THEME :

QUEL EST L’IMPACT DES ERP SUR LE CONTROLE DE GESTION ET QUELLES EN SONT LES LIMITES ?

 

Introduction

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Dans ce monde en permanente évolution, les entreprises font face à d’éventuels changements dans leurs rouages habituels. Les besoins s’intensifient et les technologies deviennent plus complexes. De telles conditions deviennent des exigences qui déterminent le succès futur des entreprises. En effet, la gestion d’une entreprise nécessite la mise en œuvre de plusieurs techniques notamment des outils nécessaires à la coordination des différentes actions dans le but de donner un enchaînement cohérent tourné vers les objectifs de l’entreprise.

 

Le management des entreprises planifie, organise, dirige, coordonne et contrôle les actions de chaque acteur du niveau stratégique au niveau opérationnel de l’organisation. Ainsi, le terme « contrôle de gestion »  représente généralement une vue d’ensemble du mécanisme qui s’opère à l’intérieur de l’entreprise. Cette dernière, à vocation commerciale et poursuivant un but lucratif, nécessite une gestion ponctuelle qui soit efficace répondant aux normes requises. Depuis son apparition, l’efficacité du contrôle de gestion s’est justifiée par les importants bouleversements auxquels il s’est exposé du fait de l’évolution mondiale et à l’issue desquels il s’est toujours accroché. Le contrôle de gestion n’a pas perdu son sens et demeure un axe fondamental auquel se maintient l’entreprise. D’une époque à une autre, le contrôle de gestion se veut plus performant.

 

Toutefois, le développement des nouvelles technologies de l’information et de la communication ou NTICs renverse petit à petit les outils classiques de gestion de l’entreprise. La mécanique est vite surpassée par la technologie informatique. En effet, les apports de cette technologie moderne dans l’environnement des entreprises ont été triomphalement appréciés à un tel point que la majorité des entreprises y ont recours. L’un des outils ayant particulièrement éveillé l’attention des dirigeants d’entreprise est l’Entreprise Resource Planning ou ERP. Ce logiciel présente la particularité de contenir, à travers un seul et unique système appelé « Système d’Information », toutes les fonctions et les outils définis par le mécanisme de contrôle de gestion.

 

Face à la fulgurante montée de la nouvelle technologie notamment le recours au système d’information dans le cadre du management des entreprises, ce qui nous amène à soulever la question suivante : « L’ERP serait-il en mesure de remplacer définitivement le contrôle de gestion ? ». Autrement dit, il s’agit de déterminer les impacts de l’ERP sur le contrôle de gestion. Compte tenu de l’importance de cette question et afin de mieux cerner ces deux mécanismes, notre réflexion portera sur le plan suivant comprenant trois parties. La première partie présente le contrôle de gestion en tant qu’outil de management des entreprises. Ensuite, la deuxième partie concerne le nouveau mode de gestion des entreprises par système ERP. Enfin, la troisième partie expose l’avenir de l’ERP dans le cadre de la gestion des entreprises.

 

 

PARTIE I : OUTIL DE MANAGEMENT DES ENTREPRISES : LE CONTROLE DE GESTION

Au fil du temps, nous avons assisté à la dévalorisation du concept de contrôle de gestion en tant que matière. Si au départ, sa vocation touchait le niveau organisationnel, opérationnel et décisionnel de l’organisation, son périmètre d’intervention a vite été réduit. L’influence de l’environnement externe a plus ou moins écarté l’attention particulière des dirigeants d’entreprises au management interne. Néanmoins, si les auteurs s’accordent à vouloir retracer l’historique du contrôle de gestion au point de s’interroger sur son avenir dans la gestion de l’entreprise, c’est que ce dernier a pris une place importante dans l’organisation même devant l’envergure concurrentielle des nouvelles technologies. C’est dans cette optique objective que la logique de cette première partie tente de retracer en premier abord l’historique du contrôle de gestion avant de voir le concept théorique qui l’entoure et de la clôturer par l’avènement des NTICs dans la gestion de l’entreprise.

 

1. HISTORIQUE DU CONTROLE DE GESTION

Avant de devenir une discipline académique en matière de gestion des entreprises, le parcours même du contrôle de gestion a connu des ambiguïtés non moins importantes. Le contrôle de gestion est apparu au début du siècle dans le but de faire face au besoin de maîtriser la gestion des entreprises grandissantes. En effet, il naît dans un contexte de fort développement économique, technique et social.

 

• En quête permanente d’évolution

Face aux évolutions des années précédentes, qu’adviendra-t-il du contrôle de gestion dans l’entreprise? Au cours de ces dernières années, la diffusion des informations a joué un rôle  dans l’évolution du contrôle de gestion. La crise des années 70 a permis au contrôle de gestion un regain qui lui fait faire des progrès considérables. Nous sommes passés d’un contrôle de gestion composé essentiellement d’outils nécessaires à mesurer et contrôler la rentabilité à une approche système d’information et d’aide à la décision grâce à l’informatique.

 

A l’origine, le contrôle de gestion est assimilé à une fonction purement comptable. Autrement dit, le contrôle de gestion n’était autre que la comptabilité de gestion appliquée dans les entreprises durant les périodes tayloriennes où gestion rimait efficacement avec division mécanique du travail par répartition des tâches. Le contrôle de gestion recouvrait un caractère qualitatif basé sur trois piliers à savoir le contrôle budgétaire, la comptabilité analytique et le reporting. C’est d’ailleurs ce modèle qui a été développé par les managers du conglomérat General Motors, pères fondateurs du contrôle de gestion si l’on peut leur attribuer ce nom. A cette époque, le contrôle de gestion concerne l’activité de production.

 

Actuellement, à cause de la crise et les importants changements qui affectent la gestion des entreprises, le contrôle de gestion est remis en cause.

 

L’évolution du contrôle de gestion est due à la rude concurrence causée par la globalisation de l’économie et du développement des TIC. Ces derniers deviennent, en effet, des éléments importants à prendre en compte dans l’évaluation des performances et les choix stratégiques. L’approche traditionnelle du contrôle de gestion n’arrive plus à répondre aux nouvelles attentes. Dorénavant, le contrôle de gestion a pour objectif d’augmenter la performance de l’entreprise et animer la structure organisationnelle.

 

Concernant la partie financière, des ratios ont été établies ou Return On Investissement (ROI) pour constater les écarts entre le résultat d’exploitation et la valeur des actifs utilisés. C’est la base sur laquelle la performance de l’entreprise est évaluée et qui constituera par la suite un point de départ pour la prise de décision. En principe, cela permet de définir un taux de seuil de rejet en deçà duquel un projet d’investissement ne peut être autorisé.

 

Par la suite, différents centres de responsabilité ont été instaurés dans la politique de l’entreprise grâce au concept du contrôle de gestion et dont le mot d’ordre est « délégation de pouvoir ». Dans ce cas, les services centralisés de l’entreprise ont été incité à s’investir davantage en termes de responsabilité face aux objectifs fixés par celle-ci dans le but d’atteindre la performance requise. Ainsi, chaque responsable est invité à dépasser l’attitude d’un simple exécutant pour prendre plus d’initiatives personnelles.

 

Par ailleurs, des actions de planification sont devenues obligatoires pour l’entreprise dans le cadre du contrôle de gestion. A cet effet, un certain nombre de tâches prédéfinies devant être réalisées dans des délais impartis ont été liées à chaque activité de l’entreprise et ce, suivant un enchaînement bien déterminé. En d’autres termes, la planification a pour rôle de déterminer les objectifs précis de l’entreprise à court, moyen et long terme ainsi que de mettre en œuvre les moyens nécessaires pour les atteindre.

 

Le contrôle de gestion assure en permanence des processus de contrôle afin d’apporter au fur et à mesure les directives correctives nécessaires pour ajuster et pour équilibrer la balance de l’entreprise.

 

Certes SLOAN et BROWN, des noms à qui les entreprises doivent ce système de contrôle de gestion, ont incessamment cherché des méthodes pour le rendre plus efficace qu’il ne l’est déjà. Toutefois, le concept n’a pas cessé de s’améliorer pour devenir un outil qui répond de plus en plus au besoin des organisations mais qui également devrait se livrer en permanence à d’imminentes controverses.

 

Quoique jusqu’à présent, le contrôle de gestion demeure, il a marqué des époques entières et a contribué de près et de loin au développement de nombreuses entreprises. Sur ce fait, il s’avère utile de saisir précisément les mécanismes entourant le concept de contrôle de gestion dans la vie d’une entreprise.

 

Le contrôle de gestion a souvent été mis en place dans les entreprises pour dénouer des problèmes rencontrés. En raison de la crise et de la concurrence au niveau mondial, mais également grâce au renouvellement de la comptabilité, nous assistons à l’évolution du contrôle de gestion grâce à l’avènement des moyens de communication et de traitement de l’information. Dans cette optique, des nouveaux outils et des nouvelles méthodes sont mis en place et appliqués par l’entreprise. Nous avons, par exemple, la comptabilité qui est un système d’information de gestion conçu pour répondre aux besoins spécifiques des entreprises et a pour mission de procéder au calcul des coûts et d’aider à la prise de décision.

 

 

 

 

 

 

 

1. CONCEPT THEORIQUE DU CONTROLE DE GESTION

Le contrôle est la volonté de maîtrise de soi ou d’une organisation. Contrôler signifie alors vérifier, surveiller, évaluer, maîtriser l’entreprise que l’on gère par rapport à son système organisationnel et à l’environnement.

 

Compte tenu des contraintes organisationnelles et dans le but d’évaluer les performances de l’entreprise, le contrôle de gestion s’est développé au sein des entreprises afin de répondre au besoin des managers pour mieux maîtriser la gestion de l’entreprise.

 

Gérer une entreprise c’est fixer des objectifs, mettre en œuvre des moyens pour atteindre ces objectifs et s’assurer que les résultats obtenus sont conformes aux objectifs fixés.

 

Nombreuses théories définissent le contrôle de gestion. En premier lieu, nous allons voir particulièrement l’avis de deux auteurs concernant la notion de contrôle de gestion. Deuxièmement, nous allons nous intéresser, d’un point de vue général, aux fonctions du contrôle de gestion.

 

• Avis des auteurs autour de la notion : H. Bouquin et R-N Anthony

A l’origine, avec la définition de R.N Anthony (1965), « le contrôle de gestion est le processus par lequel les managers obtiennent l’assurance que les ressources sont obtenues et utilisées d’une manière efficace et efficiente pour la réalisation des objectifs de l’organisation ». Plus tard dans les années 80, la définition du contrôle de gestion a été modifiée et élargie de la façon suivante « Le contrôle de gestion est le processus par lequel les managers influencent d’autres membres de l’organisation pour mettre en œuvre les stratégies de l’organisation ». R.N. Anthony (1988). De par ces définitions, deux points importants sont soulevés par l’auteur. D’une part, l’importance de la mise en relation entre la stratégie et le contrôle de gestion et d’autre part, le contrôle ne se limite pas à la comparaison des résultats avec les objectifs.

 

D’après Henri Bouquin, il existe une différence entre les outils du contrôle, le travail du contrôleur et le processus de contrôle[1]. Selon cet auteur, le contrôle de gestion est reconnu plus nécessaire et fait appel à quatre catégories de dispositifs : des objectifs, des normes, des règles, des outils.

• Objectifs : ce sont les résultats qu’on doit atteindre sur un horizon temporel déterminé pour remplir des missions définies sur un horizon éloigné.
• Normes : il s’agit des lignes de conduite à tenir en présence d’une situation donnée.
• Règles : ce sont des procédures définissant l’enchaînement des tâches à effectuer pour traiter une situation.
• Outils : ce sont les différents moyens d’information et d’aide à la décision nécessaires au pilotage.

 

Le contrôle de gestion est une notion multiforme faisant intervenir plusieurs composantes à savoir une procédure décisionnelle, un système d’informations et un ensemble d’outils. Ainsi, pour Henri Bouquin, piloter une entreprise consiste essentiellement à décliner et à concrétiser la stratégie et le « Business Model » à tous les niveaux. Le contrôle de gestion est le principe actif, le moteur de cette tâche fondamentale. Ses outils pour mener à bien sa mission : la structure de management, le système d’information et le processus de planification budgétaire. Autrement dit, « Maîtriser le pilotage d’une entreprise, c’est, d’abord, réussir en permanence à décliner, son modèle économique (business model) et sa stratégie à tous les niveaux de l’organisation. Le contrôle de gestion est l’instrument privilégié de cette déclinaison ».

 

• Fonctions du contrôle de gestion

Le contrôle fait partie intégrante du processus de management. Selon le mode de fonctionnement de l’entreprise, le système de contrôle de gestion va moduler entre deux types de contrôle :

• Le contrôle classique qui est basé sur la détection d’erreurs et leurs corrections. Ce type de contrôle est certain, rationnel et souhaite obtenir une information suffisante pour associer le résultat à son responsable.
• Le contrôle cybernétique faisant référence à la théorie des systèmes notamment au concept de feed-back. Ce contrôle permet d’effectuer simultanément la constatation et la correction d’erreur c’est-à-dire en temps réel.

 

Pour mieux comprendre le fonctionnement du contrôle de gestion, il est nécessaire de voir quelques définitions.

 

D’après la définition du Plan Comptable Général, l’objectif du contrôle de gestion d’une entreprise[2] est de « maîtriser sa conduite en s’efforçant de prévoir les événements pour s’y préparer avec son équipe et de s’adapter à une situation évolutive. Il faut à cet effet :

• définir un ensemble cohérent d’objectifs pour tous les responsables de conception et d’exécution ;
• faire mettre en place les moyens en hommes, en équipements, en services extérieurs, en organisation et moyens de commandement et de coordination pour atteindre ces objectifs ;
• observer régulièrement les excès et les insuffisances des performances réalisées relativement aux objectifs assignés ;
• utiliser ces observations pour entreprendre, le cas échéant, l’aménagement raisonné des objectifs de départ ou les actions correctives appropriées sur les moyens mis en place ».

 

Autrement dit, le contrôle de gestion est l’ensemble des dispositions prises pour fournir aux dirigeants et aux divers responsables de l’entreprise, des donnés périodiques caractérisant le fonctionnement de celle-ci.

 

Selon l’approche classique, le contrôle de gestion est défini comme un processus par lequel le dirigeant s’assure que les ressources et les moyens sont obtenus et utilisés d’une manière efficace et efficiente pour atteindre les objectifs fixés. Ce processus se base sur trois phases :

• Phase 1 – Finalisation : Les actions des unités et des responsables de tous les niveaux hiérarchiques doivent être cohérentes avec les objectifs et les finalités.
• Phase 2 – Pilotage : Il s’agit de suivre et d’ajuster les actions en vue d’atteindre les objectifs fixés.
• Phase 3 – Post évaluation : Une appréciation des résultats attendus doit être effectuée.

 

Par ailleurs, le contrôle de gestion a pour objectif de (i) protéger le patrimoine de l’entreprise, (ii) d’améliorer la gestion des différents services, (iii) d’appliquer les règles et les procédures existantes et (iv) de mettre en œuvre les actions correctrices pour tendre vers un zéro défaut.

Dans le modèle classique de système de contrôle de gestion, les éléments suivants sont toujours considérés dans le processus de contrôle :

• Les résultats sont comparés aux objectifs fixés ;
• Les réalisations sont comparées aux prévisions ;
• Les écarts sont analysés et des actions correctrices sont prises.

 

Nous pouvons ainsi distinguer quatre fonctions du contrôle de gestion à savoir :

• Il est un instrument des dirigeants pour gérer l’entreprise : le contrôle de gestion permet de transmettre des politiques, d’informer les dirigeants des résultats obtenus et de la pertinence des stratégies adoptées.
• Il est un instrument d’administration de l’entreprise : le contrôle de gestion modélise les stratégies et les comportements.
• Il ne permet pas de déléguer : le contrôle de gestion donne des indications aux managers  sur leur rôle dans la représentation de l’entreprise. Il constitue un instrument clé de représentation pour les responsabilités des managers.
• Il est un instrument d’analyse économique : le contrôle de gestion permet la meilleure organisation des processus et des mécanismes de l’entreprise à travers les différents outils mis en place (tableau de bord, reporting,…).

 

Avant tout, le système de contrôle de gestion est un système d’aide à la décision. Le contrôle est un concept et on peut se référer à une doctrine qui régit le mécanisme du contrôle. Généralement, on distingue trois niveaux de décisions dans l’entreprise : les décisions stratégiques, les décisions de gestion et les décisions opérationnelles.

 

Cette typologie trouve sa source dans l’ouvrage d’Anthony R.N. de 1965[3]. Il distingue :

• les décisions stratégiques prises par les dirigeants, qui ont une incidence plutôt globale c’est-à-dire sur l’ensemble de l’entreprise, et sur le long terme ;
• les décisions de gestion prises au niveau intermédiaire de la hiérarchie, qui ont une incidence plutôt partielle et sur un horizon plus court et, en conséquence, sont davantage réversibles ;
• les décisions opérationnelles encore appelées d’exécution, qui font référence aux actes réalisés quotidiennement par les agents dans le cadre de moyens et d’objectifs et fixés.

 

Pour mesurer et suivre l’évolution de l’entreprise, des outils sont mis à la disposition du contrôleur de gestion. D’un côté, la comptabilité de gestion et le contrôle budgétaire fournissent des informations précises, détaillées et exhaustives. De l’autre côté, la gestion d’une organisation demande des informations beaucoup plus synthétiques et triées. C’est le rôle du tableau de bord et du reporting qui sont des instruments de mesure de la performance de l’entreprise.

 

D’une manière générale, le tableau de bord  facilite la gestion et le suivi des activités d’une entreprise et fournit aux dirigeants des informations relatives au fonctionnement de cette entreprise pour assurer le contrôle de celle-ci. Ces informations découleront des données comptables et budgétaires et aussi d’autres sources. Par contre, le reporting est un système centralisé pour faire remonter les informations des unités jusqu’au sommet de la hiérarchie. Nous allons donc voir ces deux outils :

 

• Le tableau de bord : Le tableau de bord a été mis en place du fait que ce dernier permet à certains responsables de disposer des informations en temps réel, une vision synthétique des indicateurs sur l’entreprise et sur son environnement dans le but de les orienter dans la prise de décision.

 

Le tableau de bord est défini comme un ensemble d’indicateurs devant donner aux responsables une information significative destinée au pilotage de leurs activités. Il s’agit essentiellement d’un outil de pilotage. De cette définition, nous pouvons déduire que les informations données par le tableau de bord est synthétique donc peu nombreuses, pas uniquement financières, rapidement obtenues, compréhensibles, faciles à interpréter et présentées de manière efficace.

 

Les principales caractéristiques d’un tableau de bord sont présentées ci-après. C’est un outil (i) destiné à chaque responsable opérationnel, (ii) réactif et adaptable, (iii) qui traduit les choix stratégiques des dirigeants d’entreprise et (iv) qui permet d’identifier les mesures correctrices nécessaires.

 

• Le reporting : Il s’agit d’un outil de suivi et d’évaluation des performances. Le reporting a surtout été développé dans les entreprises de grande taille.

 

Le reporting est défini comme « un système de comptabilité managériale adapté à la structure de l’organisation, de façon que chaque manager ne visualise le résultat que des aspects dont il est responsable, c’est-à-dire qu’il est censé gérer[4] ». Le reporting sert donc à évaluer le degré de réalisation des objectifs. La principale mission du reporting est donc d’informer la hiérarchie sur la performance e l’évolution des unités décentralisées. Selon CHIAPELLO et DELMOND, le reporting est constitué de « la proportion de l’information que possède le responsable opérationnel et qui remonte au niveau de son supérieur hiérarchique et non de l’ensemble de l’information locale de pilotage[5] ».

 

D’après MALO et MATHE[6], le reporting comprend deux volets :

• Un volet comptable qui compare les réalisations aux prévisions de façon à identifier et à analyser les écarts ;
• Un volet de gestion qui détermine les raisons des écarts et définit les mesures correctrices qui « finalement retenues après évaluation seront transmises à la hiérarchie avec les autres documents [7]».

Ainsi, le reporting fait partie du système d’information de la direction générale et doit contenir toutes les informations lui permettant d’assurer le suivi de certaines données essentielles et d’évaluer les performances des unités.

 

Il existe trois principes à la base du reporting selon MALO et MATHE :

• L’exception : Un seuil de tolérance est fixé pour chaque rubrique afin de faciliter le contrôle effectué par la direction générale ;
• La contrôlabilité : Il s’agit du suivi des rubriques qui dépendent réellement du responsable de l’unité. Ce suivi évitera d’évaluer le responsable sur la base d’un indicateur qu’il ne maîtrise pas ;
• La correction : En cas d’existence d’écart entre les réalisations et les prévisions, le responsable du centre doit pouvoir être en mesure de proposer des actions correctrices.

 

Ainsi, le reporting permet d’assurer le suivi des objectifs généraux de l’entreprise  et prend généralement la forme de (i) données fournissant des résultats instantanés suivis par les tableaux de bord de gestion, (ii) de documents de suivi budgétaire et (iii) de rapports.

 

1. AVENEMENT DES NTICs DANS LA GESTION DE L’ENTREPRISE

Du fait de l’avènement de l’ère de l’information, l’environnement des entreprises a connu des bouleversements. Pour subvenir aux besoins en information, les entreprises développent des mécanismes permettant d’assurer leur développement et leur survie. Cette activité repose sur un ensemble d’outil que sont les TIC.

 

Au cours des années 70 et 80, le Système d’Information a été considéré comme une fonction de support pour une majorité de chefs d’entreprise et sa position n’a pas été au cœur des activités de l’entreprise. Actuellement, le Système d’Information a pris une place importante dans la gestion de l’entreprise et la vision du Système d’Information par les dirigeants a connu une évolution considérable.

 

L’environnement complexe des entreprises, le développement de la concurrence exige l’adaptation à une nouvelle technologie d’information  pour un traitement rapide et efficace des données. Il s’agit effectivement d’un moteur essentiel contribuant à la performance de l’entreprise.

 

• Emergence des Systèmes d’Information

Depuis de nombreuses décennies, les Systèmes d’Informations ou SI sont utilisés par les entreprises. Ils ont connu une évolution fulgurante due au renforcement de la concurrence et le volume important d’informations à gérer mais surtout grâce au développement de la NTIC.

 

Aujourd’hui, il est constaté que la majorité des entreprises ne peuvent plus se passer d’une gestion performante des informations. Ainsi, le SI est perçu comme la technique la plus efficace pour assurer le suivi des activités et des services de l’entreprise.

 

Au cours du siècle, le système économique a connu un bouleversement et les divers changements continuent toujours. Au XIXème siècle et jusqu’en 1920, l’objectif des entreprises était de fabriquer et ces dernières se sont limitées au système technique et économique où la concurrence n’existait pas encore. Ainsi, la vente ne constitue pas les préoccupations des dirigeants d’entreprise.

 

Au début du XXème siècle, l’objectif a évolué en une organisation de la production car à cette époque, l’entreprise se trouve face à une forte concurrence et décide par la suite d’adopter de nouveaux paramètres leur permettant d’être rationnelle et opérationnelle. L’entreprise s’organise au mieux pour maîtriser ses coûts et comprendre son positionnement sur le marché. A cet effet, elle se concentre surtout sur les informations internes notamment les fichiers en papier. Toutefois, des problèmes sont survenus lors de l’exploitation de ces fichiers et l’entreprise se trouvait confronter à des situations complexes nécessitant le recours à des acteurs spécialisés. Ainsi, il devient primordial à l’entreprise de créer une structure qui faciliterait la prise de décision.

 

Enfin, les bouleversements de l’après-guerre apparurent et nécessitent de développer le marché et optimiser la production. La consommation explose et l’entreprise doit répondre par la production de nouveaux produits. C’est à ce moment-là que la gestion de l’information devient la matière la plus importante pour faire face aux besoins de la clientèle et maîtriser les activités de l’entreprise.

 

Les systèmes d’informations représentent un grand enjeu pour les entreprises. Actuellement, avec l’instauration d’un nouvel environnement économique qui modifie la manière de diriger les entreprises, une multitude d’opportunités s’offrent à ces dernières. La levée des barrières économiques et politiques, l’explosion de la concurrence obligent les entreprises à viser une qualité toujours plus élevée et lui impose ainsi de reconsidérer leur structure et leur organisation. Ainsi, la technologie informatique est devenue l’outil le plus utilisé dans l’entreprise et doit concourir à économiser du temps pour créer de la valeur ajoutée. Dans cette optique, l’entreprise accroîtra sa performance afin de mieux réagir à l’évolution des marchés, à la force de la concurrence et au nouveau besoin du client. En d’autres termes, les technologies informatiques permettent à l’entreprise d’utiliser des moyens de communication à la fois rapides et efficaces.

Nous pouvons définir le système d’information comme étant un ensemble construit et articulé de techniques, de procédures, de règles, destiné à réaliser des tâches de collecte, de stockage, de traitement et de diffusion des informations. Son objectif principal est d’aider le personnel des différents services de l’entreprise à la prise de décision et au meilleur traitement des données.

 

Depuis son évolution dans la gestion de l’entreprise, le Système d’Information est perçu comme un élément central du développement de l’organisation. Les raisons principales suivantes expliquent cette évolution :

• Tout d’abord, l’utilisation des Technologies d’Information englobe toutes les fonctions de l’entreprise y compris les fonctions vitales de conception, de production et de distribution notamment dans tous les secteurs industriels. Ainsi, le SI est devenu stratégique ;
• Ensuite, les investissements réalisés par les entreprises en technologie informatique représentent une part importante de leur capacité d’investissement globale ;
• Enfin, les changements apparus dans l’environnement économique ont imposé aux entreprises d’avoir l’aptitude à réagir très rapidement et de devancer les évolutions du marché.

 

Le Système d’Information poursuit trois objectifs :

• Dans un premier temps, améliorer l’efficience et la productivité tout en consommant moins de ressources. C’est souvent le cas de projet d’automatisation.
• Dans un second temps, améliorer l’efficacité c’est-à-dire centrer l’amélioration de la qualité des qualités ou l’amélioration du service rendu aux clients.
• Dans un troisième temps, réagir par rapport à une contrainte interne ou externe à l’entreprise.

 

 

 

• Prise en compte de plusieurs paramètres par les Systèmes d’Information

Le Système d’Information présente un concept complexe pour l’entreprise car des éléments ne sont pas encore maîtrisables à ce jour. Ce système se décompose en plusieurs sous-systèmes selon la structure et la taille de l’entreprise. Toutefois, les sous-systèmes généralement présents dans cette dernière sont le système d’information comptable et financier, le système d’information de la production et la logistique, le système d’information en marketing et le système d’information en ressources humaines. Par ailleurs, le système d’information s’appuie sur des acteurs, des techniques, des procédures et des moyens qui sont de plus en plus des moyens informatiques.

 

Divers dysfonctionnements sont constatés lors de l’utilisation des Systèmes d’Informations. En effet, les anomalies inhérentes à l’information sont souvent rencontrées dans les entreprises voire courantes. Ces dysfonctionnements sont dus, dans la plupart des cas, à une insuffisance de compréhension du système d’information entraînant une perte de temps, de qualité et même de marché.

 

Les informations traitées dans les entreprises sont disparates suivant les responsabilités de chaque service, varient en fonction de la personne qui l’utilise, la taille et la structure de l’entreprise.

 

Ainsi, l’utilisation des Systèmes d’Information exige de prendre en compte certains paramètres liés notamment (i) à la fiabilité et les défauts de qualité des informations et (ii) aux anomalies liées à l’information.

 

• Evolution du contrôle de gestion à travers l’utilisation des Systèmes d’Information

Face à la crise mondiale et à la concurrence mais aussi grâce au renouveau de la pensée comptable et dans le but de réfléchir sur la manière d’évaluer les performances de l’entreprise, nous faisant face à l’évolution du contrôle de gestion. L’avènement des moyens de communication et de traitement de l’information a contribué à accélérer le phénomène. µ

 

Au fil des années, le contrôle de gestion a évolué et outre ses fonctions traditionnelles, il doit aujourd’hui avoir une maîtrise du développement de l’entreprise. En effet, la mission du contrôle de gestion est de s’assurer de la cohérence entre les choix stratégiques adoptés et les moyens mis en œuvre. Il revient notamment à (i) vérifier que les objectifs fixés soient bien suivis, (ii) conseiller les opérationnels à partir des indicateurs et (iii) donner son opinion aux  dirigeants sur le choix des objectifs. Outre ces objectifs, il a également pour but de dispenser des conseils aux dirigeants de l’entreprise.

 

Grâce à l’évolution de l’informatique vers de plus en plus d’informations, l’entreprise a connu une évolution des systèmes d’information et le contrôle de gestion a toujours été influencé par ces derniers. Le Système d’Information n’exerce pas lui-même le contrôle mais appuie les dirigeants d’entreprise à planifier et à contrôler. Il faut aussi savoir que les systèmes de gestion sont destinés pour toute l’organisation.

 

L’utilisation des Systèmes d’Information permet à l’entreprise d’accroître ses performances afin d’éviter certains dysfonctionnements dans la gestion de celle-ci. Dans son ensemble, l’entreprise a évolué et, en tant qu’instrument de pilotage, le contrôle de gestion a été concerné par l’application de ces systèmes.

 

R.N Anthony considéré comme l’un des pères fondateurs du contrôle de gestion explique que « La relation des traitements des informations et la fonction du contrôle de gestion ressemble globalement à celle d’un réseau économique avec ses utilisateurs. Les concepteurs et les opérateurs d’un tel réseau essaient de faire circuler les messages rapidement et de manière fiable et claire ; à cet effet, ils n’ont pas besoin de connaître le contenu des messages »[8].

 

A cet effet, le rôle des Systèmes d’Informations dans l’entreprise est un élément central au niveau opérationnel et au niveau de la prise de décision stratégique. Les systèmes d’informations sont considérés comme des outils stratégiques pour la gestion des entreprises et il est indispensable pour les managers de les maîtriser.

 

L’innovation apportée à travers la mise en place des systèmes d’informations et l’instauration de nouveaux outils de contrôle a permis d’améliorer le concept de contrôle de gestion dans les entreprises. En effet, les utilisateurs des SI sont satisfaits d’utiliser ces nouvelles techniques tant dans le système de calcul des coûts de chaque centre de responsabilité, le reporting et le tableau de bord notamment pour assurer le suivi de la performance de l’entreprise. Ainsi, la mise en place des SI change l’approche en matière de concepts et d’outils.

 

Dans cette optique, nombreux sont les intérêts de mettre en place des SI dans le domaine du contrôle de gestion à savoir l’intérêt de réduire les coûts, l’amélioration des performances de l’entreprise, l’accès plus rapide aux informations, …Ainsi, la plupart des entreprises ont mis en place des systèmes d’information pour atteindre les objectifs fixés.

 

Toutefois, l’utilisation des systèmes d’informations exerce des impacts sur le contrôle de gestion. Dans un premier temps, l’entreprise doit déterminer un système de contrôle bien adapté à sa structure et ses stratégies avant de porter son choix sur l’utilisation d’un système d’information. Dans un second temps, l’entreprise doit s’assurer que l’investissement dans un système d’information soit rentable. Dans un troisième temps, l’entreprise doit veiller à ce que les compétences de son personnel soient conformes aux exigences d’utilisation du Système d’Information.

 

En effet, le système d’information classique collecte, traite, stocke et communique l’information aux fins de décision, de coordination, de contrôle et d’analyse au sein d’une organisation[9]. Par ailleurs, l’information est la matière première du contrôle de gestion[10].

 

Il est constaté que l’informatisation a eu des conséquences lourdes sur le système d’information de l’organisation. Les moyens déployés pour organiser ce système ont influé sur le contrôle des organisations.

 

Depuis 20 ans, grâce à l’évolution de l’environnement économique, les entreprises, afin de s’adapter aux nouvelles réalités, attendent beaucoup des systèmes d’information. Ces nouvelles réalités sont notamment (i) une forte concurrence sous l’évolution des nouvelles technologies de l’information et de la communication, (ii) une forte concurrence due aux bouleversements liés à l’économie et (iii) la montée fulgurante de l’innovation technologique.

 

PARTIE II : NOUVEAU MODE DE GESTION DES ENTREPRISES PAR SYSTEME ERP

L’incorporation des Technologies de l’Information et de Communication dans l’organisation de l’entreprise simplifie certaines contraintes liées à l’informatisation des systèmes d’informations et facilite les échanges d’informations entre les différents services de l’entreprise. En intégrant ces systèmes dans son mode de gestion, l’entreprise peut faire face à certains besoins telles que satisfaire aux exigences des clients, répondre aux contraintes du marché et améliorer sa compétitivité. C’est d’ailleurs la raison pour laquelle, bon nombre d’entreprises, quelle que soit leur taille, utilise le progiciel ERP.

 

L’adoption du système ERP dans l’organisation de l’entreprise a connu une évolution fulgurante. En effet, toutes les entreprises recueillent, génèrent et accumulent de grandes quantités de données. Néanmoins, dans la plupart de ces entreprises, les informations sont dispersées sur plusieurs systèmes informatiques et cela constitue un frein pour la productivité et la performance de l’entreprise.

 

1. SPECIFICITES DU SYSTEME ERP

L’Entreprise Resource Planning ou ERP s’est développé depuis le début des années 90 et, est utilisé par les entreprises comme outil pour améliorer leur compétitivité. L’utilisation de ce système permet de traiter en temps réel les données des différentes fonctions de l’entreprise. Il s’agit d’un choix stratégique permettant à cette dernière de rester compétitif sur des marchés où la concurrence est rude.

 

• ERP, un logiciel paramétrable

Historiquement, les premiers logiciels apparurent dans les années 60 et 70 et furent essentiellement des applications de comptabilité et également de MRP[11] mises en œuvre afin de gérer les approvisionnements. Ces logiciels dépendent du type de l’ordinateur et du système d’exploitation.

 

Des progiciels pouvant être personnalisés se sont développés dans les années 80 intégrant notamment la finance, la comptabilité, la paie et la gestion de production assistée par ordinateur. Dans ces années apparaissent les premiers MRP II[12] intégrant également la gestion de production et la gestion des approvisionnements.

 

Actuellement, les ERP touchent la plupart des entreprises notamment presque tous les secteurs d’activités. En effet, l’évolution de la technologie a permis la conception et le développement de l’ERP.

 

Par définition, l’ERP est un progiciel centralisant les données et les fonctions de gestion de l’entreprise. Tous ces logiciels accèdent à des bases de données communes.

 

Il s’agit des logiciels intégrés dans lesquels toutes les données entrées sont prises en compte par le système et disponibles pour l’ensemble des services de l’entreprise. En d’autres termes, le principe est simple, ces logiciels ont pour but de permettre de gérer l’ensemble des activités d’une entreprise autour d’un même système d’information c’est-à-dire une base de données unique et commune.

 

En effet, l’ERP sont des systèmes de gestion intégrés reposant sur un progiciel intégré paramétrable et programmable pour des développements plus avancés, le plus souvent adapté aux besoins de l’entreprise. On peut avoir le choix entre diverses solutions pour réaliser un même besoin.

 

L’objectif principal d’un ERP consiste à combiner la fonctionnalité de différentes données de gestion en un seul en se basant sur une seule base de données centralisée dans le but de permettre de garantir l’unicité et la consolidation des informations auxquels les différents de services ont accès en évitant une redondance au niveau de la saisie des données. En d’autres termes, les systèmes ERP ont pour but de rendre facile la gestion de l’entreprise à travers l’incorporation de l’information dans les différents services et les centres de responsabilité.

 

Du point de vue organisationnel et technique, l’ERP permet (i) une gestion par processus contribuant à traverser les services fonctionnels de l’entreprise, (ii) une intégration de plusieurs services de l’entreprise et (iii) une mise à jour des informations en temps réel.

 

Pour les différents services de l’entreprise, l’ERP permet (i) l’évitement des doubles saisies car les informations ne sont saisies qu’une seule fois, (ii) l’uniformisation des écrans de saisie et (iii) l’utilisation d’un seul écran pour accéder à toutes les fonctionnalités du système.

 

• Vision apportée par l’ERP dans la gestion des entreprises

Le concept d’ERP est répandu dans le monde des entreprises et presque tous les grands groupes industriels aux Etats-Unis et en France l’ont adopté au sein de leur entreprise ou sont en train d’en faire un investissement. Il est rappelé que les systèmes ERP ont pour objectif de contrôler les informations générées, les flux de trésorerie, les ressources humaines dans l’entreprise.

 

Depuis son arrivée sur le marché, l’ERP n’est pas seulement considérée comme une simple évolution informatique mais d’une révolution dans la gestion des entreprises.

 

En effet, l’implantation des ERP dans les entreprises engendre des changements dans le travail des contrôleurs de gestion. Les ERP ont été conçus et destinés aux entreprises dans le but de faciliter l’utilisation d’un logiciel où toutes les fonctions de l’entreprise y sont intégrées. En effet, dans les années 90, chacun des départements de l’entreprise utilisait des logiciels indépendants ce qui ne facilitait pas la consolidation des données. Ainsi, des contraintes ont été relevées face à la dispersion des données et la différenciation des formats utilisés pour les données.

 

Nombreux sont les bénéfices attendus d’un ERP à savoir :

• L’accroissement de la productivité : Pour y parvenir l’entreprise doit automatiser, consolider les informations, renforcer la prise de décision et optimiser le coût de possession.
• L’accroissement de la compétitivité: Les dirigeants d’entreprise doivent (i) supprimer les dysfonctionnements, (ii) intégrer des nouvelles fonctionnalités, (iii) avoir une maîtrise du processus, (iv) centraliser les fonctions et (v) harmoniser et capitaliser les méthodes de travail.

 

L’implantation de l’ERP exerce des impacts sur la gestion de l’entreprise et comporte cinq phases dans ce processus :

 

• Le choix d’un système ERP : L’entreprise doit déterminer ses besoins en système d’information, voir les offres disponibles sur le marché et parmi lesquelles choisir celle qui conviendrait mieux ou serait adaptée à sa structure et à ses attentes. Cette démarche est très importante pour l’entreprise afin d’éviter les contraintes suivantes : une mauvaise définition des attentes en matière de systèmes d’information, une définition non précise des objectifs fixés par l’entreprise, une connaissance insuffisante des systèmes ERP, une minimisation du coût d’implantation du système ERP, une méconnaissance de la complexité du logiciel, la difficulté d’évaluation de la rentabilité dans la mise en place du système et le manque de personnes procédant à implanter l’ERP au sein de l’entreprise,…

 

• L’analyse des processus de gestion : Après avoir opté pour le système ERP, il est important, d’une part, de comprendre l’environnement et l’organisation de l’entreprise et d’identifier les problèmes organisationnels existants ; d’autre part, de procéder à une analyse des systèmes d’information utilisés par l’entreprise.

 

• Leur réingénierie : Cette phase détermine les profits à tirer de la mise en place et l’utilisation du système ERP. A cet effet, les processus de gestion doivent être configurés d’une manière optimale avant la mise en place de l’ERP.

 

• La particularisation de l’ERP : Pour faire face à la concurrence des éditeurs de l’ERP, il est important pour l’entreprise qu’à chaque processus informatisé, il faut bien choisir les solutions contenues dans l’ERP et personnaliser les modules selon les besoins et les attentes de l’entreprise. Il faut noter que la personnalisation de l’ERP représente un coût élevé puisque cela nécessite quelques programmations à exécuter. En effet, la structure de l’organisation de l’entreprise et ses choix stratégiques conditionneraient le degré de particularisation du système ERP.

 

• La mise en place : Des contraintes liées à la reprise de données, la formation et la communication sont souvent les problèmes rencontrés lors de la mise en place d’un ERP. Tout d’abord, le personnel concerné par l’utilisation de l’ERP doit suivre une formation pour mieux maîtriser le système, ce que les dirigeants sous-estimeraient souvent. Ensuite, cette absence de formation entraînerait la difficulté au niveau de la transition du système antérieur au système ERP. Enfin, les contraintes liées à la communication proviendraient du fait que le système ERP impose une vision plutôt organisationnelle du processus que fonctionnelle.

 

Il existe trois types d’acteurs sur le marché ERP à savoir les clients, les intégrateurs et les éditeurs.

 

• Les clients. Ce sont essentiellement les grandes entreprises qui ont un effectif de 1 000 à 2 000 salariés et ceux qui ont en plus de 2 000 salariés. En fait, une version destinée aux Petites et Moyennes Entreprises a été mis sur le marché mais cela a été un désastre car elle avait repris la version initiale destinées aux entreprises de grande taille mais en enlevant des applications. Dans ce cas, la version ne répondait pas aux attentes des Petites et Moyennes Entreprises. Généralement, le secteur de l’industrie est le secteur qui utilise le plus le système ERP.

 

• Les intégrateurs. Il s’agit des prestataires de services de l’ERP notamment des consultants et des professionnels issus des cabinets de conseils. Ces cabinets offrent des services de conseil dans le domaine du management et d’intégration des systèmes. Leurs offres proposent un accompagnement à tous les stades la mise en place d’un ERP : évaluation et planification, mise en œuvre, exploitation du système, capitalisation sur le système ERP.

 

• Les éditeurs. L’offre globale du marché est très diversifiée et plusieurs éditeurs de partagent le marché.

 

• Fonctionnement technique de l’ERP

Tout d’abord, il est important de définir un système ERP qui est un Progiciel de Gestion Intégré :

 

• Un progiciel: il s’agit d’une application développée par un éditeur dans le but de répondre et satisfaire aux besoins de différents clients. Le logiciel comprend une base standard et paramétrable selon le besoin de chaque entreprise.
• Une application de gestion élaborée pour une automatisation et une saisie des transactions administratives de l’entreprise.
• Un produit intégré : il consolide l’ensemble des fonctions de l’entreprise afin d’assurer la gestion intégrée, cohérente et sécurisée des données en temps réel ce qui met fin à la double saisie.

 

Un ERP doit satisfaire les critères suivants : (i) un éditeur unique crée le système, (ii) l’ERP garantit l’unicité de l’information et la mise à jour à temps réel et (iii) il couvre plusieurs fonctions de gestion.

 

Un système ERP comporte différents modules de gestion correspondant chacun à une fonction de l’entreprise (gestion financière et comptable, immobilisation et comptabilité budgétaire et analytique, gestion de production, gestion des ventes, gestion des achats, gestion des stocks, gestion commerciale, gestion des ressources humaines et gestion de la paie, gestion de projet) reliés à une base  de données unique consolidant l’ensemble des fonctions de l’entreprise. Ainsi, le système ERP permet de centraliser les données partagées. L’ensemble de ces modules sont conçus sur des systèmes de type client-serveur. En d’autres termes, le progiciel est installé sur un serveur et les utilisateurs n’installeront qu’une partie seulement du système sur leurs ordinateurs. Par ailleurs, l’accès au système se fera par un identifiant et un mot de passe.

 

Les ERP sont positionnés sur deux types de marché. D’une part, pour le marché des grandes entreprises, l’offre est le produit SAP (société allemande). D’autre part, pour les Petites et Moyennes Entreprises (PME), l’offre est plus ouverte et plus large, ainsi, plusieurs éditeurs se partagent le marché. Dans la plupart des cas, l’ERP a une aptitude à gérer des contextes mutli-législations, multi-langues et multi-devises permettant ainsi de remonter les informations provenant des filiales d’un groupe dans plusieurs pays différents pays.

 

Par ailleurs, le développement de l’ERP est assuré par des éditeurs spécialisés dont l’amortissement est effectué sur un grand nombre d’entreprises.

 

Le système ERP possède également des applications qui sont définies comme un ensemble de logiciels articulés entre eux, destinés à rendre automatique des tâches de traitement de l’information. Un champ d’application et des fonctionnalités caractérisent une application. D’une part, un champ d’application se définit soit à partir d’une structure soit à partir d’une fonction dans un domaine particulier et les applications sont déterminées en fonction des besoins de chaque entreprise et des contraintes de réalisation. D’autre part, les fonctionnalités qui sont un ensemble de tâches devant être exécutées soit manuellement soit automatiquement dans le domaine.

 

1. EFFICACITE DES OUTILS DE GESTION : ERP OU CONTROLE DE GESTION

Nous avons vu dans les chapitres précédents que les ERP exercent un impact sur le contrôle de gestion. Par ailleurs, nous allons voir les efficacités de ces outils de gestion dans l’organisation.

 

• Obstacles liés à l’utilisation des ERP

Bien que l’ERP soit un système utilisé par la majorité des entreprises afin de mesurer leur performance, ce système ne répond pas entièrement aux besoins des entreprises aujourd’hui. Et il semble moins évident de l’utiliser au vu de certaines contraintes liées à son utilisation.

 

• Importance de l’investissement de l’entreprise dans la mise en place de l’ERP

L’investissement est l’une des décisions de gestion la plus importante à prendre pour les dirigeants d’entreprise. La décision d’investissement conditionne le développement, la rentabilité, la survie de l’entreprise et doit être cohérente avec ses choix stratégiques. Cette décision est inscrite dans le processus de planification à long terme de l’entreprise.

 

Le choix des investissements est une contrainte économique pour l’entreprise. Normalement, lorsque l’entreprise décide d’investir, elle consacre des ressources énormes à un projet dont elle compte en tirer des bénéfices à moyen ou à long terme. Une décision d’investissement entraîne des dépenses et l’immobilisation de fonds dont dépend l’avenir même de l’entreprise. L’investissement aura donc pour objectif de retenir les projets qui ont une capacité à assurer une certaine rentabilité en minimisant les risques.

 

Ainsi, du fait de l’importance des sommes consacrés aux investissements, il ne faut pas se tromper sur les décisions et les prendre avec rigueur pour éviter tout gaspillage et accroître les ressources au moindre coût.

 

Un investissement est défini comme l’opération par laquelle l’entreprise affecte des ressources à des projets dans l’espoir d’en tirer des bénéfices sur une certaine durée. C’est d’ailleurs la raison pour laquelle investir est présenté comme un pari sur l’avenir.

 

Ces dernières années, le marché des ERP n’a pas cessé d’augmenter et se retrouve en perpétuelle évolution. De plus en plus d’entreprises particulièrement celles de grande taille investissent dans les ERP en raison de leur capacité à centraliser les informations.

 

La mise en place d’un ERP dans une entreprise constitue un grand projet d’investissement et représente un coût élevé. Le choix d’implanter un ERP signifie investissement important pour l’entreprise car plusieurs coûts doivent être pris en compte à savoir :

 

• L’acquisition du logiciel et sa maintenance : Tout d’abord, le logiciel doit être acheté auprès de l’éditeur afin d’obtenir une licence d’utilisation. Ensuite, une maintenance du logiciel doit être également effectuée régulièrement entraînant un coût supplémentaire pour l’entreprise.

 

• Les honoraires des consultants : En plus des coûts d’acquisition et de maintenance, l’entreprise doit comptabiliser d’autres dépenses telles que les honoraires des ressources externes pour l’installation et le paramétrage des applications.

 

• La revue des procédures de l’entreprise : Le manuel de procédures de l’entreprise doit être modifié pour y intégrer les procédures relatives à l’utilisation du logiciel par les différents services.

 

• La formation éventuelle du personnel : Comme l’ERP est un système nouveau pour chaque service, les dirigeants de l’entreprise doivent investir dans la formation de son personnel pour que le logiciel soit maîtrisé par ceux qui sont concernés. Ainsi, des objectifs en matière de formation doivent être fixés par les entreprises pour réduire les coûts.

 

• Les logiciels supplémentaires : Il est également pris en compte le coût des logiciels supplémentaires nécessaires à la conversion des données anciennes. Celles-ci doivent être intégrées dans le logiciel comme donnés de départ.

 

• Et bien d’autres encore.

 

Ainsi, la mise en place de ce système représente un budget d’investissement élevé pour les dirigeants d’entreprise contrairement à l’utilisation d’autres outils moins coûteux et impose une réorganisation de l’entreprise.

 

Par ailleurs, la durée de retour d’investissement de l’ERP est difficile à évaluer. Cette évaluation ne vient que tardivement après un certaine durée de manipulation et plusieurs modifications effectuées pour améliorer son utilisation.

 

• Complexité du logiciel

Bien que le logiciel apporte une révolution dans la gestion de l’entreprise, il s’avère que ce dernier est complexe à mettre en place.

 

• Contraintes de mise en œuvre : La conduite du projet constitue un frein à la mise en œuvre de l’ERP qui est un processus très long et peut durer plusieurs années. Cela entraînerait une remise en cause de l’organisation de l’entreprise lequel est considéré comme un facteur de perturbation et l’expose à un risque au niveau de son fonctionnement global. Les délais de mise en œuvre varient selon le type de société, en fonction de la taille et du nombre de services concernés. Les phases suivantes peuvent être identifiées pour la mise en place d’un projet ERP dont :
• Le choix du produit et des modules en fonction des besoins de l’entreprise ;
• L’analyse des processus de gestion concernés et la préparation de leur évolution ;
• Le paramétrage : il s’agit de l’adaptation de l’ERP au contexte de l’entreprise ;
• L’interface avec les autres applications informatiques et la mise en place ;
• La formation et l’accompagnement du changement au niveau de l’organisation.

 

D’ailleurs, l’ERP exerce des impacts sur l’organisation de l’entreprise notamment sur le travail et le management. En fait, l’implantation d’un ERP tend à réduire les ressources nécessaires voire même la suppression progressive au traitement des informations notamment en ce qui concerne les tâches ayant une faible valeur ajoutée. En fait, comme la saisie des informations ne se fait qu’une seule fois, elle est effectuée directement par les agents responsables. Néanmoins, des réductions d’emplois peuvent être évitées dû à la mise en place d’un dispositif de formation permettant de requalifier les employés concernés pour leur attribuer de nouvelles tâches.

 

• Faculté d’adaptation à l’ERP : L’évaluation de la capacité des différents services à adapter leur méthode de travail avec l’utilisation d’un ERP est difficile pour les dirigeants d’entreprise. Dans la plupart des cas, les entreprises abandonnent la mise en place d’un ERP surtout lorsqu’elles constatent qu’effectivement le progiciel n’est pas adapté à leurs activités.

 

• Utilisation du logiciel : Malgré que le système ERP a été mis en place, les contrôleurs de gestions continuent encore à utiliser les outils traditionnels tels que Excel par exemple puisque le logiciel est compliqué et nécessite une certaine compétence et maîtrise.

 

• Limites du contrôle de gestion

Dans le cadre du management de l’entreprise et de sa performance, le contrôle de gestion fait apparaître des insuffisances dues principalement aux conditions concrètes de sa mise en œuvre et des limites inhérentes aux outils d’informations utilisés. Parmi ces outils, nous pouvons citer la comptabilité générale et la comptabilité analytique, les tableaux de bord et le système budgétaire.

 

• Non-effectivité du contrôle de gestion

Par le terme non-effectivité, les constats font généralement référence aux points soulevés ci-dessous :

• Les informations sont uniquement financières et ne permettent pas d’avoir une vision plus globale de l’entreprise ;
• Les informations sont trop agrégées ;
• Elles sont trop tardives : Comme les données ne sont pas automatisées, le traitement des informations accuse un retard relativement important c’est-à-dire que ces dernières ne sont pas traitées en temps réel ;
• Les données ne reflètent pas une vision des facteurs clés pour le pilotage des activités.

 

Face ces différentes contraintes, les dirigeants de l’entreprise ne doivent pas se limiter aux indicateurs du contrôle de gestion lesquels ne sont pas effectifs. Dans le souci d’éviter certaines erreurs, les managers doivent régulièrement exercer un contrôle sur terrain c’est-à-dire faire une descente au niveau des différents services ou centres de responsabilité pour mieux évaluer leur performance.

 

Par ailleurs, il est souvent rencontré les anomalies liées par rapport au tableau de bord. En fait, les entreprises ne disposent pas toujours de tableaux de bord présentant des choix d’indicateurs pertinents et connus entraînant des difficultés au niveau du suivi des activités voire même une absence. Les tableaux de bord sont souvent démunis d’indicateurs et non synchronisés entre eux.

 

Aussi, le contrôle de gestion peut se limiter à un contrôle formel puisqu’il se trouve au carrefour de différentes fonctions. Et nous pouvons déduire que, de par ces constats, une limite de confiance est alors accordée au système de contrôle de gestion.

 

 

 

• Difficulté de manipulation des données

Les responsables utilisent souvent Excel pour la gestion de leurs bases de données. Certes,  Excel est paramétrable mais ces fonctions ne permettent pas une sécurisation des données en terme de manipulation et de fiabilité.

 

Il est constaté que d’un service à un autre le format des fichiers est différent c’est-à-dire que la méthode n’est pas standardisée et des difficultés sont souvent rencontrées lors de la consolidation des données.

 

De plus, cette méthode n’est pas automatisée et ces services sont confrontés à un risque d’erreur important lors de la manipulation des données.

 

Ainsi, lors de l’exploitation de ces fichiers, il est souvent rencontré des  dysfonctionnements liés à la fiabilité et les défauts de la qualité des informations. En fait, la qualité insuffisante de l’information se traduit par des anomalies telles que :

• un manque de précisions des informations ;
• des données fausses, peu fiables et qu’on ne peut pas exploiter ;
• un manque de pertinence des informations ;
• un système d’information non adapté à cause du manque de certains indicateurs.

 

Il se trouve que la manipulation des données s’avère difficile et l’entreprise est confrontée à l’impertinence des informations par rapport aux objectifs fixés et à une tardive de l’information aux responsables concernés.

 

1. CONTROLEUR DE GESTION, UTILISATEUR DE L’ERP

Le contrôleur de gestion est le principal utilisateur de l’ERP et les missions assignées à ce dernier sont essentiellement de prévoir, contrôler, analyser et conseiller. Ainsi, pour que le travail effectué par le contrôleur de gestion soit efficace, le système ERP doit posséder des qualités à savoir (i) être adaptables et évolutifs, (ii) posséder des modules permettant aux entreprises de l’adapter à ses besoins, (iii) fournir des indicateurs de performance et (iv) présenter une information bien structurée.

 

• Exigences opérationnelles de l’utilisation du système ERP

Ces exigences mettent en fait l’évidence l’implication des utilisateurs du système dans l’utilisation de ce dernier. Ils doivent nécessairement apprendre à s’en servir et assurer sa mise en œuvre.

 

L’ERP impose une maîtrise parfaite des fonctionnalités du système. Effectivement, le logiciel est compliqué et la plupart des utilisateurs ne maîtrisent pas ses applications. Par ailleurs, le contrôleur de gestion tient un rôle important dans l’entreprise et il doit obligatoirement posséder les compétences nécessaires pour utiliser le logiciel. Ainsi, pour mieux assurer sa fonction, ce dernier doit suivre une formation aux principes de l’utilisation de l’ERP qui sera dispensée par des ressources externes en parfaite connaissance du logiciel.

 

Le constat de la plupart des utilisateurs considèrent qu’ils n’ont pas été suffisamment formés sur le logiciel et rencontrent des difficultés quant à son utilisation. Ces derniers ont alors insisté sur l’importance de l’investissement des dirigeants d’entreprise dans formation des utilisateurs permanents du logiciel.

 

Plus les utilisateurs s’impliqueront, plus ils comprendront le système. La formation consiste à solliciter un certain nombre de personnes clés qui découvriront et approfondiront le système. Ensuite, ces derniers pourront ensuite  diffuser la formation auprès de tout le personnel de l’entreprise.

 

Mais face aux exigences opérationnelles du système ERP, les dirigeants d’entreprise doivent faire face à une contrainte financière car le budget à allouer à la formation est particulièrement élevé et la réticence de certains d’entre eux se fait sentir.

 

Par ailleurs, le résultat attendu est de développer auprès des utilisateurs un sentiment d’appropriation qui se trouve être le meilleur moyen de les motiver et de vaincre la transition d’un changement à un autre.

 

• Facilitation de la prise de décision

Le contrôleur de gestion doit assumer ses différentes fonctions au sein de l’entreprise pour assurer le bon fonctionnement de celle-ci notamment l’appui des dirigeants dans la prise de décision et exercer un contrôle sur les différents coûts. Il joue un rôle important dans la coordination de l’information et le système ERP lui est d’une précieuse aide.

 

Avec le système ERP, le contrôleur de gestion assume complètement son rôle de conseiller grâce à l’accès plus facile aux informations notamment l’exploitation et le traitement afin de piloter les décisions et les choix stratégiques que doivent prendre les dirigeants de l’entreprise :

 

• Une meilleure qualité de l’information : Le traitement des données est plus sûr et ces dernières ne font l’objet qu’une seule saisie dont nous sommes sûrs d’avoir des informations complètes et cohérentes qui présentent des risques moindre. Elles sont également disponibles immédiatement c’est-à-dire en temps réel, ce qui confirme la rapidité du traitement. A cet effet, l’ERP garantit une meilleure circulation des informations, un rythme de transmission régulier des informations, et l’arrivée spontanée d’informations pertinentes.

 

• Optimisation : L’ERP inclut dans son système des outils de contrôle de gestion et de pilotage tels que le tableau de bord, le reporting,…Ces nouveaux outils ont apporté une révolution notamment au niveau de l’automatisation des tâches entraînant une meilleure diffusion des informations. Par ailleurs, le contrôleur de gestion peut assurer ses principales missions que sont d’interpréter les résultats et à l’évaluation des mesures correctrices. Ainsi, il pourra utiliser sa réactivité et optimiser les prises de décisions en exploitant les meilleures informations à sa disposition.

 

• Un pilotage plus meilleur de la performance de l’entreprise : Lors de sa conception, les éditeurs de l’ERP ont concentré l’intérêt de ce logiciel dans la possibilité de permettre une évolution au cours du processus des opérations. Le développement des systèmes de pilotage permet également d’améliorer et accélérer le processus de prise de décision pour que celle-ci soit performante et contribue à un meilleur pilotage vers la performance.

 

Pour la conception d’un ERP, des experts ont déployés tous les moyens et des efforts consacrés au développement de ce système afin de modéliser le processus de prise de décision.

 

• omogénéité organisationnelle pour le contrôleur de gestion

Au niveau de la structure organisationnelle de l’entreprise, l’intégration de toutes les fonctions de l’entreprise et la répartition des informations entre les différents acteurs accroissent la performance et l’efficacité des logiciels. Nous pouvons constater les améliorations suivantes depuis la mise en place de l’ERP dans les entreprises :

 

• Système d’Information modifié : La mise en œuvre et l’exploitation du Système d’Information dans une entreprise a été modifiée depuis que l’ERP a été mis en place. L’ERP a pour principe de compiler dans un même produit des fonctions complémentaires. Depuis l’instauration d’une nouvelle organisation, l’entreprise oriente sa stratégie vers le client. Ainsi, les informations fournies doivent refléter la fiabilité, la rapidité et l’homogénéité pour satisfaire aux attentes de ses clients. Pour ce dernier, le plus important est le résultat final permettant d’évaluer la performance de l’entreprise et non le résultat des activités d’un ou deux services seulement. C’est pourquoi avec l’implantation du système ERP, l’entreprise connaît une nouvelle vision de son fonctionnement qui sera plus axée vers les clients et la performance globale de l’entreprise. Autrement dit, l’adoption d’une vision par le process. Aussi, dès qu’on intègre dans l’entreprise une vision de contrôleur de gestion, des activités nommées « process » se conçoivent à travers les différents services ou les centres de responsabilité. Un process est défini comme « un ensemble structuré et mesurable des activités qui se développent autour d’une organisation et ayant pour objectif d’obtenir un résultat concret pour le client ou pour un marché spécifique »[13].

Dans la gestion par process, il faut que l’entreprise soit consciente de l’importance des démarches à faire pour la conception d’un produit, de la fabrication au résultat final tout en s’intéressant à son destinataire. Ce sera l’un des facteurs qui conditionnera le succès de l’entreprise et nous pouvons également déduire que le produit/service de l’entreprise permet à celle-ci d’aboutir aux résultats attendus. Par ailleurs, les systèmes ERP permettent de mettre en place des flux d’information dans les différents services de l’entreprise contribuant ainsi à faciliter le suivi des différentes activités de l’entreprise.

 

• Opportunités de collaboration : Les entreprises qui choisissent d’installer le système ERP ont décidé de modifier et renouveler leurs procédés et leur mode d’organisation en privilégiant les coopérations entre les différents services de l’entreprise. Il faut souligner également que dans ces progiciels sont intégrés des processus comptables et budgétaires qui permettent de favoriser les liens qui unissent les fonctions comptables et le contrôle de gestion en matière de contrôle, d’étude, d’élaboration et de diffusion des résultats.

 

PARTIE III : AVENIR DE L’ERP DANS LA GESTION DES ENTREPRISES

L’ERP a apporté une grande évolution dans le système de gestion des entreprises. Le progiciel a d’ailleurs permis une meilleure communication dans l’entreprise par l’accès à un langage commun à tous les services. Comme tout système, l’utilisation de l’ERP présente ses avantages et ses inconvénients.

 

1. AVANTAGES PROPRES DU SYSTEME ERP

Le système ERP présente des avantages qui répondent aux besoins de l’entreprise. En effet,  la mise en place d’un ERP est une opportunité pour résoudre certains dysfonctionnements dans la gestion de l’entreprise. Par ailleurs, en termes de création de valeur ajoutée, l’ERP présente des apports opérationnels à l’entreprise.

 

• Création de valeur ajoutée en termes d’informations

L’intégration des ERP au sein de l’entreprise a permis une nouvelle manière de travailler et améliorer les systèmes de gestion de l’entreprise. Nous pouvons citer les modernisations suivantes :

 

• La cohérence et la fiabilité des informations financières : L’ERP crée une version unique de la situation financière de l’entreprise qui assure la cohérence de l’information au contrôleur de gestion. En cas d’erreurs dans les données, l’ERP peut exécuter une correction laquelle est accessible à tous les utilisateurs.

 

• La fiabilité des informations : Les données obtenues sont fiables puisqu’elles ne sont saisies qu’une seule fois.

 

• Une précision sur les informations fournies : Grâce au partage des données, à une traçabilité des opérations et au traitement des informations d’une manière instantanée, les prévisions sont exactes.

 

• L’homogénéité des procédures : Les conditions d’utilisation de l’ERP seront intégrées dans les procédures de l’entreprise et cette méthode permettra aux différents services de de travailler de la même façon c’est-à-dire adopter la même méthode. Ces derniers pourront ainsi atteindre les objectifs fixés d’une manière efficiente et efficace. Toutes les données seront également consolidées et ce, pour faciliter le traitement des informations.

 

• La cohérence et l’homogénéité des informations : Grâce à la mise à jour des informations en temps réel, l’entreprise a un accès direct aux données de ses clients notamment en ce qui concerne la commande, les factures, la livraison,…Ces informations permettront d’avoir un meilleur aperçu de leur comportement d’achat et d’accroître les ventes.

 

• Amélioration de la capacité d’évolution du Système d’Information : L’utilisation du système ERP permet l’intégrité et l’unicité du système d’information. Ainsi, les redondances d’informations sont évitées entraînant la diminution des erreurs.

 

• Amélioration du pilotage de l’entreprise : Le partage du même système d’information facilite la communication interne et externe dans l’entreprise.

 

 

 

• Création de valeur ajoutée en termes de temps

La mise en place d’un système ERP permet de maîtriser des délais de mise en œuvre des tâches au niveau des différents services de l’entreprise. Une économie de temps est vraiment palpable et facile à traiter sur des tâches automatisables. Nous pouvons alors constater les valeurs ajoutées suivantes :

 

• Réduction des délais : Les informations sont entrées dans la base de données une fois et les redondances sont évitées. Cette action permet une réduction d’erreurs entraînant un traitement plus rapide des informations et donc une réduction des délais de traitement. Comme les données sont traitées et consultées en temps réel, les dirigeants et les clients peuvent s’attendre à une livraison plus rapide des produits.

 

• Impact vis-à-vis des partenaires externes : D’une part, l’utilisation d’un ERP modifie les relations avec les fournisseurs et les prestataires de l’entreprise. Comme il y a une interconnexion au niveau des systèmes d’informations, l’entreprise fait face à une réduction des délais de paiement et une optimisation du suivi des dossiers.

D’autre part, les relations avec les clients s’améliorent également vu que le traitement des commandes, des factures et des livraisons est écourté donc un traitement à un meilleur délai. Ces améliorations regroupent, par exemple, les diminutions des coûts supplémentaires engendrés par des frais de livraison et le respect des dates de livraison demandées par le client permettant de le facturer au plus tôt.

Succinctement, l’entreprise peut bénéficier d’un gain de temps et d’effort pour réaliser les différentes opérations nécessaires.

 

• Création de valeur ajoutée en termes de coûts

Les bénéfices financiers de l’utilisation de l’ERP sont facilement quantifiables. Généralement, l’ERP permet une minimisation des coûts grâce à la synchronisation des traitements entraînant ainsi une augmentation des bénéfices. En effet, l’utilisation de l’ERP permet également un retour sur investissement généré par les éléments suivants :

 

• Une économie réalisée en termes de coûts informatiques. Avant l’arrivée des systèmes ERP, chaque service utilisait chacun un système informatique différent selon les besoins du service. En effet, les différents services de l’entreprise ont chacun leur manière et leurs méthodes de travail. Avec l’avènement de l’ERP, le nombre des systèmes informatiques est réduit comme l’ensemble des services utilisent un même système informatique qu’est l’ERP. Ces dépenses peuvent rassembler tous les besoins en écrans ou micro-ordinateurs supplémentaires, les imprimantes, l’unité centrale,…

 

• Une optimisation des coûts de maintenance : Normalement, pour la maintenance du progiciel, l’entreprise doit verser une certaine somme à l’éditeur. Cette somme permettra aux différents services de bénéficier de certains services proposés par l’éditeur comme l’assistance téléphonique en cas de besoin, la mise à jour du logiciel ou des modules,…Ainsi, l’utilisation de l’ERP permet à l’entreprise de maintenir un seul système informatique au lieu de plusieurs auparavant impliquant alors la réduction des coûts de maintenance informatique.

 

• Une réduction des coûts de stocks favorisant l’optimisation des approvisionnements : Normalement, le programme d’approvisionnement de l’entreprise doit être élaboré en fonction des besoins définis dans le budget de production dont l’objectif est d’assurer la régularité de la production et de la vente. Ainsi, les stocks constituent un frein à la réactivité des systèmes de production et génèrent un coût qui devra être minimisé. Avec l’utilisation du système ERP, un programme d’approvisionnement sera élaboré dans les meilleures conditions contribuant ainsi à assurer la sécurité de l’approvisionnement afin de minimiser les ruptures de stocks tout en amoindrissant les coûts liés à l’existence des stocks. En d’autres termes, l’entreprise bénéficiera d’une diminution des stocks inutiles et adoptera une meilleure stratégie d’achat.

 

Par ailleurs, l’ERP permet également d’avoir plus de visibilité concernant le suivi des commandes permettant la réduction des frais de stockage et dans la planification des livraisons. Ainsi, les stocks de produits finis seront réduits.

 

Certes, le logiciel ne permet pas cette réduction mais l’amélioration des processus de production telle que (i) la pertinence de la planification (programmes bien élaborés et en cohérence avec la commande des clients), (ii) la fiabilisation des données et (iii) la simplification des flux de production

 

• Une optimisation des coûts de production : Face aux contraintes techniques de production, il est difficile de savoir combien produire pour satisfaire à la demande. Le niveau de production défini doit pouvoir permettre de réaliser les objectifs commerciaux fixés. Ainsi, le système ERP permet ainsi de définir précisément les quantités de produit à fabriquer pour maximiser les marges commerciales en tenant compte de l’ensemble des contraintes notamment techniques et commerciales.

 

• Une économie d’échelle en centralisation : Avec la centralisation du système d’information, l’entreprise bénéficie d’une structure technique unique qui permet de réduire les coûts et rendre cohérent les différents fichiers. L’objectif principal de cette centralisation est de satisfaire les besoins en information des dirigeants d’entreprise. La raison économique de la centralisation d’information permet une économie d’échelle, une rentabilité des programmes et du matériel.

 

• Une maîtrise des coûts de fonctionnement et du capital investi : L’entreprise pourra ainsi éviter les gaspillages, optimiser son organisation et mettre en place des procédures complètes de suivis des dépenses des frais de fonctionnement.

 

• Augmentation des ventes : Prévoir les ventes détermine les possibilités commerciales de l’entreprise. Le système ERP permet de mieux exprimer les ventes prévues grâce à la rationalisation de la production, à l’amélioration des relations avec les clients et l’instauration d’une politique de prix visant l’optimisation des coûts en temps réel. Autrement dit, il s’agit de l’amélioration du chiffre d’affaires notamment une amélioration du positionnement de l’entreprise sur le marché grâce à un meilleur niveau de service.

 

 

 

 

 

 

 

1. RISQUES LIES AU DEPLOIEMENT DE L’ERP DANS L’ENSEMBLE DES ENTREPRISES

Toutefois, même si l’ERP présente des avantages, il faut également prendre en compte les risques liés à son utilisation. Nous pouvons voir ci-dessous les points faibles constatés dans la mise en place de l’ERP.

 

 

• Faculté d’adaptation inégale en termes de ressources

La mobilisation des ressources sur le projet conditionne le succès de l’ERP au sein de l’entreprise. L’ERP est un logiciel relativement complexe et exerce un impact trop conséquent sur l’organisation si on le confie à des personnes ressources ne maîtrisant pas ses applications et ses fonctionnalités. Or, chaque individu a sa manière de comprendre le logiciel et ses applications : certains peuvent l’assimiler rapidement et d’autres peuvent avoir du mal à le maîtriser.

 

Le principal constat réside donc sur le fait que les utilisateurs de l’ERP dans l’entreprise ont des difficultés quant à son utilisation. Ces difficultés sont dues souvent à l’absence de formation. En effet, l’utilisation de l’ERP nécessite une maîtrise obligatoire de toutes les fonctionnalités en cas de modification, de consultation voire même d’impression des données.

Par ailleurs, les coûts de formation[14] sont extrêmement élevés du fait que le personnel de l’entreprise doit apprendre à utiliser le progiciel et maîtriser une nouvelle interface. Mais encore, les formations dispensées par les ressources extérieures telles que les consultants ou se limitent à l’utilisation du programme et non sur les méthodes de travail.

 

Au vu de ses contraintes, les dirigeants d’entreprise doit penser à évaluer les compétences du personnel et dispenser une formation à ceux qui sont les  plus qualifiés et aptes à maîtrise le progiciel.

 

• Lacunes du logiciel ERP

Des lacunes ont été relevées lors de l’utilisation du logiciel ERP. Elles sont présentées ci-dessous :

 

• Configuration du logiciel. Le logiciel ERP s’avère compliqué particulièrement en ce qui concerne sa configuration. Etant donné le volume important des informations à traiter, le paramétrage de l’ERP est effectué selon les besoins de chaque entreprise et de ses différents services. Il s’agit alors d’une démarche très complexe et ne peut être réalisée que par des professionnels ayant une parfaite connaissance du progiciel. De plus, plusieurs acteurs doivent concourir au paramétrage de l’ERP afin d’assurer la cohérence et la validité des choix portant sur le paramétrage. En effet, le progiciel est paramétrable mais à une certaine limite. Par ailleurs, la structure de l’entreprise doit être modélisée dans la structure ERP d’où la difficulté du paramétrage. D’autant plus que l’entreprise, pour faire face à ses besoins, doit ajouter des fonctions spécifiques au progiciel lesquelles l’exposent à un certain niveau de risque mais encore, l’éditeur ne pourra pas assurer le bon fonctionnement de ces paramètres spécifiques avec le progiciel. Il faut également souligné que l’abondance des paramètres conduit parfois à fausser la transparence du système d’information et il se pourrait que l’utilisateur de l’ERP ait du mal à définir les actions prioritaires de celles moins importantes.

 

• Installation du logiciel. Outre, les problèmes de paramétrage, le personnel de l’entreprise ne possède pas les compétences nécessaires pour installer le progiciel et doit faire appel à des prestataires externes notamment des experts exerçant leur fonction auprès de l’éditeur du progiciel ou des consultants provenant des cabinets spécialisés dans le conseil.

 

• L’interfaçage : Le système ERP nécessite de réaliser des interfaces entre le progiciel et les autres systèmes informatiques de l’entreprise. Ainsi, le problème d’interfaçage reste un problème de l’intégration et de la comptabilité des systèmes. La réalisation de ce processus nécessite un facteur temps très important pour celui qui va l’exécuter et demeure coûteux à l’entreprise.

 

• Personnalisation : L’ajout d’autres logiciels dans le système ERP nécessite des manipulations spécifiques car des modifications doivent être apportées à l’ERP pour faciliter le déroulement des procédures. Il s’agit de développer et mettre en œuvre des applications complémentaires selon les besoins de l’entreprise.

 

• Reprise des données. Les données devant être traitées par le système doivent être exactes, régulières et complètes pour éviter une mauvaise qualité des informations produites. Or, les données de départ sont des données antérieures et il est d’une importance capitale de récupérer ces dernières et de les convertir pour être en harmonie avec le nouveau système. Dans cette démarche, il est nécessaire de développer des outils permettant de faciliter le transfert des données de l’ancien système vers l’ERP. Il s’agit également ici d’une démarche coûteuse et compliquée.

 

• Analyse des données : Les données dans le système ERP doivent être combinées avec d’autres données externes. Cette procédure nécessite encore des travaux en plus. Un autre type de progiciel pourra exécuter ces analyses plus facilement mais entraînera encore des coûts supplémentaires.

 

• Indicateurs non fournis : L’ERP consolide l’ensemble des informations mais ne fournit pas d’indicateurs. En fait, l’ERP ne sert qu’à faciliter la traçabilité des informations.

 

• Emergence du Datawarehouse

Au cours de l’utilisation du système ERP,  les entreprises se sont rendues compte que l’ERP a ses limites même si elle a été bénéfique pour beaucoup. L’une des principales lacunes de l’ERP est que ce dernier n’est pas capable de sortir de meilleures informations notamment en termes de rapport.

 

Il est donc crucial pour l’entreprise de recourir à un autre progiciel lui permettant de disposer d’informations décisionnelles c’est-à-dire de fournir des rapports tirés directement des bases de données. Il s’agit du Datawarehouse qui a révolutionné l’ère de l’informatique décisionnelle. En effet, un système décisionnel doit s’appuyer sur des structures spécifiques permettant de stocker des données volumineuses. Pour cela, l’entreprise doit combler ses besoins notamment l’accès à toutes les données de l’entreprise, le regroupement des informations dispersées, l’analyse et la prise de décisions rapidement ; en disposant d’un système d’information décisionnel qui a pour finalité le pilotage de l’entreprise. En fait, un système décisionnel est un ensemble d’informations structurées d’une manière particulière, facilement accessible et adapté à la prise de décision.

 

Le concept du Datawarehouse est né au cours de l’année 90 et a une forte influence considérable au niveau des entreprises. En effet, les entreprises évoluent dans un environnement concurrentiel et compétitif dû au développement économique et où la prise de décision est stratégique et relativement complexe. Ainsi, il ne faut pas laisser les concurrents de prendre l’avantage. Des facteurs ont déclenché cette nécessité à savoir l’avènement de l’ère de l’information, une forte concurrence et les progrès informatiques.

 

Le Datawarehouse est définit comme « une collection de données orientées sujet, intégrées, non volatiles et historisées, organisées pour le support d’un processus d’aide à la décision[15] » :

 

Données orientées sujet :

• Les données sont structurées par thèmes et non suivant  les processus fonctionnels ;
• Le sujet est transversal aux structures fonctionnelles et organisationnelles de l’entreprise et on peut accéder aux informations les plus utiles sur le sujet ;
• Les différents sujets sont intégrés dans une base de données unique ;
• Les informations à caractère commun ne sont pas reproduites à plusieurs sujets ;
• La base de données est élaborée selon les thèmes touchant les métiers de l’entreprise ;
• Les données de base proviennent des Systèmes d’Information Opérationnels (SIO).

 

Données intégrées :

• Les informations découlant de différents systèmes de production peuvent exister sous toutes formes différentes ;
• Toutes les données doivent intégrer afin d’assurer leur homogénéité et de donner un sens unique et compréhensible par tous les utilisateurs ;
• Les données doivent être codées et avoir une description unique.

 

Toutefois, quelques contraintes sont rencontrées lors de l’intégration de ces données comme un processus d’intégration long et qui pose souvent des problèmes de qualification des données à intégrer. Par ailleurs, ce problème s’élargit lorsque des informations externes sont intégrées avec les données du Système d’Information Opérationnel (SIO).

 

Données non volatiles : Il est considéré qu’une information est volatile lorsque les données sont mises à jour régulièrement c’est-à-dire toujours actualisées. En effet, dans un Datawarehouse, l’historique des données doivent être nécessairement conservé. Dans ce cas, une même requête effectuée à deux mois d’intervalle en spécifiant la date de référence de la donnée, aboutira au même résultat.

 

Données historisées :

• Dans un SIO, les données sont mises à jour régulièrement et les transactions s’effectuent en temps réel ;
• Les données contenues dans le Datawarehouse s’ajoutent aux données engrangées.

 

Support d’un processus à la décision : Les principales contraintes du Datawarehouse dans le processus décisionnel sont les suivantes :

• des requêtes sont complexes à plusieurs niveaux de consolidation des données ;
• il faut disposer d’informations synthétiques ;
• les données sont stockées sous une forme multidimensionnelle ;
• les données doivent être mises à jour périodiquement.

 

Autrement dit, le Datawarehouse ou entrepôt des données est défini comme un système qui organise et génère l’ensemble des données historisées dans une perspective de long terme. Toutes les informations sont consolidées dans une base de données unique, administrées selon un sujet bien déterminé dans le but d’aider les dirigeants à la prise de décision dans l’entreprise. Plus précisément, une nouvelle donnée ne vient pas remplacer celle plus ancienne mais s’ajoute à celle-ci. Le système de Datawarehouse est caractérisé par les trois grandes fonctions suivantes :

• l’acquisition pour collecter, contrôler, nettoyer et valider les informations venant des données de base existantes;
• le stockage de l’ensemble des données dans un entrepôt unique qui assure ka cohérence globale de toutes les informations pour tous les utilisateurs potentiels ;
• l’analyse et le traitement des informations qui assure l’accès et la transmission des données aux utilisateurs mais aussi pour la prise de décision.

 

Pour la fonction de traitement des informations, le système de Datawarehouse est le plus souvent utilisé avec des outils de Datamining (extraction des données de l’entrepôt). En effet, le Datamining se fonde sur des théories mathématiques plus avancées pour découvrir des liens implicites dans des ensembles volumineux de données.

 

Le Datawarehouse est un système décisionnel pour l’entreprise et, est conçu comme une réalité au sein des grandes entreprises mais également un marché pour différents acteurs notamment les intégrateurs, les éditeurs de Système de Gestion des Bases de Données ou d’outils spécialisés.

 

Un Datawarehouse se structure en 3 classes de données :

 

• Données détaillées : Ce sont des données qui représentent des informations les plus récentes notamment le niveau d’insertion des données du système de production. En effet, les données agrégées correspondent à des éléments d’analyse et une information plus synthétique dans le système d’aide à la décision. Ces données doivent être accessibles et compréhensibles.

 

• Métadonnées : Ce sont l’ensemble des informations qui décrivent les règles ou les processus attachés à d’autres données. Ces informations sont destinés à :
• l’utilisateur pour le sens et la signification des informations utilisés et leur emplacement dans le datawarehouse,
• aux responsables de la conversion des données de l’environnement de production vers le datawarehouse,
• aux responsables de la création des informations synthétisées,
• aux responsables de la gestion de la base de données implémentant le datawarehouse.

 

• Données historisées : Chaque nouvelle intégration des données est une nouvelle occurrence de la donnée.

 

Par ailleurs, les objectifs du Datawarehouse sont les suivants. Il permet de :

• développer des processus décisionnels et du pilotage de l’entreprise ;
• rassembler les données souvent dispersées dans différentes bases de données ;
• d’offrir une vision globale et orientée métier de toutes les données manipulées par l’entreprise ;
• offrir une information compréhensible, utile, rapide et actualisée régulièrement.

 

Le marché du Datawarehouse regroupe plusieurs acteurs environ une trentaine et les éditeurs peuvent être catégorisées en catégories à savoir (i) les solutions applicatives, (ii) les bases des données multidimensionnelles, (iii) le client ROLAP et (iv) le client OLAP :

 

• Les solutions applicatives : Il s’agit de l’offre la plus ancienne proposant d’une part l’offre verticale spécialisée auprès des banques ou de la grande distribution ; d’autre part, l’offre horizontale destinée à une fonction bien déterminée. Les solutions applicatives sont fondées sur l’utilisation d’un progiciel.

 

• Les bases de données multidimensionnelles : Généralement, l’éditeur du progiciel intègre à dans la solution de ce dernier, une base de données multidimensionnelles.

 

• Le client ROLAP : Ce dernier est l’offre la plus récente sur le marché actuellement. Le principe est simple : les données sont stockées dans une base de données relationnelle et un dictionnaire permet de montrer les données sous forme multidimensionnelle.

 

• Le client OLAP : Il s’agit des systèmes qui sont appelés DOLAP pour Desktop OLAP.

 

Ci-dessous les quatre caractéristiques du Datawarehouse qui jouent un rôle fondamental dans le développement de ce système. Ce sont :

 

• Les évolutions de la technologie c’est-à-dire le client-serveur et les systèmes ouverts permettent de concevoir le Datawarehouse par intégration des composants les plus adaptés.

 

• Le lien à la stratégie d’entreprise : Les systèmes Datawarehouse sont plus proches de la stratégie de l’entreprise que les systèmes transactionnels.

 

• Une amélioration continue : L’entreprise est confrontée d’une part, à l’évolution notamment l’accroissement des demandes des utilisateurs et d’autre part, à la définition des nouveaux objectifs de l’entreprise.

 

• Un niveau de maturité des entreprises : Le niveau d’acquis décisionnel diffère selon les entreprises.

 

Par ailleurs, un Datawarehouse présente trois grandes phases dans son processus de développement. Nous pouvons distinguer :

 

• Phase 1 : La découverte et de la définition des initiatives

Cette phase permet de :

• sensibiliser et préparer l’entreprise au changement car chaque acteur doit comprendre et reconnaître l’importance du système Datawarehouse et de la nécessité de son application.
• identifier les objectifs de l’entreprise par rapport au système Datawarehouse notamment de solliciter une collaboration entre le management, les équipes opérationnelles et celles de l’informatique.
• identifier des sous-projets contribuant à la réalisation des objectifs précédemment définis : les initiatives sont organisées selon un ordre de priorité, elles sont indépendantes et leur mise en œuvre est relativement courte.

 

• Phase 2 : La définition de l’infrastructure notamment
• l’infrastructure technique (choix du fournisseur, des outils, de l’architecture du Datawarehouse, de la structure de stockage, du matériel,…).
• l’infrastructure organisationnelle notamment une organisation au niveau des équipes de développement et d’exploitation.
• la conduite du changement c’est-à-dire le rôle de la formation et celui des sponsors.

 

• Phase 3 : La mise en œuvre des applications

Il s’agit de :

• l’étude préalable notamment la définition et la planification des étapes suivantes d’une façon précise et détaillée, l’analyse de l’existant et des besoins,
• l’analyse détaillée c’est-à-dire la modélisation conceptuelle des données, la modélisation logique multidimensionnelle et la modélisation mathématique
• la réalisation, le déploiement et les mesures.

 

Nous pouvons déduire que le Datawarehouse est l’une des évolutions récentes de la technologie que les entreprises adopteront de plus en plus dans les prochaines années. En effet, ce système est considéré comme le cœur du système d’information décisionnel lequel est un élément permettant aux entreprises de se différencier contrairement aux systèmes transactionnels avec les systèmes ERP.

 

Conclusion

 

 

Le contrôle de gestion fait partie des outils mis à la disposition des gestionnaires pour mesurer la performance globale de l’entreprise à travers des indicateurs. Les dirigeants ont un large choix sur différentes méthodes selon les besoins qui varient d’une entreprise à une autre. Ces besoins dépendent du secteur d’activité, de la taille de l’entreprise, du style de management adopté et bien d’autres facteurs.

 

En effet, la situation économique joue un rôle important dans le choix des outils de gestion et les dirigeants ne peuvent se tromper sur leur choix comme ces outils nécessitent un investissement important pour leur entreprise et conditionnent le bon fonctionnement de leurs activités.

 

Avec l’évolution de la situation actuelle des technologies de l’information, il est constaté les risques et les enjeux pour les entreprises de disposer de Systèmes d’Informations performants et adaptés. En effet, il existe des liens étroits et complexes entre Système d’Information, organisation et stratégie d’entreprise.

 

Actuellement, la plupart des grandes entreprises ont recours au système ERP. Ce système va donc permettre de mesurer la performance des processus et renforcer la vision processus par rapport à la vision fonctionnelle classique. Le progiciel ne répond pas forcément à tous les besoins de l’entreprise et à cet effet, un effort d’adaptation est nécessaire mais cet outil standard peut remettre en cause certains processus que l’entreprise croit spécifique à son cas.

 

Par ailleurs, toutes les transactions liées aux fonctions intégrées dans l’ERP ayant un impact quelconque sur les flux financiers vont se répercuter dans les modules de comptabilité tant financière que gestion.

 

Ainsi, l’ERP exerce un impact sur le contrôle de gestion notamment en ce qui concerne la stratégie et la structure. Premièrement, l’ERP impose une vision processus de l’organisation c’est-à-dire que ce système lie et intègre divers processus et fonctions de gestion. Deuxièmement, l’ampleur de l’intégration dépendra des choix stratégiques quant au nombre de processus inclus dans l’ERP et quant à la structure des centres de responsabilité.

 

Les systèmes ERP présentent plusieurs avantages aux contrôleurs de gestion. Ils offrent des fonctionnalités supplémentaires par rapport aux outils classiques, permettent de minimiser des interfaces, concernent un seul fournisseur,…. Toutefois, ces systèmes ont également leurs limites.

 

Pour conclure, le système ERP a apporté une grande révolution au niveau du contrôle de gestion. Il permet ainsi aux dirigeants de l’entreprise de mieux mesurer la performance de l’entreprise dans son ensemble. Ainsi, l’ERP exerce un impact aussi bien sur les concepts et les outils du contrôle de gestion que sur les missions et le rôle des contrôleurs de gestion.

 

Bibliographie

 

• ALAZARD Claude et SEPARI Sabine, Contrôle de gestion, DUNOD, 1988
• BAIDARI Boubacar, Intégration internationale et contrôle de gestion au sein des entreprises multinationales françaises, thèse de doctorat de sciences de gestion, IAE de Poitiers, 1995
• BOISSELIER Patrick, Contrôle de gestion, Vuibert, 1999
• BOUQUIN Henri, Le contrôle de gestion, PUF, 1997
• MARCINIAK R. et ROWE F., Systèmes d’Information, Dynamique et Organisation, Economica, 1997
• VINCENT Alain, Concevoir le système d’information de l’entreprise, Editions d’Organisation, 1993
• PEAUCELLE J. L., Système d’Information le point de vue du gestionnaire, Economica, 1999

[1] Henri Bouquin, 2004

[2] Plan Comptable Général de 1982

[3] Anthony R.N., Planning and Control Systems. A Framework for Analysis, Harvard University, 1965

[4] J. GRAY et Y. PESQUEUX, “Evolutions actuelles des systèmes de tableau de bord : comparaison des pratiques de quelques multinationals américaines et françaises”, Revue française de comparaison, n°242, février 1993, pp 61-70

[5] CHIAPELLO E. et DELMOND M.-H, « Les tableaux de bord de gestion, outils d’introduction du changement », Revue française de gestion janvier/février 1994, p.49

[6] Jean-Louis MALO et Jean-Charles MATHE, L’essentiel du Contrôle de gestion, Editions d’Organisation, 1998

[7] MALO J-L et MATHE J-C, op.cit. p.123

[8] Anthony, R., Welsch, G. et J. Reece, 1985, Fundamentals of Management Accounting, 4ième éd. Irwin.

[9] Laudon et Laudon, 2002

[10] Au point que le contrôleur de gestion prend souvent le titre de Chief Information Officer.

[11] Matérial Requirement Planning

[12] MRP II : Manufacturing Ressource Planning

[13] Hammer et Champy

[14] Cf. Annexe SNCF Plan de Formation à l’ERP PeopleSoft page 93

[15] Inmon, 94