La simplification de la fiche de paie : Une amélioration pour les salariés et les entreprises
- La nécessité de simplification de la fiche de paie et les mesures législatives. 6
- Les mesures législatives relatives à la fiche de paie. 6
- Les causes de la simplification de la fiche de paie. 7
- La démarche de simplification de la fiche de paie. 10
- La mise en œuvre de la DSN et la place de l’État. 10
- Les nouvelles informations contenues dans le bulletin de paie simplifié. 12
- Présentation du bulletin de paie simplifié. 14
- La compréhension et la lisibilité. 15
- La facilité des procédures. 16
- La transparence et la sécurité : une assurance pour le salarié. 17
- Les retours d’enquêtes des parties prenantes (salarié/gestionnaire de paie). 18
- Présentation globale des résultats d’enquêtes. 20
- Le point de vue des salariés, à ne pas négliger. 24
Partie III. L’avenir du salarié et de l’entreprise : une belle perspective. 28
- Les améliorations attendues. 29
- Les lignes regroupées pour une meilleure lecture. 29
- Une maquette simplifiée. 30
- Les impacts du nouveau système. 30
- La limitation des coûts de transaction et les économies. 31
- La dématérialisation du bulletin de paie vue par les spécialistes. 31
La simplification de la fiche de paie est une démarche rénovatrice, car elle devrait permettre une amélioration de la vie de l’entreprise, et surtout des salariés. En effet, la présentation de ce document suivant le système traditionnel entraine pour les employés de la confusion et de l’incompréhension, à la fin du mois et particulièrement lors de la paie. Cette situation ne cesse de hanter le travailleur qui ne trouve pas satisfaction dans un « papier » qui, pourtant, a toute sa valeur.
Dans le cadre de son programme de simplification, le gouvernement a publié des 200 mesures destinées à simplifier la vie quotidienne des Français et des entreprises en 2014. À la vue des 50 premières mesures[1], les salariés se trouvent tant dans la joie que dans le questionnement, du fait que des dispositions relatives à la simplification de la fiche de paie ont été prévues. Cette simplification vise principalement une meilleure compréhension des charges qui pèsent mensuellement sur le travailleur, via des détails et de nouveaux entrants. De plus, la fiche de paie est, de nos jours, un élément essentiel dans la vie de tous les jours, à la banque comme chez l’assureur. Il est alors primordial de saisir et d’interpréter tous les éléments qui le constituent. Il convient de préciser que les cotisations patronales n’en feraient plus partie selon ces mesures.
Se perdant ainsi dans toutes les charges qui y figurent, sans savoir ce qu’il en est vraiment, entre les charges fiscales, les charges patronales, les charges sociales, et aussi l’impôt sur le revenu, la question demeure toujours : « Est-ce que la mise en place du bulletin de paie simplifié en permettra une meilleure compréhension pour les salariés? »
Mentionner les cotisations patronales sur les bulletins mensuels n’était pas jusque alors obligatoire. Cela dépendait de l’employeur, sous certaines conditions, notamment lorsque ce dernier choisit de ne pas faire apparaitre ces informations sur la fiche de paie, il est tenu de remettre au salarié un document récapitulant le montant des cotisations annuelles versées. Suivant ce constat, il a été relevé que l’ancienne version de la fiche de paie comporte des mentions considérées comme inutiles, étant donné l’incompréhension qu’elles suscitent. Ces faits mettent alors en évidence la nécessité d’une harmonisation, et l’effort d’une simplification se présenterait comme une belle initiative, afin de permettre une facilité de lecture du document, notamment en ce qui concerne les charges, ou encore les cotisations pro-fiscaux. Dans cette optique de simplification, les intitulés suivront également une norme légale. Mais ces nouveaux principes de présentation de toutes ses charges dans la fiche de paie permettront-ils aux salariés une meilleure compréhension ?
Se basant sur la nécessité pour l’employeur de disposer d’un modèle-type de fiche de paie et de pouvoir alléger certaines tâches liées à sa préparation, il a été jugé opportun de prendre en considération les apports de cette simplification pour l’employé.
Les hypothèses sont nombreuses. Nous n’en retiendrons que trois, car elles sont les plus pertinentes. D’abord, la simplification entraînerait une meilleure compréhension du bulletin de paie pour le salarié. Ensuite, elle faciliterait certaines procédures. Enfin, elle garantirait une transparence dans les comptes de la société, ainsi qu’envers les salariés.
Pour pouvoir vérifier ces hypothèses, nous allons baser notre étude sur des théories en la matière. Et avec une étude sur terrain, nous allons procéder à une exploration du sujet dans le milieu réel. Pour cela, un questionnaire a été dressé et envoyé vers nos cibles pour consultation et pour prendre leurs avis sur la simplification du bulletin de paie. À cela s’ajoute un mini-guide d’entretien, où les réponses seront plus subjectives, ce qui permettra une approche plus personnalisée du sujet et en donnera une valeur ajoutée. À la fin, nous analyserons toutes ces données qui feront également l’objet d’une comparaison. Nous aurons ainsi l’occasion de confronter nos hypothèses de recherches avec les faits réels vécus par nos enquêtés, via les données collectées sur le terrain. De même, quelques perspectives, toujours sur base des enquêtes, seront présentées.
Annonce du plan
Nous allons pouvoir donner plus de détails dans le développement qui suit. Dans un premier temps, nous procèderons à l’analyse technique du bulletin de paie traditionnel. Cette démarche a pour objectif d’appréhender ses complexités, et de mettre en exergue la nécessité de procéder à une simplification. Dans un second temps, nous exposerons les enquêtes réalisées auprès des parties prenantes (salariés et gestionnaires de paie) en ce qui concerne cette simplification. Enfin nous nous attèlerons à la présentation des perspectives liées à cette démarche.
Partie I. Analyse technique du bulletin de paie traditionnel : ses complexités et la nécessité de simplification
La simplification de la fiche de paie est un sujet qui se trouve au centre des préoccupations des entreprises et des salariés ces dernières années. La démarche de simplification a déjà été entreprise par l’État français depuis l’année 2016. Ainsi, il convient d’observer les efforts entrepris afin de faciliter la lecture et la compréhension du bulletin de paie.
Au niveau législatif, différents textes mettent en évidence les démarches réalisées en matière de simplification de la fiche de paie. Pour mieux appréhender le contexte, nous avons jugé opportun de présenter les principaux textes législatifs relatifs au sujet, avant de procéder à l’analyse des causes de la simplification.
- La loi n° 98-546 du 2 juillet 1988 portant diverses dispositions d’ordre économique et financier
À l’article 8 de son titre Ier, cette loi accorde aux entreprises la possibilité de remplacer la mention des cotisations patronales dans les bulletins de paie par un récapitulatif qui est remis annuellement à l’employé. Cette mesure est prise en vue de permettre à ce dernier une meilleure compréhension des informations contenues dans sa fiche de paie, ainsi qu’une meilleure visibilité en ce qui concerne les montants représentant réellement les résultats de ses efforts. Cependant, cette disposition ne faisant pas l’objet d’une obligation, certaines entreprises ne la mettent pas en application.
- Le décret n° 2005-239 du 14 mars portant simplification de diverses dispositions dans les domaines du travail, de l’emploi et de la formation professionnelle et modifiant le code du travail
L’article 2 du décret autorise une nouvelle pratique destinée à simplifier la présentation de la fiche de paie. Elle consiste à regrouper les cotisations et les contributions salariales qui sont mentionnées dans le bulletin de paie dans une même ligne. Ainsi, les entreprises qui choisissent de mentionner quand même ces éléments dans la fiche de paie ont la possibilité d’appliquer cette disposition. Mais une fois encore, cette dernière ne représente pas une obligation pour les entreprises.
- Circulaire du 30 juin 2005 relative à la simplification du bulletin de paie
Cette circulaire se présente comme le fondement de la simplification du bulletin de paie. En effet, elle apporte des précisions quant aux objectifs de la simplification du bulletin de paie, et aux principes proposés pour une présentation simplifiée du bulletin de paie. La simplification abordée concerne les parties les plus complexes de la fiche de paie, notamment celles comportant les différents prélèvements en matière sociale et fiscale. Ainsi, chaque organisme collecteur et assiette seront présentés sur une même ligne. Toutefois, afin de permettre au salarié de disposer d’une information détaillée en ce qui concerne les prélèvements qui sont effectués, les précisions relatives à chaque ligne peuvent être affichées au pied de la fiche de paie. Ces dispositions sont également facultatives pour les entreprises.
Nous allons maintenant nous intéresser aux causes institutionnelles de la simplification avant d’entamer le point sur le contenu du bulletin de paie.
Les faits qui mettent en évidence la nécessité de simplifier le bulletin de paie sont divers, comme ils sont présentés ci-après.
- D’un point de vue législatif
Lors de l’établissement du bulletin de paie, les entreprises se réfèrent principalement aux textes de loi, et plus précisément l’article L3243-2 du code du travail français. Ce dernier impose aux employeurs de transcrire par écrit la paie de ses employés. Cet écrit servira de justificatif du salaire net perçu par ces derniers, c’est la fiche de paie. Elle devrait avoir pour rôle la compréhension de son salaire, car elle ferait mention de toutes les charges et cotisations auxquelles le salarié est assujetti. Il devrait également s’y trouver tous les impôts, sans en spécifier les branchements. Ainsi, ce document tient sa place dans les conditions légales de travail puisqu’il reste une attestation de revenu obligatoire.
- Du point de vue de l’État et des entreprises
L’obligation d’établir une fiche de paie suivant les dispositions de l’article L3243-2 du code du travail relève également de la nécessité pour l’État et les entreprises de prouver la régularité et la transparence des comptes. En effet, la rémunération du salarié et les charges y afférentes font partie des éléments à prendre en compte lors de la présentation des comptes. À partir du bulletin de paie, les auditeurs peuvent vérifier que les calculs des charges et cotisations sociales sont exacts.
- D’un point de vue international
Suite à une étude comparative réalisée a permis de mettre en évidence le fait que la fiche de paie française comporte plus de lignes que celle des autres pays tels que l’Allemagne, les États-Unis, ou encore la Chine[2]. Le graphique ci-après illustre cette comparaison.
Graphique 1 : Nombre de lignes dans une fiche de paie par pays (La Croix)
- D’un point de vue comptable et professionnel
Dans le cadre de la comptabilité, les experts-comptables de l’État, ainsi que les éditeurs de logiciels ont constaté davantage de complexité dans la fiche de paie. Une telle situation peut provoquer des irrégularités ou des problèmes de compréhension à leur niveau également.
Ainsi, différents acteurs sont concernés par la nécessité de simplification de la fiche de paie, notamment les salariés, l’État, les entreprises, ainsi que certaines professions directement liées au monde de la comptabilité. À grande échelle, cette complexité que présente le bulletin de paie français peut entrainer un dysfonctionnement du système de paie en général. Dans l’intérêt de toutes ces entités, il est raisonnable de simplifier la fiche de paie. Toutefois, il est important d’y mentionner toutes les données relatives au salaire brut et net.
Dans cette optique de simplification de la vie des entreprises et des salariés, la Déclaration sociale nominative (DSN) a été initiée et mise en œuvre. Elle constitue une démarche vers la simplification de la fiche de paie. Dans ce chapitre, seront abordées cette mise en œuvre et les nouvelles informations devant apparaitre dans le nouveau bulletin de paie.
Issue des dispositions de la loi n° 2012-387 du 22 mars 2012 relative à la simplification du droit et à l’allègement des démarches administratives, la DSN accorde à l’entreprise la possibilité pour les entreprises de transmettre en une seule fois et de manière mensuelle la majorité de ses déclarations sociales, qu’elles soient périodiques ou événementielles[3]. La majorité de ces données sont issues du logiciel de paie de l’entreprise.
La mise en œuvre de la DSN se présente alors comme une mesure destinée à faciliter les obligations déclaratives de l’entreprise. En effet, les tâches administratives dans le cadre de cette obligation sont nombreuses :
- Établissement des déclarations sociales pour chaque organisme de protection sociale et chaque administration concernées.
- Vérification de la conformité de chaque déclaration aux exigences de l’organisme concerné.
- Envoi de ces déclarations aux différents organismes.
La complexité réside surtout au niveau du nombre de déclarations à envoyer. De plus, les éléments à déclarer sont presque les mêmes (nombre et mouvements des employés, durée de travail…), et chaque organisme impose ses propres exigences (présentation des données, échéances…).
Or, ces déclarations sont importantes pour les salariés du fait qu’elles garantissent le financement de la protection sociale d’une part, et leur accorde la possibilité d’exercer leur droit[4] d’une autre. Une erreur identifiée au niveau de ces déclarations, compte tenu des difficultés lors de la préparation des données et des vérifications, peut alors impacter sur la prise en compte des droits des collaborateurs et entrainer pour l’entreprise des charges supplémentaires.
Grâce à la DSN, l’entreprise ne procède plus à des déclarations multiples, d’autant plus que le concept de déclarations sociales n’est plus valable. Désormais, un flux unique de données sera à transmettre : celles en provenance du logiciel de paie. Cette disposition est avantageuse, tant pour l’entreprise que pour le salarié :
- Au niveau de l’entreprise : elle peut se focaliser sur le traitement d’un seul flux de données sans avoir à faire des envois et des vérifications multiples. Le risque d’erreur est alors faible.
- Au niveau du salarié : le risque d’erreur étant faible, il peut s’assurer d’exercer correctement ses droits.
La mise en œuvre de la DSN est réalisée suivant trois phases, comme il est schématisé ci-après.
| Phases | Description |
| Phase de démarrage (1er trimestre 2013) | · Mise au point technique du dispositif avant utilisation
· Déclarations concernées : attestations de salaire, attestations d’employeur, déclarations mensuelles de mouvements de main d’œuvre[5] (ou enquête mensuelle de mouvements de main d’œuvre[6]), formulaires de radiation |
| Deuxième phase
(2nd semestre 2014) |
· Élargissement au périmètre des déclarations de paiement des cotisations sociales
· Réalisation de la DSN par les employeurs : obligation fixée par le décret du 24 septembre 2014) |
| Troisième phase
(Automne 2016) |
· Remplacement des déclarations de cotisations à la MSA et des organismes complémentaires retraite, santé et prévoyance par la DSN
· Substitution de la DADS-U et autres déclarations spécifiques · Engagement de la phase pilote de test · Passage progressif à la DSN |
Graphique 2 : Démarche de mise en œuvre de la DSN (GIP-MDS)
En ce qui concerne la place de l’État, seules les données issues de la DSN transmise mensuellement par les entreprises feront l’objet d’une conservation et seront traitées par les organismes de base et les services étatiques. L’État ne considérera alors que les données de la DSN lors de l’alimentation des données du ministère du Travail.
Pour mieux comprendre l’intérêt de la simplification de la fiche de paie, il convient d’analyser les nouvelles informations contenues dans le bulletin de paie simplifié. Dans le but de mettre en évidence ces informations, une étude comparative entre l’ancienne version de la fiche de paie et la nouvelle sera présentée.
| Fiche de paie (ancienne version) | Fiche de paie simplifiée |
| · Employeur
o Nom, adresse, n° de SIRET, code APE/NAF · Salarié o Nom, emploi occupé, position dans la classification de la convention collective · Régime général et convention collective applicable · Salaire de base brut o Taux normal, nombre d’heures de travail payées au taux normal, heures supplémentaires majorées, différentes primes et indemnités · Pour les salariés rémunérés sur la base d’un forfait : nature et volume du forfait · Cotisations déductibles du salaire o CSG, CRDS, assurance maladie, assurance vieillesse, assurance chômage, retraite complémentaire · Sommes non soumises aux cotisations · Salaire net à payer · Date de paiement · Congés payés pris pendant la période et le montant correspondant · Repos compensateurs acquis pendant la période · Montant pris en charge au titre des frais de transport · Montant de la réduction de cotisations salariales sur les heures supplémentaires ou complémentaires effectuées par le salarié · Indication de la conservation du bulletin de salaire |
· Identité de l’employeur
· Identité du salarié · Intitulé de la convention applicable · Période et nombre d’heures de travail o Distinction entre heures au taux normal et heures supplémentaires o Mention de la nature et du volume du forfait pour les salariés au forfait · Dates de congés · Rémunération brute · Nature et montant des « accessoires de salaire » · Montant, assiette et taux des cotisations et contributions sociales · Nature et montant des autres versements et retenues · Rémunération nette · Date de paiement · Montant total versé par l’employeur · Montant des exonérations · Mention de la rubrique dédiée au bulletin de paie · Mention indiquant que le bulletin de paie doit être conservé sans limitation de durée |
Graphique 3 : Informations contenues dans la fiche de paie (Portail de l’Économie, des Finances, de l’Action et des Comptes publics[7])
Grâce à la simplification de la fiche de paie, une réduction d’environ 15 lignes a été réalisée. Les cotisations salariales ont été réparties en Santé, Famille, Retraite. Les cotisations patronales ne sont plus mentionnées dans le document. Toutefois, les charges sociales y figurent. Pour permettre une meilleure compréhension de la fiche de paie par le salarié, le salaire de base, le salaire brut et le salaire net sont indiqués de manière précise. La nouvelle version du bulletin de paie est présentée à l’annexe 1.
Partie II. L’intérêt du salarié dans le nouveau système : enquête sur le bulletin de paie simplifié
La simplification du bulletin de paie a été réalisée dans l’objectif de satisfaire les entreprises, mais surtout le salarié. Cette seconde partie est de ce fait consacrée à l’analyse des avantages que présente la nouvelle version de la fiche de paie pour le travailleur.
Dans le cadre de la présentation du bulletin de paie simplifié, les points suivants seront abordés : la compréhension et la lisibilité, la facilité des procédures, et la transparence et la sécurité.
Dans le but d’accorder une meilleure compréhension et lisibilité du bulletin de paie, deux textes ont été publiés dans le Journal Officiel du 26 février 2016 sur la simplification du bulletin de paie :
- Le décret n° 2016-190 du 25 février 2016 relatif aux mentions figurant sur le bulletin de paie.
- L’arrêté du 25 février 2016 fixant les libellés, l’ordre et le regroupement des informations figurant sur le bulletin de paie mentionnées à l’article R3243-2 du code du travail.
- Le décret n° 2016-190 du 25 février 2016
Il s’agit d’un décret qui est destiné aux employeurs et employés du droit privé. Afin de procurer une meilleure compréhension et lisibilité de la fiche de paie, ce décret préconise la mise en place d’un référentiel visant à améliorer au mieux possible toutes les lignes qui se trouvent dans le document.
En ce qui concerne les informations contenues dans le bulletin de paie qui ont été simplifiées à travers :
- La suppression de la référence à l’organisme auquel l’entreprise est tenue de verser les cotisations en matière de sécurité sociale.
- Le regroupement des lignes de cotisation de protection sociale, et ce, en fonction du risque couvert.
- Le regroupement des autres contributions qui relèvent de l’entreprise. Elles sont désormais présentées sur une même ligne.
Par ailleurs, ce décret stipule que chaque fiche de paie doit désormais renseigner le salarié sur le coût du travail. Pour ce faire, il convient d’indiquer la somme et le montant des éléments suivants :
- Le salaire brut.
- Les cotisations de l’employeur.
- Les allègements financés par l’État et impactant sur les cotisations sociales.
- L’arrêté du 25 février 2016
L’arrêté a été élaboré en vue de déterminer les libellés, l’ordre et le regroupement des informations qui figurent sur la fiche de paie. Dans ce contexte, il apporte des précisions (article 3) sur la rubrique « Autres contributions dues par l’employeur ». Celle-ci rassemble alors toutes les contributions qui sont uniquement dues par l’entreprise :
- Versement transport.
- Contribution au Fonds national d’aide au logement.
- Contribution solidarité autonome.
- Forfait social.
- Taxe d’apprentissage.
- Contribution patronale au financement des organisations syndicales.
La simplification de la présentation de la fiche de paie ne se limite pas uniquement à rendre le document compréhensible et lisible par le salarié. En effet, il permet aussi de faciliter la vie de l’entreprise, et ce, à travers une facilitation des procédures. Cette démarche est initiée par la mise en place de la DSN dont les avantages sont aussi nombreux tant pour les entreprises que pour les salariés et les organismes de protection sociale.
| Acteurs concernés | Avantages en termes de procédures |
| L’entreprise | · Gain de temps et par conséquent de productivité
· Sécurisation des démarches · Sécurisation des données de la paie · Plus grande fiabilité des données · Suivi facilitée |
| Le salarié | · Plus grande efficacité (rapidité dans les différents calculs)
· Simplification des démarches (en cas de changement de situation) · Facilitation de la portabilité des droits · Plus grande garantie de confidentialité |
| L’organisme de protection sociale | · Possibilité de mutualisation de la collecte et du partage des données
· Meilleure sécurisation |
Graphique 4 : Avantages de la simplification pour les acteurs (GIP-MDS)
Compte tenu du fait que la fiche de paie simplifiée accorde plus de lisibilité et de pédagogie, elle met le salarié en assurance. Le fait que les données de la DSN sont issues du logiciel de paie de l’entreprise, le salarié prend conscience du fait que les données qui sont mentionnées dans sa fiche de paie sont en cohérence avec les données relatives aux diverses déclarations sociales.
Une telle initiative met ainsi en évidence l’existence d’une transparence de l’entreprise envers le salarié, les organismes de protection sociaux, et l’État. Les mesures ayant été définies de sorte d’améliorer et faciliter les procédures de l’entreprise, le risque d’erreur dans le bulletin de paie demeure faible, ce qui permet une certaine sécurité.
Un tel dispositif est ainsi destiné à améliorer la compréhension, la lisibilité, les procédures, la transparence et la sécurité que présente le bulletin de paie. D’autant plus que les caractéristiques suivantes ont toujours été reprochées à l’ancienne version de la fiche de paie[8] :
- Accumulation de mentions et d’intitulés.
- Absence de clarté et d’harmonisation.
- Informations trop nombreuses.
- Incompréhension au niveau des calculs.
L’objectif du travail étant d’appréhender l’intérêt de la simplification de la fiche de paie, il a été considéré comme nécessaire de réaliser une étude de terrain auprès des parties prenantes, notamment le salarié et le gestionnaire de paie. Dans ce contexte, une enquête a été réalisée auprès de 30 individus (salariés et gestionnaires de paie) de 5 entreprises différentes.
- Rappel des hypothèses
En réponse à l’objectif mentionné ci-dessus, trois hypothèses ont été avancées :
- Première hypothèse : La simplification de la fiche de paie entraine une meilleure compréhension du document pour le salarié.
- Deuxième hypothèse : la simplification de la fiche de paie facilite certaines procédures pour le gestionnaire de paie.
- Troisième hypothèse : la simplification de la fiche de paie garantit une transparence dans les comptes de la société, ainsi qu’envers les salariés.
- Présentation de la démarche
La simplification de la fiche de paie étant un sujet qui concerne toutes les entreprises françaises ayant au moins 300 salariés, il a été jugé opportun de s’intéresser uniquement à ces structures. Cependant, l’enquête ne s’est portée sur aucun secteur d’activité spécifique. Le tableau ci-après récapitule ainsi les acteurs ayant fait l’objet de l’étude.
| Entreprises | Secteurs d’activité | Personnes enquêtées |
| 1 | Télécommunication | · 1 gestionnaire de paie
· 5 salariés (2 cadres et 3 non cadres) |
| 2 | Transport | · 1 gestionnaire de paie
· 5 salariés (2 cadres et 3 non cadres) |
| 3 | Informatique | · 1 gestionnaire de paie
· 5 salariés (2 cadres et 3 non cadres) |
| 4 | Grande distribution | · 1 gestionnaire de paie
· 5 salariés (2 cadres et 3 non cadres) |
| 5 | Industrie alimentaire | · 1 gestionnaire de paie
· 5 salariés (2 cadres et 3 non cadres) |
Graphique 5 : Acteurs ayant fait l’objet de l’enquête (L’auteur)
Un questionnaire a ainsi été envoyé à chacun de ces acteurs. Afin d’obtenir leurs avis exacts sur la simplification de la fiche de paie, des questions fermées leur ont été adressées. Le questionnaire est ainsi constitué de questions à choix multiples. Les répondeurs ont toutefois la possibilité d’exprimer d’autres avis en cochant la case « Autres ».
Les principaux points évoqués dans le cadre de l’enquête sont alors les suivants :
- La prise de connaissance de la simplification.
- L’application de la démarche de simplification.
- Les avantages de la simplification.
- Les inconvénients de la simplification.
- La nécessité de la simplification.
- La nécessité d’une amélioration.
Le questionnaire est proposé à l’annexe 2.
Dans cette section, les résultats seront présentés de manière globale. Ainsi, les avis des gestionnaires de paie seront traités avec ceux des salariés. Cette démarche est réalisée en vue d’obtenir un point de vue général sur le sujet.
- La prise de connaissance de la simplification
La simplification de la fiche de paie représentant une obligation pour les entreprises concernées[9], toutes les personnes questionnées ont admis connaitre le dispositif.
Graphique 6 : Prise de connaissance de la simplification (Résultats de l’enquête)
- L’application de la démarche de simplification
De même en ce qui concerne l’établissement d’une fiche de paie simplifiée, toutes les entreprises concernées par l’étude ont entrepris cette démarche.
Graphique 7 : Application de la démarche de simplification (Résultats de l’enquête)
- Les avantages de la simplification
Pour les parties prenantes, la simplification de la fiche de paie a pour principal avantage une meilleure lisibilité (97%), puis une meilleure compréhension (87%) et une meilleure transparence (77%). 10% des acteurs estiment également que cette simplification augmente la confiance entre l’employeur et le salarié, et améliore leur relation et communication.
Graphique 8 : Avantages de la simplification (Résultats de l’enquête)
- Les inconvénients de la simplification
En ce qui concerne les inconvénients de la fiche de paie simplifiée, les avis sont plutôt partagés, comme l’expose le graphique ci-après.
Graphique 9 : Inconvénients de la simplification (Résultats de l’enquête)
Ainsi, 53% des personnes enquêtées ont évoqué les points suivants comme inconvénients de la simplification du bulletin de paie : l’incompréhension au niveau de certains éléments de la fiche de paie, une structure améliorée mais pas suffisamment, l’insuffisance de temps en matière de mise en œuvre, et l’insuffisance d’accompagnement dans la démarche.
- La nécessité de la simplification
Quant à l’appréciation de la nécessité de la simplification de la fiche de paie, il a été constaté que la majorité des acteurs le confirme (83%). Un faible effectif ne l’a pas jugée nécessaire (7%) tandis qu’une autre partie (10%) s’est abstenue de donner un avis concret.
.
Graphique 10 : Nécessité de la simplification (Résultats de l’enquête)
- La nécessité d’une amélioration
Plus de la moitié des personnes enquêtées (57%) trouve la simplification de la fiche de paie satisfaisante, alors qu’environ le tiers (30%) estime que des améliorations doivent être apportées. 13% d’entre elles n’ont pas donné d’avis sur le sujet.
Graphique 11 : Nécessité d’une amélioration (Résultats de l’enquête)
Concernant les points à améliorer selon les acteurs questionnés, ils se portent notamment sur :
- Une proposition de maquette simplifiée.
- Une amélioration au niveau du système de cotisation français.
Comme les salariés sont les premiers concernés par le bulletin de paie, du fait que ce document reflète les efforts qu’ils ont entrepris, la prise de connaissance de leur point de vue se présente comme indispensable. Si la présentation globale des résultats permet de comprendre le contexte de la simplification de la fiche de paie au sein des entreprises, la distinction des résultats des salariés offre la possibilité de mieux cerner la nécessité de cette simplification.
Effectivement, la fiche de paie est un document individuel qui retrace tous les travaux réalisés par le salarié durant le mois, et par conséquent représente ce qu’il a gagné en contrepartie de ses efforts. Il est ainsi important de le mettre en valeur dans un tel contexte. C’est pour cette raison que son avis sera présenté dans cette section.
- La prise de connaissance de la simplification
Il va sans dire que tous les salariés ayant fait l’objet de l’enquête ont pris connaissance de la simplification de la fiche de paie. De plus, il s’agit d’une mesure qu’ils ont tant attendue, face aux difficultés relatives à la lecture et la compréhension de la version précédente. Cette situation a d’ailleurs fait l’objet de différents débats au niveau des travailleurs. Ces derniers n’ont pas hésité à faire part de leur inquiétude au niveau des délégués du personnel ou encore de l’administration de l’entreprise.
- L’application de la démarche de simplification
Chaque salarié enquêté a également vu son bulletin de paie remanié. Ce qui n’est en réalité pas une grande surprise vue la médiatisation du sujet. Au sein des entreprises, la communication de cette nouvelle pratique a été effectuée de manière organisée et rapide, ce qui a permis aux employés de se tenir prêt quant à la réception de cette nouvelle forme de fiche de paie.
- Les avantages de la simplification
Au niveau des salariés, les avantages de la simplification se présentent comme suit :
Graphique 12 : Avantages de la simplification pour les salariés (Résultats de l’enquête)
Ainsi, pour les salariés questionnés, la simplification de la fiche de paie leur a accordé une meilleure visibilité (96%), une meilleure compréhension (84%), une meilleure transparence (76%), une amélioration des procédures, notamment en ce qui concerne l’exercice de leurs droits (60%), et une meilleure sécurité (44%).
Pour 12% des employés, cette simplification se présente également comme une opportunité pour mieux comprendre l’entreprise et la législation sociale, étant donné qu’ils ont pu réaliser les charges sociales de l’entreprise ainsi que les exigences des organismes sociaux.
- Les inconvénients de la simplification
En matière d’inconvénients, 16% des salariés trouvent que la simplification ne leur permet pas suffisamment de comprendre leur fiche de paie. 32% déclarent encore avoir des difficultés en ce qui concerne les procédures relatives à l’application de leurs droits.
Graphique 13 : Inconvénients de la simplification pour les salariés (Résultats de l’enquête)
Pour plus de la moitié des salariés étudiés, les inconvénients de cette simplification se portent sur d’autres points, notamment :
- L’insuffisance en matière de communication sur la nouvelle fiche de paie.
- L’insuffisance des détails et d’information en matière de cotisation salariale.
- L’insuffisance d’accompagnement en matière de procédures.
En réalité, ces inconvénients ne se portent pas directement sur la fiche de paie en elle-même, mais sur les éléments relatifs à la cotisation sociale présentés dans le document.
- La nécessité de la simplification et d’une amélioration
Une grande majorité des salariés (88%) admettent la nécessité de la simplification de la fiche de paie, tandis que le reste n’a pas émis d’opinion sur le sujet.
Graphique 14 : Nécessité de la simplification pour les salariés (Résultats de l’enquête)
Par ailleurs, 68% des salariés se sentent satisfaits de cette nouvelle version de la fiche de paie. 16% n’ont pas donné leur point de vue, et 16% pensent qu’une meilleure explication de certains éléments relatifs aux cotisations sociales pourrait encore améliorer leur compréhension.
Partie III. L’avenir du salarié et de l’entreprise : une belle perspective
Suite à ces études réalisées, il est mis en évidence que :
- La simplification de la fiche de paie accorde une meilleure compréhension du document par les salariés dans 84%[10] des cas. Ce qui permet de confirmer la première hypothèse, tout en la nuançant, car 16% des salariés y trouvent encore quelques incompréhensions.
- Cette démarche entraine également la facilitation de certaines procédures tant pour les gestionnaires de paie que pour les salariés, ce qui confirme la seconde hypothèse.
- La simplification garantit aussi la transparence dans les comptes de l’entreprise et envers les salariés vu que ces derniers sont de plus en plus confiants et se sentent en sécurité suite à l’application de ce dispositif. La dernière hypothèse est alors confirmée.
Il a cependant été identifié que des améliorations sont nécessaires et exprimées par les parties prenantes. Elles se portent d’une part sur le système de cotisation français, et d’autre part sur la mise en place d’une maquette simplifiée.
L’enquête réalisée auprès des salariés d’entreprises et gestionnaires de paie a mis en exergue le fait que la simplification de la présentation du bulletin de paie a permis une meilleure compréhension du document. Pourtant, certaines parties ne sont pas encore assez claires, notamment en ce qui concerne la ligne des cotisations sociales.
Bien que les informations et les calculs qui sont affichés dans le document soient assez clairs et compréhensibles, les difficultés se portent surtout au niveau de la compréhension de chaque élément constituant ces charges sociales. Cette situation concerne tant les salariés que les gestionnaires de paie, et s’explique par la complexité du système de cotisation sociale français.
En effet, dans l’Hexagone, les cotisations sociales comptent parmi les plus importantes sur le plan mondial[11], soit environ 80% du régime général avec des cotisations patronales allant jusqu’à 51% du salaire brut, et des cotisations salariales atteignant 25% du salaire brut. Ainsi, le salarié est amené à se demander dans quels organismes sont réparties ces charges.
Mais les difficultés se font aussi sentir au niveau de l’entreprise qui est amenée à gérer le paiement de ces cotisations auprès des divers organismes concernés. C’est dans ce contexte qu’est née l’idée de proposer des améliorations au niveau du système français de cotisation sociale. Dans la même optique que la DSN, il serait intéressant de proposer une démarche permettant d’uniformiser et de centraliser toutes ces cotisations. L’objectif étant de permettre une meilleure gestion au niveau des entreprises et une meilleure compréhension pour les salariés.
À l’issue de cette première proposition d’amélioration, les gestionnaires de paie s’attendent pareillement à ce qu’une maquette simplifiée de la fiche de paie soit élaborée. Dans le cadre de la simplification du bulletin de paie, des directives ont été données aux entreprises en ce qui concerne les informations qui doivent y apparaitre et sa structure. Cependant, aucune indication précise n’a été donnée en ce qui concerne la présentation exacte de la fiche de paie simplifiée.
Chaque entreprise s’est ainsi organisée afin de pouvoir émettre des bulletins de paie répondant aux exigences des différents textes y afférents. D’où la nécessité d’uniformiser les pratiques en mettant en place une maquette simplifiée à partir de laquelle ces sociétés pourront paramétrer leur logiciel de paie.
Outre ses impacts sur le salarié et l’entreprise, la simplification de la présentation de la fiche de paie a également des impacts sur le plan financier et technologique. Dans un premier temps, le nouveau système a permis la réalisation d’une certaine économie. Dans un second temps, elle offre une possibilité de dématérialisation du bulletin de paie.
La simplification de la fiche de paie permet à l’entreprise de limiter les coûts de la transaction, et par conséquent de réaliser des économies. Selon les estimations du gouvernement[12], le coût d’un bulletin de paie pour une société varie entre 17,50 euros et 33 euros. Grâce à la mesure de simplification, il est possible de réaliser une économie d’environ 5,50 euros, le coût du bulletin de paie simplifié ne devant pas excéder les 12 euros. Toujours selon les prévisions de l’État, une économie totale de 2,4 milliards d’euros serait prévue dans le cadre de la simplification.
La dématérialisation du bulletin de paie est issue de deux principaux textes, à savoir :
- La loi n° 2009-526 du 12 mai 2009 de simplification et de clarification du droit et d’allègement des procédures.
- Le décret n° 2016-1762 du 16 décembre 2016 relatif à la dématérialisation des bulletins de paie et à leur accessibilité dans le cadre du compte personnel d’activité.
- La loi du 12 mai 2009
L’article 6 de cette loi modifie les dispositions de l’article L3243-2 du code civil en stipulant que l’employeur a la possibilité de remettre à ses employés un bulletin de paie sous forme électronique, à la condition que ces derniers lui donnent leur accord.
- Le décret du 16 décembre 2016
Il fixe les modalités de mise en œuvre de la fiche de paie électronique en y précisant les devoirs de l’entreprise, notamment :
- L’information du collaborateur sur les modalités relatives à son droit d’opposition à cette forme de présentation dématérialisée.
- La détermination des conditions dans lesquelles la fiche de paie est présentée au collaborateur.
En conclusion, la démarche de simplification de la fiche de paie est passée par plusieurs étapes avant de permettre aux entreprises et aux salariés de disposer de la forme que le document présente aujourd’hui. Une telle disposition résulte notamment de la nécessité d’amélioration et de simplification suite à différentes raisons d’ordre législatif, comptable, ou encore économique.
Différents textes règlementaires et législatifs sont alors apparus depuis l’identification du besoin d’améliorer la version du bulletin de paie des entreprises et la mise en place du projet de simplification. Les remaniements ont ainsi été réalisés de manière progressive, et chaque élément a été revu (informations contenues dans le document et leur structure).
Il a été relevé que cette mesure a permis de nombreux avantages pour les parties prenantes, tant pour les salariés que les gestionnaires de paie. Dans le cadre d’une enquête de terrain réalisée par nos propres soins, la nécessité d’une telle pratique a été mise en évidence. Malgré le fait que quelques incompréhensions ont encore été identifiées, et que des améliorations doivent encore être entreprises, nos trois hypothèses ont été confirmées :
- La simplification du bulletin de paie entraine pour le salarié une meilleure compréhension du document.
- Elle facilite également certaines procédures pour les parties prenantes.
- Elle garantit une transparence au niveau des comptes des entreprises et envers les salariés.
Si pour l’État, cette simplification a été opérée d’une certaine manière afin de permettre aux entreprises une économie au niveau des coûts du bulletin de paie, il s’avère que sa mise en place est bien plus couteuse pour ces sociétés qui estiment un surcoût de 700 millions d’euros[13]. Comment alors organiser cette démarche tout en limitant les coûts relatifs à sa mise en œuvre ?
- Castillon (2015), « La France en tête des classements sur la complexité des fiches de paie », La Croix, 27 juillet 2015.
- Chauvin (2014), « Fiche de paie simplifiée : Ce qui va changer pour les salariés et les employeurs », Capital.
- Crouzel (2015), « La France championne des cotisations sociales », Le Figaro.
- Direction de l’information légale et administrative (2017), « En quoi consiste le nouveau modèle de fiche de paie ? », Service Public Pro.
- Direction de l’information légale et administrative (2017), « Tout savoir sur le nouveau bulletin de paie, plus simple et plus compréhensible », Portail de l’Économie, des Finances, de l’Action et des Comptes publics.
- GIP-MDS (2016), La Déclaration Sociale Nominative, une réalité pour plus de 500 000 entreprises aujourd’hui, DSN, 13 pages.
- Légisocial (2017), « Bulletin de paie dématérialisé au 1er janvier 2017 : droit d’opposition et délai de conservation ».
- Lestrade (2016), Top Actuel de la Paye 2016/2017, Hachette Éducation, 64 pages.
- Mehrez (2016), « La mise en place du bulletin de paie électronique facilitée à partir du 1er janvier 2017, Éditions législatives.
- Tourny (2014), Les 50 premières mesures de simplification pour les entreprises, Conseil de la simplification pour les entreprises, 17 pages.
Annexe 1 : Modèles de fiche de paie simplifiée (Cadres et non cadres)
Annexe 2 : Questionnaire en vue d’appréhender l’intérêt de la simplification de la fiche de paie pour les parties prenantes
Annexe 1 : Modèles de fiche de paie simplifiée (Cadres et non cadres)
Annexe 2 : Questionnaire en vue d’appréhender l’intérêt de la simplification de la fiche de paie pour les parties prenantes
- Avez-vous pris connaissance de la simplification de la fiche de paie ?
- OUI
- NON
- Votre entreprise a-t-elle déjà mis en œuvre cette simplification ? En d’autres termes, vos fiches de paie sont-elles déjà simplifiées ?
- OUI
- NON
- De votre point de vue, quels sont les avantages de la simplification de la fiche de paie ? (Plusieurs réponses possibles)
- Une meilleure compréhension
- Une meilleure lisibilité
- Une amélioration des procédures
- Une meilleure transparence
- Une meilleure sécurité
- Autres : précisez…………………………………………………………………………
- De votre point de vue, quels sont les inconvénients de la simplification de la fiche de paie ? (Plusieurs réponses possibles)
- Difficulté au niveau de la procédure
- Difficulté au niveau de la compréhension
- Autres : précisez…………………………………………………………………………
- Pensez-vous d’une manière générale que la simplification a été nécessaire ?
- OUI
- NON
- Pensez-vous qu’une amélioration est encore nécessaire ?
- OUI : laquelle ?…………………………………………………………………………………………………..
- NON
[1] Tourny (2014), Les 50 premières mesures de simplification pour les entreprises, Conseil de la simplification pour les entreprises, 17 pages.
[2] Castillon (2015), « La France en tête des classements sur la complexité des fiches de paie », La Croix, 27 juillet 2015.
[3] GIP-MDS (2016), La Déclaration Sociale Nominative, une réalité pour plus de 500 000 entreprises aujourd’hui, DSN, 13 pages.
[4] Chômage, retraite…
[5] DMMO : pour les entreprises de 50 salariés et plus.
[6] EMMO : pour les entreprises de moins de 50 salariés.
[7] Direction de l’information légale et administrative (2017), « Tout savoir sur le nouveau bulletin de paie, plus simple et plus compréhensible », Portail de l’Économie, des Finances, de l’Action et des Comptes publics.
[8] Direction de l’information légale et administrative (2017), « En quoi consiste le nouveau modèle de fiche de paie ? », Service Public Pro.
[9] Pour les entreprises d’au moins 300 collaborateurs.
[10] Cf. graphique 12.
[11] Crouzel (2015), « La France championne des cotisations sociales », Le Figaro.
[12] Chauvin (2014), « Fiche de paie simplifiée : Ce qui va changer pour les salariés et les employeurs », Capital.
[13] Chauvin (2014), « Fiche de paie simplifiée : Ce qui va changer pour les salariés et les employeurs », Capital.
€24.90