Intégration du TCO dans les achats indirects : entre volonté et réticence

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INTRODUCTION

A l’heure actuelle, le service achat constitue un des services clés au sein d’une entreprise commerciale, vouée à la recherche de bénéfices et en perpétuelle quête de rentabilité pérenne. Mais les modalités de gestion des affaires dans ce service clé laissent transparaitre que ce service est un service nouveau au sein d’une entreprise, vu que son importance et sa place stratégique dans le développement d’une entreprise n’a été officiellement reconnue que depuis moins d’une cinquantaine d’années. Mais à partir de cette reconnaissance, la fonction achats n’a plus jamais cessé d’évoluer.

Si bien que le service achat est présenté actuellement par les entreprises comme le service le plus influent en matière de pérennisation de l’entreprise et d’amélioration de leurs marges bénéficiaires. Selon les économistes, la fonction du service achat représente en moyenne soixante pourcent du chiffre d’affaire de chaque entreprise méritant de s’appeler comme telle.

Par définition, « le service achat désigne le service responsable de l’acquisition des biens et/ou des services nécessaires au fonctionnement et aux activités de toutes entreprises »¹. Les actes d’achats proprement dits peuvent être différents au sein d’une entreprise :

-Les achats de production

-Les achats indirects : les achats hors production

-Les frais de structure : les charges relatives aux salaires et aux obligations fiscales de l’entreprise.

Cette étude se focalisera essentiellement sur les achats indirects, qui représentent une part sensible des couts dans l’entreprise, pouvant même aller jusqu’à 50% des charges totales. En effet, dans le cadre de la recherche de la performance, les achats indirects ne doivent plus se limiter à la passation des commandes et à la négociation avec les fournisseurs, mais doit aussi en même temps viser à garantir le respect du budget par l’entreprise, et à viser la performance dans les actes d’achat.

La recherche de cet objectif ultime oblige la personne impliquée dans l’achat indirect à élaborer des techniques et des politiques stratégiques. Le TCO est vu comme un des moyens pouvant faire parvenir à ce but. En effet, le « Total Cost of Ownership », ou Coût Total de Possession est le coût du cycle de vie d’un produit, ce procédé permettra d’étudier, lors de l’achat d’un produit, non seulement le cout d’achat initial mais également les couts relatifs au cycle de vie du produit ou du service acheté.

Aussi, le TCO permettra à l’acheteur d’avoir une vision plus large et de ne pas se limiter à l’analyse du cout d’acquisition mais de voir aussi le coût d’acquisition, les coûts directs et indirects de fonctionnement, de formation, d’évolution/mise à jour, de maintenance/administration, et de support/assistance.

Utilisé à bon escient, cet outil devra contribuer à l’évaluation stratégique des coûts de maintenance et plus globalement les coûts des actifs industriels d’une entreprise. Mais le problème essentiel réside au niveau de son intégration dans le système des achats indirects de l’entreprise, si quelques salariés sont pour son intégration, d’autres présentent une certaine réticence.

Aussi, la problématique ou la question de départ de cette étude est celle de savoir :

« Comment garantir l’efficacité de l’intégration du système du TCO dans le système des achats indirects au sein d’une entreprise ? ».

Afin de répondre efficacement à cette question problématique, l’étude sera axée vers deux points principaux :

La première partie de l’étude consistera à une analyse générale de l’utilisation du TCO et difficultés d’intégration dans les achats indirects,

La deuxième partie de l’étude sera constitutive d’une proposition d’amélioration de l’intégration du TCO dans les achats indirects, tout en préconisant une application concrète au cas d’une entreprise de déménagement.

 

SOMMAIRE

PREMIERE PARTIE – Analyse de l’utilisation du TCO et difficultés d’intégration dans les achats indirects 6

I – Le service achats : un service pilier et stratégique de l’entreprise 6

A – Description du service achats 6

1 – Achats directs 6

2 – Achats indirects 6

B – Evolutions de la fonction Achats 7

C – Rappel du processus classique des achats 8

1 -Le recueil des besoins : 9

2 – Lancement des appels d’offres et le choix des fournisseurs. 9

3 – La passation et le suivi des commandes 9

4 – Réception de la livraison et certificat de service fait 10

II – Le TCO 10

A – TCO : approche théorique et principes de base 10

B – Modalités d’intégration du système TCO dans les achats indirects 11

1 – Le graphique TCO 11

2 – La courbe du Life Cycle Cost 11

III – Analyse des difficultés d’intégration du TCO dans les achats indirects 13

A – Méthode d’analyse des difficultés : entretiens auprès des entreprises 13

1 – Buts de la descente sur terrain 13

2 – Méthodologie adoptée : l’entretien semi-directif 13

3 – Population interviewée 13

4 – Présentation du Guide d’entretien 14

B – Présentation des analyses de l’enquête pragmatique 14

1 – Exposé des difficultés d’intégration du TCO dans les achats indirects 15

2 – Conséquences des difficultés d’intégration du TCO dans les achats indirects 16

DEUXIEME PARTIE : Proposition d’amélioration de l’intégration du TCO dans les achats indirects et application au cas d’une entreprise de déménagement 18

I – Les axes d’amélioration de l’intégration du TCO dans les achats indirects 18

A – Proposition d’outils de calcul du TCO prévisionnel et du TCO réel 18

B – Le facteur humain: un levier incontournable 19

1 – Formation des ressources humaines dans la gestion du TCO 20

2 – Accompagnement des ressources humaines aux changements engendrés par l’intégration du TCO 20