs de taille plus petite et des supports plus légers comme les CD. Il faut toujours reconnaitre que les disques de stockage de plus grande capacité et en phase de saturation entraine une lenteur du système d’accès au fichier.

Pendant et après la mise en ouvre continue de la dématérialisation des documents, les responsables de l’organisation du projet procèdent toujours à la maintenance, au suivi et à l’évaluation.

 

• La phase de suivi

Puisqu’il s’agit d’un projet, le suivi devrait comprendre l’appréciation des l’efficacité technique et l’efficacité procédurale. En effet, les objectifs du suivi se rapportent à la maitrise de la procédure, à l’allocation optimale des ressources humaines, financières et matérielles, l’atteinte des objectifs et la maitrise et la gestion des risques et des erreurs.

Concernant le volet technique de suivi, deux rubriques importantes méritent une intention particulière. La politique de l’archivage qui consiste à la définition et le maintien de la certification électronique des documents, la gestion de la signature, la politique de chiffrement des données. Cette politique d’archivage intègre aussi la politique de conservation des documents qui a pour objectif de pérenniser la sauvegarde et l’accessibilité des documents.

Par ailleurs, la politique d’actualisation s’avère incontournable à la gestion numérique des documents. L’environnement logiciel évolue de jours en jours comme le système d’exploitation, les versions des logiciels de traitement photo et vidéos, les logiciels de gestion des scanneurs et des imprimantes, etc. Ces évolutions entrainent vitement une obsolescence des matériels et des logiciels et pourraient compromettre ou freiner la rapidité du traitement de documents. Pour les institutions qui utilisent des réseaux informatiques, les systèmes d’exploitation des réseaux sont maintenant en période de diversification et de développement. Les différents protocoles de transport des fichiers et les services en réseaux se diversifient rapidement qu’il ne faut jamais oublier. En effet, cette politique d’actualisation des logiciels entretienne la pérennisation et l’évolution de la dématérialisation et devrait être prise au sérieux.

Enfin, le suivi au niveau procédural se déroule en utilisant des simples techniques de contrôle interne déjà à la maitrise des opérateurs internes. Celui-ci fait recours au remplissage des fiches de suivi et à leur interprétation. Ces fiches décrivent l’état de l’avancement de chaque opération, les caractéristiques de chaque opération (délai, moyens utilisés, erreurs), les paramètres liés à chaque opérateur, les dysfonctionnements observés, etc. Ces renseignements seront ensuite rassemblés dans une base de données de suivi afin que les responsables puissent se décider des améliorations et des ajustements. Les acteurs du projet devront suivre le calendrier de période d’évaluation afin d’apprécier globalement l’état du projet et l’adjonction efficace entre les moyens et les objectifs.

Ces trois étapes de la dématérialisation constituent seulement un cadre servant comme une base d’inspiration de ce que chaque institution pourra établir. Par ailleurs, ces trois étapes tournent autour d’une procédure centrale qui a besoin d’une maitrise technique très pointue, c’est la numérisation.

 

• Les principes de la numérisation[13]

La définition de la numérisation renvoie à l’étude d’un processus informatique et technique qui consiste à rendre les documents papiers en documents numérique manipulable et transférable à travers un système informatique. Si la dématérialisation constitue un projet tout entier, la numérisation quand à elle, constitue un processus bien définie qui se trouve au centre de ce projet. En effet, la numérisation est un concept purement technique dont les principes seront décrits par les développements consécutifs.

La numérisation est une chaine d’opérations sur machine comprenant les quelques étapes suivantes :

• L’acquisition

Pendant cette phase, une ligne optique balaie l’ensemble du papier à numériser, selon une mode séquentiel de haut en bas. Ensuite, chaque point est stocké dans un rangé de points désigné couramment le pixel. La capacité de chaque pixel dépend de la résolution définie par l’opérateur. L’unité utilisée pour représenter une caractéristique la résolution d’une imprimante et d’un scanneur est le ppp ou point par pouce. Pour 200 unités de ppp, la valeur d’un pixel est de 0.12 mm, donc 8 points par mm. En outre, la valeur d’un pixel dépend de la qualité de l’image à la sortie. En valeur binaire, le pixel peut être 0 ou 1 selon son état (actif ou éteint), une combinaison de 0 à 255 pour les images en noir et blanc, et 0 à 255 chacun pour les couleurs rouge-vert-bleu (RVB) pour les images en couleur. En effet, l’image est constitué d’une structure de pixel qu’il est possible manipuler selon les préférences de l’opérateur.

Après le balayage, l’opérateur configure les différentes options relatives à la reproduction de l’image en fonction des qualités exigées par l’opération. Le premier paramètre est le format du fichier image qui connait ces derniers temps une grande variété comme JPEG, TIFF, BMP, PNG, .etc. Ensuite, il règle la résolution de l’image, le contraste et la luminosité, la saturation, etc. pour garantir la qualité et la visibilité de celle-ci. Ces configurations dépendent aussi bien de la qualité du document original à partir duquel la copie a été faite. Certains vieux documents nécessitent une correction minutieuse pour en donner une bonne qualité.

• Le premier traitement

C’est une opération simple effectuée à l’aide des logiciels très courant. Après l’acquisition, les images contiennent des bruits qui attendent une correction. Pour effacer les bruits, les logiciels disposent des options pratiques qui nettoient les grains noirs qui perturbent la visibilité de l’image. En outre, l’opérateur procède aussi à l’élimination des éléments ou des zones de l’image inutile à l’opération. Les logiciels de traitement dispose des sous-menus capable de réaliser ces actions comme les options « rogner » ou « redimensionner », incorporée dans le logiciel Microsoft Picture Manager. Une fois cette opération est achevée, l’opérateur continuera la numérisation par la reconnaissance des caractères.

• La reconnaissance optique des caractères

Cette opération est une tache vraiment pointue au niveau des connaissances techniques des opérateurs. Il devrait être apte à choisir les meilleurs logiciels et les meilleurs matériels utilisés pendant l’opération en fonction de leurs compétences et leurs expériences en la matière. La technologie OCR, très répandu dans le domaine de traitement des documents numériques, présente un avantage majeur à l’opération de numérisation. L’OCR permet à l’ordinateur de reconnaitre les images de texte en texte dont il est possible de changer la taille, la police ou la couleur. La technologie a connu une évolution majeure ces dernières années. Aujourd’hui, il est faisable de choisir la reconnaissance OCR la plus adaptée à son application ou à son image. La réussite d’une reconnaissance de texte dépend par ailleurs de plusieurs paramètres à respecter. Parmi ces paramètres figurent les réglages de départ du document par exemple le contraste et la luminosité, ensuite, l’aide du moteur de cryptage déjà défini par les logiciels qui oriente l’inspiration de l’opérateur à une configuration optimale. Dans ce cas, le taux de reconnaissance affichera des meilleurs résultats, néanmoins, il appartient toujours à l’opérateur d’entamer une retouche finale.

• La correction finale du document

Cette dernière étape invite l’opérateur à vérifier les erreurs morphosyntaxiques du texte ainsi obtenu. Quelques fois, des erreurs proviennent de la mauvaise qualité du document original qui pourrait conduite à des omissions ou à des ratures difficilement reconnaissables. C’est à ce point que l’intervention d’un correcteur est cruciale en recourant à des dictionnaires ou des logiciels de correction.

Après cette chaine d’opération, l’opérateur dispose du fichier voulu par le projet,  et les autres membre de l’équipe, chargé du nommage des fichiers, de leur classement et leur stockage procèdent à l’étape ultérieure du projet de dématérialisation.

 

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• La dématérialisation dans différents environnement

La dématérialisation est un phénomène englobant qui envahit progressivement plusieurs domaines dont le domaine scolaire, le domaine administratif et le domaine municipal. Dans cette section, il convient de desceller la manifestation de ce phénomène dans des environnements différents afin d’en apprécier sa caractère englobant et de juger les points particuliers pour chaque domaine.

 

• Au niveau scolaire

Depuis l’apparition de l’informatisation de la gestion d’école, la tendance se réfère toujours à l’informatisation des fiches scolaires, ou de la gestion des frais de scolarités, la gestion des assurances scolaires, la gestion des notes des élèves, la gestion de l’assiduité, etc. Ces taches courantes se font principalement à l’aide des logiciels de gestion de base de données relationnelle comme Windev ou Microsoft Access. Pourtant, la dématérialisation permet d’étendre l’utilisation des matériels informatiques dans les écoles en offrant d’autres services autres que ces taches courantes. Dans cette sous-section, deux illustrations de la dématérialisation seront exposés afin de se rendre compte de son importance dans le milieu scolaire.

• La dématérialisation offre un outil d’aide à l’éducation des enfants handicapés

Une étude de cas sur la scolarisation des enfants atteints des handicaps moteurs met en évidence l’utilisation de la dématérialisation dans le milieu scolaire. Dans le cadre de l’ergothérapie, l’école fait recours à l’utilisation des ordinateurs, des logiciels de modification et de traitement d’image, des scanneurs et des imprimantes pour aider les instituteurs à mieux organiser son travail.

Le problème de repérage visuel est un type de handicap moteur qui nécessite la mise en œuvre de la procédure de dématérialisation. Le cas étudié ici s’écarte un peu de la dématérialisation des dossiers, couramment illustrés comme des exemples typiques de numérisation.

Les techniques utilisés pour assister ces enfants consistent principalement à les éviter des informations distractives sur les papiers de travail, qui pourraient induire une multiplication visuelle. Ensuite, les enfants sont invités à mettre en valeur des informations jugées très pertinentes selon leur état visuel. A l’aide des outils de dessin, il faut les fournir des objets de repérage afin de pouvoir assimiler l’exercice.

A ce stade, le recours à un logiciel de traitement d’image semble crucial. Un logiciel appelé PaperPort constitue un exemple concret de cette dématérialisation, accompagné par des machines, des scanneurs et des imprimantes qui servent à l’édition des documents. Le logiciel permet d’effectuer les opérations suivantes : gestion des documents, annotation, archivage facile, classement et consultation pratique. A l’aide de la possibilité de modification des images numérisés, l’instituteur pourra simplifier la représentation de l’espace de travail de l’enfant et de valoriser certaines objets pertinents pour chaque exercice. En plus, l’option d’annotation lui offre une possibilité d’insérer les notes de commentaire afin que l’enfant puisse compléter les cases des réponses sur ordinateur.

Les avantages que procure la dématérialisation dans ce cadre d’étude se rapportent à un gain de temps et à une ergonomie. Premièrement, l’instituteur gagne du temps à l’édition des nouveaux exercices à mettre à la disposition des enfants car il suffit de créer un modèle d’exercice à partir d’un document papier, le numériser et le faire compléter par un enfant plusieurs fois. Seulement, l’instituteur archivera les réponses à chaque fois qu’une série d’exercice aurait fini. Deuxièmement, il est aussi possible d’imprimer les feuilles d’exercice pour une raison d’apprentissage manuelle de l’enfant. Dans ce cas, le document numérisé passera seulement à travers l’imprimante. Ensuite, une fois la feuille d’exercice est stockée dans les disques durs, il est possible de scinder l’affichage d’une seule feuille de papier selon le zoom approprié à la capacité visuelle de l’enfant. Un document pourra être affiché en deux pages distinctes. Ceci facilitera la lecture de la feuille ainsi que le remplissage des réponses. Le logiciel offre aussi une option d’outil dessin avec lequel l’enfant valorisera les informations de réponse. Cette boite à outil comporte des crayons, des couleurs, des surligneurs, d’une gomme, etc. avec lesquels l’enfant traitera l’exercice. Avec la possibilité de modification, le logiciel permettra à l’instituteur de manipuler les images en les rangeant, les alignant sur un sens bien défini et les ordonnant selon l’ordre de lecture ou selon le contexte.

Ce cas explique comment la dématérialisation rend service à l’école d’éducation des enfants handicapés, non seulement sur la facilitation de la gestion d’école, mais sur la pratique des exercices spéciales qui les aident à se reconstituer progressivement. Ainsi la dématérialisation agit en profondeur à couvrir bien plus de domaine que les domaines de gestion courant pour les écoles. Ce champ d’application s’étend aussi dans les grandes écoles publiques comme celle de l’Ecole Nationale de l’Administration Pénitentiaire.

• La dématérialisation des documents de l’Ecole Nationale d’Administration Pénitentiaire

La dématérialisation englobe aussi les institutions nationales de formation académique, tel est le cas de l’Ecole Nationale d’Administration Pénitentiaire étudié ici.

Depuis l’année 2006, l’ENAP fait partie intégrante du réseau d’information de la BnF sur la rubrique « Droit et Exécution sanction pénale ». L’extension du réseau partenarial de la BnF inclut aussi la mise en œuvre d’un plan de numérisation des documents relatifs à l’histoire pénitentiaire et pénale, centré sur le fond documentaire de l’ENAP. La création de ce réseau vise à rassembler toutes les personnes intéressées au domaine judiciaire et pénitentiaire notamment les élèves des Ecoles de justice qui se regroupent au sein d’un réseau numérique Réseau Documentaire des Ecoles de Justices. En outre, le réseau met aussi en relation les intérêts des professionnels en administration pénitentiaire ainsi que d’autres statuts plus diversifiés.

Les résultats de la numérisation suivant une statistique entre 2006 et 2008 permet d’énumérer les quelques chiffres suivants :

• Les archives des Bulletins de la Société Générale des Prisons et les Bulletins Pénitentiaire allant de 1877 jusqu’à 1914
• Les informations qui représentent les statistiques des activités pénitentiaires entre l’année 1855 à 1934
• Les Actes des différents Congrès Pénitentiaires Internationales consécutives entre 1872 et 1950
• Les informations centenaires sur les plans des différents institutions pénitentiaires au niveau national[14].

En ce qui concerne le modèle de présentation des documents sur internet, les documents sont consultables à l’aide des liens thématiques sur le site web de l’école, ou à l’aide d’une « catalogue  bibliographique », ou à travers les bibliothèques numériques en ligne. Il convient de préciser que le projet de numérisation a pu numériser et publier plus de 35000 documents subdivisés en plusieurs thèmes en relation directe avec l’école, le droit, le domaine pénitentiaire et les textes et lois qui s’y rattachent.

La conception de la solution de dématérialisation rend service premièrement aux élèves des écoles de justices dans un objectif de renforcement de compétence et d’accumulation des bagages intellectuelles en complément des cours magistraux. Deuxièmement, le réseau profite aussi aux professionnels en administration pénitentiaire dans le cadre d’un échange et d’une globalisation des savoirs. La dématérialisation rend possible dans ce cas la consultation en temps réel des documents d’archives et des documents de travail à l’aide d’un réseau numérique. Elle écarte la consultation des documents papiers qui engendre une perte de temps considérable et entraine l’altération physique graduelle des supports papiers.

Il demeure que la dématérialisation gagne progressivement l’intention des responsables des différents écoles, publiques que privés. Les cas en sont encore très nombreux comme la dématérialisation des universités[15] par exemple. Sur un autre plan, les entreprises demeurent aussi un champ d’application de la dématérialisation accrue, incitée par la volonté de gagner du temps à l’exécution des tâches et l’utilisation du réseau internet à des fins publicitaires. Ces cas seront traités dans les sous-sections suivantes.

 

• Dans les entreprises

La dématérialisation constitue aussi un plan de concrétisation du soutien étatique à l’investissement privé. Il garantit dans ce sens la création et le maintien des conditions favorables à la promotion des entreprises. Les responsables étatiques ont montré leur forte intention à pousser le secteur privé au recours au processus de dématérialisation de ces documents. Trois solutions ont été déjà mises en œuvre dont la « création de structures d’impulsion et d’animation ou ADAE, la planification et l’affectation des ressources, et l’évolution du cadre règlementaire ». L’extension de la dématérialisation optée par l’Etat a permis de faciliter certaines démarches administratives, constitués par des opérations régulières des entreprises. Aujourd’hui, la collecte de la TVA, de l’impôt sur les revenus se fait par télétransmission à l’aide des terminaux de remboursement au service des entreprises. Certaines opérations relatives aux passations des marchés publics vont également dans ce sens.[16]

• La dématérialisation de différentes fonctions des entreprises

Le choix de la dématérialisation engendre des nombreux avantages aux entreprises, reposant sur la réduction de temps de traitement, l’optimisation de la communication interne et externe, la minimisation du volume de papier imprimé à utiliser qui se traduisent naturellement par le gain en termes de productivité. A cet égard, la dématérialisation ne demeure en aucun cas l’affaire d’une seule fonction de l’entreprise, au contraire, elle réunit presque toutes les fonctions à travers la mise en œuvre d’un projet numérique globale.

Afin d’argumenter la mise en œuvre de la dématérialisation dans les entreprises, le tableau[17] suivant démontre l’ensemble des fonctions touchées par ce projet.

Fonction	Tâches
Vente	Traitement des commandes clients Facturation clients Paiement et recouvrement
Achat	Fourniture des commandes de l’entreprise Facture fournisseur
Finance	Gestion des moyens de paiements Traitement de la liasse fiscale Traitement des prélèvements sur la valeur ajoutée La déclaration de la TVA
Marketing	L’action de prospection La fidélisation des clients
Ressources humaines	Etablissement des bulletins de paie Déclarations auprès des organismes de sécurité sociale Gestion des entretiens d’embauche
Production	Informations sur les matières premières Gestion intégrée des infologistiques

 

En revanche, la dématérialisation des différentes fonctions de l’entreprise implique le respect et la garantie de la valeur juridique des documents. En ce sens, la signature numérique des documents témoigne son importance.

• La question de la signature numérique dans la dématérialisation des documents des entreprises.

L’échange des documents numériques, au cœur de la dématérialisation, repose sur la confiance électronique entre les acteurs. L’inspiration de cette confiance se rattache substantiellement de la valeur juridique de chaque document échangé. En se sens, les acteurs exigent directement, ou d’une manière implicite, le rattachement d’une signature numérique valide. Cette requête fait appel à un acte juridique de validation des signatures numériques. La loi du 13 mars 2000 sur le droit de preuve et de la signature électronique légalise l’exigence d’une signature numérique dans les documents à transférer et à partager. Cette loi a deux conséquences légales dont : la reconnaissance juridique de « l’écrit sur support électronique comme équivalent à l’écrit sur support papier » ; l’attribution d’une force probante du document électronique qui garantit son identité et son lien avec l’acte qui lui fait naitre[18].

La règlementation des échanges des documents numériques par la nécessité de la signature numérique remonte à un niveau régional. Ainsi, la directive européenne du 13 décembre 2009 encadre la validité juridique des signatures numériques pour les échanges des documents numérisés plus particulièrement si ces documents font l’objet d’un partage entre deux ou plusieurs entreprises de nationalités différentes, tous membres de l’Union.

Quelques mesures juridiques accompagnent la mise en application et la transposition de cette directive pour être applicables aux entreprises de chaque pays. Les législateurs français ont élaborés des lois et des décrets relatifs à ce sujet. Les références rattachés à ces textes seront exposées et cités par le tableau suivant[19] :

Références	Contenu
Loi n°2000-230 du 13 mars 2000	« Adaptation du droit de la preuve aux technologies de l’information et relative à la signature électronique ».
Loi n°2004-575 du 21 juin 2004	« La confiance dans l’économie numérique notamment son article 33 qui précise le régime de responsabilité des prestataires de services de certification électronique délivrant des certificats électroniques qualifiés ».
Loi n°2004-801 du 6 août 2004	« Protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel ». Elle modifie la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à « l’informatique, aux fichiers et aux libertés ».
Décret n°2001-272 du 30 mars 2001 modifiant le décret n°2002-535 du 18 avril 2002	« Application de l’article 1316-4 du code civil et relatif à la signature électronique ».
Décret n°2002-535 du 18 avril 2002	« Evaluation et à la certification de la sécurité offerte par les produits et les systèmes des technologies de l’information ».
Arrêté du 26 juillet 2004	« Reconnaissance de la qualification des prestataires des services de certification électronique et à l’accréditation des organismes qui procèdent à leur évaluation ».

 

L’intérêt de la règlementation évoquée dans ce tableau se rapporte à la sécurisation des affaires économiques qu’opèrent les entreprises. A ce point, la règlementation auxiliaire à la dématérialisation se trouve au centre de la préoccupation de la puissance publique afin de mieux harmoniser le développement incessant des technologies numériques et l’intensification des besoins des entreprises à numériser ses documents.

La discussion de la dématérialisation au sein des entreprises ne se limitent pas à ces propos, elle s’étend jusqu’à l’analyse de l’interdépendance et la stimulation du même processus dans les services publics, notamment ceux qui les rendent service. La mise en œuvre des projets de numérisation dans le secteur public se trouve incitée par la prolifération des entreprises privés qui s’inscrivent à adopter cette solution. Il apparait ainsi un autre scénario du partenariat public-privé.

 

• Dans les lieux publics

L’illustration de la dématérialisation dans les lieux publics concerne principalement le changement des supports de publicités et des messages de sensibilisation. Avant, les entreprises ont recours à des supports en papiers ou en plastiques pour afficher leur publicité. Le langage courant les a désigné « panneau publicitaire ». L’inspiration des institutions gouvernementaux et des associations va dans le même sens pour les messages de sensibilisation et des interdictions de certains actes en raison de santé, de bonne conduite, etc.

Au départ, l’évolution de la matérialisation de la liberté d’expression en France s’est toujours rattachée à une évolution des dispositifs légaux relatifs à la règlementation de la publicité. A cet égard, la promulgation des lois consécutives tire la conception de la publicité comme étant une simple matérialisation de la liberté d’expression jusqu’à sa ralliement à la protection du cadre de vie. Les quelques références[20] suivants retracent cette évolution :

• Avant 1881 : la publicité est déjà matérialisée par des affichages, mais c’était à leur contenu que le contrôle s’avérait très stricte en raison des troubles politiques et constitutionnelles.
• Loi du 29 juillet 1881 : la matérialisation restait le même, mais le contrôle de l’opinion qu’il diffuse était complètement aboli. Les institutions avaient dans ce cas une liberté de choix concernant le support (taille, forme, couleur, lieu)
• Loi du 27 janvier 1902, loi du 20 avril 1910, loi du 1924 : le choix du matériau servi comme support des panneaux et des affichages est libre, mais la contrainte se renforcerait quand à l’autorisation et l’interdiction de certains supports et lieux où ils devraient être mis.[21]
• Loi du 1935 et loi du 12 avril 1943 : les institutions qui auront à faire des affichages publicitaires sont amenées à considérer, en sus des restrictions de taille, de forme ou de l’emplacement, le côté esthétique des villes et des villages afin de ne pas trop embrouiller le paysage. La liberté d’affichage devrait être en harmonie avec le respect du cadre de vie.
• Loi du 29 novembre 1979 : cette loi est décisive pour la règlementation de la publicité car elle permet de bien distinguer les publicités, les enseignes et les préenseignes. Chaque catégorie présente leurs propres caractéristiques et par conséquent, leurs réglementations particulières. En ce sens, la protection du cadre de vie fait émerger des grandes problématiques[22] liées à la qualité et à la taille des supports utilisés. Dès lors, de nombreuses conséquences découlent de cette loi, qui amène l’Etat et les collectivités territoriales décentralisés à adopter une règlementation supplémentaire en fonction des situations qu’ils rencontrent.
• La prolifération des publicités lumineux et les dispositifs réglementaires

La publicité sur des panneaux lumineux est considérée comme une bonne pratique initiée probablement par des entreprises, des industries, des associations, des institutions publiques américaines et asiatiques. Eux qui maitrisent assez tôt la technologie numérique qu’ils servent à fabriquer des textes clignotants, des textes et des caractères défilants et en progression, des caractères colorés et de différentes formes, etc. Les institutions  françaises s’inspirent de cette méthode pour élargir le choix de support à utiliser à la publicité. Elles commencent à utiliser les panneaux lumineux sans trop de limite ainsi que le pays assistait à une prolifération à cet égard. C’est à ce point que témoigne la promulgation de l’arrêté ministériel du 7 décembre 1974[23]. Il stipule implicitement l’utilisation des panneaux lumineux dans plusieurs types d’endroits.

En outre, l’observation du non application consécutive de l’arrêté de 1974, le secrétaire d’Etat à l’industrie a pris la décision de l’abroger en diffusant un arrêté ministériel le 29 juillet 1999. Cette vision est sans doute au profit de la promotion de la création d’entreprise et le respect de la liberté d’expression et d’affichage. Cependant, l’article 66 de l’engagement au respect de l’environnement émet des indications sur le renforcement de l’interdiction des panneaux lumineux en raison des dangers qui menacent la santé du public et l’environnement.

Aujourd’hui, la publicité sur les panneaux lumineux évolue considérablement en nombre et en qualité. Des prestataires de service sur la fabrication et l’accrochage des panneaux lumineux ne cessent d’accroître, et proposent des offres abordables, et techniquement efficaces pour attirer leurs clients. A ce sujet, quelques communes essaient de règlementer ces situations en limitant les marges de manouvre des institutions qui font de la publicité. A titre d’illustration, la ville de Puy-en-Velay a mise en ligne une fiche qui retrace les conditions d’utilisation des panneaux lumineux en ville dans un document intitulant « Charte d’utilisation du panneau lumineux de la ville de Puy-en-Velay ».

La publicité et la diffusion de message dans les lieux publics devient aussi un champ d’application de la dématérialisation. En vision marketing, la pratique est économique, non polluante, efficace en terme de visibilité, et qu’un bon nombre d’entreprise s’y lance désormais. Il convient seulement de maitriser la régularisation des marchés et de l’impact négatif sur la santé et l’environnement.

 

 

Deuxième partie : Quand dématérialisation rime avec contraintes

La dématérialisation est une solution qui tend à se généraliser progressivement dans tous les secteurs d’activités jusqu’au sein de l’administration des affaires étatiques. Sa mise en ouvre s’affronte pourtant à quelques complications et est soumise à un bon nombre de contraintes majeures. L’appréciation des impacts s’observent aussi continuellement, même sous un caractère implicite. Dans cette partie, les paragraphes proposent d’approfondir les différentes contraintes que devraient affronter la mise en œuvre du projet de dématérialisation. En outre, la manifestation des impacts négatifs de la dématérialisation fera aussi l’objet des deux autres sous-parties. Ces conséquences touchent généralement le volet humain et le volet consommation de matières premières nécessaires à la numérisation.

 

2.1. Un constat avant ce phénomène de dématérialisation

La dématérialisation n’est pas totale dans tous les secteurs et les institutions, celles-ci auront toujours à traiter certaines opérations et certaines démarches en utilisant les supports traditionnels. Pourtant, la dématérialisation agit en facilitateur des traitements d’informations et de documents par le recours à la technologie numérique. Bien avant que cette situation gagne du terrain, la manipulation des documents posent beaucoup de complications comme les paragraphes suivants les démontrent.

• Les méthodes utilisées et leurs conséquences

Avant la dématérialisation, les méthodes utilisées suivent les mêmes principes que ce soit pour les opérateurs[24] dans les bureaux des institutions privées, soit les personnels administratifs dans les bureaux des institutions publiques. L’édition des documents se repose sur les techniques suivantes :

• L’écriture manuelle ou la manuscrite : c’est par définition l’utilisation d’un stylo ou d’un crayon ou d’un outil d’écriture quelconque à écrire sur des supports tels que les papiers de différents formats afin de matérialiser les informations. La plupart des demandes d’informations ou des demandes de services utilisent ce procédé comme quoi le demandeur aura à imiter un modèle préétabli afin de concevoir sa propre demande. Le problème rencontré couramment dans la manuscrite pour des actes officiels se rapporte à la normalisation des outils. Souvent, il y a des cas qu’une personne devrait respecter l’utilisation d’un stylo à bille ou d’un stylo à encre dans sa lettre. La couleur est aussi un paramètre à ne pas négliger, certains documents ne peuvent être écrits qu’en stylo bleu ou noir. L’écriture à l’aide d’un stylo rouge présente une particularité administrative à respecter. En outre, le format et la qualité[25] de papier sont aussi des paramètres importants à ne pas négliger. Pour une demande d’information ou de candidature, le papier A4 est le format par excellence, mais les autres qualités et les autres formats s’utilisent à des recommandations administratives particulières.
• La dactylographie par des machines à écrire : c’est le recours à la machine à écrire pour écrire un document quelconque du fait que celle-ci présente une peu plus d’esthétique que la manuscrite et que les écrits sont difficilement effaçable. Cette méthode est couramment utilisée dans les bureaux des institutions de justice comme la police, ou les parquets. Les opérateurs dans ces bureaux sont contraints d’utiliser la méthode pour une question de présentation du document et aussi pour la conservation et la consultation intermittente. Le problème se pose au niveau de la reproductivité des documents parce qu’à chaque fois qu’une personne en a besoin, l’opérateur devra éditer un nouveau document. Ce qui engage aussi de l’effort physique et de l’habilité afin d’éviter les surcharges (gommage et réécriture) et d’assurer la conformité au modèle de chaque document.
• Le remplissage des fiches et des formulaires préimprimés : cette méthode consiste à remplir des formulaires et des fiches préimprimés pour matérialiser les informations sur une personne ou sur une procédure quelconque. Les institutions éditeront préalablement les supports dans les imprimeries, les conservent et les utilisent à chaque fois qu’un client ou qu’une procédure le demande. Le problème se pose à la reproductivité des documents parce que chaque nouveau client ou nouvelle procédure nécessite une fiche ou/et un formulaire vierge, ce qui engagerait beaucoup de coûts pour l’impression des supports. En outre, les informations sont très carrées qu’en présence d’un cas particulier entrainerait des surcharges ou une incompatibilité des supports.
• L’édition des preuves pour les opérations financières : cette méthode se rencontre souvent dans le bureau de paiement quelque soit la nature ni le statut de l’établissement. Elle consiste à éditer une facture, ou un reçu de paiement ou un ticket en contrepartie d’un paiement d’un frais financier pour accéder un service. L’opérateur devra éditer manuellement deux ou trois documents conformes dont un est remis au client, un sert comme preuve en matière de comptabilité et un sert comme un élément d’archive. Le problème se pose au niveau du format du document, s’il est trop petit, le risque de perte ou d’altération demeure élevé par contre, s’il est trop grand, le coût unitaire augmente inutilement parce que les informations ne remplissent pas entièrement la totalité de l’espace disponible sur la page.
• L’archivage et la gestion des archives sont compliqués : L’institution aura à remplir certaines conditions concernant l’archivage des documents. En principe, elle devra mettre en place un responsable de l’archivage, une espace pour les archives et une autre espace pour la consultation. Dans cette situation, le responsable se charge de la codification et des classements des documents en fonction de leur nature et de leur chronologie. La codification pourrait se dérouler normalement, mais le classement présente toujours des complications de deux ordres : les tailles et les formats des documents ne sont jamais homogènes et la consultation ne tiendrait pas compte de la nature, de la taille ni de la chronologie des documents. En ce qui concerne les documents enregistrés sur des bandes magnétiques, leur altération est très variable et imprévisible. Dans ce cas l’archivage n’est pas très fiable et présente des risques de perte d’informations pour l’institution. Des coûts supplémentaires de récupération ou de réédition des documents alourdis les charges déjà imputées par l’archivage.

 

 

• Les caractéristiques communes

L’analyse de ces anciennes méthodes permet de dégager que quelques caractéristiques communes concernant le traitement des informations, la manipulation, l’échange et l’archivage des documents entre autres :

• Le gain de temps : Pour les établissements publics, le terme « lenteur administratif » est très courant en raison de la lenteur de traitement des documents administratifs dû aux méthodes utilisés et à l’habilité de l’opérateur. Mais pour les entreprises, la lenteur de ce type affecte la productivité et le rythme de production et de distribution.
• Les coûts engendrés : A chaque reproduction d’un type de document, il y aura toujours un coût unitaire relatif au prix du support et à la main d’ouvre pour les fiches et les formulaires préimprimés. En outre, l’engagement d’un responsable des archives engendrait aussi des coûts supplémentaires.
• Le besoin en main d’œuvre : il faut que l’institution engage continuellement une personne responsable de la logistique des archives.
• L’édition des documents conformes : L’édition d’un document implique la production de deux ou trois exemplaires en fonction de la structure de l’information de l’institution. Dans ce cas, soit l’opérateur les éditera un à un ou il utilise les papiers carbone pour calquer le document original.

L’observation de ces méthodes et ces caractéristiques communes affirme la légitimité de l’adoption de la dématérialisation pour de nombreuses raisons possibles : gain de temps, archivage facile, reproduction facile, modification et personnalisation des documents, etc. En ce sens, la dématérialisation offre plusieurs avantages, mais elle est aussi soumise à des contraintes et pourrait engendrer des conséquences négatives. Les sous-sections qui suivent démontrent ces deux rubriques.

 

2.2. Les différentes contraintes liées à la dématérialisation

2.2.1. Les difficultés de la dématérialisation

La mise en œuvre du processus est en  principe effectuée à travers le montage et la gestion d’un projet de dématérialisation. La raison pour qu’elle fait l’objet d’un projet réside notamment sa complexité et ses difficultés. L’appréciation des difficultés de la dématérialisation peut se faire en deux volets dont le volet organisation et le volet technique.

• Le volet organisation

Les institutions qui voulant entamer une dématérialisation devra monter un projet tout entier à travers le quel elle identifie les objectifs, les plans d’actions, les acteurs et le budget nécessaire. Les complications liées au montage d’un projet figurent alors parmi les premières complications qu’une institution devra faire face. Si la dématérialisation concerne plusieurs fonctions dans l’entreprise, le projet relève dans ce cas d’une question managériale importante qui devra faire mobiliser tous les responsables et les opérateurs internes. Les différentes rubriques comprises dans le projet de dématérialisation qui méritent toutes une intention particulière sont principalement :

• Les qualités des ressources humaines
• Le niveau organisationnel
• La question métier
• La stratégie de dématérialisation
• Le volet juridique
• Le domaine technique de la numérisation

En raison de cette transversalité, le montage du projet se rattache toujours à des difficultés d’organisation, de pilotage et de suivi.

• Le volet technique

La numérisation est un procédé technique extrêmement pointu qui demande une maitrise totale. Au niveau matériel, le choix des ordinateurs, des imprimantes et des scanneurs fait appel à des techniciens de très haut niveau, qui connaissent en même temps les cours du marché sur les prix et les fournisseurs fiables. Non seulement le choix est difficile mais la compatibilité rend la situation plus critique. Certaines machines sont fabriquées selon les normes émis par le constructeur et dont les périphériques et la connectivité requièrent de la compatibilité matérielle pour fonctionner. Si la reconnaissance des matériels rencontrent des problèmes, les processus d’échange vont être compromis et entrainant une perte inouïe à l’institution. Au niveau logiciel, la soucie des responsables se situe au niveau de l’arbitrage entre l’emploi d’un logiciel payant, d’un logiciel de licence libre ou d’un logiciel conçu par soi même. Le premier critère du choix d’un logiciel est sa capacité de produire les résultats voulus respectant le format, la qualité et le temps d’exécution. En prenant par exemple la numération et la sécurisation des emails qui demande des logiciels puissants pouvant travailler avec des langages standards, des langages ouverts, les langages définis par les propriétaires et les langages spécifiques[26]. Ensuite, les responsables auront à vérifier la version, l’environnement et les configurations techniques liées au système d’exploitation. Dans la plupart du temps, le choix repose aussi bien sur l’ergonomie et l’interactivité des menus et des options du logiciel car la plupart des opérateurs de l’entreprise ou de l’institution ne sont pas tous doté d’une aisance à l’informatique comme les vrais techniciens.

En tout, il est difficile de trouver la combinaison parfaite d’une architecture matérielle intégrant des matériels et des logiciels à tout faire. Ce qui implique à l’entreprise et à l’institution le recours aux compétences d’un professionnel en la matière ou dans certains cas fait appel à des conseillers extérieurs.

 

• La fiabilité de la dématérialisation

La question de fiabilité sur la qualité, la facilité d’échange, la durabilité et la disponibilité des archives en temps réel. La facilité d’échange se mesure sur la rapidité de l’accès aux documents à l’aide d’un autre poste de travail, ainsi que la possibilité de le renvoyer à une fonction bien précise par le processus de copie d’utilisation. Toutes ces actions se passent sur le réseau informatique reliant toutes les fonctions et tous les services englobés par la dématérialisation.

Au départ, le projet prévoit déjà un disque de stockage de documents numérisés, facilement accessible à tout le monde. Mais en principe, la fiabilité du réseau dépend de l’architecture d’un « coffre-fort » numérique auquel chaque client se connecte à l’aide d’un compte particulier. Le rôle de ce stockage permet de gérer les comptes utilisateurs qui consultent et manipulent les documents numériques par les services réseaux suivants :

• Service d’authentification et de gestion de signature numérique
• Service d’horodatage
• Service de chiffrement et de scellement
• Service de classement et d’indexation des fichiers
• Service de traçabilité des documents numérisés
• Et service d’administration des bases de données[27]

Dans l’ensemble, si le système qui gère le réseau des documents numériques est fiable, la dématérialisation a du succès pour l’institution. En revanche, les indicateurs de la non fiabilité du système tournent principalement autour des problèmes de routage de fichiers, de fuite d’information sur les comptes d’utilisateur, la possibilité d’utiliser les documents sans restriction, etc. Tout compte fait, la fiabilité du système repose sur la fiabilité de l’administration des documents numériques et la gestion d’accessibilité des clients qui les utilisent.

En outre, la fiabilité du processus de dématérialisation revient à dire aussi la fiabilité des archives. Les questions qui se posent fréquemment sont : est-ce que la valeur juridique de la signature numérique est toujours valable ? Est-ce que la dématérialisation d’une fonction, ou d’un bureau est acceptée par les clients ? Est-ce qu’ils en inspirent de la confiance ? Ces problèmes relèvent de l’aspect juridique des documents qui devrait être confirmé avant la mise en réseau. Ces contraintes juridiques se rattachent à la « matière à dématérialiser [28]» les documents et au processus de dématérialisation proprement dit. Ils constituent à la fois un obstacle et un défi à relever.

 

• Les freins à la dématérialisation

Selon une vision optimiste, les contraintes expliquées dans les précédents paragraphes constituent un objet d’incitation qui manifeste les motivations des responsables et les opérateurs à reformuler leur objectif et leur vision pour la dématérialisation. En revanche, les éléments abordés dans les développements consécutifs représentent comme des freins à la dématérialisation.

• La démotivation du personnel

L’introduction de la dématérialisation n’est pas tout à fait l’aveu de tout le personnel dans une entreprise ou dans une institution publique. Certains membres du personnel se montrent toujours réticents, du moins dans ses premières impressions lors des débats concernant la dématérialisation. Dans les entreprises, les salariés insinuent davantage que le montage et la mise en œuvre du projet va leur rendre plus inutile qu’auparavant. Ils imaginent aussi une diminution probable de l’effectif ou de rémunération à l’horizon de l’apprentissage de la dématérialisation. De ce fait, ils se montrent hostiles à la mise en œuvre du processus. Parallèlement, dans le secteur public, la réticence des fonctionnaires repose sur la complexité du projet et le non adhésion du personnel à la nouvelle technologie. Ces personnes raisonnement moins à ses intérêts qu’à la volonté de se mettre en œuvre à l’initiation de la maitrise du processus de la dématérialisation. Il apparait ici un frein d’ordre psychologique.

• Changement de la nature de relation humaine

La relation humaine est un élément de création de valeur pour les entreprises, car la liaison existante entre tous les membres du personnel, du moins les salariés d’une fonction, facilite la diffusion des informations concernant la production et les autres processus. La communication entre les salariés dépasse la simple relation d’intérêt. Elle contribue à un échange de connaissances et d’expériences qui facilite l’exécution des taches journalières de chaque équipe. En outre, l’exécution d’une tache par une main humaine est beaucoup plus de finesse qu’une machine dont quelques fois les erreurs ne se rencontrent jamais qu’à la fin d’une procédure. Un exemple typique à des applications informatiques illustre ces propos. Lors de l’horodatage, les erreurs de configuration de l’heure et de la date pourront se présenter dans plusieurs cas, pourtant la machine ne signale aucune erreur tout au long d’un processus de numérisation. C’est à la fin que les opérateurs rencontrent ces erreurs. Ce changement de rapport entre les salariés affecte aussi la nature de l’environnement sociale dans les institutions. Même si ce n’est pas une variable très pertinente dans la mesure de la performance, l’impact sera appréciable à travers des motivations au travail des salariés et pourrait affecter la productivité.

• Les risques systématiques

Liés au volet matériel et logiciel de la dématérialisation, ces risques systématiques sont les plus probables par les raisons suivantes : le support de stockage des documents sont tous des supports numériques qui occasionnent des mal fonctionnements même en présence d’un court circuit de l’ordre de 5 volts[29]. En ce sens, pour assurer la pérennisation du processus, le système de sauvegarde des documents est incontournable pour l’institution. Une fois sauvegardées, toutes les informations requièrent une protection physique que logique. La protection physique se manifeste par exemple par le branchement d’un onduleur et d’un groupe électrique de relais afin de prévoir la panne en électricité. En outre, les pertes de donnée pourraient survenir de différentes manières telles que les cataclysmes naturelles, la surtension ou sous-tension électrique, le crash du système.[30]

Le risque pourra aussi se manifester par la violation de la vie privé des clients ou des salariés de l’entreprise. Les opérateurs pourraient être amenés à consulter les informations personnelles d’une cliente ou d’une tierce personne, et tentée d’extraire quelques éléments selon ses besoins. Ce qui entraine des conséquences graves à l’institution jusqu’à un recours à la justice pour raison de dédommagement.

• Résumé des raisons qui freinent la mise en œuvre de la dématérialisation

Une étude quantitative sur la dématérialisation invoque des arguments types constitués comme freins à la mise en œuvre du processus. A cet égard, le schéma suivant[31] montre les déterminants qui empêchent la dématérialisation.

La raison principale, illustrée dans ce graphique, qui modère l’intégration totale de la dématérialisation est la manque d’engouement de certaines entreprises. Elle tient la part la plus importante, avec une proportion de 60% de l’ensemble des individus enquêtés. Ce qui témoigne la première raison citée précédemment comme un élément qui freine la dématérialisation se rapportant à la démotivation du personnel. Implicitement, cette raison est fortement liée au vieillissement du personnel rendant certains membres hostiles à la nouvelle technologie. En outre, les quelques uns qui s’y intéressent, évoquent la raison de la complexité du processus à mettre en œuvre. Une telle raison est probablement liée au manque de qualification de la plupart de personnes enquêtées dans le domaine de la numérique et de l’informatique. Le taux se montre très significatif avec une part de 39%. Par ailleurs, la raison la plus la plus faible, avec un taux de 5% est la perte de temps à la mise en place et à la gestion de la dématérialisation. Dans tous les cas, les résultats sont palpables concernant l’existence des motivations négatives des membres du personnel lorsqu’il s’agit de mettre en place la dématérialisation. En plus des entraves à la mise en œuvre de la dématérialisation, un bon nombre d’institutions ayant une vision plus optimiste et futuriste ne s’y rebroussent pas chemin, elles se lancent au montage de projet et s’y mettent en œuvre. L’analyse des éléments qui freinent le processus est une analyse en amont, en revanche, les sous-sections suivantes abordent une analyse en aval en insistant sur les conséquences négatives de la dématérialisation.

 

• Les conséquences négatives de la dématérialisation des documents au niveau humain

Le coût d’opportunité surgit toujours dans les cas de l’adoption des nouvelles technologies dans les entreprises et les institutions publiques. Les déterminants de ces couts sont matérialisés par les conséquences négatives du processus étudié ci-présent. Il convient alors de mener une réflexion plus profonde sur les impacts négatifs du processus de dématérialisation dans les différentes sous-sections qui suivent.

2.3.1. La suppression d’emploi[32]

L’adoption des solutions liées à la nouvelle technologie de l’information et de la communication est un phénomène généralisé dans tous les secteurs d’activités et dans presque la quasi-totalité des entreprises quelques soient le statut juridique. L’entreprise est une entité qui se place au centre des activités économiques, en avant il y a les marchés des fournisseurs qui les approvisionnent en matière première. En aval, les clients se placent au centre de la préoccupation marketing, ils sont « rois » et en fonction de l’évolution de leurs besoins, en quantité qu’en qualité, les entreprises devraient en mesure de les satisfaire. Au milieu, les échanges B2B gagnent du terrain pour favoriser la croissance et la performance. Au même niveau de l’entreprise, les alliances de différentes natures ornent le monde des affaires. En effet, l’évolution technologique des entreprises représentent deux formes conjointes, la forme volontaire et la forme contraignante. La forme volontaire signifie que l’adoption de la technologie numérique apparait au fond des intentions des dirigeants tandis que la forme contraignante insinue l’acte de soumission de l’entreprise face à l’évolution technologique de toutes les parties prenantes

La dématérialisation prend le même chemin que les autres technologies adoptées par l’entreprise. Cette dernière devra chercher la combinaison optimale entre la variable « unité de travail humain » et « unité de travail machine » afin d’assurer la continuité de l’exploitation dans un environnement en perpétuel évolution. Le taux de remplacement du personnel et le taux de rotation interne prend dans ce cas une allure fluctuante. L’entreprise songera à un niveau de substitution efficace au profit de la création de valeur. La main d’œuvre déjà mise en place est en situation de risque « d’obsolescence de compétences ». En effet, la  politique de ressources humaines tourne vers le choix entre la formation des anciens et le recrutement des nouveaux.  Face au dynamisme et à l’intelligence des jeunes diplômés en matière de nouvelle technologie, les responsables procèdent à un rajeunissement des ressources humaines et licencient les anciens dont certains partent en retraite anticipé ou préfèrent se replacer dans d’autres postes. Cette raison anime le sentiment de révolte dans certains cas où le syndicat des employés forme une institution solide. Le risque de grève, et par conséquent de chute de productivité, de croissance et de performance est dans ce cas inévitable.

 

• Au niveau juridique : les documents numérisés équivalent-ils aux documents papiers ?

La confiance en la valeur juridique et la valeur substantielle des documents est l’une des problématiques initiales de la numérisation et de la dématérialisation toute entière. Aujourd’hui, l’internet et les réseaux sociaux sont en phase d’une expansion d’une vitesse exponentielle. Ce qui entraine un risque de perte de confiance des documents numériques diffusés sur internet. Or dans le cas des grandes entreprises multinationales, la plupart des comptes de sociétés et des documents de travail sont transférés par internet par le protocole http ou FTP par exemple. La validité de l’authenticité de ces documents est discutable surtout si le réseau de transfert n’est pas entièrement sécurisé. De nous jours, la prolifération des spams ou courriel indésirable frappe les yeux. Ils apparaissent comme des virus des services mails sur internet en envoyant des mails non voulus sur les adresses personnels de plusieurs entités. Si l’analyse est menée profondément, même les serveurs des e-mails des fournisseurs d’applications de courriel peuvent être pris comme responsables à d’éventuelle fuite d’information et de piratage des documents.

Par ailleurs, les services faisables « online » sont devenus une pratique habituelle dans le monde des affaires et dans les relations publiques. Beaucoup d’entreprises et d’institutions procèdent à la proposition des services en ligne pour éviter le déplacement de leur client et pour un objectif informatif plus détaillé. Par exemple les ventes et les achats en ligne, le remplissage des formulaires en ligne, les sondages en ligne, etc. Les clients peuvent se montrer réticents à ces services à cause du problème d’authenticité des documents numériques. Certains pourraient, à l’extrême, lance une contre-publicité qui nuiraient à la réputation de ces institutions.

En général, les documents les plus concernés par ce problème sont :

• « catalogues en ligne,
• Bons de commandes,
• Facture,
• Dossiers de candidats aux appels d’offres,
• Les contrats,
• Les convocations aux assemblés générales,[33]»

Ces documents ont leur importance juridique notable, pourtant cette valeur cours un grand risque de dématérialisation lors de la mise en place de la numérisation, de diffusion, de transfert, de partage, et de distribution par internet. Cette situation entrainera certainement des pertes de valeur pour les entreprises ou pour les créateurs des sites web.

 

• Les impacts sur la santé

Avant la dématérialisation, les employés travaillent dans un environnement ouvert, aéré et présentant des bonnes conditions de santé. Par contre, l’installation des matériels servant à la numérisation des documents nécessitent un environnement clos parce que les écrans d’ordinateurs ne sont pratiquement pas très visibles à la lumière. Les écrans à tube cathodique comme les écrans LCD entrainent certainement des problèmes de vue à long terme car la dématérialisation est un processus continu. L’utilisation des filtres d’écran n’est pas très pratique pour les opérateurs, ses protections présentent aussi des limites et donc cet impact négatif demeure inévitable.

Par ailleurs, la distance entre les yeux et l’écran entraine aussi le problème de vue. Les faisceaux lumineux envoyés par les écrans, à une distance très prête, provoquent un problème de vision court et par conséquent altèrent progressivement la mémoire visuelle de l’opérateur. En pratique, les opérateurs ne sont pas en mesure de garder une longue distance avec l’écran à cause de la taille de la police des icones, des options et des menus déroulants. Dans tout le cas, le problème de vue engendré par l’utilisation journalière et excessive des ordinateurs surtout si leurs qualités ne sont pas garanties.

 

• Impact sur l’attitude des jeunes à trier les informations

La dématérialisation est une source d’augmentation excessive des documents à diffuser sur les réseaux et notamment sur les réseaux internet. Le terme « infobésité » désigne ce phénomène. Par définition, « l’infobésité fait référence à la surabondance d’informations numérique présenté quotidiennement et sous toutes les formes[34] ». En effet, les opérateurs, surtout les jeunes qui manquent de patience et d’esprit d’analyse deviennent des trieurs d’information. En plus, le changement de nature des rapports humains les poussent plus en avant à entrer dans cette situation. Le mode de traitement des informations est donc devenu partiel et intermittent sans le temps à consacrer à l’analyse de contenu de quelques documents et d’extraire les choses utiles. En pratique, les jeunes effectuent seulement des lectures en survol sans entrer en détail, ce qui entraine une perte de valeur des messages inscrites sur chaque document. Cette situation impacte les jeunes à l’école ou dans les universités lors des devoirs de recherche. Ils sont devenus étrangers à la lecture des livres pourtant ils ne sont que des trieurs d’informations sur les réseaux numériques. Malgré cette attitude, certains s’aventurent encore dans le domaine du plagiat que les écoles dénoncent vivement. Dans des cas extrêmes, les circonstances s’aggravent jusqu’à d’éventuelles poursuites judiciaires si les documents possèdent une protection juridique forte comme les droits d’auteurs et les interdictions de reproduction.

L’étude des impacts négatifs de la dématérialisation au niveau humain représente est très opportun et représente beaucoup d’intérêt du fait que ceux-ci sont à la fois les acteurs et les bénéficiaires du processus. En principe, l’étude de ces conséquences ne devrait pas demeurer un obstacle qui entraverait la mise en place du processus, au contraire elle peut être le premier par de l’analyse des risques probables dans le processus de gestion et de maitrise de risques. Mais en réalité, les sous-titres expliquées précédemment est encore loin d’englober les conséquences du processus, il convient pour cela de les étendre dans d’autres volets.

 

• Les autres inconvénients de la numérisation des documents

Cette deuxième analyse des inconvénients de la dématérialisation se focalise principalement sur des impacts systématiques du processus, incluant les impacts irréductibles tels que l’utilisation des papiers et la consommation d’énergie, les pertes de données et l’intermittence de l’utilisation et de l’aisance en informatique de la population française.

 

2.4.1. L’utilisation des papiers

Les papiers sont les supports les plus utilisés pour les opérations de scannage et d’impression, quelques soient le type, la qualité et le format. Dans certains cas, il faut encore que le document soit sur papier peu importe la technologie numérique employée par l’institution. Les cas les plus fréquents sont les plans, les factures, les bons de commande, le bon de livraison, les rapports, quelques fois les e-mails, les documents administratifs, etc. Dans le cas des écoles, les thèses, les mémoires, les rapports de stage, les rapports de conférence, les autres types de travaux de recherche devront être encore déposés en plusieurs formats dont un exemplaire au format PDF, un exemplaire au format Texte (Word, Lotus, Rtf) et le dernier au format électronique.

Par ailleurs, le papier constitue aussi un poste de consommation incompressible pour les entreprises. Tout au long de la dématérialisation, le traitement d’un bon nombre de documents se fait toujours par papier. Il convient de rappeler que la numérisation permet de simplifier la tache journalière et l’objectif « zéro papier » ne peut être prise en compte à l’extrême. Dans ce sens, ce sont en principe les documents papiers servant à l’exécution d’une opération comme les opérations de suivi, l’enregistrement des commandes et le traitement des factures. L’opérateur n’est plus à écrire sur papier si la dématérialisation est déjà en œuvre, mais à la phase finale, les informations sont tirées à l’aide des supports papiers quelque soit le format. L’exemple des bons de livraison et des factures est très typique dans ces circonstances.

 

• Le renchérissement des coûts de l’énergie

Tous les matériels électroniques utilisés dans le processus de numérisation fonctionnent avec du courant électrique que la nature de la source soit éolienne, hydroélectrique, solaire ou autres types de sources. Aussi bien que l’entreprise emploie plus de machine, le kwh augmente de plus en plus. En outre, les prévisions sur la quantité de consommation de courant présente en théorie une fluctuation inespérée. Il convient de rappeler que les puissances et les intensités prescrites sur les étiquettes des machines ainsi que sur leur manuel d’utilisation son tous des valeurs nominales. En fonction du travail et de la puissance requis par la machine, les valeurs réelles forment une courbe de fluctuation ne dépassant pas la puissance souscrite. Les appareils informatiques sont maintenant dotés d’un module d’économie d’énergie intégré dans le système. Pourtant, celui-ci n’est d’autant fiable que pour matériels à faible consommation. En revanche, l’allumage d’une machine à temps plein conduit à une consommation élevé quelque soit le système de gestion d’énergie intègre. Tout compte fait, la consommation d’énergie n’est que partiellement prévisible et entrainant un changement de données tout au long de la numérisation. Les coûts de consommation connaissent donc une hausse inespérée et engendreraient des charges supplémentaires pour les entreprises qui risquent de s’aggraver en fonction du nombre de machine de l’architecture matérielle.

 

• Le risque de perte de documents

La perte de données a différentes origines possibles dans une entreprise. La première origine, considérée comme un risque systématique, se relie à une défaillance de tout le système à cause d’une panne électrique de la source ou une défaillance au niveau des branchements des machines. La seconde origine est quand à elle, est reliée à une intrusion d’un utilisateur non-officiel dans le système qui pirate les documents de l’archive et de la base de données. La responsabilité revient à la sécurisation logique et physique du système car l’introduction dans le système demande une intervention physique de la personne qui pirate le système. Si le système offre un service d’accès à distance, la responsabilité relève du domaine de la logique. La protection du réseau ne peut se faire dans cas que par des programmes spéciaux de défense.

Par ailleurs, il est difficile d’écarter totalement le risque de perte de données pour l’entreprise selon les deux raisons suivantes : le système est infecté des logiciels malveillants ou des virus[35] et les opérateurs effectuent des fausses manipulations. L’ensemble du personnel n’est pas en mesure de maitriser totalement l’informatique ni la technologie numérique au bout des doigts. Il se peut, même pour un professionnel, que l’opérateur fait un dérapage en effectuant une fausse manipulation. Cela pourra entrainer une disfonctionnement du système dont la gravité dépend de la nature du fichier ou du processus disjoncté. Les fichiers systèmes sont les plus vulnérable et entrainant tout de suite une disfonctionnement majeur. En revanche, si l’opérateur n’effectue que des modifications sur des fichiers utilisateurs ou des processus auxiliaires, la perte sera encore minime.

Aujourd’hui, les systèmes d’exploitation ne sont plus, dans la plupart à l’abri des virus et des logiciels malveillants. Un seul contact physique avec réseau infecté ou un support externe infecté entrainant certainement une infection de tout le système. Le risque est d’autant plus élevé pour les entreprises qui utilisent la connexion sur le réseau internet pour effectuer des transferts de fichier ou échanger des e-mails.  En plus, la capacité des virus à détourner le système est maintenant surprenant. Ces applications malveillantes se reproduisent sans cesse à l’aide d’un programme en fichier caché, et gagne progressivement de la mémoire pour ralentir le système. D’autres variantes fonctionnent en outre en transformant les extensions des fichiers en autres extensions totalement inutilisables  et non reconnu. Les fichiers deviendront des nouveaux virus qui infecteront les autres dans un même répertoire. En tout, le mode de fonctionnement des virus et des logiciels malveillants de multiplie en nature et échappe quelques fois aux algorithmes de détection des logiciels antivirus. Ces deux processus entrainent tous les deux une altération ou une modification des données pour les entreprises, et finiront par une perte immense de documents.[36]

 

• Le caractère intermittent de l’utilisation de l’informatique pour la population française

L’intérêt des français à l’utilisation des ordinateurs et des appareils de technologie numérique est très aléatoire. Deux sujets émergent de cette analyse : il  y a des classes d’âge, de catégorie sociale qui n’utilisent pas tout à fait les ordinateurs, l’utilisation des ordinateurs est vraiment intermittente pour la plupart de la population.

En réalité, certaines catégories de personne n’utilisent pas souvent ou du tout l’informatique dans leur quotidien. Pour les vieillards ou pour les plus démunis, ils sont totalement en dehors de la technologie de l’information et de la communication. Ce qui compromet en partie le processus de numérisation au service de la population. Il y a par conséquent une disfonctionnement au niveau de la diffusion des informations entrainant une perte pour les créateurs des sites web et pour les institutions qui paient fort pour publier leurs pages. En fait, les connaissances des vieilles personnes ne sont plus à l’ère de l’informatique et de la numérique. La création des adresses e-mails, l’envoi des fax, l’utilisation des télé-transmetteurs pour les paiements sont totalement étrangers à leur égard. Dans l’enquête sur les freins de la dématérialisation, ce sont certainement ces catégories de personne qui ont répondu que la numérisation est une perte de temps et un gaspillage d’argent. Malgré tout, autant ou elles sont plus nombreuses autant cela constitue obstacle à la pérennité de la dématérialisation dans certaines institutions.

En outre, un autre phénomène qui a pris d’ailleurs un caractère logique est l’utilisation intermittente de l’informatique dans le quotidien. Le travail au bureau ne concerne pas un grand nombre de personne, le reste s’éparpille dans les autres types de travail qui ne dispose même pas une seule machine comme un ordinateur, une imprimante, un scanneur ou un appareil photo. Alors qu’ils sont englobés dans la cible d’un projet de dématérialisation. L’exemple typique se rapporte à la dématérialisation de l’ENAP expliquée dans les paragraphes précédents. L’objectif est d’informer les gens de leur droit et des sanctions pénales qui pourraient leur incomber des préjudices dans leur carrière et dans leurs activités. Or il ne pourra même pas se connecter sur internet, par conséquent, l’information est biaisée et le message non transmis. Des situations pareilles concernent un bon nombre de personne en France et tendent à devenir un frein au développement de la dématérialisation notamment la numérisation.

 

A titre de résumé des développements proposés dans cette deuxième partie, un schéma illustrera les freins, les contraintes et les conséquences de la dématérialisation. Ces trois variables tournent en grande partie autour des ressources humaines.

 

 

FREINS Démotivation du personnel Complexité du processus Confiance numérique Hostilité à la technologie

CONSEQUENCES NEGATIVES Suppression d’emploi Problème de santé Fuite et perte de documents Dématérialisation des rapports interpersonnels Esprit de révolte et de grève

CONTRAINTES Compétences des ressources humaines Fiabilité du processus Subtilité technique du processus Sécurisation du système et du processus Mode d’utilisation de l’informatique pour la population Malveillance du personnel

DEMATERIALISATION

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

La mise en place de la dématérialisation devrait faire face à ces contraintes et ces risques, mais aussi devrait devancer d’une étude d’impacts afin que l’objectif du projet soit bien réalisable et soutenable à long terme. Le résultat de cette étude d’impact permet d’évaluer les couts d’opportunité que l’entreprise ou l’institution devrait se munir contre les risques de suppression d’emploi et surtout la santé des opérateurs. Mais comme la dématérialisation tend à être un phénomène généralisé, les impacts négatifs atteignent aussi la population. A coté de ces volets, la dématérialisation demeure une solution incontournable qui profite beaucoup d’avantage aux entreprises, aux professionnels, aux étudiants et au public tout entier. Ces volets seront abordés et analysés dans la partie suivante.

 

 

Troisième partie : La dématérialisation constitue une solution pérenne

L’esprit initial de la dématérialisation s’inspire certainement aux avantages qu’elle puisse profiter à différentes institutions qui l’adoptent. Dans cette partie, certains avantages de la dématérialisation seront exposés en deux sous-parties. La première sous-partie consacre à l’analyse des retombés positifs du passage au format numérique tandis que la deuxième propose de traiter les aspects positifs de la numérisation pour les entreprises et les écoles.

 

3.1. Les avantages du passage des documents en format numérique en générale

En quelques mots, l’avantage procuré par l’utilisation du format numérique tourne autour des trois termes à savoir une solution pratique, des documents portables et du système facilement maniable. Dans les paragraphes suivants, les explications proposées essaient de mettre en valeur ces trois éléments.

 

3.1.1. Un meilleur classement des informations

Le classement des informations consiste  à regrouper les documents en fonction de leur type et du mode d’acquisition utilisé pour les avoir dans la base de données. En général, cela est fait à partir d’un logiciel ou d’une application  conçue par l’institution capable de traiter simultanément un volume important de fichier de plusieurs types.

En fonction du mode d’acquisition et du type de documents, quelques modèles de classement méritent d’être illustrées afin d’en apprécier les avantages.

• Le système de gestion électronique des documents numériques

Il s’agit d’un ensemble de procédures, de matériels et de logiciels qui se complémentent et s’harmonisent pour effectuer la dématérialisation des documents qui retracent des informations brutes ou non structurées. Dans la pratique, les documents de ce type sont principalement les documents sur support physique comme les bons de commande et les factures fournisseurs, et les documents sur support numérique initial comme les graphes, les tableaux et les rapports. La source de ces documents peut être externe ou interne. Les documents édités par les parties prenantes et passées à l’institution englobent les externes tandis que les internes se rapportent à ce que l’institution édite elle même pour le besoin journalier de ses opérations. L’avantage de ce classement se relie à l’émergence de deux types de gestion des flux de documents à savoir la gestion des flux entrants et la gestion des flux de documents sortants. Quelque soit la nature et le type de document, le système de GED intègre dans une seule plateforme le processus d’acquisition par la numérisation, le processus de classement en fonction d’un ensemble méthodique de critères, le stockage de ces documents et leur diffusion dans le réseau.

Le recours à ce système de gestion est très pratique pour l’entreprise. Il permet de réduire considérablement les traitements des documents papiers qui représentent au moins 80% pour les entreprises. Les avantages financières reposent par ailleurs sur la diminution des couts issue de cette diminution de volume car selon une enquête récente, le traitement des factures coute 14 euros à l’entreprise au terme de 12 jours.[37]

• Le classement des informations semi-structurées[38]

Les catégories des informations semi-structurées rassemblent les informations organisés afin d’en collecter des autres suivant un système de technique de sondage. Le concepteur conçoit une rubrique d’information en fonction des données voulues par l’institution, il le met en ligne et attendent que les destinataires remplissent les items et les renvoient à l’institution. Ce sont en fait des informations telles qu’un « rapport d’activité, une demande de congé, une réponse à un questionnaire, un retour de formulaire d’inscription, une déclaration de revenus, … ». La mise en œuvre du processus demande dans ce cas des architectures d’application capable d’assurer la fonction de collecte, la fonction de transport et la fonction de traitement.

La dématérialisation du traitement des informations semi-structurées entre dans la catégorie d’e-service composant en extension les services online et les « applications self-services ». L’illustration de ces deux services est proposée par le tableau suivant :

Services	Fonctionnalités	Cas pratique
« application self-services »	Demande d’information par le biais d’un réseau intranet à l’aide d’un remplissage des formulaires individuels et envoyé pour être traité numériquement.	« Demande de congé Déclaration d’activité Vote électoral Boîtes à idées Réservation des matériels et des salles »
« service en ligne »	Demande d’information utilisant un réseau intranet ou internet qui consiste à recueillir des informations codées de la part des machines clients dans l’objectif de l’immédiateté, virtualité et en continue.	« les télédéclarations Les téléservices Les télépaiements »

 

• Les classements des informations structurées

Les documents qui matérialisent ces informations sont principalement les fichiers informatiques et les données numériques. Ces derniers sont transportés et partagés à l’aide des technologies de transfert de fichier par le biais du réseau internet. Les conditions nécessaires au traitement de ces informations structurées sont en général :

• La nécessité de deux systèmes compatibles et distants
• Disposition d’une interface de communication
• exigence d’un protocole de transport (FTP, HTTP)
• compatibilité aux différents formats de fichiers à échanger (XML, EDI)

A l’aide des technologies récentes de balisage de données, les informations sont rigoureusement typés afin de les rendre plus lisible, compatible aux différents systèmes et capable d’être transféré à l’aide du réseau. Dans ce cas, les formats de fichiers jouent un rôle important car la fiabilité et la rapidité du système en dépendent. Les documents acquis ne subissent plus aucun traitement du fait de sa structure bien définie, ils sont déjà prêts à être utilisés ou imprimés à l’aide d’un support physique selon les besoins de l’utilisateur. A l’heure actuelle, beaucoup d’internaute utilise le protocole de transfert flux RSS pour se mettre au courant des nouvelles informations diffusés sur les sites internet des grands sociétés de journal Le Monde, Echo, etc.

 

3.1.2. Des meilleurs échanges entre collaborateurs

L’un des facilités que procurent la dématérialisation est la possibilité et l’aisance de partage des documents entre les membres du personnel d’une institution. Deux volets confirment cette circonstance dont l’ergonomie d’un réseau de partage et la mise en place d’une procédure de structuration des documents par les employés.

Le premier type de plateforme utilise les réseaux informatiques qui offrent déjà des services et des protocoles très pratiques et ergonomiques, accessible à tout le monde. Le commencement de la partage consiste à définir les fichiers à échanger, définir les identités des utilisateurs, leur droit et leur mot de passe, ensuite de concevoir la structure du disque dur du serveur de fichier. Une fois que le réseau est crée, les opérateurs n’ont plus à faire que de procéder au partage et à l’exploitation des documents enregistrés sur le serveur. Tous les collaborateurs auront tous droit aux services du réseau, ce qui leur permet d’échanger facilement à l’aide d’un terminal ou d’un poste de travail les documents qu’ils ont besoin. A ce propos, les réseaux Windows, Mac ou Linux offrent tous les mêmes avantages, seulement la différence réside au niveau de l’habilité et de la manipulation de ces systèmes.

Le deuxième type de méthode pour faciliter les échanges concerne la mise en place d’un système de codification des documents numériques tout au long du processus de dématérialisation. Un exemple concret aborde la technique de « documentation du processus de numérisation » dans une institution juridique. Cette documentation implique la création d’une codification des informations relatives aux documents numérisés selon les renseignements du client et la période de numérisation. En effet, les items suivants caractérisent les informations de la « déclaration de numérisation » d’une institution juridique :

• « le nom et l’organisme détenteur des archives ;
• Le nom et l’adresse de l’unité administrative ou de l’entreprise responsable de la numérisation ;
• La signature de la personne qui exerce la fonction de numérisation dans l’unité administrative ou de l’entreprise responsable de la numérisation de ces archives ;
• Le titre du document qui habilite la personne à numériser les documents ;
• Le titre de la série, le support, la qualité et les dates extrêmes ;
• Le numéro de règle de conservation
• Le lieu de la numérisation
• La date de la numérisation
• Le format de la numérisation, la résolution utilisée et la documentation produite ;
• Le contrôle de la qualité et de la quantité effectué ;
• La signature
• L’assermentation[39]»

Avec les styles de codification d’information pareille, les échanges de documents entre les collaborateurs se facilitent de mieux en mieux au fur et à mesure de l’évolution des flux entrants. En outre, l’enregistrement de chaque formulaire dans une base de données ne présenterait aucune complication. Il convient de rappeler que ces formulaires serviront à une sorte de liste bibliographique pour chaque employé, et en fonction de leur besoin, il la consulte d’abord pour mieux affiner les recherches sur la base de données informatiques.

 

3.1.3. Plus de facilité à effectuer les recherches

L’efficacité du classement de documents, la facilité des échanges entre collègues de travail facilitent logiquement la recherche des documents.

Le classement des documents se fait à l’aide des applications informatiques puissantes, souples et ergonomiques. Le mode de classement dépend de l’état des documents, brut, semi-structuré et structure, ainsi, l’opérateur les catégorise dans cet ordre pour être plus visible dans la base de données. La recherche d’un document est dans ce cas plus facile en suivant seulement les chemins de classement ou en effectuant une recherche générale sur la barre de menu de l’application. En outre, la communication avec les collaborateurs sur la base de données des fiches de renseignement de documents numérique (cf. 3.1.2) présente un avantage aux utilisateurs. L’opérateur se met en œuvre à consulter ces fiches en fonction du critère de recherche comme par exemple le « lieu de la numérisation » ou la « date de la numérisation ». Si la communication se présente bien, le temps de la recherche est court parce que les entraides entre les collègues permettraient de découvrir vitement les fiches de renseignements.

 

3.2.3. Un meilleur archivage des documents

Le renouvellement de la technique d’archivage est l’un des avantages majeurs de la numérisation des documents. Pour certaines entreprises ou institutions publiques, ils songeaient bien avant la dématérialisation la mise en œuvre d’une simple numérisation ou informatisation des archives pour rendre la consultation et la conservation plus facile. A l’heure actuelle, l’archivage des documents numériques est fait à l’aide d’une base de données consultables localement ou à distant.

La structure des archives d’aujourd’hui présente une grande variété très pratique en fonction du type d’institution et des objectifs du projet. A cet égard, quelques cas seront abordés dans cette section afin de pouvoir percer la compétence des opérateurs en dématérialisation et l’efficacité de leur méthode d’archivage. Pourtant, la technique d’archivage numérique proprement dite n’est pas traitée dans ce travail.

• La structure de l’archive électronique de l’ENAP[40]

L’organisation du centre « médiathèque » de l’ENAP entre 1999 et 2002 permet de catégoriser quatre fonctions principales à savoir la fonction « bibliothèque », « documentation », « multimédia » et « historique ». Le fond met à la disposition de ces clients un ensemble de documents numériques très vaste comprenant « 15000 ouvrages, 180 titres de périodiques, 1200 mémoires d’élèves, 300 vidéos et une trentaine de titres de cédéroms ».

• Les périodiques comprennent « les périodiques complets, quasi-complets» entre autres  « Revue pénitentiaire, Revue de sciences criminelles et droit pénal comparé, Revue internationale de droit pénal, Bulletin de l’Administration Pénitentiaire, Revue de droit pénal et criminologie », etc. Il y a en outre les « périodiques lacunaires » entre autre « Archives d’anthropologie criminelle, Bulletin de l’union des sociétés de patronage de France, l’Information psychiatrique, L’évolution psychiatrique, les Annales médico-psychologiques », etc.
• Pour les ouvrages, ils sont classés en fonction de leur chronologie et de leur domaine. Le fond gère à ce sujet les ouvrages sur « la reforme pénitentiaire, le droit pénal, les sciences humaines, l’histoire de la révolution françaises, le mouvement social » pendant les 19 et 20^ème siècles.
• Pour les fonds sonores et audiovisuels, ultérieurement en format beta, VHS, et U-Matic font l’objet d’une numérisation du Laboratoire d’Anthropologie visuelle et sonore du monde contemporain de l’Université de Paris VII. D Diderot[41]. Ces fonds seront enregistrés sur des supports numériques « vidéodisques ».

La numérisation a commencé en 2005. Afin de mettre à la disposition des clients, les thématiques sont centrées sur le thème « Corpus criminologie », intégrant l’ensemble des documents numériques cités précédemment. L’utilisation des nouveaux formats de données comme le XML garantit l’accessibilité et le partage facile des documents en plus de la satisfaction créée par la technique d’archivage.

 

• L’archivage des documents comptables d’une entreprise

L’illustration ci-dessous reflète comment une entreprise arrive à structurer ses archives après une dématérialisation des documents comptables. Il s’agit ici d’un exemple parfait du traitement des informations brutes mentionnées dans les sections précédentes (cf. 3.1.1). L’organisation des archives se présente comme suit[42] :

Répertoires	Type d’accès
COMPTABILITE DEPOT PIECE DONNEES CABINET DOSSIER PERMANENT MISSION EXCEPTIONNEL SOCIAL	Lecture Lect/ecrit/supp Non Lecture Lecture lecture

 

Ces répertoires contiennent des sous-répertoires  de classement des documents un peu plus affiné. Ces informations sont illustrées en dessous.

 

Répertoires	Sous-répertoires	Détails
COMPTABILITE	DECLARATION PIECES COMPTABLES	TVA, IS, IR, Cotisations sociales, …
DONNEES CABINET	COMPTABILITE DOSSIER PERMANENT JURIDIQUE MISSION EXCEPTIONNEL SOCIAL
DOSSIER PERMANENT	BANQUES EMPRUNT CONTRAT BAUX FISCAL IMMOBILISATION JURIDIQUE LITIGE PLAQUETTE SOCIAL	Echéancier, contrats Bail immeuble, crédit bail, …   Facture d’immobilisations,… Procès verbal, … Copie des actes, …   Adresse des correspondances, …

 

Ce cas illustre à la fois la technique d’archivage des documents numériques qu’ils fassent partie des flux entrants ou des flux sortants, mais aussi l’organisation numérique d’un serveur de réseau dans le cadre d’une gestion électroniques des documents ou GED. L’exemple traite le cas de la mise en place de la dématérialisation et de l’archivage électronique des cabinets d’expertise comptable selon une guide proposée en 2010. L’efficacité de ce guide permet d’avoir plus de visibilité au niveau de classement des documents dans l’archive. Ils sont bien catégorisés et bien classées selon les rubriques et les activités des cabinets.

 

3.1.5. La recherche de documents facilitée grâce aux moteurs de recherche

A l’heure actuelle, la plupart des institutions qui disposent d’une bibliothèque numérique utilise le réseau internet pour l’accès à distance de la consultation. Pour les créateurs des sites web, les informations diffusées sur internet suivent une structure bien définie pour une question de visibilité. Dans ce cas, ils utilisent les mots clés (keyword ou tag) dans l’algorithme du document source de chaque page web à publier afin que les moteurs de recherche puissent les identifier plus vite. Les bons mots clés permettant aux sites d’être affichés aux premiers pages des moteurs de recherche lors d’une requête entrée par l’utilisateur.

A titre d’illustration, si l’auteur veut diffuser une page sur internet concernant un document sur la dématérialisation, les mots clés les plus pertinents sont :

• Dématérialisation
• Numérisation
• Traitement numérique
• Gestion numérique, …

Il convient de rappeler que les mots clés ne devraient pas être trop longs à écrire s’il ne s’agit pas d’une phrase concise comme « la dématérialisation des documents dans une entreprise ». Actuellement, beaucoup de moteurs de recherche dispose des sites web servant aux utilisateurs de faire leur requête. Ils mettent à leur disposition deux types de méthodes : la méthode directe et la méthode indirecte. La méthode directe consiste à taper directement les mots clés sur la zone de recherche au page d’accueil de ces sites. Ensuite, les résultats apparaissent en fil suivant l’ordre de la pertinence des mots clés et le positionnement du site dans l’annuaire de chaque moteur.  Quand à la deuxième méthode, chaque moteur de recherche propose un annuaire de documents classé par thématique. Il invite l’utilisateur à explorer chaque thématique en fonction du domaine d’application de ses besoins. Quelques exemples de moteurs de recherche peuvent être énumérés ci-après.

• Moteurs de recherche Google, Yahoo, Ask, etc.
• Moteurs de recherche spécialement conçus pour les documents pdf : Yopdf, etc.

Par ailleurs, la visibilité d’une page web dépend aussi de son positionnement dans l’annuaire des moteurs de recherche, ce qui relève de la question du webmarketing ou référencement internet. Beaucoup d’entreprise exerçant dans le domaine du web travaille maintenant au service des institutions qui voulant gagner le meilleur positionnement aux résultats des moteurs de recherche.

 

3.2. Les points positifs pour les entreprises ou écoles

3.2.1. La réduction du personnel

La réduction du personnel peut être analysée en menant deux approches. La première approche consiste à une appréciation négative qui relie la réduction du personnel à une baisse de productivité. Par contre, la seconde approche en termes de management la conçoit comme une réduction des charges et une augmentation de productivité par l’adoption de la dématérialisation.

La numérisation nécessite des employés de haut niveau rassemblé dans un petit groupe qui maitrise parfaitement le processus. Dans ce sens, les travaux manuels de traitement des supports physiques seront supprimés au détriment du groupe de spécialiste. L’entreprise ou l’école aura à faire face à une indemnisation dû à cette réduction. Ces charges devront être vite récupérées par la création de valeur engendrée par la numérisation. La courbe de substitution du travail humain et du travail mécanique change son point d’équilibre dans ces circonstances.

 

3.2.2. Un gain de temps : l’accès aux documents est simplifiée

Le gain de temps est une suite logique de la mise en œuvre du processus de numérisation dans une entreprise. Elle concerne principalement les opérations comme le traitement manuel des factures, des commandes clients, des bons de livraison, etc.

Avec la dématérialisation, la variable temps est devenu un levier de performance pour l’entreprise, elle stimule les éléments suivants.

 

Le schéma mentionne la possibilité d’un traitement en temps réel des documents grâce à la numérisation. Cette opération est d’autant plus importante que l’entreprise est de grande taille et s’étend vers les activités multinationales. Avec le développement de l’internet, la maitrise du temps est l’un des objectif proposé par les forfaitaires de service internet. En tout cas, l’entreprise ou l’école aura un large avantage concernant la durée du traitement des dossiers en optant la dématérialisation face à celles qui pratiquent les méthodes anciennes.

 

3.2.3. Un impact écologique avec une consommation de papier réduite

Le processus de l’utilisation des documents numériques diminue considérablement la consommation de papier pour les institutions. En principe, les seules opérations qui requièrent l’utilisation des supports papier sont les opérations de gestion des flux entrants et la gestion des flux sortants. Il en est aussi les opérations de suivi de stocks à titre de preuve parce qu’à ce stade, l’entreprise est en relation avec les fournisseurs dont certaines formalités réclament les écrits sur papier.

En outre, les papiers utilisés dans les documents numériques comme le scannage et les impressions sont aujourd’hui soumis à des normes écologiques ISO très convoitées. Cette situation améliore la notoriété de l’entité à l’égard des parties prenantes et donc une source de valeur ajoutée. A côté, les encombrements engendrés par l’utilisation abusive des papiers selon les méthodes de traitement ancienne vont être enlevés dans les taches journalières.

 

3.2.4. Une diminution dans l’envoi de courrier

La dématérialisation du service de courrier d’une institution est parmi les services les plus convoités du marché de la numérique et des réseaux. Celle-ci englobe tous les secteurs d’activité notamment la relation entre les entreprises et l’Etat. De nos jours, l’envoi des courriers diminuent considérablement et remplacé par des services de télétransmission pratique et accessible à tout le monde. Quelques services qui bénéficient la réduction des courriers sont proposés par le schéma suivant[43].

Le schéma montre l’intégration progressive de la dématérialisation des courriers selon les différents services offerts aux entreprises et aux particuliers. Notons que l’objectif de l’Etat dans la dématérialisation des bureaux administratifs atteigne 100% en 2008 si le taux est en 2006 de 15% et en 2007 de 66%.

 

 

Conclusion

L’évolution des technologies est un phénomène englobant qui essaie de ramasser tous les secteurs d’activités de l’économie nationale. La dématérialisation est une manifestation de ce phénomène, touchant les entreprises, l’administration publique et les écoles. La dématérialisation est un projet qui représente les traits caractéristiques similaire à tout autre type de projet. Elle nécessite la formulation d’un objectif clair et réalisable. Elle implique le déploiement des acteurs, spécialisation dans tous les domaines d’activités et implique l’allocation d’un budget suffisante pour la concevoir et pour la gestion continue. Dans ce projet, le volet technique est basé sur la numérisation des documents et leur archivage pour de nombreuses raisons. La numérisation elle aussi est un processus continu qui mérite une attention particulière. Elle fait appel aux compétences des opérateurs, à la performance matérielle et à la classification intelligente des documents numériques obtenus.

La dématérialisation bénéficie les différents institutions privées et publiques comme les écoles, les entreprises et les bureaux administratifs. Pourtant, elle devra faire face à des obstacles, des contraintes et des impacts négatifs notables à court ou à long terme. Ces volets tournent tous autour des humains. Les attitudes passives et hostiles du personnel et de certains dirigeants constituent les obstacles les plus augmentés à la mise en œuvre de la dématérialisation. En revanche, les impacts négatifs touchent aussi leur santé et leur mode d’utilisation de l’informatique au quotidien. Malgré tout, les points positifs les encombrent progressivement. Une situation qui pousse l’intégration graduelle de la numérisation et la dématérialisation de tous les secteurs. En tout circonstance, les bénéfices implacables de la mise en œuvre de ce processus est le gain de temps au traitement et à l’échange des informations.

En effet, la dématérialisation constitue une source de valeur ajoutée inouïe pour les institutions que ce soit public ou privé. Seulement, les responsables devraient songer davantage le dédommagement des préjudices et des conséquences négatifs et la correction des externalités négatifs.

 

 

Bibliographie

 

 

« Tout processus métier a sa dématérialisation, quel est la vôtre ? », Synthèse des étapes de dématérialisation des fonctions Marketing, Vente, Achat, Ressources humaines, Production et Finance issu du livre blanc édité par CEGID et ESKER.

1. Belaïd, L. Pierron, L. Najman, D. Reyren, « La numérisation des documents : Principe et évolution des performances », LORIA-INRIA Campus scientifique

Aoc Solutions, « Dématérialisation et documents numériques », Aproged

CTAI, « La dématérialisation au service des entreprises »

Direction de la communication du Sopra Group, « Dématérialisation – tome I : Les technologies sont là », livre blanc

Direction générale des archives du Bibliothèque et archives nationales du Québec, « La numérisation des documents administratifs – Méthodes et recommandations », juin 2010

Expert-comptable et Commissaires aux comptes de France ECF, « Guide de mise en place de la dématérialisation dans les cabinets », Congrès nationale ECF, Le Touquet, 16-18 septembre 2010

IFOP pour la Direction de la Journal Officiel, « Enquête quantitative sur la dématérialisation dans les marchés publics », septembre 2008

Infogreffe, « Guide de dématérialisation 2008 », www.infogreffe.fr

Jean-Marc Rietsch, « Dématérialisation du courrier : piège à éviter », Fédération Européenne de l’ILM du Stockage et de l’Archivage, mai 2009

Marc Reneville, « Pour la création d’un centre national de ressources historiques sur les crimes et les peines », février 2007

Rapport de Jack Garçon, « La numérisation concrète en science juridique », Journée d’information et d’échange, 28 mai 2008, Bibliothèque nationale de France

Réseau des grandes entreprises CIGREF, « Les risques numériques pour l’entreprise », mars 2011, Paris

Sébastien Soyez, « La numérisation en marche : les étapes de dématérialisation des processus de travail »

Sénateur Ambroise Dupont, « Publicité extérieure, enseignes et préenseignes », Rapport à la Secrétaire d’Etat à l’Ecologie et au Secrétaire d’Etat à l’Aménagement du Territoire, juin 2009

Sopra group, « Dématérialisation : Tome I : Les technologies sont là »

 

 

[1] Définition formulée par les spécialistes de l’infogreffe sur la dématérialisation dans l’entreprise.

 

[2] Des documents écrits manuellement à l’aide d’un stylo, quelque soit le type

 

[3] Des documents écrits à l’aide d’une machine écrire, utilisé fréquemment par les bureaux administratifs comme les tribunaux, les écoles, etc.

 

[4] Entant que format, l’analogie est utilisée par des lecteurs de cassette, de diaporamas, etc. Pourtant, l’analogie est aussi une technologie jadis consistant à enregistrer des informations sur des bandes magnétiques dont la lecture se fait d’une façon séquentielle.

[5] Sébastien Soyez, « La numérisation en marche : les étapes de dématérialisation des processus de travail », page 6

[6] Sébastien Soyez, « La numérisation en marche : les étapes de dématérialisation des processus de travail », page 7 – 8

[7] Sébastien Soyez, « La numérisation en marche : les étapes de dématérialisation des processus de travail », page 10

[8] Type d’appareil photo numérique utilisé par les photographes professionnels et des journalistes qui possède un zoom très large, d’une résolution très élevé, d’une vitesse de prise successive à l’ordre de 1/10^ème de seconde.

[9] Les dimensions varient en fonction du type de document utilisé, par exemple A4 pour les documents de correspondance, A3 pour les plans, etc.

[10] Sébastien Soyez, « La numérisation en marche : les étapes de dématérialisation des processus de travail », page 22

[11] L’application est capable de faire un triage en fonction des critères sélectionnés par l’opérateur afin que ce dernier puisse consulter les résultats selon différents possibilités. La variable de triage affiche les résultats relatifs à l’avancement du projet. Par exemple, l’opérateur a la possibilité de consulter les résultats par type de documents, par type de numérisation, par fonction ou par poste, par type de support, etc.

[12] Sébastien Soyez, « La numérisation en marche : les étapes de dématérialisation des processus de travail », page 24

[13] A. Belaïd, L. Pierron, L. Najman, D. Reyren, « La numérisation des documents : Principe et évolution des performances », LORIA-INRIA Campus scientifique, page 6-19

[14] Rapport de Jack Garçon, « La numérisation concrète en science juridique », Journée d’information et d’échange, 28 mai 2008, Bibliothèque nationale de France

[15] Université de Nancy II depuis 1997, Universités de Toulouse, Université de Strasbourg.

[16] Aoc Solutions, « Dématérialisation et documents numériques », Aproged, page 4

[17] « Tout processus métier a sa dématérialisation, quel est la vôtre ? », Synthèse des étapes de dématérialisation des fonctions Marketing, Vente, Achat, Ressources humaines, Production et Finance issu du livre blanc édité par CEGID et ESKER.

[18] Infogreffe, « Guide de dématérialisation 2008 », www.infogreffe.fr, page 5

[19] « Tout processus métier a sa dématérialisation, quel est la vôtre ? », Livre blanc édité par CEGID et ESKER, page 43

[20] Sénateur Ambroise Dupont, « Publicité extérieure, enseignes et préenseignes », Rapport à la Secrétaire d’Etat à l’Ecologie et au Secrétaire d’Etat à l’Aménagement du Territoire, juin 2009, page 7

[21] Les affichages publicitaires ne sont pas admises à être déposé sur des supports comme des monuments historiques, des stations thermales ou des sites touristiques.

[22] Lutte contre la pollution, lutte contre la nuisance, lutte contre l’invasion d’affichage, etc.

[23] Sénateur Ambroise Dupont, « Publicité extérieure, enseignes et préenseignes », Rapport à la Secrétaire d’Etat à l’Ecologie et au Secrétaire d’Etat à l’Aménagement du Territoire, juin 2009, page 48

[24] Les opérateurs désignent au sens large toutes les personnes qui manipulent les documents dans des supports papiers comme les comptables, les gestionnaires de stocks, les secrétaires, etc.

[25] Les variantes en terme de qualité de papier sont par exemple les papiers glacés, les papiers bristols, les papiers vélins, les papiers photos, etc. En terme de taille, les formats usuels sont les types A3, A4, A5, format enveloppe, etc.

[26] Jean-Marc Rietsch, « Dématérialisation du courrier : piège à éviter », Fédération Européenne de l’ILM du Stockage et de l’Archivage, mai 2009, page 30

[27] Direction de la communication du Sopra Group, « Dématérialisation – tome I : Les technologies sont là », livre blanc, page 58

[28] Le format du document importe peu devant sa valeur juridique. Exemple les obligations fiscales d’une entreprise qui priment avant la question de format de la facture.

[29] Les circuits électroniques fonctionnent avec des cartes mères et des plaques fabriqués à partir des composantes électroniques minuscules. Ces composantes s’activent à un seuil de courant de 5 volts dans le système binaire. Ce qui les rend très risqué contre les courts circuits.

[30] Les origines d’un crash système sont nombreuses : l’infiltration des virus dans les systèmes d’exploitation, la négligence de certains opérateurs sur l’ouverture d’une session, le piratage des mots de passe système, etc.

[31] IFOP pour la Direction de la Journal Officiel, « Enquête quantitative sur la dématérialisation dans les marchés publics », septembre 2008, page 54

[32] Réseau des grandes entreprises CIGREF, « Les risques numériques pour l’entreprise », mars 2011, Paris, page 7

[33] Infogreffe, « Guide de dématérialisation 2008 », www.infogreffe.fr, page 10

[34] Réseau des grandes entreprises CIGREF, « Les risques numériques pour l’entreprise », mars 2011, Paris, page 12

[35] CTAI, « La dématérialisation au service des entreprises », page 8

[36] Réseau des grandes entreprises CIGREF, « Les risques numériques pour l’entreprise », mars 2011, Paris, page 9

[37] Sopra group, « Dématérialisation : Tome I : Les technologies sont là », page 15

[38] Idem, page 19-21

[39] Direction générale des archives du Bibliothèque et archives nationales du Québec, « La numérisation des documents administratifs – Méthodes et recommandations », juin 2010, page 9

[40] Marc Reneville, « Pour la création d’un centre national de ressources historiques sur les crimes et les peines », février 2007, page 2-4

[41] Idem, page 8

[42] Expert-comptable et Commissaires aux comptes de France ECF, « Guide de mise en place de la dématérialisation dans les cabinets », Congrès nationale ECF, Le Touquet, 16-18 septembre 2010, page 63

[43] Infogreffe, « Guide de dématérialisation 2008 », www.infogreffe.fr, page 7