LA FONCTION ACHAT
UN NOUVEL ENJEU POUR LA SOCIETE COMMERCIALE
INTRODUCTION

Historiquement, les fonctions les plus reconnues ont été le contrôle de gestion, les systèmes d’information, les ressources humaines, le commerce et la finance, actuellement les professionnels recommandent particulièrement de se concentrer davantage sur la fonction achat.
En effet, en achetant, la société assure le fonctionnement normal des activités et la satisfaction des clients par l’approvisionnement et les stocks. La fonction achat assure un rôle clé dans l’efficacité d’une entreprise. Pour mieux aborder ce thème, il faut tout d’abord concentrer notre question de recherche sur les sujets suivants : la définition d’une bonne fonction achat, les missions de la fonction achat, l’optimisation de celle-ci pour être plus stratégique.
Ce ne sont pas les seules questions qui doivent être posées mais cette étude va tourner autour de ces questions. Tout au long de  cette recherche, on va étudier comment la fonction achat est devenue un service clé dans une société commerciale et surtout de quelle manière cette fonction est devenue en aussi peu de temps une fonction « star » dans une entreprise. En effet, actuellement on reconnait de plus en plus la fonction achat comme celle qui assure la survie d’une entreprise par rapport à ses activités quotidiennes. Devenu e stratégique dans le milieu du management, la fonction achat est dorénavant la fonction que toute entreprise devra optimiser.
Il y avait un temps où la demande des consommateurs exigeait des entreprises qu’elles produisent plus pour avoir plus de place sur le marché, les entrepreneurs pensaient donc à une production optimale pour être plus rentable. A ce moment-là, les entreprises étaient maitres des prix qu’elles affichent sur le marché. Il n’est pas encore question de loi du marché mais strictement de la loi de l’offre et de la demande.
Puis est venue une époque où les demandes étaient trop élevées et de plus elles exigeaient en plus de la quantité une qualité de produits. Ce que les entreprises pouvaient faire est de survivre sur le marché en essayant toujours de subvenir à ces demandes. A un moment, le calcul de la rentabilité était devenu impossible car les paramètres du marché étaient en train de changer. Ainsi, pour qu’il y ait de la qualité il est important que l’entreprise investisse également dans de meilleures matières premières.
Quand « l’économie » du marché a commencé à se mettre en place, les entreprises n’ont eu guère le choix que de s’adapter à la situation, pour ce faire, elles ont tout simplement essayé d’adapter leurs produits à la demande et c’est également le cas pour la qualité des produits et des services.
Cette tâche est ainsi préalablement attribuée au service marketing qui était chargé de reconnaitre ce que les clients recherchent, mais le service marketing peut ne pas toujours être compétent dans le choix des matières premières et encore moins des fournisseurs. D’où, il’importance d’avoir une fonction indépendante pour gérer tout cela, c’est la fonction achat. Cette fonction regroupe plusieurs tâches et ne se résume pas uniquement à l’approvisionnement pour lequel elle est connue. Il lui est actuellement demandé d’effectuer des missions purement stratégiques. Mais comment ? On va donc essayer de trouver et de percer l’intérêt que portent les managers d’aujourd’hui.
Dans cette étude, on se demande pourquoi la fonction achat est-elle devenue une des fonctions clé d’une société commerciale ? Cette principale question de recherche est basée sur le fait que l’essor de cette fonction et l’intérêt des managers pour les achats ont pris beaucoup d’importance actuellement et on va essayer d’en connaitre le secret pour pouvoir donner des recommandations à la fin de cette recherche.
L’intérêt du présent sujet est de relever les points qui font que la fonction achats soit stratégique puis de trouver également un moyen de rendre ce service encore plus rentable pour l’entreprise. Si l’entreprise cherche à être plus performante et efficace, il y a lieu de faire des réformes en interne ou du moins de prendre en considération ce qui se passe au sein de l’entreprise par rapport aux achats et tenter d’améliorer ou d’optimiser ceux-ci pour encore plus de bénéfice. Il ne faut jamais oublier qu’un entreprise existe parce qu’il y a des clients et les clients sont généralement détenteurs du dernier mot qui va faire que l’entreprise soit ou non compétitive sur un marché donné.
Pour ce faire, on va effectuer une étude en entreprise. Ce sera principalement une enquête semi-directive pour collecter des informations pratiques sur le thème. Ensuite, ces informations seront interprétées et analysées afin de pouvoir en tirer les points positifs et négatifs. Pour que cela puisse se faire, il est indispensable d’effectuer une mise en situation détaillée sur le thème de la fonction achats et sur le cycle achats fournisseur (partie 1). Cette mise en situation va nous permettre de mieux analyser les résultats terrains durant l’enquête (Partie 2). Et nous permettre de faire des préconisations théoriques et pratiques en la matière.

PARTIE I-APPROCHE THEORIQUE ET MISE EN SITUATION SUR LA FONCTION ACHAT DANS UNE SOCIETE COMMECIALE

Pour débuter cette approche théorique, il est tout à fait important de poser un domaine de définition. Ici, on va principalement parler de la fonction achat et de son importance dans l’entreprise. Si dans le fonctionnement quotidien de l’entreprise, cette fonction n’est pas réellement mise en évidence, aujourd’hui, plusieurs auteurs et chercheurs dans le domaine du management et du marketing en font la promotion car c’est une fonction indispensable et stratégique pour l’entreprise.

1. Définition générale de la fonction achat dans une entreprise
La fonction achats a deux types de définitions, la première serait une définition purement terminologique qui va mener à une limitation et interprétation restrictive alors que la seconde serait des définitions d’auteurs spécialisés dans le sujet.

1. 1-Définitions terminologiques
La façon dont sera défini le terme « achat » va avoir une grande influence sur la manière dont sera traité le présent sujet. Justement, il existe plusieurs définitions de la terminologie achat.
Ainsi d’après le dictionnaire, l’achat est le fait de « obtenir une compensation financière, la propriété d’un objet ou le bénéfice d’un service de manière temporaire ou définitive ». Dans cette définition-ci, l’achat prendra le même sens que l’acquisition de quelque chose sans qu’il y ait définition de la personne qui aurait effectué l’achat ou qui en a bénéficié. Mais dans un second sens, l’achat peut également désigner le « bien ou service récemment acquis grâce à une transaction financière pour s’en octroyer la possession et le titre de propriété » . Ces deux définitions peuvent être exploitées pour arriver à plusieurs autres interprétations de l’achat car la terminologie est assez ambigüe laissant place à une vague incertitude quant à son vrai sens théorique.
Dans son acception juridique, la définition de l’achat devient de plus en plus claire. En effet, l’achat est perçu par le droit comme étant «… l’opération commerciale qui aboutit à l’acquisition d’un bien ou d’un droit. L’acheteur est la position inverse du vendeur » . Dans cette définition, le mot le plus important serait le terme « commercial » car en effet l’achat est commercial et est censé produire un résultat pour un commerce donné. Ce résultat serait, comme le dit la définition, l’acquisition du bien ou du droit sur quelque chose.
Ces deux types de définitions suffiraient-ils à réellement encadrer le thème d’achat ? Puisque l’on parle d’affaires commerciales et de business, une autre définition plus ou moins comptable a été avancée disant que « l’achat est un acte par lequel une personne physique ou morale obtient un bien ou un service grâce au paiement d’une contrepartie financière » . On va plus dans un enjeu financier de l’achat car il ne peut se faire sans qu’il y ait un vendeur ou fournisseur et un acheteur et surtout une transaction quelconque qui va faire de l’acheteur un possesseur d’une chose ou d’un droit.
Pour que la liste de définitions soit complète, il faudrait également aborder le terme achat par rapport à ce qu’elle représente pour le business, il s’agit donc d’une définition comptable et fiscale qui spécifie que « les achats représentent toutes les acquisitions mobilières et immobilières d’une entreprise. (…) Le terme achat inclut tous les ajouts de biens mobiliers et immobiliers que peut effectuer une entreprise à son patrimoine, contre le paiement d’une somme d’argent.» . Cette dernière interprétation est certainement celle qui convient le mieux puisque l’on y est proche de ce que l’entreprise fait dans le cadre de l’achat. Il s’effectue en effet un ajout de biens dans son patrimoine mais il ne faut pas oublier que dans une entreprise tout doit tourner donc il est tout à fait logique de dire que les biens qui entrent dans le patrimoine de la société vont certainement servir au bon fonctionnement de celle-ci.
Le mot clé qui importe ici est toujours le mot « achats ». En effet, l’achat peut revêtir différentes définitions selon les contextes qu’on a pu voir les  définitions visées supra. Dans le management d’une entreprise, l’achat désigne le fait de se procurer tous les biens, services et provisions nécessaires au fonctionnement de l’entreprise. Ce n’est donc pas différent de son acception standard qui est celle de se procurer tout ce qu’il faut à une personne, physique ou morale, pour être inclus dans son patrimoine et lui assurer satisfaction.
Pour qu’il y ait achat, il doit normalement y avoir un marché quelconque. Pour une entreprise, on ne parle pas de marché mais de fournisseurs. Il s’agit donc d’acheter chez un fournisseur des biens et des services ou des droits qui en découlent. Ce fournisseur, comme tout « vendeur » dans un marché peut être choisi selon le libre arbitre des entreprises.
L’achat suppose également des produits. En effet, dans la fonction achats, le responsable va à la conquête du marché pour se procurer divers biens nécessaires au bon fonctionnement des activités de l’entreprise. Ce service va normalement se charger de tous les types d’approvisionnement pour le compte de l’entreprise.
Enfin, l’achat suppose un financement ou une contrepartie financière qui est logiquement versée par l’entreprise à ces fournisseurs. Cette transaction sera assurée par la fonction achat elle-même.

 

 

 

1. 2-Définitions selon les auteurs
Pour certains auteurs d’ouvrages qui sont considérés comme étant des spécialistes en la matière, les achats peuvent être rapprochés du thème de marketing . La nuance est toutefois flagrante mais pour les profanes les deux termes ne désignent-ils pas la même chose ! Une seule et unique définition serait donc attribuée à ces deux termes malgré ces nuances. Le rapprochement peut-être logique dans la mesure où il y a continuité dans les deux missions mais les auteurs tels que Burt  (2011) avance également l’idée de proactivité envers les fournisseurs. La réactivité de la fonction achat ne serait donc plus suffisante surtout si l’on veut vraiment faire l’analogie entre marketing et achat, comme pour des professionnels du management comme Leenders et Blenkhorn  (1988) avec « the reverse marketing ». De manière plus agressive, les achats actuels font également du marketing.
On a remarqué que dans les ouvrages sur le thème de l’achat, plusieurs autres termes sont utilisés, il en est par exemple du terme « approvisionnement », ou encore du terme anglo-saxon « purchase » ou de « material management ». Dans la manière où les auteurs utilisent ces mots, on en retient une logique qui veut que ces termes soient associés directement au terme achat. Avec l’origine latine du mot « achat » ou « accaptare »  qui veut tout simplement dire « aller prendre », tous ces autres termes utilisés prennent tout leur sens.
On va donc considérer le sens de tous ces termes comme désignant l’achat mais uniquement dans la tournure où cette étude voudrait conduire le développement des recherches.
Sinon, il y a certains auteurs comme Tarondeau (1979)  qui a défini l’achat dans sa signification littérale c’est-à-dire « l’acte d’acheter ». En achetant quelque chose, on considère qu’il y a changement de propriétaire, donc changement par rapport au détenteur du droit de propriété. Mais aussi large que l’interprétation peut aller, on peut dire que cela suppose l’acquisition d’un bien ou d’un service ou d’un droit qui va partir du vendeur à l’acheteur. Dans notre cas, l’acheteur représente l’entreprise pour ce type d’acte d’acquisition par rapport aux fournisseurs. Dans ce cas-ci, on aura tendance à mettre l’accent sur la politique d’approvisionnement ou la politique d’achat.
Ainsi on peut dire que chacun des auteurs ont leur propre définition de l’achat autant une définition pratique qu’une définition technique.
Dans toutes ces définitions on peut tout de même retenir en premier lieu que l’achat est forcément un acte commercial. Puis pour qu’il y ait achat il faut comprendre produits, bon de commande donc fournisseur et livraison etc. Un très large processus doit d’abord être exécuté avant de parvenir à un réel achat qui est normalement caractérisé par l’existence d’un transfert de propriété.
En tant que processus, l’achat conduit donc à la prise de décision, décision qui doit obligatoirement être profitable pour l’entreprise. C’est en effet « un processus d’identification et de résolution des problèmes que rencontre une organisation » . Cette définition a pourtant conduit à un large débat doctrinal disant que l’achat devrait être limité à l’acte d’achat c’est-à-dire à l’acquisition de biens pour l’entreprise et non être étendu au processus même de prise de décision ou de conduite de l’organisation.
Toutefois, certaines définitions ont été, plus ou moins claires, car l’achat peut également être la gestion d’un processus depuis les fournisseurs jusqu’à l’entreprise cliente .

1. 3-De l’achat, la fonction achat à la Direction achat
L’achat a toujours existé dans l’entreprise. Avec une évolution du marché et du système de management, l’achat est devenu une fonction dans la société commerciale. Cette fonction a pris de plus en plus d’importance, à l’égard du rôle qu’elle joue dans les rapports avec les fournisseurs qu’elle est devenu ainsi stratégique pour l’entreprise. C’est cette vision stratégique qui a fait naitre la direction achats aux seins des structures d’envergure qui misent beaucoup sur la potentialité des achats et de la relation avec les fournisseurs.

a- La fonction achats et son importance stratégique
Cette importance peut être vue sur trois points essentiels . En premier, il y a la finance de l’entreprise dans laquelle la fonction achats peut intervenir en menant une optimisation des délais et des coûts. Le second point serait le niveau commercial. En effet, un grand avantage concurrentiel est potentiellement fourni quand la fonction achats fournit des produits de bonne qualité et surtout en garantissant un stock quasi-illimité. En même temps, l’entreprise va également bénéficier d’une haute possibilité d’augmentation des ventes ce qui va lui permettre de mieux se positionner sur le marché. Le troisième point est donc cette performance de l’entreprise.
Aussi si auparavant, les entrepreneurs avaient comme habitude de minimiser l’importance de cette fonction, actuellement une entreprise ne peut plus survivre sans. La seule condition pour que cela ait l’effet désiré est que la fonction se professionnalise. Pour cette professionnalisation, il est déjà indispensable de compter parmi les éléments essentiels au développement du service le personnel qui va assurer le métier puis les technologies utilisées afin de rendre la tâche plus faciles et enfin d’une autonomie de gestion.
Toutefois, la professionnalisation de cette fonction ne s’est pas fait en un temps unique, il a fallu passer par diverses étapes pour cette fonction pour pouvoir murir et se professionnaliser.

 

b- Evolution de la fonction achats
Réduire les coûts, tel était le rôle principal de la fonction achats dans l’entreprise mais au fur et à mesure de son fonctionnement et à partir des années 2000, les professionnels ont commencé à remarquer une opportunité dans le service achat pour une entreprise qui veut se développer.
Les premiers pas de cette fonction, depuis l’an 2000, était toutefois moindre mais la considération des entrepreneurs grandissait et la place qu’elle prenait au niveau de l’entreprise également.
Question de concurrence, besoin de performance financière et commerciale, dominer sur le marché, tout cela a produit une étincelle aux yeux des entrepreneurs ce qui a mené vers le milieu des années 2000 à la mise en avant de cette fonction dans l’entreprise. En effet, la fonction achats a la responsabilité d’assurer cette performance en choisissant bien les fournisseurs et les produits. La politique d’achat est mise en jeu dans le cycle achat-fournisseur qui devient de plus en plus stratégique après cette période.
Commençant par être une simple fonction, elle devenue actuellement, dans certaines entreprises, une direction à part entière possédant un personnel complet et une autonomie entière dans la gestion du département. La vocation de la fonction achat est de réduire le coût et en même temps de trouver les meilleurs produits dans le même temps. Actuellement, cette fonction, devenue direction, aspire à intervenir plus dans l’entreprise. D’où le concept de processus avancé par les auteurs précédemment cités. Ainsi, la fonction achat sert de liens avec les partenaires extérieurs de l’entreprise. Il s’agit principalement des fournisseurs de l’entreprise qu’elle se doit de choisir parmi un large panel. La clé de la performance de cette fonction réside, effectivement, dans le choix des fournisseurs afin de garantir un coût réduit mais également pour satisfaire la recherche de qualité de l’entreprise. Mariage parfait, mais n’est pourtant pas facile car la direction achats devra dans ce cas assurer deux casquettes qui est celui de contact avec les fournisseurs et le second est de la relation en interne avec les prescripteurs de l’entreprise par rapport aux demandes et aux besoins de celle-ci.
Quelques années plus tard, on arrive à l’ère de l’innovation où le management est également en train de murir. L’entreprise a eu besoin de revoir sa politique sur le marché car la concurrence est devenue féroce et tous les concurrents ont donc besoin de s’ajuster à cette exigence du marché. Pour cela, le département marketing n’est pas le seul concerné. Aussi, la fonction achats va commencer à assurer un rôle encore plus important car la stratégie de l’entreprise va, à partir de là, dépendre de cette fonction.
En effet, la stratégie de collaboration avec les fournisseurs était devenue très courante. Au lieu de se traiter comme simple acheteur et simple fournisseurs, l’entreprise essaie de mettre en place un genre de partenariat qui va inciter les fournisseurs à offrir mieux et à travailler de façon pérenne avec l’entreprise. Cette relation de confiance est une tactique adoptée par plusieurs sociétés commerciales. La relation avec les fournisseurs n‘est pas l’unique chose qui va changer dans l’entreprise, car même les méthodes de travail en interne vont aussi devoir changer. Ainsi, les acheteurs vont travailler de concert avec les prescripteurs de l’entreprise et tenter de connaitre leurs besoins et leurs exigences pour pouvoir passer commande chez le meilleur fournisseur avec un meilleur produit et un prix intéressant. Il ne s’agit plus donc de réduire les coûts ou le délai de livraison, il s’agit surtout de bien s’entendre avec le fournisseur pour être sûr de tout avoir d’un même coup dans une seule commande.

2. La fonction achat en littérature : Revue de littérature
La littérature sur la fonction achats est très fournie et expose des idées diverses sur l’évolution de cette fonction avec le temps et de l’intérêt du cycle achats-fournisseur dans la stratégie de l’entreprise.

2. 1-Influence de la tendance du marché
La tendance dans le management change quasiment tous les jours et dans un besoin de développement, l’entreprise va devoir suivre ces tendances selon Nollet & Tchokogué (2010) . Avoir les meilleurs produits et les plus innovants, les meilleurs matières premières ou avoir les meilleurs coûts va contribuer à faire d’une entreprise la meilleure sur le marché. Les managers doivent donc faire en sorte d’être en accord avec l’exigence de ce marché qui est reliée aux exigences des consommateurs et de la concurrence qui continue également de grandir. La gestion des achats est devenue une stratégie mais pour cela il faut déjà connaitre la tendance. Alors pendant que certaines entreprises optent pour la décentralisation des achats d’autres choisissent de se concentrer sur une gestion en interne avec la fonction achats, et d’autres encore prennent des mesures stratégiques comme la réduction du nombre de fournisseurs, souvent à 3 pour amoindrir les tâchess de la fonction achats. Avec l’évolution de la fonction achats, il a été remarqué que la majorité des entreprises font un choix entre la centralisation et la décentralisation de la fonction achats d’après Cummings (1995) .

2. 2-Importance de la relation avec les fournisseurs
Quoi qu’il en soit, ces nouvelles tendances du marché donne une plus grande mission à la fonction achats. Et la stratégie est d’adopter un nouveau type de relation avec les fournisseurs. Il s’agit entre autres d’une relation collaborative comme l’indique Merminod et Poissonier (2016) . Cette relation collaborative est une façon de mieux connaitre ces derniers et de conduire les achats de façon optimale. Mais cela devrait en effet commencer par la mise en place d’une relation collaborative entre les clients internes de l’entreprise qui sont les utilisateurs des produits afin de pouvoir passer à une relation de confiance avec l’extérieur. Mise à part tout cela, la deuxième stratégie que les fonctions achats utilisent également est la mise en concurrence des fournisseurs et cela est mis en évidence  par Reverdy (2010) . La nouvelle stratégie de la fonction achats est donc de jouer sur le cycle achat-fournisseur et sur l’intérêt d’une telle relation sur la performance de l’entreprise sur le marché.

2. 3-Du cycle achat-fournisseur
Ce cycle est de loin l’élément le plus important des missions de la fonction achats. Il ne s’agit pas tout simplement d’un processus que doivent suivre les acheteurs, il s’agit d’une mission complète qui va garantir à cette fonction son intérêt stratégique. C’est pour cela qu’il fait souvent l’objet d’un contrôle interne obligatoire, d’où l’auteur Julius Gaël T.T. (2012)  affirme que « l’audit s’impose comme l’outil incontournable pour une meilleure gestion des entreprises ». En effet, avec l’audit de la fonction achat, on peut contrôler chaque étape du cycle achats-fournisseurs jusqu’aux moindres détails à partir de l’expression des besoins des utilisateurs au paiement finals des fournisseurs.

3. Missions de la fonction achat
La fonction achat est actuellement une part obligatoire du business model que tous les managers contemporains doivent suivre. Comme on l’a vu précédemment, la vocation principale de cette fonction est de réduire les coûts au maximum, ce qui nécessite donc une plus grande stratégie.
Pour connaitre la valeur de cet investissement et le coût de celui-ci pour l’entreprise, il est important de connaitre les rôles clé de cette fonction. Il est donc essentiel d’aller dans les détails du processus.
La mission de la fonction achats est devenue récemment très large et englobe beaucoup de tâches qui vont contribuer effectivement au développement interne et externe de l’entreprise. Ainsi, on va regarder ces missions sur trois niveaux :
– Le niveau relationnel avec les fournisseurs de l‘entreprise
– Les aboutissants de cette relation avec les fournisseurs donc le processus du cycle achat-fournisseur
– Le niveau comptable de la fonction

3. 1-De la relation externe de l’entreprise
La fonction achat est la fonction stratégique qui assure la relation externe de l’entreprise. Cette relation externe est principalement la relation commerciale avec les fournisseurs. C’est en effet le guide de la relation avec les fournisseurs dans l’entreprise. Cette relation entre l’entreprise et les fournisseurs doit être équilibrée pour un résultat gagnant-gagnant entre les deux parties. Pour que cela puisse se réaliser, il est important que l’une des parties soit leader dans la coopération, ainsi il est toujours préférable que la fonction achats soit ce leader.
Cependant, cette relation avec les fournisseurs est assez compliquée car dans certains cas il existe des achats venant de l’étranger grâce à l’internationalisation des services d’achats. Une plus grande pression affecte les prix et du même coup la concurrence sur le marché devient très rude. Par-dessus tout cela, les entreprises concurrentes veulent être rentables en peu de temps. Cet objectif particulier impose à la fonction achats à mettre en œuvre son plan stratégique. Ceci revient à dire que la fonction doit exécuter plus rapidement les processus à suivre pour des achats optimisés. Qui plus est, la fonction doit déjà possédé une liste de fournisseurs préétablie pour chaque type de produits.
Les brevets et licences ainsi que les innovations et invention ont également faits que certains fournisseurs sont devenus privilégiés sur le marché et cela met l’entreprise dans une position difficile et dans un dilemme constant. Dans cette situation où ils possèdent ces inventions et produits brevetés, ces fournisseurs se retrouvent dans une position dominante dans le marché leur permettant d’imposer les prix. Les prix élevés vont engendrer des dépenses supplémentaires pour l’entreprise, c’est pour cela qu’il est important que la fonction achats puisse être leader dans cette relation. Il faut tout de même remarquer que certaines fonctions achats abusent également de cette position dominante pour faire descendre les prix au plus bas.
Dans tous les cas, la fonction achats joue le rôle d’intermédiaire entre l’entreprise et les fournisseurs, une bonne relation externe aiderait l’entreprise à mieux produire et à mieux se placer sur le marché par rapport à ses concurrents.
Cette relation avec les fournisseurs se matérialise par l’exécution du cycle achats-fournisseurs qui est l’expression physique des commandes, des délais, de la livraison et de la prise de possession des produits.

3. 2-Fonctionnement du cycle achat-fournisseur
La relation entre l’entreprise et les fournisseurs se manifeste par un cycle bien défini appelés cycle achat-fournisseur . Le but premier de ce cycle est de fournir à l’entreprise les services et les biens dont elle aura besoin pour pouvoir continuer ses activités et fonctionner normalement. La stratégie de l’entreprise va débuter par le choix étudié des fournisseurs à aborder puis les offres de ceux-ci doivent normalement contenir des conditions plus avantageuses pour l’entreprise comme de meilleurs produits, des prix avantageux ou encore  des  technologies avancées correspondant  à la demande  actuelle  des consommateurs. Tout devra donc être étudié minutieusement afin que les objectifs de l’entreprise soient atteints.
Normalement, la fonction achat a des clients internes qui passent des commandes. Une Fois cette commande passée, on peut dire qu’il y a un début de cycle. Mais pour que cette demande soit validée, elle doit toutefois faire l’objet de vérification par rapport à l’existence ou non d’un budget achat disponible pour la requête de l’intéressé. La fin de ce cycle est supposée être le moment où le fournisseur a bel-et-bien livré et que l’entreprise a pu régler la facture.
Le cycle achats fournisseurs fonctionne de la manière décrite dans l’image suivante.

Source : www.media.licdn.com

 

De part cette description, le rôle du service achats de l’entreprise a beaucoup évolué menant ainsi à de plus grandes responsabilités. Les analyses effectuées sur le marché deviennent plus approfondies, les taches à effectuer sont plus détaillées et exigent une certaine minutie de la part des acheteurs. Ceci engage ces derniers à travailler rapidement et efficacement. Si auparavant, il s’agissait uniquement pour cette fonction de supporter les départements de l’entreprise dans l’exercice de l’activité en rendant possible l’acquisition de produits, actuellement ce rôle est devenu plus important car plus de responsabilités leur sont confiées mais surtout, les acheteurs seront à partir de ce moment-là les garants de la qualité des matières et matériaux et tous autres fournitures et produits utilisés par l’entreprise.
Ainsi, d’après cette figure, la fonction achat va prendre en charge les analyses et évaluations préalables que ce soit sur le marché ou interne à l’entreprise. Elle pourra initier le cahier des charges. Durant les différents audits, on peut éventuellement calculer le temps pris par les acheteurs pour ces évaluations et à la rédaction de ce cahier des charges. C’est uniquement après qu’aura lieu la détermination des produits avec la spécification des détails de ceux-ci avant de lancer l’appel d’offre. Uniquement après l’appel d’offre que les acheteurs vont commencer à comparer les offres de soumissions ainsi que les différents fournisseurs et ce qu’ils proposent. Dans cet ordre-là, une décision doit être prise afin de pouvoir négocier le contrat avec le fournisseur choisi. Une fois le contrat signé, le service va effectuer les différents suivis et le reporting. Dans le cas où les acheteurs remarquent l’existence de produits non conforme à la commande ou un service allant au-delà du contrat signé, ils vont établir un rapport de non-conformité et établir avec les fournisseurs des mesures d’amélioration ou tout simplement arrêter la collaboration.
Toutes ces étapes sont stratégiques pour l’entreprise dans la mesure où on peut y maitriser les valeurs ajoutées pour chaque produits, le prix d’achats et celui qui revient à l’entreprise au final et enfin la qualité des produits qui va certainement affecter la production et le prix de vente. Cette maitrise réelle des couts reste le plus grand avantage que l’entreprise a en optimisant sa fonction achat.

3. 3-Aspect comptable de la fonction achat
La fonction achats est aujourd’hui devenue un service à part entière dans une entreprise surtout dans une grande entreprise. Dans ce cas-ci, elle doit posséder un compte et doit tenir un livre comptable propre à la fonction elle-même. Il s’agit d’un journal auxiliaire  qui va relater quotidiennement les mouvements de compte dans le service ou la direction des achats. Ce journal va également faire l’objet d’un audit et d’un contrôle strict. Puis, ce journal auxiliaire va normalement être centralisé dans le compte général de la société.
La fonction achats se doit d’analyser les dépenses de son département, du sourcing pour trouver des produits et toutes les autres activités entreprises avec les fournisseurs pour l’achat de ce qui est utile pour l’entreprise. Ces services peuvent être plus optimisés en opérant un échange avec le service comptabilité de l’entreprise.
Ce qui peut être fait c’est une collaboration  par exemple dans l’approbation des paiements dans cela, le service achats peut récolter un maximum d’informations importantes. Pour la procédure de paiement, il pourrait être intéressant de consulter le service comptable pour connaitre le meilleur moyen de procéder. Le processus achat se termine normalement par le paiement des fournisseurs. Ce paiement doit être ponctuel pour garder la confiance du fournisseur. Dans ce cas-là, il est important d’avoir l’assistance d’un comptable pour le suivi des factures et la vérification de toutes les informations de cette facture pour que le paiement puisse se faire efficacement.
La collaboration entre le service achats et le service comptable peut être une source de performance pour une entreprise. En effet, il est faisable d’optimiser la prise de décision en harmonisant la compétence des deux services.

4. Achat et stratégie
La fonction se trouve au centre des activités de l’entreprise, sans elle l’entreprise ne pourra pas fonctionner normalement. Pour améliorer son activité, l’entreprise devra se concentrer sur la partie achat mise à part les procédures normales de production de biens et de services. La stratégie  de l’entreprise  se manifeste  souvent  pas  une analyse  préalable  des forces en présence  dans  une filière particulière  de l’entreprise, puis cela se poursuit par l’étude  au cas  par cas  des fournisseurs  dans laquelle les acheteurs  se doivent  de se poser  les  questions suivantes :faudrait-il privilégier les coûts ou    par une étude de  la négociabilité  des prix et de la  qualité des produits ? Ou bien privilégier la qualité des services de ces fournisseurs  ? Dans tous les  cas  de figure, les  acheteurs doivent  rester dans  le cadre  de leur  plan stratégique et ne pas  y déroger  durant toutes les  étapes de ce choix. A côté de cette procédure de sélection stratégique des fournisseurs, il faut garder à l’esprit la première utilité de  la fonction achat qui est cette  qualité  réducteur  des coûts toutes les  décisions  prises par les  acheteurs doivent  donc  avoir  comme  but ultime  la réduction des  coûts en plus  des  produits de qualité.

4. 1-Organisation de la fonction achat selon la taille des entreprises
Normalement, il n’y a pas de structure typique pour le département achat, toutefois, le métier veut que pour être efficace les acheteurs y travaillant soient des professionnels organisés. La structure basique  de l’équipe serait l’existence d’un manager à la tête du service et des acheteurs professionnels pour compléter l’équipe.

a- Achats et TPE
L’organisation de la fonction achat d’aujourd’hui est devenue plus facile grâce à la place que cette fonction prend dans l’entreprise. Ainsi, la hiérarchie est facile à identifier, mais cela dépend toutefois de la taille et des activités de l’entreprise en question. Auparavant, une fonction achats état constituée d’une personne qui tenait le rôle d’acheteur de l’entreprise. Dans les  Très Petites Entreprises (TPE), cette tâche est souvent assurée par l’entrepreneur lui-même. Au fur et à mesure du développement du marché, des innovations et des exigences grandissantes des consommateurs les entreprises n’ont eu d’autre choix que de donner plus de responsabilité à cette fonction. Pour cela, il est remarqué une restructuration graduelle de la fonction dans les entreprises en faisant de celle-ci un service plus important avec plus de personnes travaillant à l’intérieur.

b- Achats et PME
Même si la fonction achats semble être une obligation de toutes les entreprises, dans les PME et les petites industries la fonction est normalement assurée par un petit groupe de personnes qui ne constitue pas à proprement parler un service achats mais une équipe d’intervention ponctuelle pour les achats. Ce groupe d’individus est généralement dirigé et influencé par le dirigeant de la PME.

c- Achats et grandes entreprises
Pour les grandes entreprises, l’existence d’une fonction achats structurée est un « must have » dans la mesure où c’est devenu actuellement un service support et surtout stratégique pour l’entreprise. C’est une direction dans presque toutes les entreprises. En tant que direction, donc, il va se trouver à sa tête un directeur achat.
Pour une direction des achats dans une grande entreprise et dans les entreprises multinationales, elle est organisée comme ce que l’on appelle « le Buying center »  mais dans certains cas elle peut avoir une structure purement ponctuelle. Dans tous les cas c’est la fonction qui détient le plus d’interactions avec les autres fonctions de l’entreprise ce qui peut parfois être un très lourd poids pour le service.

d- Structure d’une direction achats
Il existe une structure typique pour la fonction achat quand celle-ci est organisée en une direction à part entière. Il y a le manager et l’équipe d’acheteurs professionnels.

• Le manager de la fonction achat
A la tête du service, il doit normalement y avoir un manager celui-ci est normalement le directeur achat pour les grandes structures ou encore le responsable des achats pour les plus petites. Le directeur achat est chargé de la conduite générale des affaires dans le service et de la supervision de l’équipe d’acheteurs.

• Les acheteurs professionnels
Ces derniers sont des spécialistes du métier donc connaissent les failles mais également les différentes stratégies d’achat. Ces derniers sont, dans leurs missions, classés soit par type de produits, soit par activité, soit par fournisseurs, soit par famille d’article selon les missions qu’ils ont à exécuter.
Pour devenir acheteurs professionnels  il y a certaines exigences du métier. Un acheteur professionnel peut être appelé, dans le jargon du métier, un approvisionneur, un chef de produit ou un ingénieur-achat. Pour assumer ce rôle, il existe certaines qualités et atouts obligatoires que la personne devrait posséder. D’abord, étant en tout temps en contact avec les fournisseurs, l’acheteur doit avoir le sens de la négociation dans la mesure où il est exigé de lui de toujours être le plus avantagé pour le bien de l’entreprise. Pour cette capacité de négociation, il est donc obligé d’avoir une bonne capacité relationnelle et un bon sens de la communication.
Ensuite, l’acheteur aura à gérer plusieurs choses en même temps comme les demandes des départements internes, les passations de commande, le choix des fournisseurs, ou encore la gestion des stocks et de l’approvisionnement etc., il doit avant tout être quelqu’un d’organisé. Une erreur dans l’organisation et dans la planification pourrait être défavorable à l’entreprise. En même temps, il doit savoir travailler en équipe dans la mesure où il aura à collaborer avec différentes fonctions au sein de l’entreprise.
Etre intuitif, c’est un des caractères clé d’un bon acheteur car il devra deviner et connaitre les produits adaptés à l’entreprise et devra également proposer quelques innovations.

e- La structure en centre d’achats
Quand la direction achats est conçue stratégiquement, elle devra avoir une structure équivalente aux centres d’achats que l’on retrouve souvent dans les cabinets spécialisés en achat.
Il existe en effet plusieurs décisions d’achat qui devraient être prises au sein de l’entreprise via la fonction achat. Les décisions ne sont pourtant pas prises unilatéralement car des consultations seront entreprises en interne. Dans tous les cas, toutes les personnes entrant dans le processus décisionnel d’achats et qui collabore avec la direction achats vont faire partie de ce centre d’achat. Alors il existe certains rôles qui sont continuellement joués par chacune de ces intervenants. Dans tous les cas, le processus reste une organisation interne à l’entreprise car au vue des fournisseurs, il n’y aura qu’un seul et unique acheteur qui est la fonction achats en elle-même.
Il existe donc dans la fonction achats les rôles suivants :
• Utilisateurs
Les utilisateurs sont la base de toutes les demandes qui arrivent au niveau de la fonction achats. C’est également eux qui seront les premiers bénéficiaires des produits livrés par les fournisseurs. Inversement, ils subissent également la mauvaise qualité des services ou les retards ou encore la mauvaise qualité des biens reçus. Ce sont donc les services de l’entreprise qui vont finalement utiliser les produits pour la production. Il peut donc s’agir par exemple du service de production de l’entreprise, ou du service technique de l’entreprise ou encore le service après-vente qui doit connaitre les détails du produit initialement utilisé etc. en effet, ces utilisateurs sont les clients internes  de la fonction achats.

• Prescripteurs
Comme leur nom l’indique ce sont eux qui prescrivent les types de produits à acheter pour un besoin spécifique, mais également la qualité, la taille, les formes, la quantité et le prix de référence pour tous produits. Ce sont souvent des spécialistes qui ont une connaissance particulière en la matière donc il peut s’agir d’ingénieurs ou d’un autre type de connaisseur travaillant à l’intérieur de l’entreprise. Cependant, il peut arriver que l’entreprise fasse appel à des prescripteurs externes qui sont la majeure partie du temps des cabinets d’étude ou des ingénieurs consultants qui va aider l’entreprise dans l’identification et la détermination des produits ou du type de services devant être commandé via la fonction achats. L’avis des prescripteurs est décisionnel pour le choix des fournisseurs. Puisque ce type de spécialisation nécessite minutie et clairvoyance, il est aujourd’hui très courant de trouver plusieurs prescripteurs dans une seule entreprise, ceux-ci ont souvent des spécialisations différentes ce qui leur confère à chacun une tâche spécifique.
Pour une entreprise spécialisée dans les produits pharmaceutiques, par exemple, le prescripteur sera un médecin ou des visiteurs médicaux, il en est de même pour une entreprise dans le mobilier dont le prescripteur est un designer.

• Filtres
Dans un vrai monde d’achat, il existe rôle de filtre qui peut ne pas exister dans une entreprise. La personne qui joue ce rôle a pour tâche de tempérer et de limiter les communications entre les fournisseurs car une communication libre entre ces derniers pourrait jouer à l’encontre de la stratégie de la fonction achats par rapport à la maitrise des coûts. Autrement, n’importe quelle personne dans l’entreprise peut jouer ce rôle.

• Conseillers
Dans la fonction achat, il y a une étape cruciale qui est le choix stratégique des fournisseurs. Ce n’est pas imposé par un ou quelques acheteurs. Normalement, ce devrait être murement réfléchi. Ainsi quelques études comparatives peuvent être effectuées afin de connaitre le fournisseur qui pourrait mieux rapporté à l’entreprise. Pour cela il faut l’aider de personnes appelées conseillers. Les conseillers vont donc proposer et suggérer des fournisseurs potentiels et des produits intéressants par rapport aux besoins énoncés par les utilisateurs. C’est à eux de trouver les arguments qui peuvent influencer les choix des produits.
Ces conseillers peuvent ne pas faire partie de l’entreprise ou peuvent aussi être des entités non-officielles comme des responsables de productions qui sont connaisseurs en la matière. L’existence de ces personnes n’est toutefois pas obligatoire mais a un effet positif sur la fonction achats sur les avis qu’ils peuvent donner.

• Décideurs
La finalisation de l’achat est la dernière étape du processus et c’est une décision très importante. Les décideurs sont ceux qui vont donc finaliser l’achat d’un produit avec un fournisseur déterminé à la fin de la procédure. Il peut s’agir du directeur commercial ou directeur de vente qui s’y connait en matière de distribution et qui connait les besoins et les objectifs de son département, ensuite, le directeur technique et le directeur de production peuvent également être des décideurs sachant leur place et leur connaissance en la matière.

• Acheteurs proprement dits
Ceux-ci sont les personnes qui sont directement en contact avec les fournisseurs. Leurs rôles sont généralement de choisir les produits, de sélectionner les fournisseurs intéressants, donner des informations pertinentes aux services et départements concernés sur les ouvertures et opportunités sur le marché et sur l’éventuel évolution de celui-ci. Ils négocient également les contrats avec les fournisseurs, s’assurent de la passation des commandes par rapport à la quantité de produits, à la qualité, au prix, au délai de livraison, au paiement etc., Ce sont les membres « résidents » du service achat.

f- La fonction achat comme mission ponctuelle
Il existe pour certaines entités, comme dans le cas des PME-PMI, des acheteurs qui interviennent de façon ponctuelle en tenant compte des besoins de chaque fonction de l’entreprise. Ces acheteurs y travaillent donc en temps partagé . Ces PME-PMI sont, de par leur taille, trop petites pour avoir besoin d’un département entier pour assurer les achats. D’ailleurs, la majeure partie de ces petites entreprises n’ont pas de moyens et de budget spécifiques pour assurer une fonction achat. Ainsi, pour réduire le coût par rapport à l’existence d’un ou de plusieurs acheteur à plein temps et pour ne pas succomber dû à l’inexistence d’acheteurs, ces entreprises recourent aux acheteurs occasionnels.
Ces acheteurs à temps partagés ne sont pourtant pas des acheteurs clandestins puisque qu’ils sont nés de la collaboration entre plusieurs sociétés. Ainsi, à chacune son tour, ces sociétés se partagent un ou plusieurs acheteurs professionnels. Les coûts nés de cette collaboration sont ainsi supportés par l’ensemble en se partageant la totalité. Toutefois, il existe un risque pour les entreprises qui ont recours à ce type de mécanisme car il se pourrait que les informations fuient entre les différentes entités et causeraient ainsi de probables actes de concurrence déloyale.
Toutefois, pour des entreprises se trouvant dans le même secteur activité, il existe un grand avantage à grouper les achats et en retirer des avantages financiers considérables

4. 2-Du contrôle interne du cycle achat-fournisseur
Le contrôle interne de la fonction achat est un des pratiques stratégiques pouvant être appliqués par les entreprises pour s’assurer que tout ce qui est entrepris au niveau de ce service soit effectué en concordance avec les réels besoins et les requêtes des clients internes de la fonction achats.

a- Du contrôle interne du cycle achats-fournisseur
Le contrôle interne est une obligation qui doit être effectuée au sein de l’entreprise. Il y a donc certaines phases  du cycle qui doivent se réaliser pour ce faire :
En premier il y a la budgétisation qui est essentielle car sans cette étape la fonction achats ne pourra en aucun cas répondre aux différents besoins de l’entreprise. Ainsi, une fois le budget en place, têtes les dépenses seront donc faites par rapport à la disponibilité du budget pour qu’il n’y ait pas de fuite budgétaire ou des achats inutiles et injustifiés.
La deuxième étape sera la requête dans laquelle les clients internes de la fonction vont exprimer leurs besoins. Dans ce cas-ci, le contrôle va s’effectuer sur la personne qui dépose la demande que celle-ci soit une personne ayant le pouvoir nécessaire pour le faire ou bien ayant été habilitée à le faire. Ensuite, les besoins exprimés dans ces demandes sont des besoins réels c’est-à-dire des besoins ayant eu l’approbation des responsables ou de la direction.
La troisième étape qui est la plus stratégique de toutes est le choix des fournisseurs. Il ne s’agit pas ici pour la fonction de faire son choix par rapport à des critères individuels. En effet, le choix doit être effectué en fonction de divers critères préalablement établis tels que la qualité des produits et des services du fournisseur, le délai de livraison prédéfini et le prix acceptés et approuvé par la direction de l’entreprise .
Ensuite, il vient le moment où la fonction achats va passer commande auprès du fournisseur choisi. La passation de commande va réaliser les requêtes des demandeurs et se situe exactement au milieu du cycle. La commande doit être assurée par une personne habilitée pour le faire puis la signature apposée doit être vérifiée de façon à ce que celle-ci soit valable. Ensuite, un contrôle devra intervenir sur la commande dans la mesure où celle-ci devrait être passée sur la base des besoins réels de l’entreprise. Puis, les commandes devraient faire l’objet d’un suivi strict et d’une relance en cas de retard dans la livraison.
Une fois les commandes passées, l’entreprise attend la livraison. Au moment de la réception des produits, un autre contrôle s’impose pour vérifier si les produits correspondent à ceux demandés dans la commande, surtout il faut passer par les détails sur la qualité exigée, les références, la quantité demandée et enfin vérifier si le fournisseur a respecté les délais convenus pour la livraison.
Le règlement du fournisseur va intervenir en fin de cycle durant le moment de l’établissement des comptes et les paiements. Pour cela, il est important de contrôler que chaque article commandé et reçu soit comptabilisé puis que chaque montant à payer au fournisseur soit enregistré dans les comptes correspondants. Après, au moment du paiement, il est important d’opérer une double vérification sur chaque facture si celle-ci correspond à des articles effectivement livrés, puis celui qui fait le contrôle devra s’assurer qu’aucun double paiement n’existe durant la procédure. Pour achever la partie comptabilisation, il y aura un enregistrement de tous les règlements dans le compte fournisseurs.

b- Enjeu du contrôle interne du cycle achats-fournisseur
Le cycle achats-fournisseur est un système à part entière dans la fonction Ce contrôle est utile pour l’amélioration de la fonction achat car il évite de type d’erreur comme la régression de la qualité du produit ou une erreur sur la quantité de produits pouvant entrainer d’importante perte financière. Il est aussi utile pour éviter absolument les doubles paiements sur un même produit.
Ce qui importe dans le contrôle interne c’est que les achats effectués correspondent à ce dont l’entreprise a réellement besoin selon les prévisions et l’approbation de la direction de l’entreprise. Le second but serait comptable puisqu’il est important que chaque article commandé et chaque paiement effectué soient enregistrés dans le livre comptable. Après, il est également important de vérifier les produits livré de par un bordereau de livraison etc. Toutefois, tout cela ne peut se faire que sur la base d’une préalable sélection équitable des fournisseurs.
Le contrôle de la fonction achat a dont comme but :
-La protection du patrimoine de l’entreprise
-La garantie de la qualité
-L’amélioration de la profession
-L’application de instructions de la Direction

4. 3-La rationalisation des achats dans l’entreprise, stratégie économique
Comme énoncés plus haut, la fonction achat est partie d’une fonction support à une fonction clé au sein d’une entreprise. Etant une fonction clé, elle doit disposer de tous les atouts et de tous les éléments de développement possible pour mettre en œuvre sa stratégie et ainsi pour effectuer ses missions. Ces outils permettent en effet de rationaliser les achats et de trouver le meilleur moyen pour mieux acheter et pour rentabiliser la performance de la fonction.

a- Les dispositifs de rationalisation des achats
Pour mieux rapporter du profit à l’entreprise, la fonction achats doit avoir des dispositifs pratiques de travail. Comme dispositif, on a les technologies qui sont actuellement omniprésentes dans le monde du management. Puis, on a la gestion stratégique des dossiers fournisseurs qui permet d’effectuer un audit réel sur la qualité des fournisseurs.

• La technologie pour la rationalisation des achats
La technologie est une part intégrante du management de la fonction achat. En effet, cette fonction est celle qui doit toujours être à l’affut de toutes les nouveautés technologiques. Le marché actuellement est concentré dans le thème de l’innovation et la fonction achats doit suivre ces innovations afin de garantir à l’entreprise une veille technologique donc un certain avantage sur le marché. En effet, cette veille technologique permet également à la fonction achats de déterminer les types de produits recherchés sur le marché et ainsi s’y conformer selon également ce que les consommateurs recherchent. En connaissant l’état actuel du marché, la fonction achats va aussi pouvoir adapter les produits et services que l’entreprise va offrir. D’un autre côté, il est aussi indispensable que l’entreprise puisse tirer profit de toutes les technologies valables qui lui sont offertes.
Aussi, d’un côté pour la fonction achats par exemple, elle peut utiliser la technologie d’Internet et trouver tous les types d’offres du marché, l’évolution de ce dernier, les nouvelles habitudes des consommateurs, les exigences de ces derniers et ainsi les innovations qui guident le marché. En effet, le marché dit pertinent, là où il y a la concurrence réelle, a vocation à changer et ce continuellement en suivant une tendance généralement guidé par la technologie.
Aussi, la conception des produits et des offres de l’entreprise doit s’opérer de manière à ce que les produits soient conformes aux exigences du marché.
D’un autre côté, il existe ce besoin interne de la société qui est d’augmenter sa performance en effectuant cette veille et procédant à une prospection plus avancée pour assurer un développement continu et un mis à jour permanent.
Telle est l’importance de la technologie pour la fonction achat et pour l’entreprise. Comme support, on a alors Internet, les diverses applications qui sont aujourd’hui très courantes pour des échanges et pour être à jour de toutes les nouveautés mais également pour trouver des fournisseurs. En effet, il est possible de trouver des informations sur les fournisseurs et sur leurs produits sur les moteurs de recherches et dans les annuaires disponibles sur Internet. De cette manière, la technologie est donc d’une aide précieuse pour les acheteurs qui veulent s’informer.
Sinon, pas plus technologiques que cela, les rencontres et les ateliers de présentation avec des fournisseurs sont devenus également courants, de plus cela peut se faire via toutes les nouvelles technologies existantes comme les vidéos conférences par exemple.
Pour la communication externe à l’entreprise, la technologie est également intéressante dans la mesure où elle fait économiser du temps aux acheteurs car les appels d’offres peuvent désormais être lancés sur le web et les intérêts ou les manifestations venant des fournisseurs peuvent également être reçus directement sur Internet. La technologie fait bénéficier à l’entreprise une grande économie de temps et d’argent dans la mesure où la prospection peut se faire à distance via les plateformes d’achats sur le web.

• La gestion des dossiers fournisseurs
Détails sur les clients, détails sur les fournisseurs, détail sur les produits, informations sur les éléments financiers sur les fournisseurs, les informations sur les commandes, documents financiers sur les fournisseurs, etc. sont les informations que le service des achats doit gérer en même temps. Il n’est donc pas question de les mélanger ou de les perdre ou encore de les oublier car il est important pour l’entreprise de garder ce type de document en sécurité. Pour le service achats, les fichiers sur les fournisseurs demeurent les plus importants. Ainsi, il doit être opéré un classement cohérent de ces documents dont l’enjeu principal est d’en faciliter les audits plus tard.
Les dossiers fournisseurs peuvent être soit électroniques donc on se servira principalement des diverses technologies informatiques existantes. Sinon, il y a les traditionnels dossiers papiers qui aident également au suivi du cycle achat-fournisseur.
L’audit des fournisseurs est quelque chose qui doit absolument être effectué si la fonction achat veut être plus performante. Justement, avec un bon fournisseur, l’entreprise aura moins de manque à gagner et moins de risque de perdre dans les changes. Garder les anciennes données sur les fournisseurs permettra aux acheteurs de faire l’audit plus facilement mais surtout de comparer les anciens fournisseurs des nouveaux afin de déterminer lequel sera le plus rentable.
Dans ce classement stratégique, il est également plus qu’important de garder une trace des produits achetés comme leur descriptif, leur quantité, leur qualité et leur prix pour référence.

c- Achat et processus
Le cycle achat-fournisseur est tout un processus qui va de la détermination des besoins de l’entreprise au contrôle et vérification finale de l’achat.

• Détermination des besoins
Les besoins sont répertoriés selon leur importance et discutés avec les utilisateurs internes de l’entreprise. Il est donc primordial de définir le réel besoin de la société en discutant avec les responsables compétents en la matière et de se fixer sur le type et la qualité de produit à choisir. Cependant, chaque produit choisi doit être optimisé car le but est toujours d’acheter intelligent en choisissant le meilleur produit avec un prix concurrentiel. En faisant jouer cette concurrence, les acheteurs ont plus de chance de trouver les meilleures propositions.
La fonction achats doit toujours rechercher une stratégie pour gagner la négociation, pour les entreprises d’envergure, cette négociation est quelque chose dans le cadre de laquelle elles peuvent jouer de leurs plus grands atouts c’est-à-dire leur taille. Après pour les entreprises plus petite c’est également une occasion de fidéliser les contacts et de faire en sorte qu’une relation de confiance puisse s’installer entre l’entreprise et le fournisseur afin que la première puisse commencer à avoir des exigences en matière de qualité, de prix et de produits innovants.
Le choix du fournisseur sert à mettre ceux-ci en concurrence, ce qui veut dire qu’ils vont essayer de proposer tous les produits de toutes les qualités avec des prix différents afin d’attirer et d’impressionner. Dans le critère de sélection cependant, on a vu précédemment qu’il ne s’agit pas uniquement d’opter pour le moindre prix. Il est actuellement indispensable et exigé d’avoir surtout de la qualité.

• La réalisation du cahier des charges
Le cahier des charges doit être rédigé avant toute négociation. En effet, il est utile qu’il y ait de base par rapports aux produits à acquérir et par rapport à un éventuel contrat avec le fournisseur. La rédaction du cahier des charges n’est cependant pas une obligation pour la fonction achats puisque dans la majeure partie des cas, cela fait perdre du temps aux acheteurs surtout pour les  PME. De plus, le cahier des charges n’engage pas uniquement les acheteurs, il concerne autant de monde que possible dans l’entreprise. Autant les clients internes de la fonction achats elle-même que les fonctions utilisatrices dans l’entreprise.
Dans ce cahier des charges seront contenue des appels d’offres techniques avec les détails sur les produits ou sur le service ainsi que le délai de livraison escompté pour les produits.

• L’appel d’offre
L’appel d’offre est uniquement basé sur deux éléments cruciaux : le produit et le prix. Il faut donc fixer ce prix avant d’aller vers la négociation. Avec le cahier des charges, l’acheteur peut procéder à l’appel d’offre et peut également comparer les différents fournisseurs qui auraient retourné l’offre. La comparaison des fournisseurs est également une occasion pour évaluer les autres fournisseurs pour des appels futurs c’est pour cela qu’il est important d’avoir un maximum de réponses aux offres.

• Evaluation des offres
Pour évaluer les offres venant des fournisseurs, il convient d’avoir une stratégie et les acheteurs ont souvent des tableaux de classement qui vont répertorier tous les fournisseurs par type de produits. Dans ce tableau comparatif seront répertoriés tous les critères de sélections comme les produits offerts, les marques de produits, les familles de produits, les prix, les délais impartis pour la livraison et tous les détails sur les fournisseurs eux-mêmes. Durant cette sélection, l’acheteur peut être assisté par un utilisateur dans l’entreprise ou par le chef de production.
Après l’évaluation des produits proposés, l’acheteur doit finalement considérer les coûts. Dans un but purement stratégique, l’acheteur devra prendre en compte dans son calcul des coûts, le prix d’achat, le coût d’amortissement des produits, le transport, le stockage et l’assurance greffée aux produits etc.

d- L’achat proprement dite
Après avoir retenu un fournisseur, l’acheteur va procéder à la négociation. La négociation est une étape spécifique de l’achat. Pour cela il y a également des étapes à suivre pour que la stratégie de la négociation soit fructueuse.

• La préparation et déploiement de la négociation
Il est important que l’acheteur dispose de toutes les informations nécessaires à l’exécution de la négociation. Il doit y avoir les détails techniques mais également les informations financières et les détails financiers de l’achat avant de commencer la négociation. Généralement, cette négociation a lieu durant un entretien, et durant cela seront abordés différents points sujets de la négociation.
Il est également très important que l’acheteur puisse s’imposer durant la négociation mais il n’est pas question de léser l’autre partie. C’est pour cela qu’il est important de poser cette relation de confiance dès le début de l’entretien. Et pour rassurer le fournisseur, la fonction achat doit montrer sa volonté de mener à bien la négociation pour un accord gagnant-gagnant. Puis se déroule la négociation point par point. A la fin, quand tout aura été négocié, la partie qui aura obtenue plus de satisfaction, qui devrait normalement être les deux parties, va passer à la conclusion dans un accord écrit sur le type de produits et sur le prix final, le délai de livraisons et les services qui viennent après la vente.

• Contrôle et vérification de l’achat
Une fois la négociation terminée, l’exécution de l’accord devra être suivie par les acheteurs. Toutes les étapes de l’achat seront contrôlées afin de s’assurer que tout soit respecté. Dans ce contrôle seront un a un vérifiés, la qualité des produits demandés et la qualité livrée, la quantité de produits demandés et la quantité livrée, les prix affichés dans la facture qu’ils correspondent à ce qui a été négocié, le respect du délai de livraison.
Une fois toutes les vérifications effectuées, interviennent la réception finale des produits puis le paiement.
Toutes les étapes précédentes sont à respecter scrupuleusement car cela fait partie du rôle stratégique de la fonction achats et il est profitable pour l’entreprise d’avoir une fonction achats efficace dans l’exécution des achats

Conclusion partielle
L’achat, devenu fonction achat puis qui s’est muée plus tard en direction achat est actuellement une fonction clé dans les entreprises d’aujourd’hui. Ayant eu comme rôle classique de support comme les autres fonctions de l’entreprise, elle est actuellement une clé stratégique du développement de l’entreprise.
Avec l’évolution de cette fonction, les managers d’aujourd’hui l’utilisent comme service stratégique dans l’entreprise en lui confiant la planification des achats, le choix des fournisseurs, le choix des produits, la relation avec les fournisseurs ainsi que celle avec les autres départements de l’entreprise.
L’objectif final de l’optimisation    de la fonction est l’amélioration de la production de l’entreprise et la compétitivité de celle-ci sur le marché.
PARTIE II-ENJEUX DU CYCLE ACHAT-FOURNISSEUR DANS UNE ENTREPRISE : ETUDE EMPIRIQUE
1. La démarche d’audit de la fonction achat (choisir une entreprise spécifique pour l’étude)
Cette partie empirique aide à comprendre le fonctionnement réel du cycle achat-fournisseur et l’importance de la fonction achat dans une entreprise.
Ainsi, pour avoir une idée plus claire de cette fonction achats, on a opéré une approche dans une entreprise pour récolter des informations qualitative puis une seconde section va servir pour une étude quantitative basée sur des statistiques déjà existantes.

1. 1-Présentation de l’entreprise
Dans la présente étude, on va procéder à une enquête dans le groupe Suisse LALIQUE GROUPE. L’entreprise possède deux activités précises dont la première est l’exploitation d’une Marque de Luxe Lalique en France. Il s’agit de la production et de la distribution d’objets décoratifs en cristal, de meubles, d’intérieur design, d’art, de bijou, de joaillerie, de parfum.
Le groupe possède 7 boutiques dans toute la France dont le siège social se trouve à Paris. D’ailleurs, le groupe possède 7 filiales distributions à travers le monde. Ce premier groupe d’activité représente pour l’entreprise 70% de son chiffre d’affaire sur les 130 Millions d’euros.
Sa second activité est la distribution de parfum de marque ou sous licence d’une grande marque Lalique Parfum. Mais il y a également l’activité de distribution de parfum sous licence Benclay, Jaguar, Alain Delon, Grey Samoa etc. Le groupe a une très grande activité internationale notamment aux Etats Unis, au Moyen Orient et en Russie. Il travaille avec des distributeurs exclusifs de parfum.
Le groupe entier compte 400 salariés sur toute l’activité Lalique, 100 salariés sur les parfums et 80 salariés environ sur le marketing et les activités commerciales de l’entreprise.

1. 2-Présentation de la fonction achat dans l’entreprise
Pour la fonction achats, puisque le groupe possède deux domaines d’activités distincts, il possède donc deux services logistiques ou Supply Chain dans lesquels se trouvent respectivement les fonctions achats qui vont gérer les achats pour le groupe.

a. Les achats pour le service parfumerie
Les matières que la fonction achats doit avoir et qui doit constituer les principales provisions de l’entreprise sont les composants de ce parfum. Puisque l’entreprise ne produit pas certaines formules pour la composition de l’eau de parfum, elle est obligée d’acheter les formules concentrées de ces composants avec les autres composants nécessaires à la constitution de ce parfum. Vu que la parfumerie est une activité qui se développe et qui devient de plus en plus rentable pour l’entreprise, elle cherche donc un moyen d’optimiser sa croissance en ayant de nouvelles licences, car avec un taux de croissance de 10 à 15 % par an le développement de l’entreprise est largement garanti.
La plus grande responsabilité de la fonction achats pour cette activité serait de faire en sorte de trouver un moyen de rendre tous ces composants et ces produits disponibles afin de pouvoir produire continuellement et assurer la croissance du chiffre d’affaire.
La fonction achats est gérée par 5 personnes pour l’achat des flacons, des composants, des concentrés et du packaging.

b- Les achats pour l’exploitation de la marque Lalique
La matière première pour cette activité principale est le cristal donc, il n’y a pas trop de difficulté dans l’exécution de la tâche d’acheteur car il suffit de trouver la base du Cristal c’est à dire tous les produits chimiques pour en produire, puis les emballages, ainsi que les meubles qu’on décore avec le cristal.
Selon un des managers, dans l’exploitation de la marque Lalique, la fonction achats est « une fonction qui est beaucoup moins développée que sur le parfum » certainement à cause du nombre limité de tâches à accomplir et d’achats à effectuer.
La mission la plus importante dans ce cas-ci est de faire en sorte qu’il y ait un stock pour les produits de base du cristal et de bien garder celui-ci. D’ailleurs, les acheteurs ont l’obligation de déterminer à l’avance les besoins de chaque chaine de production et de chaque filiale pour mieux prévoir le besoin de chaque département.
En fait, dans cette entreprise en particulier, la fonction achat a son importance toutefois elle est située dans un département global qui est le Supply Chain et qui généralement se charge de toutes les questions logistiques du groupe. En effet, il n’y a pas de fonction achat en tant que département indépendant, pour cette entreprise, la fonction achat est un service à l’intérieur du service logistique.

2. Le cycle achat-fournisseur dans la pratique
Il nous intéresse dans cette seconde partie de parler du cycle achat-fournisseurs, et de l’utilité de cette fonction achat pour une entreprise. Cette partie va servir à recueillir des informations auprès de l’entreprise pour connaitre l’importance de la fonction achats. Ainsi, une enquête qualitative a été effectuée pour ce faire.

2. 1-De la méthodologie
La méthodologie de pour cette enquête terrain est celui du questionnaire avec des questions semi-directives. Pour cela on a utilisé le guide d’entretien en Annexe 1.

a- étude qualitative: présentation de l’objet de l’enquête et résultats

-Importance de la fonction achat dans l’entreprise
Dans l’entreprise dans le cas d’espèce, le manager a assuré l’utilité essentielle de la fonction achats dans la mesure où c’est d’elle dont dépend l’approvisionnement principal du groupe surtout dans le secteur parfumerie. D’ailleurs, une croissance globale et continue est ce que l’entreprise vise en ayant cette fonction achat. Maitriser les stocks et les provisions c’est ce que l’on attendait principalement de cette fonction. Actuellement, on met l’accent sur le lien entre la fonction achats et les prévisions commerciales car c’est un moyen infaillible pour prévoir une meilleure croissance de l’entreprise. Pour cela, les acheteurs vont tout faire pour avoir de bons produits à des prix intéressants pour toujours être pertinent sur le marché. Pour rester compétitive, l’entreprise doit donc maitriser ses stocks via la fonction achats. Cependant, la gestion des stocks devient assez compliquée quand ceux-ci sont de trop grande quantité, poussant la fonction achat dans un plus grand challenge dans la gestion des stocks. Dans tous les cas, pour l’entreprise Lalique et sa parfumerie c’est « une fonction vraiment essentielles dans l’activité du parfum chez nous ».
Théoriquement, la fonction achat est une fonction stratégique pour une entreprise. L’entreprise étudiée n’a pas pu démontrer ni dévoiler les plans stratégiques de mais ce qui est vrai c’est que la fonction achats est aussi utile et très important pour un tel groupe ayant des activités internationales. Somme toute « il s’agit d’acheter les bonnes qualités au bon moment ».

-Fonction achat et développement de l’entreprise
Comme énoncé dans la partie épistémologique, les ouvrages tendent à confirmer que la fonction achats représente un levier de développement pour une entreprise. L’entreprise étudiée s’est certainement référée à la conception classique de la fonction achat comme une fonction accessoire ou une fonction support quoiqu’elle lui soit plus qu’indispensable. La preuve en est que la fonction achats n’est pas un service indépendant alors qu’il s’agit d’un groupe d’envergure, mais qu’elle est tout simplement intégrée dans un autre département qui est le Supply Chain ou le service logistique.
En revanche, il est tout à fait normal pour une entreprise de penser à la fonction achats comme d’une fonction support comme elle l’a toujours été. Mais pensant à la logique actuelle, on constate que la fonction achat est « primordiale et nécessaire dans l’entreprise » et que la non maitrise d’un tel service peut causer un grave dégât pour l’économie de l’entreprise. D’ailleurs, il est indéniable que sans cette fonction qui gère l’approvisionnement, les achats et les stocks le groupe ne pourra pas produire mais il faut tout de même prendre en considération le fait que la fonction achats peut encore être plus efficace si on lui donnait une marge de manœuvre plus importante. Devrait-être envisagé par exemple la transformation du service achats en une fonction indépendant du Supply Chain ou en une Direction à part entière qui serait à même de gérer tous les besoins en fournitures de l’entreprise.

-De l’amélioration de la fonction achat
Dans la fonction achat, il existe deux points qu’il faut prendre en considération qui sont le prix des produits et la quantité des produits. Ces deux critères doivent être pris en compte pour déterminer le type de fournisseur qu’il faut à l’entreprise. Ainsi, les acheteurs vont tenter de retrouver toutes les conditions nécessaires à un bon achat telles que la qualité, la quantité et le prix des produits. Toutefois, ce ne devrait pas être les seuls objectifs d’un bon acheteur car il faut que ceux-ci soient assez bons pour déterminer des produits utiles à l’entreprise et que celle-ci peut facilement stocker à une quantité déterminée. Ainsi, l’amélioration à apporter à ce service sera donc la sécurisation de l’achat.
Contenir l’achat veut dire mieux acheter et mieux stocker avec une quantité de produits raisonnable et sécurisée, l’achat vise tout simplement un contrat de fourniture stratégique avec les fournisseurs. Il s’agit ainsi d’instaurer une relation de confiance entre la compagnie et les fournisseurs par rapport à un contrat d’approvisionnement plus ou moins long terme. C’est ainsi une manière de maitriser le niveau des stocks et de fidéliser les fournisseurs contractants. En conséquence, la fonction achat va pouvoir maitriser les stocks et les résultats d’une telle manière de gérer vont certainement se constater dans les bilans de l’entreprise.
Toujours dans le cas d’espèce, dans l’activité parfumerie, qui est en plein essor en ce moment, le fait de n’avoir qu’un fournisseur devient problématique. En effet, il est risqué de n’avoir qu’un fournisseur pour l’approvisionnement dans la mesure où un fournisseur unique aurait certaine difficulté à suivre les demandes de l’entreprise. Puis, l’entreprise a ce que l’on appelle des achats stratégiques, ce qui veut dire qu’il est important d’avoir un stock raisonnable pour ce type de produits. Cependant, il faut toujours garder le principe de l’achat sécurisé c’est-à-dire s’assurer d’un stock

-Evolution de la fonction achat
Comme on a vu plus haut, la fonction achat est une fonction qui a été auparavant négligée par les entreprises. Et même qu’aujourd’hui la majorité des PME/PMI n’ont pas de fonction achats pour leurs activités. Plus tard les entreprises ont constaté l’importance de ce service surtout qu’actuellement on est à l’ère de l’importation et exportation, de l’outsourcing et toutes ces nouvelles pratiques devenues très tendances. Le fait est que, comme l’a dit ce responsable de chez Lalique « à partir du moment où on produit on est obligé d’avoir une fonction achat ». Et ce dernier d’énoncer qu’il est impossible dans le cas de l’entreprise de ne pas avoir de fonction achats.
Les entreprises productrices misent beaucoup sur la fonction achats actuellement. Pour le cas de l’entreprise Lalique c’est surtout le Supply Chain en général qui a repris de l’importance au niveau de l’entreprise. Ainsi ont été placées des personnes pour avoir une vue globale sur le service logistique. Le Supply Chain manager va tout suivre à partir du sourcing jusqu’au stockage.
Dans le Supply chain Lalique, la mission commence par la prévision commerciale qui va faire naitre des besoins au sein de l’entreprise. Cela va donc se faire avec le concours des utilisateurs dans l’entreprise. Ainsi, en fonction de la disponibilité des produits dans ses stocks de l’entreprise, l’entreprise va pouvoir planifier sa production pour enclencher la destock. « Donc cette fonction achat est importante et prend tout son sens en incluant dans la Supply Chain globale », c’est ainsi une stratégie qui marche pour une entreprise.

-Fonction achats et développement
En effet, la fonction achats doit suivre l’évolution des besoins selon les résultats du diagnostic des besoins via le service marketing ou les R&D. Le moment stratégique de la fonction achats serait le moment où celle-ci arrive à trouver le meilleur produit avec un cout raisonnable pour satisfaire les commandes des services utilisateurs de l’entreprise. Justement, le développement produit est assuré par la fonction marketing, celui-ci consiste en l’analyse des besoins et des produits pour satisfaire ces besoins afin de répondre aux exigences du diagnostic du service marketing.
Ainsi, le cycle achats fournisseurs va commencer par le développement d’une méthode stratégique de sourcing avec comme référence les cahiers des charges. Le respect de ce cahiers de charges va mener la fonction achats vers le développement avec sa stratégique de détermination des fournisseurs.
Pour mieux être en accord avec les besoins de l’entreprise, la fonction achats Lalique travaille de concert avec le service marketing et avec le service financier de l’entreprise. Cette coopération vise à identifier et à couvrir les besoins de l’entreprise en fonctions de la gestion des stocks utiles pour la production et pour la distribution.

-Cycle achat-fournisseurs chez Lalique
Pour l’entreprise, la base de ce cycle est « l’engagement de dépenses ». C’est le fait de gérer la manière dont la fonction va passer toutes les commandes auprès du fournisseur. Un cahier des charges va être établi avant toute commande. Une fois celui-ci établi, un contrôle et une validation de l’engagement de dépenses vont être initiés en interne. La fonction achats doit donc être maitrisée à partir du cahier des charges et de la validation des dépenses à engager jusqu’ à la passation des commandes finales et au transfert de la facture et le paiement final.
Ceci va être le résultat d’une coopération avec la direction financière de l’entreprise pour la validation de tout ce qui est dépense et dans un second temps, ce sera l’acheteur pour le respect des commandes établies par tous les services de l’entreprise. Pour ce responsable chez Lalique « c’est une fonction clé dans l’entreprise qui va communiquer avec tous les autres services de l’entreprise ».

-Du profil de l’acheteur
Certes la qualité et la compétence des acheteurs vont avoir un effet positif dans l’efficacité du service. Mais cette compétence ne suffira pas sans une procédure interne de qualité. En effet, le cycle achat-fournisseurs est efficace quand la procédure à suivre est de bonne qualité. C’est d’ailleurs le seul garant du bon fonctionnement de la fonction achats. Dans cette procédure, toutes les étapes sont importantes, surtout la phase de contrôle interne se présentant sous forme d’audit. En effet « le contrôle interne qui sera le principal risque d’audit pouvant aller jusqu’au risque ».
Pour être un bon acheteur, il existe différents critères qu’il faut posséder au minimum. Entre autres, l’acheteur devra avoir en premier une bonne connaissance de l’entreprise dans ses besoins, ses aspirations et les procédures internes. Ensuite, l’acheteur devra être rigoureux dans l’exercice de sa mission. La minutie et le respect du cahier des charges sont donc plus qu’importants dans le travail d’un acheteur. Enfin, puisque la mission d’un acheteur est basée sur la négociation avec les fournisseurs, il est donc important que celui-ci ait cette qualité de négociateur.

-Recommandations
La première recommandation pour ce responsable de chez Lalique est la sécurisation des achats par l’établissement d’un contrat pour chaque échange que ce soit pour une longue ou une courte durée pour permettre à l’entreprise de voir plus loin dans la production et la conquête du marché.
La seconde recommandation consiste dans le choix stratégique des fournisseurs pour pouvoir balancer les différents fournisseurs dans le cas d’indisponibilité des autres.
La troisième recommandation serait le contrôle interne des missions d’achats et la maitrise des dépenses engagées en travaillant avec le service financier de l’entreprise.
D’après cette étude qualitative, on a pu relever l’état actuel de la fonction achat dans le groupe, quoiqu’il en soit, aucune donnée qualitative n’a pu être obtenue lors de cette enquête. On va ainsi principalement se concentrer sur des données externes obtenues dans des statistiques publiées par différentes entités.

b- Etude quantitative : présentation de l’objet de l’enquête et justification
Dans cette partie, on va surtout se concentrer sur des études menées par des entités externes et des statistiques disponibles sur la fonction achat et sur le service Supply Chain en général.
La première étude abordée sera une étude  sur la tendance de la fonction achat en 2016 ce qui va conforter notre analyse sur le rôle clé de la fonction achat actuellement. Malgré les résultats datant de 2016 pour cette étude, l’analyse de telles données permettras de démontrer que la fonction achats est certainement la fonction qui va le plus aider dans le développement de l’entreprise de nos jours.
Trois questions principales nous intéressent le plus dans cette étude.

-« L’innovation occupe-t-elle une place de choix dans les achats ? »
Actuellement, l’innovation est en train de gagner de l’importance dans les offres de l’entreprise. L’innovation intéresse en même temps la fonction achats mais également les autres fonctions de l’entreprise comme la finance ou encore le service marketing. Due à une demande spécifique des consommateurs actuellement, les entreprises tentent de trouver une stratégie afin de gagner du terrain sur un marché concurrentiel donné. Pour cela, les entreprises actuelles misent sur la fonction achat pour déterminer cette stratégie qui est principalement basée sur l’utilisation de la technologie pour la détermination des produits, d’une nouvelle organisation en interne et d’un processus d’achat stratégique. En effet, il existe actuellement des plateformes collaboratives virtuelles ou site Internet dédiés à la fonction achats, au suivi professionnel des processus et à l’identification des meilleurs fournisseurs grâce à des rubriques d’approvisionnement.
La majorité des entreprises étudiées selon les sondages n’ont pas réellement de ressources uniquement spécialisées pour cette question d’innovation. Toutefois selon le graphe ci-dessous, 42% des sociétés interviewées ont déclaré avoir un responsable qui va assurer la question de l’innovation par rapport au sourcing de fournisseurs. En effet, il existe une très grande valeur ajoutée dans un achat stratégiquement calculé par rapport aux fournisseurs et à l’innovation, c’est d’ailleurs de là que commence le développement de l’entreprise.

Source : Les priorités des départements achats en 2016, page 22 Agile Buyer, www.agilebuyer.com

Ceci peut s’interpréter par le fait que malgré la nécessaire prise en compte de l’innovation il y a des entreprises de très petites tailles qui sont en très grand nombre sur le marché mais qui ne peuvent pas toutefois se permettre d’avoir un département achats ou tout autre département pour s’occuper de l’innovation qui font pourtant partie obligatoire de leur quotidien d’entreprise.
L’innovation pose également le problème de la digitalisation qui entre également dans un des enjeux de la fonction achats qui doit également connaitre les demandes et les besoins en technologie de l’entreprise pour sa production afin de pouvoir gagner de la place sur le marché et satisfaire les consommateurs. Pour la digitalisation, il y a également peut d’entreprise qui dédie une partie de la fonction achats pour le suivi de la transformation digitale selon le sondage ci-dessous.

 

 

Source : Les priorités des départements achats en 2016, page 23 Agile Buyer, www.agilebuyer.com

 

 

-« Comment évoluent les relations clients-fournisseurs ? »
Comme la fonction achats elle-même, sa relation avec les fournisseurs a également évolué depuis. Dans la majeure partie des cas, du moins selon les études menées dans cette étude statistique et sondage, plus de 50% des entreprises manufacturières interviewées avouent avoir une relation tendue avec les fournisseurs dans les trois dernières années. Cela mène à la conclusion qu’il n’y a donc pas de relation de confiance pérenne entre ces entreprises et les fournisseurs surtout que la branche de l’entreprise qui s’en occupe reste la fonction achats. Sinon, les entreprises de service sont les plus épargnées par ce durcissement de la relation avec les fournisseurs avec seulement 24 % qui sont atteint par ce phénomène de tension avec les fournisseurs.
La dégradation de cette relation a certainement une cause significative pour que cela soit aussi important. Ainsi, ces causes probables sont répertoriées dans le graphique suivant.

Source : Les priorités des départements achats en 2016, page 12 Agile Buyer, www.agilebuyer.com
En synthétisant toutes ces causes, on peut juste dire que la relation tendue entre ces entreprises et leurs fournisseurs est due à une trop grande exigence de l’entreprise, à un abaissement des prix trop flagrant ou encore à une augmentation trop importante des tarifs fournisseurs.
Dans ce même intérêt pour la relation entreprise-fournisseurs, il y a aussi la question de la gestion stratégique du nombre de fournisseurs.
Par rapport à l’enquête terrain effectuée dans la section précédente, cette étude montre qu’il est préférable d’avoir un nombre très limité de fournisseur car c’est également un moyen méthodique d’abaisser les coûts.
Un désengagement se produisant trop vite ou illogique d’une entreprise envers ses fournisseurs est encadré par la législation en vigueur en France. Cependant, cela n’a pas réellement d’effets si le désengagement se fait de façon graduelle et non brusque.
Le graphique ci¬-dessous montre qu’en 2016, les entreprises continuent à croire qu’il n’est pas utile de procéder à la réduction du nombre de fournisseurs pour des raisons diverses.

Source : Les priorités des départements achats en 2016, page 14 Agile Buyer, www.agilebuyer.com
Ainsi, par rapport au fait de vouloir réduire le nombre de fournisseur, il est conseillé aux entreprises de décider à se prémunir contre des éventuelles indisponibilités ou défaillances des fournisseurs. La gestion de ces risques de défaillance s’est ainsi placée dans les priorités des entreprises car les acheteurs et les managers ont eu conscience des dommages que l’indisponibilité des stocks ou des produits chez le fournisseur peut causer à l’entreprise et à son statut sur le marché.
Une hausse de la préoccupation des entreprises par rapport à cette gestion des risques est donc remarquée comme l’indique le graphe ci-dessous.

Source : Les priorités des départements achats en 2016, page 24 Agile Buyer, www.agilebuyer.com

-« Evolution de l’effectif achat»
Selon les attentes de certaines entreprises, les effectifs achats seront plus stables à partir de 2016, année de la présente enquête. Toutefois certaines entreprises représentant 19% de celles interviewées sont sujettes à une réduction des effectifs achats alors que 30% sont pour une augmentation de leurs effectifs achats. Les sociétés plus concernées par cette dernière constatation sont celles travaillant dans la Distribution générale et spécialisée et du transport et logistique. Sinon, pour celles qui envisagent la réduction des effectifs ce sont surtout « les secteurs marqués par des projections de réduction d’effectifs sont l’informatique (36% des sondés) et de l’Automobile, Aéronautique & autres moyens de transport (29% des sondés) » .

Source : Les priorités des départements achats en 2016, page 34 Agile Buyer, www.agilebuyer.com

2. 2-Importance et résultats du cycle achat-fournisseur dans une entreprise
Après plusieurs constats effectués par des professionnels, le résultat sur l’importance du cycle achats-fournisseurs est unanime. En effet, face au fait que ce cycle a un effet considérable sur le résultat de l’exploitation et sur le chiffre d’affaire de l’entreprise généralement 50% de ce dernier, il est clairement conseillé de se concentrer sur cette importance du cycle-achat-fournisseur.
Effectivement, de nos jours l’exigence du marché est telle que les entreprises concurrentes misent sur l’innovation, puis les consommateurs sont également devenus plus exigeants  en matière de qualité que les sociétés doivent s’y adapter de manière très stricte.
Les entreprises sont alors confrontées à un souci de gestion des coûts et de gestion de la production.
Dans la présente étude, on va également accorder de l’importance à la structuration du service achat qui, dans certaines sociétés, est représenté par le service logistique.
L’organigramme d’un tel service est également garant de l’efficacité de ce cycle. Deux exemples de structures sont donnés pour des types d’activités précis. Il faut comprendre que le cycle achats-fournisseurs reste pareil pour n’importe quel type de société ou d’activité mais l’efficience de celui-ci dépend de l’efficacité de la structure et du contrôle interne. D’où, l’importance de mener un audit du cycle achats-fournisseurs pour mieux comprendre le fonctionnement de celui-ci et pour envisager une amélioration.
Les deux figures ci-dessous montrent les modèles de structure de  la fonction  achats pour  des types  spécifiques d’entreprise.
• Une entreprise de la métallurgie : “Migrer du statut de société de production/distribution à celui de société de services”
Pour ce premier modèle de structure, il s’agit d’une entreprise avec sept branches commerciales qui ont chacune un service logistique donc un service achat dans chaque mais malgré l’autonomie de chaque branche par rapport aux questions logistiques, elles devront rendre compte à un service central pour le réapprovisionnement.

 

Source : La fonction logistique dans les entreprises : 4 schémas types, 2008, Académie de Nantes disponible sur  www.ac-nantes.fr

• Un équipementier automobile : L’esprit lean entreprise…
Dans cette seconde structure, il y a une personne responsable pour chaque tâche. On peut donc trouver des personnes à charge pour les tâches suivantes :
– Responsable Flux
– Coordinateur Méthodes-Qualité
– Coordinateur SIOP/MPS
– Coordinateur Emballages
– Coordinateur Approvisionnements
– Responsable Administration des Ventes
– Responsable Nomenclature
– Coordinateur Vie produits
– Coordinateur Stocks
– Gestion des litiges et Reporting

Ce ne sont pas toutes les missions d’une fonction achats mais il s’agit toutefois de mission cruciale pour la bonne marche de cette fonction, qui dans l’image prise en exemple incluse dans le Supply Chain. L’existence d’une personne qui possède des qualifications et qui se concentrent respectivement sur des tâches précises vont rendre la fonction plus efficace.

 

Source : La fonction logistique dans les entreprises : 4 schémas types, 2008, Académie de Nantes disponible sur  www.ac-nantes.fr
PARTIE III-AUDIT DU CYCLE ACHAT-FOURNISSEUR, LES PRECONISATIONS

1. Interprétation synthétique des résultats de l’enquête terrain
Pour cette partie qualitative, on peut d’abord dire qu’effectivement, la fonction achats présente une très grande importance pour cette entreprise. Dans sa structuration, l’entreprise a décidé de le joindre à la fonction logistique qui va rendre cette grande organisation plus pertinente sachant qu’il s’agit d’un groupe international.
Le département parfumerie est celui qui a le plus besoin de stratégie de la fonction achat, on peut clairement déduire que dans ce service-là, la relation avec les fournisseurs est primordiale car il est indispensable pour l’entreprise de posséder les meilleurs produits de façon continue afin de ne pas interrompre la production et de ne pas réduire la qualité des produits finis.
Une importance accrue est également accordée au fait d’avoir plusieurs fournisseurs car effectivement, l’entreprise ne peut pas se permettre d’être en rupture de stock donc posséder des fournisseurs de qualité qui peuvent se relayer et assurer les commandes en tout temps.
Dans tous les cas, il serait difficile de nier l’importance et l’utilité de la fonction achat pour ce groupe international quoiqu’elle ait besoin d’une évaluation pour mieux être valorisée. Cette valorisation est également utile pour optimiser l’efficacité de cette fonction nonobstant le fait qu’elle appartient au Supply chain. L’entreprise aura donc à contrôler et à étudier étape par étape les missions de la fonction achat afin de comprendre l’importance du rôle de celle-ci dans l’entreprise. La direction générale de l’entreprise pourrait ensuite décider d’améliorer le service et de l’optimiser

2. Recommandation quant à la fonction achat
La fonction achats peut se présenter sous diverses formes dans une entreprise. Pour les plus grandes entreprises, il peut s’agir d’une direction indépendant ou faire partie du département logistique ou Supply Chain. Pour les moyennes entreprises, la fonction achat est souvent représentée par un service constitué d’une petite équipe d’acheteurs.

2. 1-Focus sur la fonction achat d’aujourd’hui
On Sait actuellement que la place de la fonction achat est en constante évolution dans l’entreprise d’aujourd’hui et on ne peut en nier l’importance et l’influence de cette fonction sur la performance de l’entreprise. Toutefois, dans cette partie, il nous intéresse particulièrement de comprendre trois thèmes de cette fonction achat : les approvisionneurs, les achats professionnels et les familles d’achat.
Même si certains de ces thèmes deviennent désuets actuellement, l’évolution de la fonction achats en a également assuré l’évolution sans que ceux-ci ne disparaissent. On est donc en face d’une mutation qu’on rencontre actuellement.

 

 

a- Les approvisionneurs
Si auparavant la fonction d’approvisionneurs  était de suivre et d’assurer l’approvisionnement dans l’entreprise, cette mission est actuellement en pleine mutation. Dans ses débuts, cette fonction servait à connaitre en détails tous les contrats à passer et passés avec les différents fournisseurs de l’entreprise. Cela n’a pourtant pas permis à ces approvisionneurs de référencer ces fournisseurs.
Dans le service achat d’aujourd’hui, c’est le rôle attribué à l’acheteur. L’acheteur va être celui qui a qui trouve les fournisseurs et qui les adapte aux besoins de l’entreprise. Les commandes viennent normalement des prescripteurs pour passer aux acheteurs afin qu’ils puissent effectuer l’approvisionnement.

b- Les achats professionnels
Avec les facilités qu’Internet accorde aux entreprises, la fonction est actuellement devenue plus professionnel. Avec l’existence de ces plateformes de recherche de nouveaux fournisseurs ou ce que l’on appelle e-sourcing les tâches des acheteurs deviennent de plus en plus techniques et automatiques. Le plus grand changement offert par cette technologie c’est l’existence de ces plateformes électroniques  dédiées aux achats.
Au début des années 2000, le métier d’acheteur a pris de l’importance avec une concurrence accrue et un contexte économique complexe, l’acheteur a permis de garder le prestige de l’entreprise et a permis à celle-ci de survivre sur un marché concurrentiel très bondé.

c- Les familles d’achats
Avant, la fonction achats était la fonction exécutive des dépenses de l’entreprise sachant que les prescripteurs internes de l’entreprise sont ceux qui décidaient des dépenses à engager. Aujourd’hui, la fonction achats devient le partenaire stratégique de toutes les fonctions dans l’entreprise. A part les achats « normaux » passés dans l’entreprise, il existe certains autres achats qui sont les achats hors production qui sont par exemple les achats passés par les RH et les autres services de l’entreprise.
Aujourd’hui, on aborde de plus en plus les familles d’achats qui deviennent actuellement stratégiques pour une entreprise qui évolue. C’est la représentation es achats en diverses catégories et subdivisions. Elle  correspond à une technique stratégique de détermination des produits à acheter.

2. 2-Maitrise des procédures internes
Dans toutes les entreprises, la fonction achats sert d’interface entre l’entreprise et les fournisseurs. En même temps, elle sert également de point focal pour les autres départements de l’entreprise tels que le département production, commercial, etc. D’où le rôle stratégique de ce service.

a- Des procédures internes
Aussi, il est essentiel que cette fonction suive strictement les procédures internes. De plus les procédures internes doivent être préalablement établies pour que tous les départements puissent en être informés et ainsi conforter la fonction achats dans ses missions. Cette procédure interne doit mettre en évidence la phase de sélection des fournisseurs correspondants à ce que les collaborateurs des autres services ont demandé.
Pour cela, il faut une profonde connaissance de tous les autres services de l’entreprise. Ce qui est le plus important c’est de mener l’entreprise dans un esprit de veille constant et d’adaptation à la culture.
Il est ainsi recommandé à la fonction achats de se concentrer sur ce processus de collaboration en interne et sur les prestations à effectuer selon ces demandes en interne. Pour cela, les acheteurs ont la responsabilité de prendre connaissance des prestations à acheter, du marché, des innovations et du développement technologique, des questions sur les prix.

b- La veille stratégique
Il appartient à la mission stratégique de la fonction achat de prendre en compte le temps de recherche et de prospections de fournisseurs potentiels. Ceci n’entre toutefois pas dans la négociation officielle et dans l’appel d’offre. Cette période correspond à des pourparlers pour identifier les meilleurs prestataires afin d’avoir une idée des offres et des produits à acheter. Cette recherche peut se manifester par un veille sur des plateformes d’achats et sur des plateforme de fournisseurs, des visites dans des endroits spécialisés ou magasin, d’effectuer des demandes et des questionnaires pour avoir plus de détails sur les prestations de ces fournisseurs et pour déterminer si le fournisseurs pourrait être intéressant ou pas.
Une fois, la veille effectuée, les acheteurs devraient rendre compte à leur servies et rapprocher les demandes des clients internes et les résultats de cette recherche. La procédure de choix devrait également faire place à une discussion en interne. En effet, il serait plus productif si les résultats de la recherche sont débattus à l’intérieur du service achat de l’entreprise.
Pour que tous les services de l’entreprise qu’il soit un service-client interne ou une fonction autre engagée dans la procédure, il faut que circulent dans la société les mêmes idées et la même façon de voir les choses et une interprétation harmonieuse des demandes des clients internes afin de satisfaire tous les besoins de production.

 

 

c- Phase de détermination de projet
Il faut à tout prix la détermination des projets de production et des besoins en approvisionnement de l’entreprise. C’est une des premières étapes qui doivent être initiées par les fonctions clés de la société. Cette première étape doit toutefois suivre une procédure bien précise. Une bonne circulation des informations est donc essentielle et indispensable entre les services internes mais également entre les services externes de l’entreprise.
Pour rendre cette démarche possible il faut se poser les questions suivantes : de quelle demande s’agit-il ? Quel type de productions et quel objectif l’entreprise vise-t-elle ? Et surtout quels sont les services concernés par le projet d’achat tels que les directions de l’entreprise, les différentes partenaires, les clients internes et les clients externes, les prescripteurs. Enfin, il est important de confier chaque étape de la procédure d’achat et du cycle achats-fournisseurs à des acheteurs professionnels.
Aussi, pour la détermination de ces projets, il est préconisé de mener la réflexion avec tous les responsables afin que besoins de l’entreprise pour toutes ses activités soient clairement exprimés afin de déterminer les objectifs poursuivis par chaque département et par l’entreprise.
Les procédures internes de l’entreprise par rapport aux achats doivent être conduites en permanence. C’est effectivement, un travail de fond basé sur le thème du « acheter bien et acheter moins cher ».
Le but de telles procédures est donc d’obtenir un produit de qualité correspondant à ce qui a été discuté et commandé en interne. Puis et pas dès moindre, repérer et garder des partenaires de confiance tels que de bons fournisseurs pour une collaboration à long terme. Enfin, il s’agit d’avoir de bons produits à un très bon prix.

3. Comment assurer un audit efficace de la fonction achat et du cycle achat-fournisseur ?
L’audit est dans sa généralité une initiative de l’entreprise pour lui permettre de connaitre les détails de l’organisation de ses services et de la manière d’améliorer ceux-ci. Dans le cas étudié dans la présente étude, il s’agit de l’audit de la fonction achat. On a dit que la fonction achat est une fonction pas comme les autres. Effectivement, toute la stratégie de cette fonction est dans son organisation et sa procédure interne visée supra. Il s’agit donc d’évaluer la performance d’un tel service et d’en trouver les éventuelles failles afin de trouver une solution pour optimiser cette fonction. Il en est de même pour la compétence des acheteurs effectuant toutes les missions.
Il nous intéresse de voir comment est effectuée l’évaluation de cette fonction, quels outils sont utilisés pour un tel audit et surtout qui fait l’audit et pour quel type de destinataire.

3. 1-L’audit de la fonction achat
Pour la fonction achat, l’audit devrait être obligatoire dans un but préventif mais également curatif. La prévention issue d’un audit est le fait de pouvoir suivre et évaluer en détail tous les fournisseurs afin de connaitre ceux qui sont efficaces et qui répondent aux exigences de l’entreprise et ceux qui ne le font.  C’est également une occasion d’apprécier l’organisation et son efficience face aux différents objectifs de l’entreprise. De plus l’audit achats permet de suivre et d’étudier en profondeur le cycle achats fournisseurs et d’en retrouver les bons points et les failles. Sinon, l’audit va pouvoir apporter des solutions à la fonction achats pour tous les problèmes d’application des règles ou des processus ainsi que pour tout dysfonctionnement.

3. 2-Les méthodes d’évaluation de la fonction achats
Le contrôle interne de la fonction achats peut être fait de deux manières, l’une consiste en un contrôle continus et le second en un contrôle ponctuel. Il est toutefois conseillé surtout pour les entreprises d’envergure d’appliquer en même temps les deux méthodes.

a- Evaluation continue de la fonction achat
Pour assurer un fonctionnement de la fonction achats au quotidien, il est indispensable d’en faire un contrôle continu. Dans ce contrôle, seront donc évalués les acheteurs et l’organisation des achats.
Cette évaluation peut se faire à l’aide d’un tableau de bord spécial achats qui va donner toutes les informations importantes sur les achats effectués comme les chiffres clé, les courbes d’évolution des achats, les prix, les différents ratios économiques etc.
Pour cela, il doit être mis en place des Key Performance Indicator qui sont normalement contenus dans le tableau de bord des achats afin de pouvoir mesurer la performance des achats. Des mises à jour sont attendus afin d’assurer un suivi quotidien. Ces KPI doivent comprendre des informations que l’on peut mesurer et doivent également être représentés sous différentes formes tels que les histogrammes ou tout autre type de graphes. De cette manière, les responsables peuvent suivre méthodiquement une évolution en temps réel de la performance ainsi que prévoir les objectifs attendus par des indicateurs prévisionnels.
Dans le cas de la société Lalique, les KPI doivent notamment correspondre à des spécificités des activités de l’entreprise par unité d’affaire. Puis, l’entreprise devra identifier un plan de performance pour le service achat. Généralement, ce plan peut être présenté sous la forme d’un contrat avec chaque fournisseur qui comprend les informations générales sur la fonction achat et les fournisseurs avec qui est établi le contrat, puis les critères selon lesquels sera mesurée la performance. Ces critères sont les coûts et les différents prix, les produits, les détails de livraisons etc.  Il est tout aussi important de mettre en place une méthode d’évaluation spécifique à l’entreprise ainsi que des mesures de traitement des difficultés.  Ce contrat va servir à déterminer les objectifs vis-à-vis des fournisseurs et l’efficacité de a fonction par rapports à l’atteinte de ces objectifs.

 

 

Comment effectuer ce contrôle dans la pratique  ?
Comme tout tableau de bord, celui devant être utilisé par la fonction achat devra disposer d’indicateurs, ce sont des indicateurs économiques . Ces indicateurs vont servir de mesure de compétence de cette fonction. Dans ce cas-ci, l’évaluation doit se faire normalement tous les mois pour déterminer par exemple le prix de chaque article et le prix réellement payé aux fournisseurs en tenant compte du budget alloué et de la situation actuelle de l’économie ou de l’évolution des prix du marché. Plusieurs paramètres doivent être pris en compte pour que le suivi soit efficace.
La seconde méthode est celle de l’optimisation des coûts qui va évaluer en premier la progression des prix négociés avec les fournisseurs afin de permettre d’optimiser ces coûts dans les prochaines négociations. Dans le cadre de ce suivi, l’évaluation sera plutôt qualitative car seront donc revus et révisés la capacité des acheteurs, les différents coûts, la qualité des produits achetés etc. En effet, dans sa mission, l’acheteur est censé déterminer toutes les innovations dans les services des fournisseurs pour permettre à l’entreprise d’intégrer les innovations dans la production. Selon l’auteur Daniel Boéri l’optimisation des couts consiste en la révision des processus c’est-à-dire « réduire les frais commerciaux, les frais de structure, les frais généraux, et augmenter le cash » . Il y a donc cette règle du 20/80 qui s’applique c’est à dire que 80% des ventes sont réalisées par 20% des clients.
L’efficacité de ce contrôle dépend de la qualité de la collaboration avec les autres fonctions de l’entreprise telles que le service production, R&D, le service marketing et commercial. Cette évaluation est une action collective menée dans l’intérêt de toutes ces fonctions. Les acheteurs seront dans cette action particulière les guides initiateurs suivis par les représentants des autres départements concernés.
La troisième méthode sera l’évaluation de l’application stricte des procédures internes à la fonction achats par les acheteurs. Comme on a pu le voir, il doit normalement y exister des procédures à suivre pour l’exercice de la mission d’acheteur, il est primordiale que tous les acheteurs puissent les respecter dans l’exercice de leur fonction. Cela devra être évalué durant le contrôle afin de déterminer son impact sur les résultats des achats et sur la satisfaction des départements clients de la fonction achats. Il faut remarquer les différentes règles devant être appliquées sont établies et mises en place par la Direction Générale de l’entreprise. Toutes ces règles sont à respecter par toutes les fonctions concernées telles que la fonction achat, les départements de production, le service marketing et la direction commerciale.

Comment rendre le contrôle efficace ?
L’audit de la fonction achat est le dispositif interne qu’utilisent les contrôleurs de gestion et les responsables de l’inspection internes de l’entreprise. C’est en effet, l’outil permanent utilisé pour tous les départements de l’entreprise.
Pour rendre cet audit possible, il faut remplir la condition de contrôle qui dépend de la personne c’est le responsable des achats ou directeur des achats ou encore le premier acheteur qui effectuer ce contrôle dans les grandes entreprises. Pour les PME, l’audit devra être effectué par le chef d’entreprise lui-même pour une efficacité de son mode de management.
Le reporting sera complété par un tableau de bord qui va rendre compte des toutes les actions entreprises durant une période déterminée.
Il est couramment admis que les achats représentent environ 50% à 60 % du chiffre d’affaire dans les entreprises surtout en Europe et que cela représente donc un élément essentiel de la compétitivité dans une entreprise. Puis leur capacité à déterminer les innovations chez les fournisseurs font des acheteurs des acteurs stratégiques de l’entreprise.  Un contrôle bien fait  aiderait à atteindre les objectifs de l’entreprise de manière efficiente.

b- Evaluation ponctuelle de la fonction achats
Mise à part les audits continus effectués en internes, il est également intéressant et recommandé de procéder à un audit ponctuel. Celui-ci doit intervenir de façon fortuite. Ceci permet, en effet, de consulter en détail les informations existant dans la fonction achats ainsi que le travail des acheteurs. C’est un travail en profondeur qui va aider à détecter le dysfonctionnement du service achats.
En tant que professionnels, les acheteurs doivent se soumettre à des règles d’éthique très stricte. Le respect de ces règles devra également être vérifié durant l’audit de la fonction achat. D’ailleurs, l’application de ces règles d’éthique peut également être révisée durant cette mission de contrôle interne.

3. 3-Dispositifs de mesure de l’efficacité de la fonction
La priorisation de la mesure de l’efficacité de la fonction achat est telles qu’il est devenu indispensable d’avoir de bon dispositif de contrôle. Cette mesure de performance est en effet primordiale pour les entreprises d’aujourd’hui vu la création de plusieurs postes dans le contrôle des achats actuellement. En effet, la mission du contrôleur de gestion est désormais étendue au contrôle des achats.
Les principaux outils de mesure de la performance sont aujourd’hui regroupés dans un tableau de bord.
Pour ces tableaux de bord achats, on distingue trois niveaux  dont :
« La cartographie des achats »  définissant les types d’achats et la répartition des dépenses. D’ailleurs c’est un dispositif permettant de connaitre tous les détails nécessaires sur les fournisseurs, sur les apports au chiffre d’affaires et sur les achats en général , éléments qui vont aider dans le suivi du niveau deux qui est le reporting.
Le « reporting opérationnel »  qui consiste en des indicateurs des volumes d’achats, des gains prévus ou gains globaux mensuellement répertoriés, la quantité de produits achetés. Tous les détails opérationnels  de la fonction achats et du cycle achat-fournisseurs sont ainsi contenu dans cette partie du tableau de bord.
Le « reporting stratégique »  quand à lui consiste dans l’étude de l’impact de la collaboration entre acheteur et fournisseurs sur le développement et la performance de l’entreprise. C’est dans cette partie que l’on va retrouver des informations sur les ROI  et ROE  mais surtout des détails sur les résultats à long terme pour les dirigeants et actionnaires et sur l’entreprise en général. Ces informations stratégiques seront utilisées pour les résultats finaux de l’entreprise qui seront présentés aux dirigeants lors des réunions d’entreprise et assemblées générales. Il peut en être le cas  pour le groupe Lalique par  exemple via un tableau de bord spécifique  dédié aux achats.
Toutes les informations recueillies dans le tableau de bord seront utilisées minutieusement pour permettre aux managers de l’entreprise de travailler dans le sens du développement de la performance de l’entreprise et ce avec la principales collaboration de la fonction achat qui est désormais la fonction stratégique de l’entreprise.
Au moment de la circulation et de la présentation de ce reporting, le responsable des achats doit à tout prix publier des commentaires qui vont principalement aider les destinataires à se faire une idée sur l’importance de la fonction achats d’abord, puis à rendre compte de la relation entre les prévisions et la conjoncture économique de l’entreprise et enfin en présentant les objectifs réalisés avec les détails des résultats.
Puisque le reporting final va être purement stratégique et financier, le responsable des achats doit ainsi donner les raisons pourquoi les autres objectifs financiers n’ont pas été atteints et enfin donner les futures stratégies de la fonction pour améliorer les résultats. Le tableau de bord des achats est donc essentiel pour une entreprise car il va également permettre à la fonction contrôle de gestion de rendre compte de ces résultats de façon globale et de déterminer l’efficacité de la fonction achat dans sa globalité et de l’exposer au top management de l’entreprise.

3. 4-Qui sont concernés par l’audit ?
Pour répondre à cette questions de qui sont concernés par l’audit, on doit comprendre que l’intérêt premier de cette audit est l’évaluation interne de la performance de la fonction achats et l’étude de l’effet de celle-ci sur les résultats global de la compagnie.

a- Le système d’informations achat
L’utilisation des ERP  est devenue une stratégique à part entière dans toutes les fonctions clés d’un entreprise. Il apparait donc normal que la fonction achats dispose aussi d’un tel dispositif. Toutefois, il est toujours du ressort du département SI  de suivre le bon fonctionnement de cet outils et d’en assurer l’efficacité. En tant que responsable des ERP, Le SI est donc à même de déterminer tous les composants des achats tels que le volume des achats pendant une période donnée, les produits consommés sets le volume du stock. Dans certains cas quand l’approvisionnement est lié aux achats, il semble aussi judicieux d’y inclure tous les approvisionnements de l’entreprise. Les informations contenues dans ces technologies vont ainsi aider les responsables des achats à gérer leurs missions de façon optimisée. De plus, il serait plus faciles de connaitre la nature des achats, la quantité, les détails sur les fournisseurs ainsi que le résultat sur le chiffre d’affaires.
Le plus important dans l’utilisation des ERP reste la possibilité de faire une analyse stricte et en profondeur des informations. Cependant, il peut arriver que les ERP aient des failles, dans ce cas-là, il est tout à fait possible de revenir aux systèmes comptables classiques qui consistent en un suivis des données avec des outils standards qui ne peuvent pourtant pas montrer des données au complet sur un même temps surtout par rapport aux achats.
Normalement la « cartographie des achats » devrait être générée automatiquement par le SI, dans le cas contraire celui-ci ne sont pas assez efficaces.

b- Le contrôle de gestion achats
Logiquement rattaché au contrôle de gestion de l’entreprise, le contrôle de gestion achat est hiérarchiquement lié à la fonction achat également. Il a plusieurs missions stratégiques à accomplir dans l’audit de la fonction achats.
Comme missions, il aura à faire avant tout, le reporting de tous les achats accomplis par la fonction. Dans le cadre de ses missions, il doit s’assurer de délivrer le tableau de bord aux divers destinataires de celui-ci. Il doit également faire des rapports d’informations mensuels et annuels dans le cadre du reporting.
Faisant parties du contrôle de gestion de l’entreprise, le contrôle de gestions achats est également responsable des contrôles financiers de la fonction achats. Ainsi, le contrôleur de gestion achat doit assurer le calcul des écarts entre les prévisions et ce qui a été accompli, il doit également évaluer et catégoriser méthodiquement les achats.
Le contrôleur de gestion achat devra accompagner les acheteurs dans leurs missions comme dans l’analyse de la performance des acheteurs et des collaborateurs, dans le suivi des différentes tâches quotidiennes, l’analyse des besoins futurs en matière d’achats. En tant que service de contrôle, le contrôle de gestion devra assurer la pertinence des détails sur les fournisseurs et des informations transférées aux différents services internes de l’entreprise.
Le budget achat faite partie des sujets principaux débattus avec les dirigeants de l’entreprise chaque année. Le contrôle de gestion achat devra normalement participer et donner des instructions par rapport à la fixation de ce budget prévisionnel.
Tous les dispositifs et outils achats sont sous la responsabilité du contrôleur de gestion achat. La fonction contrôle de gestion achat sera donc responsable de l’optimisation des outils utilisés par la fonction achats tels que les tableaux de bords ou tous autres outils de suivi stratégiques des achats. En effet, toutes les informations venant de ces outils doivent strictement être fiables car de cela va dépendre la pertinence de toutes les analyses effectuées par les responsables.

c- Les départements destinataires des informations sur les achats
Le reporting effectué dans la fonction achat devra parvenir à trois types de destinataires. Ce sont généralement la direction des achats ou le responsable des achats ou au dirigeant de l’entreprise pour les PME. La direction des achats est responsable de la performance de chaque membre de son équipe. Cette performance se répercute souvent dans les résultats de la fonction. C’est donc une mission importante pour la direction que de s’assurer que son équipe soit compétente. Autrement, la direction des achats aura pour responsabilité de juger de la performance de son service en général. Elle devra rapporter tous les détails de son organisation que ce soit sur le personnel ou sur les points stratégiques dans le tableau de bord.
Ensuite, devra être au courant des éléments du rapport, les acheteurs eux-mêmes. Justement, les acheteurs sont les premiers concernés par ce reporting ce qui implique que ceux-ci doivent être au courant de leur performance afin de pouvoir aligner leur travail et leur résultats. Plus la performance est évaluée positive, plus l’équipe est motivée, d’où l’importance du partage du rapport d’évaluation aux acheteurs.
Enfin la direction générale de l’entreprise devra également recevoir le reporting. Pour la direction générale, il est important qu’elle ait en la possession les preuves de l’utilité de la fonction achats pour l’entreprise. Pour cela, il est tout à fait normal qu’une synthèse des informations contenues dans le rapport d’audit lui soit envoyée pour qu’elle puisse juger de l’importance de cette fonction.

3. 5-La norme ISO 19011
La norme ISO 19011:2011 est la ligne directrice pour tout ce qui concerne l’audit des qualités. Comme l’annonce l’organisation internationale de la normalisation, « l’ISO 19011 :2011 est applicable à tous les organismes qui qui doivent réaliser des audits internes ou externes de systèmes de management ou manager un programme d’audit» .
La mise  en œuvre  de cette  norme pourrait être  également  méthodique  et efficiente  pour un audit  de la fonction achats.

 

CONCLUSION

La fonction achats était une des fonctions qui devaient normalement exister dans toutes les entreprises. En effet, c’est cette fonction qui assurait à l’entreprise l’existence de produit venant d’un fournisseur. C’est donc une passerelle qui scelle une relation avec les fournisseurs. Auparavant, on pensait de la fonction achats comme d’une fonction support qui assurait la subsistance de l’entreprise en matière première et en matériels de production. Aujourd’hui avec la conjoncture économique et l’évolution technologique et industrielle, il est devenu plus qu’indispensable d’avoir cette fonction achat en marche dans la société.
Ainsi la fonction achats est partie de fonctions support à fonction clés. Toutes les stratégies se trouvent dans cette nouvelle fonction achats. Les professionnels ont même avancé un nouveau mode de conception de la fonction achat comme d’un levier de développement.
La fonction peut effectivement être un lever de développement car c’est elle qui assure les contrats entre les fournisseurs par le biais de ce que l’on appelle cycle achat-fournisseur. Mais à propos de ce cycle il est important de savoir qu’un cycle doit être assuré par la fonction achats mais en étroite collaboration avec les autres départements concernés de l’entreprise tels que les prescripteurs et les clients internes. Puis c’est également à la fonction achats de trouver des fournisseurs qui sont aptes à fournir l’entreprise en produits de bonne qualité et de bon prix dans le respect de tous les détails du contrat.
La fonction achats est alors le garant de la bonne marche de l’entreprise car si celle-ci ne travaille pas assez ou n’est pas assez efficace cela pourrai causer du dommage à l’entreprise.
Dans une étude empirique, on a pu étudier de près une fonction achats et dans ce cas-ci, on a réellement pu constater l’importance du rôle que ce service joue pour une entreprise industrielle et de production. Toutefois, on n’a pas pu justifier cette importance dans une étude chiffrée ce qui a mener à une étude statistique initiée et publiée par des professionnels de l’achat. Dans cette étude on a pu traiter du sujet de la fonction achats et de son importance ainsi que de sons évolution.
En jugeant et analysant de près les résultats de l’enquêtes dans l’entreprise ainsi que les données statistiques venant de l’étude du cabinet professionnel, on a pu arriver à des recommandations par rapport à la fonction achats.
L’audit ou contrôle interne de la fonction achats est un moyen infaillible de connaitre si cette fonction est efficace ou non et si celle-ci est utile à l’entreprise. Après avoir contrôlé l’efficacité et la performance de la fonction achats, il est plus facile de programmer une amélioration.
Quel type d’amélioration peut-on attendre de la fonction achats ? Aussi, pour une entreprise n’ayant pas encore de fonction achats telles que les PME et les PMI, il est recommandé de mettre en place un service achats en bonne et due forme. Pour les entreprises qui ont déjà une fonction achat mais qui n’ont pas encore de plan d’optimisation de celle-ci, il pourrait être une bonne idée de donner de l’indépendance et une marge de manœuvre à la fonction achats.
La fonction achats devrait demeurer au centre de l’entreprise et demeurer la base de son développement. Il est primordiale pour les entreprises d’aujourd’hui d’investir dans l’optimisation de la fonction achats   selon les études abordées dans la partie théorique. Il est de plus envisageable que la fonction achat ou la direction achat puisse encore évoluer dans un avenir proche avec le développement accru de la technologie.

REFERENCES BIBLIOGRAPHQUES

 

BIBLIOGRAPHIE

-Burt D. N., 2011, Proactive Purchasing in the Supply Chain: The key to World-Class Procurement, McGraw-Hill Education
-De Lembre E., 2016, Principe de comptabilisation disponible Sous autorisation de Wolters Kluwer Belgium sur https://books.google.mg
-Leenders MR, Blenkhorn DL,1988,   Reverse Marketing : The new buyer-supplier relationship, Collier Macmillan, New York: Free press
-Nollet J, Tchokogué A., “Gestion des achats: aller au-delà des tendances et paradigmes », 2010, in Revue Française de gestion n° 205
-Portier P., Pardo C., Salle R., « Achats et Marketing : une asymétrie d’interface », in Revue Française de Gestion, 2010/6 (n° 205) disponible sur https://www.cairn.info/revue-francaise-de-gestion-2010-6-page-97.htm
-Tarondeau, 1978, L’acte d’achat et la Politique d’approvisionnement, Editions d’organisation

 

REVUES ET ARTICLES

-Analyse tiré de l’Article l’aspect opérationnel et évaluation des procédures du cycle achat-fournisseur, 2013disponible sur www.institut-numerique.org/ii-aspect-oerationnel-et-evaluation-des-procedures-du-cycle-achat-fournisseur-51e903d48593b
-Article Les 6 clés pour  cartographier ses achats, 2015 disponible sur www.decision-achats.com/Thematique/process-outils-1037/Breves/Les-cles-cartographier-ses-achats-261067.htm#DZL3JCwBA0vfTLZd.97
-Article Opter pour un acheteur à temps partagé : gain de temps et d’argent disponible sur www.decision-achats.fr/Thematique/decideurs-achats-1035/Breves/Opter-acheteur-temps-partage-gain-temps-argent-251131.htm
-Article Une alliance prospère entre les achats et la comptabilité, par Kelly Barner, 2017, « un succès partage : quand les achats et la comptabilité s’imbriquent » disponible sur https://www.determine.fr/blog/alliance-les-achats-et-la-comptabilite
-Audit  de la fonction Achats, in Management  et stratégies des  achats, Lean Institute par  Abdellatif Abid disponible  sur  https://fr.slideshare.net/mobile/abid67/audit-de-la-fonction-achats
Audit  interne : naissance  et évolution, 2012 disponible sur  www.etudier.com/dissertations/Audit-Interne-Naissance-Et-Evolution/384669.html
-Buying center comme étant un groupe de personnes appartenant à une organisation précise pour prendre la décision d’acheter quelque chose de substantiel, définition disponible sur www.businessdictionary.com/definition/buying-center.html
-Cummings RG., Harrison G., Rutstrom E., “Homegrown values and hypothetical surveys: is the dichotomous choice approach incentive-compatible? in 1995, in American Economic Review, n° 85
Définition du dictionnaire du droit privé de Serge Braudo disponible sur https://www.dictionnaire-juridique.com/définition/achat.php
-Exemple de tableau de bords pour le reporting de la démarche stratégiques, par Bourguignon M-A, disponible sur www.partagedesconnaissancesbw.br/Exemple-de-tableau-de-bord-pour-le-reporting-de-la-demarche-strategique_a231.html , Gabarit_Reporting.pdf
-Fiche métier : Acheteur disponible sur https://etudiant.eujourd’hui.fr/etudiant/m/guide-metiers/metier.php?m=acheteur
-ISO 19011 :2011 disponible sur https://www.iso.org/fr/standard/5067.html
-Les indicateurs  de performance  de l’entreprise, 2014, disponible sur  https://www.petite-entreprise.net/P-3174-136-G1-les-indicateurs-de-performance-de-l-entreprise.hrml
-Les méthodes  d’évaluation de la fonction achat, disponible sur  http://excerpts.numilog.com/books/9082100011322.pdf
-Les méthodes  d’évaluation de la fonction achat, disponible sur  http://excerpts.numilog.com/books/9082100011322.pdf
-Les priorités des départements  achats en 2016, Etude effectuée par Agile Buyer, Conseil et équipiers  achat, X-Achats, en collaboration avec les  entreprises du CAC 40, disponible sur  www.agilebuyer.com
-MERMINOD N., POISSONIER H., “Developper des relations collaboratives avec ses fournisseurs: quelles implications pour la function achats?”, 2016, in Revue de Management et de stratégie, (1,2), pp. 1-29, www.revue-rms.fr, VA Press.
-Organisation des achats, disponible sur https://www.manager-go.com/achats/organsation-de-achats.htm
-Panorama de la fonction achat, 24/01/2017, disponible sur www.decision-achats.fr/Thematique/tendances-achats-1039/Dossiers/Panorama-fonction-achats-313312/sommaire.htm#iMjdOzfxT7sLEYDj.97
-Reverdy Thomas, 2009, Mettre en concurrence ses fournisseurs-partenaires: Comment les  acheteurs  reconfigurent les échanges interindustriels
-Sourcing digital : quid de l’utilisation des plateformes, par Camille George e 19/06/2017, www.decision-achats.fr/Thematique/process-outils-1037/Breves/Sourcing-digital-quid-utilisation-plateformes-318404.htm#ZhGLSGs90mfrZPor.97
-Tableau de bord et reporting : instruments de pilotage des managers, par Feriel Belcadhi, 2015 disponible sur https://www.usinenouvelle.com/expo/guides-d-achat/tableau -de-bord-et-reporting-223
-Tchachou T. J.G., L’audit du cycle achats-fournisseur, 2012, Univ Européenne

MEMOIRE
-La fonction achats en entreprise : rôle, évolution et solutions apportées, Mémoire, 2007, disponible sur https://www.etudes-etudes-et-analyses.com/gestion-stratégie/achats/memoire/fonctiona-achats-entreprise-role-evolution-solutions-apportées-319889.html

WEBOGRAPHIE

http://excerpts.numilog.com
http://excerpts.numilog.com
https://books.google.mg
https://debitoor.fr
https://etudiant.aujourd’hui.fr
https://fr.slideshare.net
https://media.licdn.com
www.agilebuyer.com
www.businessdictionary.com
www.cairn.info
www.decision-achats.fr
www.determine.fr
www.dictionnaire-juridique.com
www.dictionnaire-juridique.com
www.etudes-etudes-et-analyses.com
www.institut-numerique.org
www.iso.org
www.journaldunet.com
www.linternaute.com
www.littre.org
www.manager-go.com
www.petite-entreprise.net
www.revue-rms.fr

 

ANNEXES

ANNEXE 1
Présentations détaillées
1-Présentation de l’entreprise (choisir une entreprise qui possède une fonction achat si possible)
2-Présentation du (des) manager(s) de l’entreprise
Noms (facultatifs) :
Poste :
Ancienneté :
Questions pour le(s) manager(s)
3-Comment gérez-vous les achats de votre société ? Avez-vous une fonction achat ou vous avez un autre département en charge des achats ?
4-Quelle importance représente la fonction achat dans votre société par rapport aux autres fonctions dites « clé » des entreprises ?
5-Actuellement, cette fonction est devenue stratégiques et plusieurs professionnels le confirment. Qu’en est-il pour votre cas ?
6-En quoi croyez-vous que la fonction achat pourrait être un levier de développement pour une entreprise ?
7-Par rapport aux activités de votre entreprise, croyez-vous que la fonction achat est réellement indispensable ?
8-comment pensez-vous pouvoir améliorer ce département spécifiquement ?
9-A ce stade, pensez-vus que l’entreprise pourrait fonctionner normalement fonctionner sans cette fonction spécifique ou biens en attribuant la tâche à d’autre département par exemple ?
10-A votre avis, pourquoi la majorité des PME n’a pas de fonction achat ?
11-A quelle phase de son exercice pensez-vous que l’entreprise devrait mettre en place une fonction achat ? Dans votre cas par exemple avez-vous pensé dès le début mettre en place dans la société la fonction achat
Questions pour la fonction achat (pour les acheteurs donc)
12-présentation de ou des acheteurs
Noms (facultatifs) :
Poste :
Ancienneté :
13-Avez-vous remarqué une évolution de la considération pour la fonction achat ces dernières années ? Sachant qu’on dit que cette fonction est en fait stratégique pour une entreprise.
14-En quoi pensez-vous que la fonction achats pourrait-être un levier de développement pour une société commerciale ?
15-Quelles activités sont normalement effectuées par cette fonction ?
16-Comment s’organise votre travail et de quelle manière travaillez-vous avec les autres fonctions de la société commerciale ?
17-Comment pourrait-on améliorer la fonction achat pour qu’elle soit encore plus efficace ?
18-Pouvez-vous décrire en quelques mots le cycle achat-fournisseur ?
19-En quoi ce cycle achat-fournisseur pourrait-il être stratégique pour l’entreprise ?
20-La performance professionnelle des acheteurs auraient-elles des effets sur l’efficacité de ce service ?
21-Quelle qualité/diplôme/qualification pensez-vous être un atout pour les acheteurs donc un atout pour la fonction achat ?
22-Quelles sont les recommandations que vous proposez par rapport à la mise en place de la fonction achat et par rapport à l’optimisation de celle-ci
ANNEXE 2

Source : www.decision-achats.ft/Thematique/process-outils-1037/Breves/Les-ces-cartographier-ses-achats–261067.htm#DZL3JCwBA0vfTLZd.97

ANNEXE 3
Analyse des ventes

Source : https://www.usinenouvelle.com/expo/medias/6/9/1/001155196.jpg
TABLE DES MATIERES

INTRODUCTION 1
PARTIE I-APPROCHE THEORIQUE ET MISE EN SITUATION SUR LA FONCTION ACHAT DANS UNE SOCIETE COMMECIALE 3
1. Définition générale de la fonction achat dans une entreprise 3
1. 1-Définitions terminologiques 3
1. 2-Définitions selon les auteurs 5
1. 3-Importance et évolution de la fonction achat 7
2. La fonction achat en littérature : Revue de littérature 9
2. 1-Influence de la tendance du marché 10
2. 2-Importance de la relation avec les fournisseurs 10
2. 3-Le cycle achat-fournisseur 11
3. Missions de la fonction achat 11
3. 1-De la relation externe de l’entreprise 12
3. 2-Fonctionnement du cycle achat-fournisseur 13
3. 3-Aspect comptable de la fonction achat 14
4. Achat et stratégie 15
4. 1-Organisation de la fonction : acheteurs professionnels 16
4. 2-Du contrôle interne du cycle achat-fournisseur comme stratégie 22
4. 3-La rationalisation des achats dans l’entreprise, stratégie économique 24
PARTIE II-ENJEUX DU CYCLE ACHAT-FOURNISSEUR DANS UNE ENTREPRISE : ETUDE EMPIRIQUE 31
1. La démarche d’audit de la fonction achat (choisir une entreprise spécifique pour l’étude) 31
1. 1-Présentation de l’entreprise 31
1. 2-Présentation de la fonction achat dans l’entreprise 31
2. Le cycle achat-fournisseur dans la pratique 33
2. 1-De la méthodologie 33
2. 2-Importance et résultats du cycle achat-fournisseur dans une entreprise 45
PARTIE III-AUDIT DU CYCLE ACHAT-FOURNISSEUR, LES PRECONISATIONS 49
1. Interprétation synthétique des résultats de l’enquête terrain 49
2. Recommandation quant à la fonction achat 49
2. 1-Focus sur la fonction achat d’aujourd’hui 50
2. 2-Maitrise des procédures internes 51
3. Comment assurer un audit efficace de la fonction achat et du cycle achat-fournisseur ? 53
3. 1-L’audit de la fonction achat 54
3. 2-Les méthodes d’évaluation de la fonction achats 54
3. 3-Dispositifs de mesure de l’efficacité de la fonction 57
3. 4-Qui sont concernés par l’audit ? 59
3. 5-La norme ISO 19011 61
CONCLUSION 63
REFERENCES BIBLIOGRAPHQUES 65
ANNEXES I
ANNEXE 1 I
ANNEXE 2 III
ANNEXE 3 IV
TABLE DES MATIERES 56