INTRODUCTION

Dans une société en constante évolution, il est important pour chaque entrepreneur de pouvoir s’adapter avec son environnement. De cette manière, l’organisation y tient une place prépondérante dans la bonne marche d’une entreprise. De plus, afin d’optimiser la satisfaction du client, il est impératif de pouvoir lui fournir des services impeccables.

L’image d’une entreprise dépend essentiellement de ce que son système de communication externe montre. Mon travail est de fournir un service efficace afin que l’image de mes clients ne soit pas altérée et s’améliore. En effet, je suis gérante d’une entreprise de publicité en plein essor. Et bien que j’aime dire que mon organisation est parfaite, je dois accorder qu’une analyse de celle-ci par des outils adéquats est devenue important pour faire sortir mes faiblesses et mes atouts. De plus, je ne pense pouvoir être totalement objective. Cependant, pour le bien de l’exercice de mon activité, je dois faire une étude portant sur mon organisation.

En ce sens, cet ouvrage aura pour thème : « L’analyse de mon entreprise en mobilisant les outils de diagnostics ». Par souci d’objectivité et d’impartialité, je préfère utiliser des outils dont les valeurs et les résultats sont reconnus pour soutenir l’analyse de l’organisation de mon entreprise, plutôt que de le faire moi-même, et obtenir un résultat embelli.

Mon principal étant d’améliorer la performance de l’entreprise, je me propose d’analyser point par point les différentes parties de notre activité. Ainsi, dans un premier temps, nous verrons une brève introduction sur la situation de mon entreprise. Ensuite, dans la deuxième partie, je noterai l’analyse générale de mon entreprise. Et enfin, quelques améliorations seront proposées. Je tiens à notifier que certains de ces suggestions m’ont inspirée au cours de la rédaction de cette ouvrage, et d’autre sont déjà sur le point d’être réalisé.

 

 

1. PRESENTATION DE L’ENTREPRISE

Cette partie sera consacrée à la présentation de l’entreprise en générale. Dans un premier temps, nous aurons à parler de l’activité principale de l’entreprise. Et après, j’évoquerai certaines informations sur sa structure. Et dans un deuxième temps, je présenterai le cadre méthodologique de travail.

I.1. Activité principale

L’entreprise que nous étudierons ci-suit est la société à responsabilité limitée Tempo Publicité. Elle est sise 31 Rue d’Amsterdam, dans le 8^ème arrondissement à Paris. Nous nous sommes spécialisés en tant qu’agent de conseil en communication dans le domaine de l’édition.

I.1.1. Sa mission

Dans cette section, je vais parler d’une part de la mission de l’entreprise. La nature de notre activité y sera expliquée. Et d’autre part, je vous introduis déjà à mes obligations en tant que gérante de la société.

1. Responsabilité de l’entreprise

Fondé aux environs de 1997, Tempo Publicité a réussi à avoir sa place dans le monde de la communication. Nous nous sommes centrés sur l’édition et depuis, nous avons parmi nos clientèles plusieurs sociétés en tout genre.

Dès qu’il y a question de stratégie de communication, nous relevons le défi de conseiller et d’accompagner notre client. En ce sens, Tempo Publicité assure plusieurs missions de types :

• Annonce presses
• Affiches
• Documents d’éditions (Brochures, dépliants, mailings, dossier de presse,…)

Avec la mondialisation et l’évolution des NTIC, nous réalisons aussi :

• Sites Internet
• Webmarketing

1. Obligation personnel liée au poste

En outre, mon poste d’attachée de direction me confère plusieurs taches et responsabilités. En effet, je m’occupe du suivi de la comptabilité. Bien que cette fonction a été externalisé comme on le dit si bien : « La confiance n’exclut pas le contrôle ». Je sers de lien entre le cabinet responsable de notre comptabilité et Tempo Publicité.

En ce sens, je dois m’acquitter des suivis sur tous les travaux relatifs à la finance de l’entreprise, de l’exécution des projets d’investissement dans le respect des délais,… En outre, il est logique, que dans le même cadre de la comptabilisée, je m’occupe de l’organisation des rémunérations.

En effet, selon l’activité ou les prestations de chacun, il arrive que je charge les comptables des différents ajouts en cas de primes,… ou alors des déductions sur le salaire à cause des congés ou des avances,…

I.1.2. Sa structure

A la création de l’agence, nous n’étions que deux personnes, le gérant et moi-même. J’ai pris en charge toute la partie administrative, comptable et financière alors que lui ne s’occupait que de la partie production.

Suites à nos performances et nos contacts, l’agence s’était très rapidement développée. De ce fait, l’augmentation de la demande nous a incité à engager des collaborateurs afin d’assurer l’exécution de nos contrats.

En ce moment, l’entreprise contient 7 ressources humaines avec des rôles différents.

Comme cette structure le montre, je suis (Attachée de direction) le lien qui relie chaque poste. Tout ce qui passe dans l’entreprise passe par moi, avant que je n’aie à l’envoyer vers la hiérarchie ascendante (« Le Germant ») ou la hiérarchie descendante.

I.2. Cadre méthodologique

Cette section nous initie aux différents outils de diagnostics que nous allons utiliser. Ensuite, je vais présenter une illustration de la méthode de procédures qui m’a permis de réaliser mon analyse. En d’autre terme, j’y explique comment j’ai fait pour obtenir mon diagnostic.

I.2.1. Traitement des données

Puisque j’analyse mon propre entreprise, j’ai l’avantage de disposer des informations nécessaires à la réalisation de cet ouvrage. Les outils de diagnostics utilisés seront la méthode d’analyse SWOT, le diagramme d’Ishikawa, et la Roue de Deming.

1. SWOT

Le système SWOT permet d’obtenir une analyse de l’organisation de l’entreprise par rapport à sa situation interne et externe.

• La partie interne concerne l’étude des forces et des faiblesses.
• La partie externe intervient lors de l’étude des opportunités et des menaces.

Nous allons utiliser cette méthode pour diagnostiquer l’environnement de l’entreprise.

1. Diagramme d’Ishikawa

Le diagramme d’Ishikawa est connu sous plusieurs noms. Son appellation qui définit le plus les caractéristiques de cette méthode est surement la dénomination de « Diagramme de causes à effet.

La particularité de ce diagramme est de dénoncer les effets d’une situation en tenant compte de plusieurs éléments. Dans ce mémoire, je vais analyser les ressources humaines et ressources financières de l’entreprise.

1. Roue de Deming

La roue de Deming démontre le fonctionnement d’une bonne organisation. Pour cela 4 composants sont mis en exergue pour une tache donnée.

Cette méthode est utilisée très souvent par moi-même et pour l’organisation de l’entreprise. Néanmoins, les étapes se bousculent et s’entremêlent. Cette méthode sera utilisée afin de mieux disposer l’organisation de l’entreprise et de nous permettre une meilleure approche de l’entreprise.

I.2.2. Méthode d’analyse utilisée

Le graphique suivant va nous montrer une synthèse de l’analyse à faire.

 

 

 

1. ANALYSE DE L’ENTREPRISE

Cette deuxième partie concerne essentiellement l’organisation de l’entreprise. J’y parlerai de l’environnement de travail. Ensuite, une décortication des fonctions de ressources humaines et ressources financières sera développée.

Ma fonction en tant qu’attachée de direction me donne accès à la plupart des informations. Par ailleurs, je tiens lieux de poste 10 comme au football de mon entreprise même si je reste sous la tutelle du dirigeant (le capitaine de l’équipe).

II.1. Diagnostic de l’environnement de l’entreprise

D’une part, nous allons parler de la situation interne de l’entreprise. Et d’autre part, l’environnement externe de l’entreprise sera examiné. Je parlerai surtout en terme d’approvisionnement et de notre relation avec la clientèle.

II.1.1. Environnement interne (SWOT)

Au niveau interne, je suis responsable de l’organisation des plannings et des suivis des dossiers. Par ailleurs, je m’assure de la réalisation des missions dans le respect des délais.

II.1.2. Environnement externe

Mon poste est totalement autonome. Je ne dépends que de mon supérieur hiérarchique qui me permet de travailler librement. Bien que chaque prise de décision attende l’aval du dirigeant, j’ai une influence assez importante.

1. La clientèle

La clientèle apporte certains problèmes à notre organisation. L’absence de contrat réel avec eux nous pénalise sur certains points. Par ailleurs, la situation économique actuelle accuse une décroissance à notre chiffre d’affaire. Cependant, le caractère ponctuel des missions nous donne un avantage pour assurer notre service. De plus, la simplicité du personnel nous permet d’adapter le règlement des primes.

1. Situation financière

Ce graphique nous montre d’une part, les futures forces de l’entreprise et ses menaces. De ce fait, je peux voir que notre entreprise dispose une force importante en tant que négociateur. En se référant aux 5 forces de Michael Porter, l’entreprise a des avantages par rapport à ses fournisseurs. Mais, la plus grande menace est la difficulté de diplomatie. En effet, il faut faire des relances au client en cas de retard et pourtant il faut aussi garder avec eux une bonne relation.

II.2. Analyse des ressources

Mon poste me confère la possibilité de prendre des décisions au niveau des ressources financières et ressources humaines. En effet, je m’occupe des emprunts, des investissements de l’entreprise et aussi, du recrutement, des augmentations et l’admission des primes.

II.2.1. Ressources humaines

Offre d’emploi dans la presse ou sur Internet

Tri des dossiers et périodes d’essais

Plan de formation

Sélection de dossier et entretien

Organisation planning congé

Candidature spontanée

Gestion des ressources humaines

Chacune de ses taches est sous ma responsabilité. D’une manière générale, cette fonctionne se formalise par l’embauche d’un salarié par la voie habituelle. Ou bien, par la réception de candidature spontanée. En ce sens, il est important que je trie les dossiers reçus et considérés uniquement ceux qui sont possibles de nous intéresser.

En outre, il arrive que j’aille à programmer des plans de formation pour les employés. Pour cela, je consulte tous les organismes qui répondent à notre besoin et planifie la formation avec eux. Cette phase est très importante pour non seulement l’entreprise mais aussi pour la personne. En effet, pour l’épanouissement personnel de cette dernière, il faut que nous lui accordions un renforcement de sa compétence et de ses connaissances. Et d’ailleurs, les acquis du salarié après la formation nous servira autant à Tempo Publicité qu’à lui-même.

De même pour le planning des congés, cette tache est importante puisqu’il nous permet de définir quand exactement telle personne sera absente. Cela nous évite de programmer quelque chose en rapport avec cette personne, le jour de son absence (logique). De toute manière, le nombre réduit de personnel nous oblige de connaitre tous les allées et venus de chacun pour mieux valider et accorder notre organisation.

II.2.2. Ressources financières

Investissement à court terme

Ajustement des dépenses dans le cas d’un important investissement à  propos d’une mission

Etablissement de lettre de change

Via un code, vérification quotidien de l’etat financier de la société

Logiciel bancaire

Contrôle et maitrise de la trésorerie

Consultation d’un particulier pour d’éventuel conseil

Il est très important de veiller sur notre compte de trésoreries. Comme il a été dit dans la section précédant, l’une de nos plus grandes faiblesses est l’incapacité d’effectuer des investissements à long terme. L’on peut même supposer que l’entreprise survive et vive au jour le jour.

Chaque décision est à effet immédiat. Nous ne pouvons nous permettre de grands investissements. Notre structure et notre chiffre d’affaire nous empêche de nous projeter dans le futur. Cette situation est très inquiétante et nous essayons de nous en sortir avec les moyens du bord.

III. AMELIORATION A APPORTER

Cette troisième partie sera consacrée au développement de nouvelles stratégies et des améliorations à apporter pour l’entreprise. Grace à cette analyse, je suis plus ou moins mis au devant des problèmes dont je connais déjà l’existence. Mais avec la manipulation de ces outils de diagnostics, j’ai au moins une vision plus objective. C’est pourquoi j’avance quelques programmes de changement.

III.1. Renforcement des ressources humaines

Même si nous employons très peu de personnes, leur gestion est une tache très délicate. Nous fonctionnons un peu comme une famille. Et je pense sincèrement que pour que l’ambiance de travail reste la même voire s’améliore, il est impératif d’apporter quelques points essentiels.

III.1.1. Motivation du personnel

De un, il faut assurer la motivation du personnel. En effet, des employés motivés sont plus ouverts à la progression. De plus il est important que la collaboration avec eux soit d’ordre humain.

Pour préciser cette hypothèse[1], j’avance la nécessité pour une entreprise que chaque proposition soit écouté et étudié en juste titre. Que ce soit celui d’un retardataire, ou de qui que ce soit. L’identité de celui qui émet une suggestion importe peu. Être écouté par son interlocuteur, et par ses supérieurs peut avoir un effet très motivant sur une personne.

Chaque individu répond à des besoins particuliers. En se basant, sur la pyramide de Maslow, nous savons exactement que chaque salarié à un stade de sa vie ressente des besoins analogiquement à situation.

Entre autre, je pense qu’à ce stade de notre organisation. Compte tenu de nos relations avec notre personnel, il est temps de déléguer certaines postes. La participation de chacun est prise en compte. Entre autre, notre structure de base doit tenir compte des éléments marketing si nous souhaitons véritablement rester dans ce milieu.

Même avec si peu de moyen, je pense finalement qu’il est important pour nous de charger une tierce personne pour la partie marketing de notre entreprise. L’exécution a bien de notre mission, ne doit pas constituer notre seule atout par rapport aux clients. Il nous faut quelqu’un qui fera le démarchage des clients.

Le potentiel de notre entreprise réside dans sa capacité de s’occuper personnellement de chaque client. Cet atout nous permet de fournir un travail élaboré, affiné respectant les désirs et allant vers la satisfaction du client.

Pourtant, la probabilité que les connaissances de ces clients fassent appel à nous, grâce à la bouche à oreille de notre prestance, reste infime. Dans ce cas, il est impératif que nous cherchions nous-mêmes nos clients, si nous ne souhaitons pas nous faire avaler par la concurrence.

III.1.2. Amélioration de la communication

L’échange est l’essence même d’une bonne communication. Dans une équipe composée de si peu de personne comme le notre, chaque tension est palpable et alourdi l’atmosphère de travail. C’est pourquoi, la communication tient un rôle important dans notre entreprise.

Par ailleurs, je dois admettre que nous discutons aussi souvent que le besoin se fait sentir. Des réunions sont organisées à chaque nouvelle mission pour obtenir l’avis de tout le monde. Notre but est de faire sortir un résultat créatif sous la participation de tout le monde. Cependant, je prévois aussi des actions moins formelles pour la rencontre de l’équipe. Ainsi, je préconise des sorties (en dehors du cadre de travail) et pourquoi pas avec la famille, afin de renforcer les liens de chacun.

Cette action est purement stratégique. En effet, pour raviver le sentiment d’appartenance de chacun. Je vise l’expression de ces sentiments par le biais d’une recherche de la perfection. En outre, l’amélioration de la communication peut conduire à un marketing viral pour l’entreprise. En ce sens, l’utilisation du web-social nous confère une publicité à moindre cout et à effet renversant.

III.2. Proposition d’action pour l’exercice de l’activité

Afin de canaliser tous les efforts du personnel en action, je propose quelques actions en organisation. Certes, les méthodes de l’entreprise utilisent la même approche. Toutefois, l’adaptation des systèmes d’organisation reconnue à notre propre structure peut être très importants.

III.2.1. Stratégie au niveau de l’environnement externe (3 génériques d’actions)

Les trois génériques d’action de Michael Porter reposent sur trois bases : La différenciation, la spécialisation et le rapport cout/volume. Pour raviver l’image de l’entreprise, nous devrons augmenter notre potentiel et notre avantage concurrentiel. Autant que possible nous devrions essayer de pouvoir nous défaire de l’emprise des clients sur nous.

En effet, l’état financier de l’entreprise dépend essentiellement de sa clientèle. Et depuis les 14 années qui se sont écoulées, nous n’avions pu recevoir assez de profit pour être protégé financièrement. En ce sens, je crois que l’acquisition d’un certain avantage concurrentiel nous permettra de surpasser notre faiblesse.

 

 

Trois génériques de Michael Porter

		Avantage concurrentiel
		Spécificité valorisé par les clients	Capacité à produire moins chère
	Ensemble du marché	Différenciation	Stratégie cout/volume
Cible stratégique
	Segment spécifique	Spécialisation

 

Il est important pour l’entreprise de diversifier sa clientèle pour qu’en cas de problème d’un secteur en particulier, nous ne soyons victime de leur difficulté financière. Par ailleurs, il faudrait aussi que la stratégie de l’entreprise soit adéquate aux entreprises du secteur ciblé.

III.2.2. Amélioration de l’organisation interne

L’organisation d’une entreprise s’évalue par sa capacité à maitriser les différents plus qui la compose. Ainsi, il faille qu’une bonne organisation englobe les flux physiques et les flux d’informations. Ces deux entités doivent d’une part s’emboiter dans sa propre structure, et d’autre part se compléter.

L’on ne peut admettre une organisation si elle est gouvernée par les flux d’informations. C’est le cas d’une bureaucratie. Et inversement, s’il n’y a que des flux physiques, nous nous retrouvons avec de la technocratie.

Ainsi, la technique ne vae pas grand-chose sans une documentation adéquate. Et de la même manière, les papiers administratifs ne servent pas à grand-chose sans l’intervention des techniciens.

Le tableau suivant montre la procédure à suivre

	Plan/ planifier	Do/ diriger	Check/ contrôler	Act/ agir ou améliorer
Flux d’information	Lister les dossiers et les informations de l’entreprise par ordre d’importance	Classer les documents de manière standards pour que quiconque envoyé chercher un document soit apte à le retrouver. Créer une base de données.	Tester la capacité de chacun à consulter les archives de l’entreprise sans l’assistance d’un responsable	Il est impératif que certaines informations soient strictement gérer par le dirigeant, ainsi, il faut assurer la sécurité de ces données
Flux physique	Définir les priorités de l’entreprise et réaliser	Designer qui est chargé de quoi, quand et comment. Responsabiliser les employés.	Assurer que chacun effectue son travail dans les temps et le fasse bien	Selon les directives du dirigeant prendre des mesures contre le fautif.

 

 

 

CONCLUSION

Pour conclure, je dois avouer que d’être impliqué au niveau qu’est le mien dans une petite TPE de moins de dix salariés est une aventure formidable au quotidien. Même si les problèmes rencontrés sont nombreux, les opportunités et les moyens à mettre en œuvre sont innombrables.

Je suis au cœur de chaque domaine puisque la taille de la société m’oblige à m’investir dans chacun d’eux. Aujourd’hui des enjeux sont multiples. Après un fort ralentissement  économique nous tentons de redévelopper notre portefeuille de clientèle par de nombreuses actions commerciales allant jusqu’au phoning. Nous avons même décidé, le gérant et moi-même d’intégrer de nouveaux  locaux à Paris afin de donner une meilleure image de l’entreprise auprès d’une clientèle sensible à l’image renvoyé par une agence de publicité.

L’entreprise admet que cela constitue un réel investissement que nous risquons de ne pas pouvoir assurer. Toutefois, je pense que nous détenons là un début d’avantage concurrentiel. Et nous assurons aussi un positionnement de notre marque par rapport aux publics.

De plus, cette prise de risque est nécessaire pour une structure comme la notre si on souhaite la voir évoluer. Par ailleurs, si nous prenons ce risque aujourd’hui c’est parce que nous savons que nous avons de potentiels clients en attente, des projets qui pourraient se concrétiser et il est donc nécessaire de prendre ce risque.

D’autres moyens pour assurer la croissance de l’entreprise sont le développement commercial. A ce titre, nous avons mis en œuvre une nouvelle stratégie de développement : après plusieurs tentatives d’intégration de personnel commercial d’envisager une croissance externe par le biais d’acquisition de structure similaire à la notre en surface financière mais avec des compétences additionnelles aux nôtres afin de créer une synergie et des résultats plus probants que nos précédentes tentatives.

J’ai également proposé et monté les dossiers de création de deux structures additionnelles sous forme de SARL, qui ont permis d’intégrer de nouvelles compétences auprès de nos clients et donc de créer une synergie dont les différentes structures ont rapidement profitées.

 

 

 

 

 

 

 

BIBLIOGRAPHIE et WEBOGRAPHIE

1. “Jack Welch: 24 leçons de leadership” par J. Krames, Edition de Maxima Laurent du Mesnil, Page 21
2. http://123business-fr.com/swotanalysis.aspx
3. http://strategies4innovation.wordpress.com/2008/08/30/5-1-forces-de-porter/
4. http://www.strategies.fr/
5. http://www.abcmarketing.fr/abchtml/strategie_marketing.htm

[1] “Jack Welch: 24 leçons de leadership” par J. Krames, Edition de Maxima Laurent du Mesnil, Page 21