L’EFFICACITE DES OUTILS EN CONTROLE DE GESTION FACE AUX ENJEUX DE RENTABILITE DES STRUCTURES D’ASSURANCE D’ENVERGURE INTERNATIONALE, TELLE QU’AVIVA.

 

SOMMAIRE

AVANT-PROPOS. II

INTRODUCTION.. 1

1. LE SYSTEME GIE.. 3

I.1.       Fonctionnement (Brève définition et mise en situation) 3

I.1.1.       Avantages. 6

I.1.2.       Inconvénients. 8

I.2.       Système de GIE dans le secteur des assurances : application et implications. 11

1. L’ENJEU DU CONTROLE DE GESTION POUR LA PERFORMANCE DES ENTREPRISES REGROUPEES EN GIE.. 13

II.1.     Le CG selon la situation de l’entreprise et en réponse à des besoins opérationnels. 15

II.1.1.     Contrôle de gestion et augmentation des ventes. 16

II.1.2.     Contrôle de gestion et aide à la décision (tableaux de bord, temps passé) 16

II.1.3.     Contrôle de gestion et structure interne de l’entreprise. 18

II.1.4.     Contrôle de gestion et environnement 18

II.1.5.     Contrôle de gestion et secteur d’activité de l’entreprise. 19

II.2.     Les outils de contrôle de gestion pour l’amélioration de la performance des entreprises: 19

II.2.1.     TVA : exonération fiscale via la ventilation des frais. 19

II.2.2.     Optimisation des frais généraux (pour tous ses membres) 20

III.       ETUDE DE CAS : CREATION D’OUTIL DE GESTION DANS UNE GIE DU SECTEUR DES ASSURANCES. 21

III.1.   Objectif. 22

III.2.   Présentation. 22

III.3.   Process de restitution: 23

III.4.   Devenir de cet outil feuille de temps: 23

CONCLUSION.. 23

 

 

 

AVANT-PROPOS

Le présent mémoire entre dans le cadre de l’obtention du diplôme de Master en Ingénierie économique. Cette étude  résulte principalement  du stage  effectué auprès d’Aviva Assurance.

 

L’idée principale du présent  document  est née du fait  que  le contrôle de gestion soit  un levier exceptionnel pour  la performance  des entreprises d’assurance regroupées en Groupement d’Intérêt Economique. En effet, on a  pu étudier  plus en profondeur  l’accessibilité des  GIE pour les entreprises d’assurance.

Le GIE Aviva  France  fait  partie de  ces  grandes entreprises qui ont comme actifs des milliards et qui gèrent également  des  portefeuilles de plusieurs milliards d’euro. Le fait est que ce GIE reste, pour les recettes obtenues, assujetti à la TVA. Ainsi, pour  être encore plus  rentable Aviva a mis en place  un outil spécifique de contrôle de gestion pour  faire jouer  cette  prérogative d’exonération de la TVA puis pour  mieux gérer le temps  d’exécution de cette pratique de l’open book accounting par la  récupération de la TVA aux entreprises membres via la ventilation des  frais.

 

L’outil Feuille  de Temps est un dispositif de contrôle de gestion très pratique  car elle est facile d’utilisation. Durant le stage, on a  dû remplacer  le premier outil de gestion du temps  Xagah par ce nouvel outil. Pour cela on a effectué  une ébauche sur  Excel. En un seul document, on peut effectuer  le suivi du temps  d’exécution de chaque travail par pôle, du temps mobilisé par chaque collaborateur pour chaque  section,  du pourcentage de travail exécuté par chacun, du calcul de l’écart entre des années consécutives …

 

L’utilisation de la feuille de temps  est également très avantageux puisqu’elle ne nécessite pas réellement  de maintenance  technique  mise  à part une bonne maitrise de l’application Excel et surtout que  cela reste totalement  gratuit à partir du moment  où c’est exactement  cette économie de frais  que la société cherche  à avoir.

Ainsi, après la mise  en place de la feuille de temps, la direction de la GIE Aviva France  a pu constater   un rendu appréciable de ce  nouvel outil sur la maquette Excel. La prochaine étape serait donc la formation à l’utilisation de ce produit pour  plus  d’économie de temps et de frais.

 

On va pouvoir en tirer que les solutions les  plus économiques pour une entreprise d’assurance  est ainsi de renforcer les  outils de contrôle de gestion.  On peut également escompter trouver  une  réponse aux questions principales de recherche qui sont  l’intérêt trouvé par les entreprises d’assurance dans la structure de GIE et  les outils utilisés par ce type d’entreprise pour réduire ou pour  être exonéré de la TVA ainsi  que pour alléger les frais généraux de la société. Au final, au cours de cette étude on va démontrer à quel point le GIE est abordable pour  quiconque  veut  avoir de la visibilité, une rentabilité et une plateforme de promotion, et enfin une optimisation fiscale.

 

 

INTRODUCTION

Un stage réalisé chez Aviva Assurance au sein du service contrôle de gestion, a permis de mettre en évidence l’importance de la mise en place d’outils de gestion pour assurer la rentabilité des structures d’assurance d’envergure internationale.

 

Des missions effectuées dans la Direction Plan Contrôle de Gestion ont permis, entre autres, de cerner l’importance du système de Groupe d’Intérêt Économique. En effet, ce regroupement d’entreprises préexistantes permet de mettre en commun des ressources afin d’en accroître les résultats, et l’engagement financier le caractérisant est relativement souple, tout en responsabilisant néanmoins les différentes parties de manière égale.

 

Cette souplesse, la grande liberté de fonctionnement et cette mise en commun des ressources et des compétences rendent le GIE très prisé par le secteur des assurances, permettant la réalisation d’alliances dans un milieu où la concurrence est élevée, pour un marché relativement étendu.

D’autre part, l’importance du service de contrôle de gestion a aussi été soulignée dans ce stage, en particulier concernant la création d’outils de gestion dans une entreprise d’assurances constituée en GIE. Ce statut particulier, institué par l’ordonnance n°67-821 du 23 Septembre 1967 et complété par un décret du 2 février 1968, permet en effet la recherche et la création d’outils d’amélioration de la performance bénéficiant à la structure entière.

La finalité de ce rapport de stage est de faire la lumière d’une part sur l’importance du système de groupement d’intérêt économique en particulier pour les entreprises d’assurances, et aussi sur celle de la mise en place d’outils de gestion pour assurer la rentabilité de leur activité.

On peut considérer en effet qu’il serait  plus  difficile  de gérer des entreprises constituées en de GIE par rapport aux entreprises normales. Cette gestion concerne la GRH, la gestion des ressources, la comptabilité et les finances etc. Mais ce qui est également  important c’est la gestion des  espaces  dans lequel le groupement opère et le temps utilisé par chacune des entreprises membres pour la production et la ventes des services.

 

La mission de contrôle de gestion est d’autant plus  complexe quand il s’agit d’entreprises d’assurance car il ne faut  pas oublier  qu’il s’agit  d’établissement  financier utilisant  des  milliards d’euro et manant  des  portefeuilles clients de plusieurs milliards également. Les risques sont donc  plus importants ici et il faut  trouver  un moyen pratique et efficace  d’éviter ces  risques ou du moins un moyen de  les amoindrir le plus possible.

 

Aussi, pour  renforcer  la rentabilité et la pérennité de l’entreprise, spécialement  dans le cas  du GIE Aviva France, on a dû mettre  en place  un outil de contrôle de gestion spécifique après avoir étudié l’efficacité de l’outil précédemment en place.

Le but  du présent  sujet est ainsi de répondre à la question : Pourquoi les structures d’assurances tendent-elles à se structurer en GIE? Comment utilisent-elles les outils de gestion dans l’amélioration de leur rentabilité, comme pour s’assurer un taux de TVA non-négligeable et pour optimiser leurs frais généraux par exemple?

 

Pour ce faire,  il faut  déjà  connaitre le fonctionnement réel d’un GIE, ensuite l’attrait des sociétés d’assurance dans les GIE et enfin les solutions  proposées pour plus rentabilité dans ce type de structure. Il ne faut  tout de même pas  ignorer que la pratique a déjà prouvé que l’organisation en un groupement d’intérêt économique apporte beaucoup d’avantages aux entreprises membres.

Mais avant  d’arriver  à une quelconque conclusion, il est tout de même important  d’entrer en connaissance  de la notion de Groupement d’Intérêt Economique d’après la loi et d’après la pratique. Il nous intéresse principalement  de connaitre  le fonctionnement du système ainsi que l’effet de celui-ci sur le management des entreprises membres et le management global du groupement. Ensuite  il nous est également demandé de mettre en relief  le thème du contrôle de gestion ainsi que les outils communément utilisés dans le monde des GIE ainsi que les outils adaptés aux entreprises d’assurance. Enfin, puisqu’il s’agit d’un stage  pratique, il est primordial de mettre en exergue  la pratique adoptée par le groupement Aviva France ainsi que les avantages  de la nouvelle pratique  adoptée. Pour ce faire, on va diviser ce devoir en trois  parties dont le premier sera consacré au système su GIE pour passer ensuite  à l’enjeu du contrôle de gestion pour la rentabilité des entreprises membres d’un GIE et enfin on va aborder le sujet en pratique  au sein du GIE Aviva France dans la troisième partie.

 

 

I.            LE SYSTEME GIE

I.1.   Fonctionnement (Brève définition et mise en situation)

 

Le groupement d’intérêt économique se traduit par la mise en commun des ressources et compétences de plusieurs partenaires, et il peut être de nature civile, commerciale ou agricole.

De facto, un GIE est commerçant si l’activité de ses membres consiste en des actes de commerce, dans les autres cas, le GIE est civil.

 

Dans la législation, le choix de la nature de cette structure a été laissée aux membres, car l’activité des groupements s’étend à tous les secteurs de l’économie et dépasse le domaine d’application du droit commercial.

L’objet d’un GIE est économique, ou intéressé, et doit tendre à la création ou à la distribution de richesses, ce qui le distingue de l’association. De plus l’objectif d’un GIE est le développement des activités économiques de ses membres et non pas la réalisation de bénéfices pour ces mêmes membres.

C’est donc une structure d’appoint ou de renfort des activités de ses membres.

Certains GIE sont constitués pour ne pas réaliser de bénéfices, donc les résultats immédiats ne sont pas rentables, comme les groupements de recherche ou de documentation et qui fonctionnent à base de cotisations versées par les membres, bien qu’ils aient un but lucratif.

Ainsi, il est neutre au regard des bénéfices, mais il est constitué de manière à ce que ses membres puissent réaliser davantage de profit, bien que ce ne soit pas le but de sa constitution.

C’est le cas des « GIE réalisant des bénéfices à titre accessoire »[1]. Cela peut par exemple se manifester par la rémunération de la mise en commun des ressources, qui n’est pas interdit par la loi pour les GIE.

 

« Il suffit que l’intention des participants ait été de développer leur activité  économique en utilisant en commun cet ordinateur et non pas de tirer un profit pécuniaire de sa location, qui conserve un caractère accessoire et en quelque sorte accidentel. »[2] Mais le GIE ne peut pas générer de bénéfices pour lui-même et rend donc le partage de profits difficile, voire impossible, car ces bénéfices doivent être immédiatement acquis par ses membres.

[1]Yves GUYON, « Les groupements d’intérêt économique », dans Les Cahiers de Droit, Volume 22, numéro 2, Montréal (1981)

[2]Idem